Cara Menemukan Nomor EIN Anda: Langkah IRS, Catatan yang Perlu Dicek, dan Tindakan Selanjutnya

Jika Anda perlu mencari Employer Identification Number (EIN), jawaban tercepat biasanya sudah ada di catatan bisnis Anda. EIN adalah nomor identitas pajak federal yang digunakan IRS untuk mengenali suatu entitas bisnis, dan nomor ini muncul di berbagai dokumen pajak dan perbankan.

Jika Anda tidak langsung menemukannya, jangan berasumsi bahwa Anda perlu nomor baru. Dalam kebanyakan kasus, langkah berikutnya adalah menelusuri catatan Anda, mengonfirmasi nomor tersebut ke IRS, dan menyimpannya di tempat yang aman untuk digunakan di masa mendatang.

Apa itu EIN dan mengapa penting

EIN adalah nomor sembilan digit yang diberikan IRS kepada bisnis dan entitas tertentu untuk keperluan pelaporan pajak. Nomor ini umumnya digunakan oleh:

• Corporation
• Partnership
• LLC dengan karyawan atau lebih dari satu anggota
• Estate dan trust
• Organisasi nirlaba dan organisasi lainnya

Bisnis menggunakan EIN untuk mengajukan pengembalian pajak federal, membuka rekening bank bisnis, mempekerjakan karyawan, memproses penggajian, dan menyelesaikan banyak registrasi di tingkat negara bagian maupun lokal. Jika Anda pernah mengajukan formulir pajak ketenagakerjaan, mengajukan pinjaman bisnis, atau membuka akun merchant, EIN Anda mungkin sudah tercantum di catatan tersebut.

Tempat pertama yang perlu dicek untuk menemukan EIN Anda

Sebelum menghubungi IRS, periksa dokumen dan sistem yang paling mungkin memuat nomor tersebut.

1. Pemberitahuan penetapan dari IRS

Jika bisnis Anda awalnya mengajukan EIN, IRS akan menerbitkan pemberitahuan penetapan. Jika Anda menyimpan pemberitahuan itu secara digital atau mencetaknya, EIN akan tercantum di sana.

Cari:

• Surat konfirmasi atau penetapan EIN yang asli
• PDF tersimpan atau lampiran email dari proses pembentukan bisnis Anda
• File pembentukan internal yang disimpan oleh pendiri, akuntan, atau pengacara Anda

Jika perusahaan Anda baru dibentuk dan menggunakan layanan pembentukan atau mitra pengajuan, konfirmasi EIN juga mungkin disertakan dalam paket catatan bisnis Anda.

2. SPT federal dan dokumen penggajian

EIN Anda sering muncul pada formulir pajak yang telah diajukan. Contoh yang umum meliputi:

• Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Form W-2 dan W-3
• SPT pajak penghasilan badan atau kemitraan
• Formulir pajak cukai atau pajak ketenagakerjaan

Jika perusahaan Anda memiliki tax preparer, penyedia payroll, atau bookkeeper, minta mereka memeriksa pengajuan terbaru. Mereka juga mungkin menyimpan EIN di profil klien mereka.

3. Dokumen bank dan keuangan bisnis

Bank dan pemberi pinjaman biasanya meminta EIN saat rekening dibuka atau pinjaman disetujui. Periksa:

• Catatan rekening giro bisnis
• Perjanjian pemrosesan pembayaran
• Dokumen pinjaman
• Aplikasi kredit
• Formulir onboarding bank

Jika bisnis Anda menggunakan payment processor atau platform akuntansi, EIN juga mungkin tersimpan di pengaturan akun atau profil pajak.

4. Registrasi negara bagian dan lokal

Badan pajak negara bagian, kantor tenaga kerja, atau dinas perizinan Anda mungkin memiliki EIN Anda di catatan jika bisnis didaftarkan untuk pajak penggajian, pajak penjualan, atau pengajuan lainnya.

Tinjau:

• Registrasi pajak bisnis negara bagian
• Izin pajak penjualan
• Akun asuransi pengangguran
• Berkas perizinan lokal
• Dokumen laporan tahunan atau pendaftaran

5. Catatan internal bisnis

Banyak bisnis menyimpan EIN di tempat yang mudah terlewat:

• Operating agreement atau buku catatan korporasi
• Dokumen pembentukan yang disimpan oleh registered agent atau organizer
• Profil di perangkat lunak akuntansi
• Layar pengaturan sistem payroll
• Berkas onboarding vendor

Jika Anda memiliki kantor virtual, CPA eksternal, atau tim payroll outsourcing, tanyakan langsung apakah mereka menyimpan nomor tersebut.

Cara mendapatkan EIN Anda dari IRS

Jika catatan Anda tidak memuat EIN, IRS dapat membantu mengonfirmasi nomor tersebut kepada pihak yang berwenang.

IRS Business and Specialty Tax Line dapat membantu untuk pertanyaan terkait EIN di 800-829-4933. Jika Anda memiliki gangguan pendengaran, nomor IRS TTY adalah 800-829-4059.

Sebelum menelepon, siapkan informasi penting tentang bisnis, seperti:

• Nama legal bisnis
• Alamat bisnis
• Informasi responsible party
• Jenis entitas
• Identitas dan kewenangan Anda untuk menerima informasi tersebut

Jika Anda bukan pihak yang berwenang untuk entitas tersebut, IRS mungkin tidak akan memberikan EIN.

Jika Anda memiliki lebih dari satu EIN

Sebagian bisnis tanpa sengaja mendapatkan lebih dari satu EIN, sering kali karena pengajuan baru dilakukan ketika nomor asli tidak ditemukan. Jika Anda tidak yakin nomor mana yang terkait dengan bisnis yang aktif, hubungi IRS Business and Specialty Tax Line dan minta bantuan untuk mengidentifikasi EIN yang benar sebelum mengajukan.

Apa yang tidak boleh dilakukan saat Anda tidak menemukan EIN

Kesalahan paling umum adalah terlalu cepat mengajukan EIN baru. Hal itu dapat menambah pekerjaan administratif yang tidak perlu dan dapat menyebabkan masalah pada payroll, pengajuan pajak, dan rekening bank.

Hindari kesalahan berikut:

• Mengajukan aplikasi EIN kedua hanya karena nomor asli hilang
• Menggunakan ID pajak negara bagian sebagai pengganti EIN federal
• Mencampuradukkan nomor klien internal akuntan dengan EIN bisnis
• Mengajukan SPT atas nama nomor entitas yang salah

Jika Anda tidak yakin, berhenti sejenak dan verifikasi nomornya sebelum mengirim formulir pajak atau catatan payroll apa pun.

EIN vs. ID bisnis lainnya

EIN mudah tertukar dengan nomor identifikasi lain. Berikut perbedaannya:

• EIN: Nomor identifikasi pajak federal yang diterbitkan IRS
• State tax ID: Diterbitkan oleh lembaga negara bagian untuk akun pajak tingkat negara bagian
• Sales tax permit number: Digunakan untuk memungut dan menyetorkan pajak penjualan di negara bagian tertentu
• Entity filing number: Nomor referensi pendaftaran atau charter bisnis di tingkat negara bagian

Hanya EIN yang digunakan sebagai identitas pajak bisnis federal di IRS.

Bagaimana jika Anda belum pernah memiliki EIN?

Jika bisnis Anda benar-benar belum pernah menerima EIN, Anda mungkin perlu mengajukan nomor baru alih-alih mencoba memulihkan nomor yang sudah ada.

IRS merekomendasikan pengajuan elektronik jika Anda memenuhi syarat. Secara umum, Anda sebaiknya menggunakan satu metode pengajuan untuk satu entitas agar tidak menerima nomor ganda. Proses pengajuan bergantung pada lokasi bisnis dan seberapa cepat Anda membutuhkan EIN.

Jika Anda sedang membentuk bisnis baru, biasanya lebih baik mengurus EIN setelah entitas Anda resmi dibentuk dan sebelum Anda membuka rekening, mempekerjakan karyawan, atau mulai mengajukan pajak payroll.

Cara agar EIN Anda mudah ditemukan nanti

Setelah Anda menemukan nomornya, simpan di lebih dari satu tempat yang aman. Sedikit kerapian sekarang dapat menghemat waktu di kemudian hari.

Tempat yang baik untuk menyimpannya meliputi:

• Folder catatan pembentukan bisnis Anda
• Password manager yang aman
• Catatan di sistem akuntansi Anda
• Profil rekening bank bisnis
• Folder kepatuhan internal bersama dengan akses terbatas

Sebaiknya Anda juga menyimpan surat penetapan IRS, pengajuan pajak pertama, dan dokumen pembukaan rekening bank bersama-sama agar EIN mudah diverifikasi saat diperlukan.

Bagaimana Zenind membantu pemilik bisnis baru tetap terorganisir

Bagi pendiri dan pemilik usaha kecil, masalah yang sebenarnya sering kali adalah dokumen yang hilang, bukan EIN itu sendiri. Zenind membantu menyederhanakan proses pembentukan bisnis dan menjaga catatan bisnis penting tetap terorganisir sehingga detail utama lebih mudah dilacak saat Anda membutuhkannya.

Hal itu penting karena EIN hanyalah satu bagian dari alur kepatuhan yang lebih luas. Bisnis baru juga perlu mengelola dokumen pembentukan, registrasi, akun pajak, dan kewajiban pelaporan berkelanjutan. Memiliki sistem yang andal sejak awal mengurangi risiko aplikasi ganda, tenggat yang terlewat, dan kerepotan administratif yang sebenarnya bisa dihindari.

Kesimpulan

Jika Anda perlu menemukan nomor EIN, mulailah dari pemberitahuan IRS, pengajuan pajak, dokumen bank, dan catatan registrasi negara bagian. Jika Anda masih belum menemukannya, hubungi IRS Business and Specialty Tax Line di 800-829-4933 untuk memverifikasi nomor tersebut melalui pihak yang berwenang.

Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak perlu EIN baru. Anda hanya perlu nomor yang sudah ada, dikonfirmasi, dan disimpan di tempat yang mudah Anda temukan saat bisnis membutuhkannya.