Sådan finder du dit EIN-nummer: IRS-trin, dokumenter du skal tjekke, og hvad du gør derefter

Hvis du skal finde dit Employer Identification Number (EIN), ligger det hurtigste svar som regel allerede i dine virksomhedsoptegnelser. Et EIN er det føderale skattenummer, som IRS bruger til at identificere en virksomhedsenhed, og det fremgår af en lang række skatte- og bankdokumenter.

Hvis du ikke kan finde det med det samme, bør du ikke antage, at du har brug for et nyt. I de fleste tilfælde er det rigtige næste skridt at gennemgå dine optegnelser, bekræfte nummeret hos IRS og opbevare det et sikkert sted til fremtidig brug.

Hvad et EIN er, og hvorfor det er vigtigt

Et EIN er et ni-cifret nummer, som IRS tildeler visse virksomheder og enheder til skatterapportering. Det bruges ofte af:

• Selskaber
• Interessentskaber
• LLC'er med ansatte eller flere ejere
• Dødsboer og trusts
• Nonprofits og andre organisationer

Virksomheder bruger et EIN til at indberette føderale selvangivelser, åbne erhvervskonti i banken, ansætte medarbejdere, håndtere løn og gennemføre mange statslige og lokale registreringer. Hvis du nogensinde har indsendt ansættelsesskemaer til skat, ansøgt om et erhvervslån eller åbnet en merchant-konto, kan dit EIN allerede fremgå af disse dokumenter.

Hvor du først skal lede efter dit EIN

Før du kontakter IRS, bør du tjekke de dokumenter og systemer, der mest sandsynligt indeholder nummeret.

1. Din tildelingsmeddelelse fra IRS

Hvis din virksomhed oprindeligt ansøgte om et EIN, udstedte IRS en tildelingsmeddelelse. Hvis du har gemt den elektronisk eller printet den, står EIN-nummeret på den.

Se efter:

• Den oprindelige EIN-bekræftelse eller tildelingsbrev
• Gemte PDF-filer eller e-mailvedhæftninger fra stiftelsesprocessen
• Interne stiftelsesfiler opbevaret af grundlæggeren, revisoren eller advokaten

Hvis din virksomhed er stiftet for nylig og brugte en stiftelsestjeneste eller en indleveringspartner, kan EIN-bekræftelsen også ligge i virksomhedens dokumentpakke.

2. Føderale selvangivelser og lønindberetninger

Dit EIN fremgår ofte af indsendte skatteformularer. Almindelige eksempler er:

• Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Form W-2 og W-3-indberetninger
• Selskabs- eller partnerskabsskatteangivelser
• Formularer til punktafgift eller ansættelsesafgift

Hvis din virksomhed har en skatterådgiver, lønudbyder eller bogholder, kan du bede dem om at tjekke de seneste indberetninger. De kan også have EIN-nummeret registreret i deres kundeprofil.

3. Bank- og finansdokumenter for virksomheden

Banker og långivere indsamler typisk EIN, når en konto åbnes eller et lån godkendes. Tjek:

• Optegnelser for erhvervskontoen
• Aftaler om betalingsløsninger
• Lånedokumenter
• Kreditansøgninger
• Onboarding-formularer fra banken

Hvis din virksomhed arbejder med en betalingsudbyder eller en regnskabsplatform, kan EIN også være gemt i kontoindstillingerne eller skatteprofilen.

4. Statlige og lokale registreringer

Din statslige skattemyndighed, arbejdsmyndighed eller licensafdeling kan have dit EIN registreret, hvis du tilmeldte virksomheden til lønskat, moms eller andre indberetninger.

Gennemgå:

• Statlige virksomhedsregistreringer til skat
• Salgstilladelser
• Konti til arbejdsløshedsforsikring
• Lokale licensfiler
• Årsrapporter eller registreringspapirer

5. Interne virksomhedsoptegnelser

Mange virksomheder gemmer EIN'et steder, der er lette at overse:

• Driftsaftaler eller selskabsmapper
• Stiftelsesdokumenter opbevaret af registreret agent eller stifter
• Profiler i regnskabssoftware
• Opsætningsskærme i lønsystemer
• Leverandørernes onboarding-filer

Hvis du har et virtuelt kontor, en ekstern revisor eller et outsourced lønteam, så spørg dem direkte, om de har nummeret registreret.

Sådan får du dit EIN fra IRS

Hvis dine optegnelser ikke indeholder EIN-nummeret, kan IRS hjælpe med at bekræfte det for den rette autoriserede person.

IRS Business and Specialty Tax Line kan hjælpe med spørgsmål om EIN på 800-829-4933. Hvis du har nedsat hørelse, er IRS TTY-nummeret 800-829-4059.

Før du ringer, skal du være klar til at bekræfte centrale oplysninger om virksomheden, såsom:

• Virksomhedens juridiske navn
• Virksomhedens adresse
• Oplysninger om den ansvarlige part
• Enhedstype
• Din identitet og ret til at modtage oplysningerne

Hvis du ikke er en autoriseret person for enheden, kan IRS muligvis ikke udlevere EIN-nummeret.

Hvis du har flere EIN-numre

Nogle virksomheder ender ved et uheld med mere end ét EIN, ofte fordi der blev indsendt en ny ansøgning, da det oprindelige nummer ikke kunne findes. Hvis du er usikker på, hvilket nummer der tilhører den aktive virksomhed, så kontakt IRS Business and Specialty Tax Line og bed om hjælp til at identificere det korrekte EIN, før du indsender.

Hvad du ikke skal gøre, når du ikke kan finde dit EIN

Den mest almindelige fejl er at ansøge om et nyt EIN for hurtigt. Det kan skabe unødvendigt administrativt arbejde og kan give problemer med løn, skattemæssige indberetninger og bankkonti.

Undgå disse fejl:

• Indsende en ny EIN-ansøgning, bare fordi det oprindelige nummer mangler
• Bruge et statsligt skattenummer i stedet for det føderale EIN
• Forveksle en revisors interne kundenummer med virksomhedens EIN
• Indberette skat under det forkerte enhedsnummer

Hvis du er usikker, så hold pause og bekræft nummeret, før du indsender nogen skatteformular eller lønoplysning.

EIN vs. andre virksomhedsnumre

Det er let at forveksle EIN med andre identifikationsnumre. Her er forskellen:

• EIN: Føderalt skatteidentifikationsnummer udstedt af IRS
• Statligt skattenummer: Udstedes af en statslig myndighed til statslige skattekonti
• Tilladelsesnummer til salgsskat: Bruges til at opkræve og afregne salgsskat i visse stater
• Enhedsfilingsnummer: Et statsligt virksomhedsregistrerings- eller charterreferencenummer

Kun EIN bruges som IRS' føderale skatteidentifikator for virksomheder.

Hvad hvis du aldrig har haft et EIN?

Hvis din virksomhed faktisk aldrig har modtaget et EIN, kan du være nødt til at ansøge om et i stedet for at forsøge at genskabe et eksisterende nummer.

IRS anbefaler elektronisk ansøgning, når det er muligt. Generelt bør du kun bruge én ansøgningsmetode pr. enhed, så du ikke modtager dublerede numre. Ansøgningsprocessen afhænger af, hvor virksomheden er placeret, og hvor hurtigt du har brug for EIN'et.

Hvis du er ved at stifte en ny virksomhed, er det ofte bedst at sikre EIN'et, efter at din enhed er oprettet korrekt, og før du åbner konti, ansætter medarbejdere eller begynder at indberette lønskat.

Sådan gør du dit EIN let at finde senere

Når du har fundet nummeret, så gem det flere sikre steder. Lidt organisering nu kan spare tid senere.

Gode steder at opbevare det er blandt andet:

• Din mappe med stiftelsesdokumenter
• En sikker password manager
• Noter i dit regnskabssystem
• Profilen for virksomhedens bankkonto
• En delt intern compliance-mappe med begrænset adgang

Det er også en god idé at opbevare IRS' tildelingsmeddelelse, den første skattemæssige indberetning og dokumenterne for opsætningen af bankkontoen sammen, så EIN'et er let at bekræfte, når du har brug for det.

Sådan hjælper Zenind nye virksomhedsejere med at holde styr på tingene

For stiftere og små virksomhedsejere er manglende papirarbejde ofte det egentlige problem, ikke EIN'et i sig selv. Zenind hjælper med at forenkle stiftelsesprocessen og holde vigtige virksomhedsoptegnelser organiserede, så nøgleoplysninger er lettere at finde, når du har brug for dem.

Det betyder noget, fordi EIN kun er en del af en bredere compliance-arbejdsgang. Nye virksomheder skal også håndtere stiftelsesdokumenter, registreringer, skattekonti og løbende indberetningsforpligtelser. At have et pålideligt system fra dag ét reducerer risikoen for dobbelte ansøgninger, oversete frister og unødvendigt administrativt besvær.

Konklusion

Hvis du skal finde dit EIN-nummer, så begynd med din IRS-meddelelse, skatteindberetninger, bankdokumenter og statslige registreringsoptegnelser. Hvis du stadig ikke kan finde det, så ring til IRS Business and Specialty Tax Line på 800-829-4933 for at bekræfte nummeret med den rette bemyndigelse.

I de fleste tilfælde har du ikke brug for et nyt EIN. Du har brug for det eksisterende, bekræftet og opbevaret et sted, hvor du kan finde det næste gang, din virksomhed har brug for det.