Jak získat daňové identifikační číslo: EIN, státní daňová ID a kroky k souladu s předpisy

Daňové identifikační číslo patří mezi první administrativní záležitosti, které mnoho zakladatelů potřebuje vyřešit po volbě právní formy podnikání. Ve Spojených státech může tento pojem označovat několik různých identifikátorů, ale většina podnikatelů ve skutečnosti hledá Employer Identification Number (EIN) nebo státní daňové číslo.

Znalost rozdílu je důležitá. Správné daňové identifikační číslo vám pomůže otevřít podnikatelský bankovní účet, zaměstnat pracovníky, zaregistrovat mzdy a daň z prodeje a udržet firemní záznamy v souladu s federálními i státními požadavky.

Tento průvodce vysvětluje, co je daňové identifikační číslo, kdy ho potřebujete, jak požádat o EIN, jak fungují státní daňová ID a co dělat poté, co je číslo přiděleno.

Co je daňové identifikační číslo?

Daňové identifikační číslo je obecný pojem pro identifikační číslo, které používá IRS nebo státní daňový úřad ke sledování daňových povinností. V závislosti na kontextu může znamenat jedno z následujících:

• Social Security Number (SSN) pro většinu osob ve Spojených státech
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) pro některé osoby, které nemají nárok na SSN
• Employer Identification Number (EIN) pro podniky a jiné subjekty
• Státní daňové číslo pro daně spravované státním daňovým úřadem

Pro podnikatele je nejběžnějším federálním daňovým identifikátorem EIN. Vydává ho IRS a slouží k identifikaci firmy pro federální daňové účely.

Jaké daňové identifikační číslo potřebujete?

Potřebné číslo závisí na tom, kdo jste a jak podnikáte.

Pro jednotlivce

Pokud podáváte osobní daňové přiznání, vaším hlavním daňovým identifikátorem je obvykle SSN. Pokud nemáte nárok na SSN, ale přesto musíte podávat nebo vykazovat určité daňové povinnosti v USA, můžete potřebovat ITIN.

Pro podniky

Pokud zakládáte LLC, korporaci, partnerství nebo neziskovou organizaci, EIN je často nutné. Mnoho samostatně výdělečně činných osob si ho dokonce pořizuje, aby oddělily firemní finance od osobní identity.

Pro státní daňové účely

Pokud vaše společnost vybírá daň z prodeje, sráží mzdy nebo platí státní podnikové daně, můžete také potřebovat státní daňové identifikační číslo. To vydává samostatně stát, nikoli IRS.

Kdy potřebujete EIN

EIN není povinné pro každý podnik, ale mnoho firem by si ho mělo pořídit co nejdříve. Mezi běžné důvody patří:

• založení korporace nebo vícemístné LLC
• zaměstnávání pracovníků
• otevření podnikatelského bankovního účtu
• podání daňového přiznání partnerství nebo korporace
• žádost o některé podnikatelské licence nebo povolení
• registrace pro státní mzdové nebo daňové účty k dani z prodeje
• snaha o jasnější oddělení firemních a osobních financí

I když by vaše firma mohla legálně fungovat bez EIN, získání tohoto čísla je často rozumným administrativním krokem.

Jak získat federální daňové identifikační číslo ve 3 krocích

Pro většinu firem znamená získání federálního daňového identifikačního čísla podání žádosti o EIN u IRS.

Krok 1: Ověřte, že je vaše firma připravena

Než žádost podáte, ujistěte se, že znáte svou právní formu a oficiální název firmy. IRS bude také požadovat odpovědnou osobu, tedy osobu, která subjekt řídí nebo kontroluje.

Měli byste také znát:

• poštovní adresu firmy
• typ založeného subjektu
• důvod, proč o EIN žádáte
• datum založení nebo nabytí firmy
• zda očekáváte zaměstnávání pracovníků
• hlavní odvětví nebo činnost firmy

Pokud vaše společnost ještě nebyla založena, je vhodné nejprve dokončit založení, aby údaje v žádosti odpovídaly firemním záznamům.

Krok 2: Shromážděte informace, které IRS vyžaduje

Žádost o EIN vyžaduje základní, ale důležité údaje. Než začnete, mějte připraveno následující:

• oficiální název firmy
• obchodní název, pokud existuje
• typ subjektu
• jméno odpovědné osoby a její daňové identifikační číslo
• hlavní adresu firmy
• okres a stát, kde se firma nachází
• počet zaměstnanců, které očekáváte najmout
• důvod podání žádosti, například založení nového podniku nebo nábor pracovníků

Přesnost je důležitá. I drobné nesoulady mezi zakladatelskými dokumenty a žádostí o EIN mohou později způsobit zpoždění nebo zmatek.

Krok 3: Podejte žádost na IRS

Nejrychlejší způsob získání EIN je obvykle online žádost IRS. Mnoho žadatelů obdrží EIN okamžitě po dokončení procesu.

V závislosti na místě a situaci žadatele mohou být k dispozici i jiné způsoby podání, včetně faxu nebo pošty. Mezinárodní žadatelé mohou postupovat jiným způsobem.

Po přidělení EIN si potvrzení uložte do firemních záznamů. Budete ho potřebovat pro bankovnictví, mzdy i některé státní registrace.

Jak získat státní daňové identifikační číslo

Státní daňové identifikační číslo se liší od EIN. Státy tato čísla vydávají pro daně, které spravují přímo, například daň z prodeje, srážkovou daň ze mzdy, pojištění v nezaměstnanosti nebo jiné státní podnikové daně.

Postup se liší stát od státu, ale obecné kroky jsou podobné.

1. Určete, které daňové účty potřebujete

Ne každý podnik potřebuje registraci ke všem státním daním. Vaše povinnosti závisí na tom, zda:

• prodáváte zboží nebo služby podléhající zdanění
• zaměstnáváte pracovníky ve státě
• působíte ve více státech
• vlastníte majetek nebo tam máte fyzickou přítomnost

2. Zaregistrujte se u státní daňové správy

Většina států umožňuje online registraci prostřednictvím department of revenue nebo podobného úřadu. Obvykle budete potřebovat EIN, název firmy, údaje o založení, adresu a informace o vlastnictví.

3. Udržujte registrační údaje v souladu

Státní účet by měl odpovídat federálním i zakladatelským záznamům. Přehledná dokumentace usnadňuje správu daňových přiznání, otevření bankovního účtu a pozdější obnovu licencí.

Časté chyby, kterým je třeba se vyhnout

Získání daňového identifikačního čísla je obvykle jednoduché, ale několik běžných chyb může způsobit zbytečné zpoždění.

Podání žádosti dříve, než jsou údaje o firmě konečné

Pokud se název subjektu, odpovědná osoba nebo adresa firmy stále mění, vyčkejte s podáním, dokud nebudou údaje stabilní.

Záměna EIN se státním daňovým ID

EIN je federální číslo vydané IRS. Státní daňové ID vydává státní úřad. Mnoho firem potřebuje obě.

Použití nesprávných údajů o subjektu

Pokud se žádost o EIN neshoduje se zakladatelskými dokumenty, banka nebo státní úřady mohou nesoulad označit.

Předpoklad, že jedno podání vyřeší vše

EIN vás automaticky neregistruje k dani z prodeje, mzdové dani ani místním licencím. Tyto kroky jsou samostatné.

Spoléhání se na osobní SSN, když je lepší firemní EIN

Samostatně výdělečně činné osoby někdy začínají se SSN, ale EIN může pomoci oddělit podnikání od osobních záležitostí a s růstem firmy může být vyžadováno.

Co se stane po získání čísla?

Obdržení daňového identifikačního čísla je jen začátek. Poté byste měli:

• uložit potvrzení spolu se zakladatelskými dokumenty
• používat číslo při otevírání podnikatelských bankovních účtů
• sdílet ho s poskytovateli mzdových služeb a daňovými poradci podle potřeby
• zaregistrovat se k státním daňovým účtům, pokud to vaše činnost vyžaduje
• udržovat všechna daňová podání v souladu s názvem právního subjektu a EIN

Pokud zakládáte firmu, je to také vhodný okamžik zkontrolovat další compliance položky, jako jsou výroční zprávy, licence, služby registrovaného agenta a nastavení firemního bankovnictví.

Jak může Zenind pomoci novým podnikatelům

Pro zakladatele, kteří teprve budují své společnosti, je krok s daňovým identifikačním číslem jednodušší, když je proces založení od začátku dobře organizovaný. Zenind pomáhá podnikatelům zakládat LLC a korporace v USA pomocí strukturovaného workflow, které podporuje další kroky v oblasti souladu s předpisy.

Když začnete se správně založeným subjektem, snížíte riziko nesouladu záznamů při žádosti o EIN, registraci ke státním daním nebo otevírání finančních účtů. To je užitečné zejména pro první vlastníky firem, kteří chtějí jasnou cestu od založení k provozu.

Často kladené otázky

Jak dlouho trvá získání daňového identifikačního čísla?

EIN lze často získat rychle, pokud je pro žadatele k dispozici online žádost IRS. Získání státních daňových ID může trvat déle v závislosti na státě a typu registrace.

Je za získání EIN poplatek?

IRS za získání EIN neúčtuje žádný poplatek. Dávejte si pozor na služby třetích stran, které si účtují zbytečné poplatky za podání.

Může si EIN pořídit i sole proprietor?

Ano. Osoby podnikající jako sole proprietor mohou o EIN požádat a mnoho z nich tak činí, aby oddělily firemní bankovnictví a daňové záznamy od osobních údajů.

Potřebuji daňové identifikační číslo před otevřením podnikatelského bankovního účtu?

V mnoha případech ano. Banky často vyžadují EIN pro subjekty, jako jsou LLC a korporace. Někteří sole proprietors mohou otevřít účet s SSN, ale pravidla se liší podle banky.

Může EIN získat i osoba mimo USA?

Ano, osoby mimo USA mohou o EIN požádat, pokud mají firmu, která ho potřebuje. Proces podání se může lišit od standardní online cesty.

Pokrývá jedno daňové identifikační číslo všechny státy?

Ne. EIN je federální. Pokud se potřebujete registrovat ke státní mzdové dani, dani z prodeje nebo jiným státním daním, můžete potřebovat samostatné státní registrace.

Závěrečné shrnutí

Daňové identifikační číslo je klíčovou součástí založení společnosti v souladu s předpisy ve Spojených státech. Pro většinu podnikatelů je hlavním federálním krokem získání EIN a následně doplnění všech potřebných státních registrací podle toho, jak firma funguje.

Pokud postupujete ve správném pořadí, udržujete záznamy v souladu a rozumíte tomu, které daňové účty se na vaši firmu vztahují, vyhnete se mnoha běžným problémům při podávání a budete lépe připraveni na růst.