Como Obter um Número de Identificação Fiscal: EIN, Números Fiscais Estaduais e Passos de Conformidade

Um número de identificação fiscal é um dos primeiros elementos administrativos de que muitos fundadores precisam depois de escolher uma estrutura empresarial. Nos EUA, o termo pode referir-se a vários identificadores, mas a maioria dos proprietários de empresas está, na realidade, à procura de um Employer Identification Number (EIN) ou de um número de conta fiscal estadual.

Compreender a diferença é importante. O número de identificação fiscal correto ajuda-o a abrir uma conta bancária empresarial, contratar colaboradores, registar-se para a folha de pagamento e para o imposto sobre vendas, e manter os registos da empresa alinhados com os requisitos federais e estaduais.

Este guia explica o que é um número de identificação fiscal, quando precisa de um, como solicitar um EIN, como funcionam os números fiscais estaduais e o que fazer depois de o número ser emitido.

O Que É um Número de Identificação Fiscal?

Número de identificação fiscal é um termo genérico para um número de identificação usado pelo IRS ou por uma autoridade fiscal estadual para acompanhar obrigações fiscais. Dependendo do contexto, pode significar um dos seguintes:

• Social Security Number (SSN) para a maioria dos indivíduos nos EUA
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) para certas pessoas que não são elegíveis para um SSN
• Employer Identification Number (EIN) para empresas e outras entidades
• Número de conta fiscal estadual para impostos administrados por um departamento estadual de receitas

Para os proprietários de empresas, o número de identificação fiscal federal mais comum é o EIN. É emitido pelo IRS e é usado para identificar uma empresa para efeitos fiscais federais.

De Que Número de Identificação Fiscal Precisa?

O número de que precisa depende de quem é e de como opera.

Para indivíduos

Se estiver a apresentar declarações de impostos pessoais, o seu SSN é normalmente o seu principal número de identificação fiscal. Se não for elegível para um SSN, mas ainda precisar de apresentar ou reportar determinadas obrigações fiscais nos EUA, poderá necessitar de um ITIN.

Para empresas

Se estiver a criar uma LLC, corporação, parceria ou organização sem fins lucrativos, um EIN é frequentemente necessário. Mesmo muitos empresários em nome individual obtêm um para manter as finanças da empresa separadas da sua identidade pessoal.

Para fins fiscais estaduais

Se a sua empresa cobra imposto sobre vendas, retém impostos sobre salários ou paga impostos empresariais a nível estadual, poderá também precisar de um número de identificação fiscal estadual. Este é emitido separadamente pelo estado, e não pelo IRS.

Quando Precisa de um EIN

Um EIN não é obrigatório para todas as empresas, mas muitas devem obtê-lo cedo. Motivos comuns incluem:

• Constituir uma corporação ou uma LLC com vários membros
• Contratar colaboradores
• Abrir uma conta bancária empresarial
• Apresentar declarações fiscais de sociedades ou corporações
• Solicitar determinadas licenças ou autorizações empresariais
• Registar-se para contas estaduais de folha de pagamento ou imposto sobre vendas
• Criar uma separação mais clara entre as finanças empresariais e pessoais

Mesmo que a sua empresa possa legalmente operar sem um EIN, obtê-lo é frequentemente um passo administrativo inteligente.

Como Obter um Número de Identificação Fiscal Federal em 3 Passos

Para a maioria das empresas, obter um número de identificação fiscal federal significa solicitar um EIN junto do IRS.

Passo 1: Confirmar que a sua empresa está pronta

Antes de se candidatar, certifique-se de que conhece a estrutura da sua empresa e o nome legal. O IRS também irá pedir uma responsible party, isto é, a pessoa que controla ou gere a entidade.

Deve também saber:

• A morada postal da empresa
• O tipo de entidade que constituiu
• O motivo pelo qual está a solicitar um EIN
• A data em que a sua empresa foi criada ou adquirida
• Se espera contratar colaboradores
• O setor principal ou a atividade da empresa

Se a sua empresa ainda não tiver sido constituída, poderá querer concluir primeiro a constituição para que a informação na candidatura corresponda aos registos da empresa.

Passo 2: Reunir a informação que o IRS vai solicitar

O pedido de EIN inclui detalhes básicos, mas importantes. Tenha o seguinte preparado antes de começar:

• Nome legal da empresa
• Nome comercial, se existir
• Tipo de entidade
• Nome da responsible party e o respetivo número de identificação fiscal
• Morada principal da empresa
• Condado e estado onde a empresa está localizada
• Número de colaboradores que espera contratar
• Motivo da candidatura, como criar uma nova empresa ou contratar trabalhadores

A precisão é importante. Até pequenas divergências entre os documentos de constituição e o pedido de EIN podem causar atrasos ou confusão mais tarde.

Passo 3: Submeter o pedido ao IRS

A forma mais rápida de obter um EIN é, normalmente, através do pedido online do IRS. Muitos candidatos recebem o EIN imediatamente após concluir o processo.

Também podem estar disponíveis outros métodos de apresentação, dependendo da localização e da situação do requerente, incluindo envio por fax ou por correio. Os candidatos internacionais podem seguir um processo diferente.

Depois de o IRS emitir o EIN, guarde o aviso de confirmação nos registos da empresa. Vai precisar dele para operações bancárias, folha de pagamento e alguns registos estaduais.

Como Obter um Número de Identificação Fiscal Estadual

Um número de identificação fiscal estadual é diferente de um EIN. Os estados emitem estes números para impostos que administram diretamente, como imposto sobre vendas, retenção na fonte sobre salários, seguro de desemprego ou outros impostos empresariais estaduais.

O processo varia consoante o estado, mas os passos gerais são semelhantes.

1. Identificar as contas fiscais de que precisa

Nem todas as empresas precisam de todos os registos fiscais estaduais. As suas obrigações dependem de se:

• Vende bens ou serviços sujeitos a imposto
• Contrata colaboradores no estado
• Opera em mais de um estado
• Possui propriedade ou mantém uma presença física aí

2. Registar-se junto da autoridade fiscal estadual

A maioria dos estados permite o registo online através do departamento de receitas ou de uma entidade semelhante. Normalmente, irá precisar do seu EIN, nome da empresa, dados de constituição, morada e informação sobre os proprietários.

3. Manter os detalhes do registo consistentes

A conta estadual deve corresponder aos seus registos federais e de constituição. Um rasto documental limpo facilita a gestão das declarações fiscais, a abertura de contas bancárias e a renovação de licenças mais tarde.

Erros Comuns a Evitar

Obter um número de identificação fiscal é geralmente simples, mas alguns erros comuns podem causar atrasos evitáveis.

Candidatar-se antes de os dados da empresa estarem estabilizados

Se o nome da entidade, a responsible party ou a morada da empresa ainda estiverem a mudar, aguarde até os registos estarem estáveis antes de submeter o pedido.

Confundir um EIN com um número de identificação fiscal estadual

Um EIN é um número federal emitido pelo IRS. Um número de identificação fiscal estadual é emitido por uma agência estadual. Muitas empresas precisam de ambos.

Utilizar informação incorreta da entidade

Se o seu pedido de EIN não corresponder aos seus documentos de constituição, o seu banco ou as autoridades estaduais podem sinalizar a discrepância.

Assumir que um único registo cobre tudo

Um EIN não o regista automaticamente para imposto sobre vendas, imposto sobre salários ou licenciamento local. Esses passos são separados.

Depender de um SSN pessoal quando um EIN empresarial seria melhor

Os empresários em nome individual por vezes começam com um SSN, mas um EIN pode ajudar a manter os assuntos empresariais e pessoais separados e pode ser exigido à medida que a empresa cresce.

O Que Acontece Depois de Obter o Número?

Receber o seu número de identificação fiscal é apenas o começo. Depois de o obter, deve:

• Guardar o aviso de confirmação com os registos da constituição
• Utilizar o número ao abrir contas bancárias empresariais
• Partilhá-lo com prestadores de serviços de folha de pagamento e profissionais de impostos, conforme necessário
• Registar-se para contas fiscais estaduais se as atividades da empresa o exigirem
• Manter todas as declarações fiscais consistentes com o nome legal da entidade e o EIN

Se estiver a constituir uma empresa, este também é um bom momento para rever outros requisitos de conformidade, como relatórios anuais, licenças, serviços de agente registado e a configuração da banca empresarial.

Como a Zenind Pode Ajudar Novos Proprietários de Empresas

Para os fundadores que ainda estão a construir as suas empresas, a etapa do número de identificação fiscal é mais simples quando o processo de constituição está organizado desde o início. A Zenind ajuda empreendedores a constituir LLCs e corporações nos EUA com um fluxo de trabalho estruturado que apoia os passos seguintes da conformidade empresarial.

Ao começar com uma entidade devidamente constituída, reduz a probabilidade de haver registos inconsistentes ao solicitar um EIN, registar impostos estaduais ou abrir contas financeiras. Isso é especialmente útil para proprietários de primeira viagem que querem um caminho claro da constituição à operação.

Perguntas Frequentes

Quanto tempo demora a obter um número de identificação fiscal?

Um EIN pode muitas vezes ser obtido rapidamente quando a candidatura online do IRS está disponível para o requerente. Os números de identificação fiscal estaduais podem demorar mais, dependendo do estado e do tipo de registo.

Existe uma taxa para obter um EIN?

O IRS não cobra qualquer taxa pela obtenção de um EIN. Tenha cuidado com serviços de terceiros que cobram taxas desnecessárias de apresentação.

Um empresário em nome individual pode obter um EIN?

Sim. Os empresários em nome individual podem solicitar um EIN, e muitos fazem-no para separar os registos bancários e fiscais da empresa da informação pessoal.

Preciso de um número de identificação fiscal antes de abrir uma conta bancária empresarial?

Em muitos casos, sim. Os bancos exigem frequentemente um EIN para entidades como LLCs e corporações. Alguns empresários em nome individual podem conseguir abrir contas com um SSN, mas as políticas variam de banco para banco.

Um não residente nos EUA pode obter um EIN?

Sim, os não residentes nos EUA podem solicitar um EIN se tiverem uma empresa que o exija. O processo de candidatura pode ser diferente do percurso online padrão.

Um único número de identificação fiscal cobre todos os estados?

Não. Um EIN é federal. Se precisar de se registar para folha de pagamento estadual, imposto sobre vendas ou outros impostos estaduais, poderá precisar de registos estaduais separados.

Considerações Finais

Um número de identificação fiscal é uma parte essencial da criação de uma empresa em conformidade nos Estados Unidos. Para a maioria dos proprietários de empresas, o principal passo federal é obter um EIN e, depois, adicionar quaisquer registos fiscais estaduais exigidos com base na forma como a empresa opera.

Se abordar o processo pela ordem correta, mantiver os seus registos consistentes e compreender quais as contas fiscais que se aplicam à sua empresa, evitará muitos problemas comuns de apresentação e estará melhor preparado para crescer.