Як отримати податковий ідентифікаційний номер: EIN, державні податкові ID та кроки з дотримання вимог

Податковий ідентифікаційний номер — це одна з перших адміністративних речей, які багатьом засновникам потрібно оформити після вибору структури бізнесу. У США цей термін може означати кілька різних ідентифікаторів, але більшість власників бізнесу насправді шукають Employer Identification Number (EIN) або державний податковий номер рахунку.

Розуміння різниці має значення. Правильний податковий ID допомагає відкрити бізнес-банківський рахунок, наймати працівників, зареєструватися для payroll та sales tax і підтримувати відповідність записів компанії федеральним і державним вимогам.

Цей посібник пояснює, що таке податковий ідентифікаційний номер, коли він потрібен, як подати заявку на EIN, як працюють державні податкові ID та що робити після того, як номер буде видано.

Що таке податковий ідентифікаційний номер?

Податковий ідентифікаційний номер — це широкий термін для номера, який використовує IRS або державний податковий орган для відстеження податкових зобов’язань. Залежно від контексту, він може означати одне з такого:

• Social Security Number (SSN) для більшості осіб у США
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) для деяких осіб, які не мають права на SSN
• Employer Identification Number (EIN) для бізнесу та інших юридичних осіб
• Державний податковий номер рахунку для податків, які адмініструє департамент доходів штату

Для власників бізнесу найпоширенішим федеральним податковим ID є EIN. Його видає IRS, і він використовується для ідентифікації бізнесу для федеральних податкових цілей.

Який податковий ID вам потрібен?

Потрібний номер залежить від того, хто ви і як працюєте.

Для фізичних осіб

Якщо ви подаєте особисту податкову декларацію, ваш SSN зазвичай є основним податковим ID. Якщо ви не маєте права на SSN, але все одно повинні подавати або звітувати про певні податкові зобов’язання у США, вам може знадобитися ITIN.

Для бізнесу

Якщо ви створюєте LLC, корпорацію, партнерство або неприбуткову організацію, EIN часто є необхідним. Навіть багато індивідуальних підприємців отримують його, щоб відокремити фінанси бізнесу від своєї особистої ідентичності.

Для державних податкових цілей

Якщо ваша компанія збирає sales tax, утримує payroll taxes або сплачує державні податки на бізнес, вам також може знадобитися державний податковий ID. Його видають окремо на рівні штату, а не IRS.

Коли вам потрібен EIN

EIN потрібен не для кожного бізнесу, але багато компаній мають отримати його на ранньому етапі. Типові причини включають:

• Створення корпорації або LLC з кількома учасниками
• Найм працівників
• Відкриття бізнес-банківського рахунку
• Подання партнерських або корпоративних податкових декларацій
• Оформлення певних бізнес-ліцензій або дозволів
• Реєстрацію для державних payroll або sales tax рахунків
• Більш чітке розділення бізнесових і особистих фінансів

Навіть якщо ваш бізнес може законно працювати без EIN, отримати його часто є розумним адміністративним кроком.

Як отримати федеральний податковий ID за 3 кроки

Для більшості бізнесів отримання федерального податкового ID означає подання заявки на EIN до IRS.

Крок 1: Переконайтеся, що ваш бізнес готовий

Перед поданням заявки переконайтеся, що ви знаєте структуру бізнесу та його юридичну назву. IRS також попросить вказати відповідальну особу — це людина, яка контролює або керує юридичною особою.

Вам також слід знати:

• Поштову адресу бізнесу
• Тип створеної юридичної особи
• Причину подання заявки на EIN
• Дату створення або придбання бізнесу
• Чи плануєте ви наймати працівників
• Основну галузь або діяльність бізнесу

Якщо ваша компанія ще не була створена, можливо, варто завершити реєстрацію спочатку, щоб інформація у заявці відповідала документам компанії.

Крок 2: Зберіть інформацію, яку запросить IRS

Заявка на EIN вимагає базових, але важливих даних. Підготуйте заздалегідь таке:

• Юридичну назву бізнесу
• Торговельну назву, якщо вона є
• Тип юридичної особи
• Ім’я відповідальної особи та її податковий ідентифікаційний номер
• Основну адресу бізнесу
• Округ і штат, де розташований бізнес
• Кількість працівників, яких ви очікуєте найняти
• Причину подання, наприклад, відкриття нового бізнесу або найм працівників

Точність має значення. Навіть невеликі розбіжності між документами про створення компанії та заявкою на EIN можуть пізніше спричинити затримки або плутанину.

Крок 3: Подайте заявку до IRS

Найшвидший спосіб отримати EIN — це зазвичай онлайн-заявка IRS. Багато заявників отримують EIN одразу після завершення процесу.

Інші способи подання також можуть бути доступні залежно від місця та ситуації заявника, зокрема надсилання факсом або поштою. Для іноземних заявників процес може відрізнятися.

Після того як IRS видасть EIN, збережіть підтвердження у своїх бізнес-записах. Воно знадобиться для банкінгу, payroll та деяких державних реєстрацій.

Як отримати державний податковий ID

Державний податковий ID відрізняється від EIN. Штати видають ці номери для податків, якими вони керують безпосередньо, таких як sales tax, withholding tax, unemployment insurance або інші державні податки для бізнесу.

Процес відрізняється залежно від штату, але загальні кроки подібні.

1. Визначте, які податкові рахунки вам потрібні

Не кожному бізнесу потрібна реєстрація для всіх державних податків. Ваші зобов’язання залежать від того, чи ви:

• Продаєте товари або послуги, що оподатковуються
• Наймаєте працівників у штаті
• Працюєте більш ніж в одному штаті
• Маєте майно або фізичну присутність там

2. Зареєструйтеся в державному податковому агентстві

Більшість штатів дозволяють онлайн-реєстрацію через department of revenue або аналогічний орган. Зазвичай вам знадобляться EIN, назва бізнесу, дані про створення, адреса та інформація про власників.

3. Підтримуйте узгодженість реєстраційних даних

Державний рахунок повинен збігатися з федеральними та реєстраційними документами. Чистий та послідовний паперовий слід полегшує подання податкової звітності, відкриття банківських рахунків і подальше поновлення ліцензій.

Типові помилки, яких слід уникати

Отримання податкового ідентифікаційного номера зазвичай не є складним, але кілька поширених помилок можуть спричинити уникальні затримки.

Подання заявки до того, як дані компанії остаточно узгоджені

Якщо назва юридичної особи, відповідальна особа або адреса бізнесу ще змінюються, зачекайте, доки записи не стануть стабільними, перш ніж подавати заявку.

Плутанина між EIN і державним податковим ID

EIN — це федеральний номер, виданий IRS. Державний податковий ID видає державне агентство. Багатьом бізнесам потрібні обидва.

Використання неправильних даних про юридичну особу

Якщо ваша заявка на EIN не збігається з документами про створення компанії, банк або державні органи можуть позначити цю невідповідність.

Припущення, що одне подання покриває все

EIN не реєструє вас автоматично для sales tax, payroll tax або місцевих ліцензій. Це окремі кроки.

Покладання на особистий SSN там, де бізнесовий EIN є кращим

Індивідуальні підприємці іноді починають із SSN, але EIN може допомогти розділити бізнесові та особисті питання і може знадобитися, коли компанія зростатиме.

Що відбувається після отримання номера?

Отримання податкового ідентифікаційного номера — це лише початок. Після того як ви його отримаєте, варто:

• Зберегти підтвердження разом із документами про створення компанії
• Використовувати номер під час відкриття бізнес-банківських рахунків
• Передати його payroll-провайдерам і податковим фахівцям за потреби
• Зареєструватися для державних податкових рахунків, якщо діяльність вашого бізнесу цього вимагає
• Підтримувати узгодженість усіх податкових подань із юридичною назвою компанії та EIN

Якщо ви створюєте бізнес, це також гарний час переглянути інші вимоги щодо дотримання норм, такі як річні звіти, ліцензії, послуги зареєстрованого агента та налаштування бізнес-банкінгу.

Як Zenind може допомогти новим власникам бізнесу

Для засновників, які ще будують свої компанії, крок із податковим ID стає простішим, якщо процес створення організовано з самого початку. Zenind допомагає підприємцям створювати LLC і корпорації в США зі структурованим робочим процесом, який підтримує наступні кроки в дотриманні вимог бізнесу.

Починаючи з належним чином створеної юридичної особи, ви зменшуєте ризик невідповідності записів під час подання заявки на EIN, реєстрації для державних податків або відкриття фінансових рахунків. Це особливо корисно для власників, які вперше проходять цей шлях і хочуть чітку послідовність від створення компанії до початку роботи.

Поширені запитання

Скільки часу потрібно, щоб отримати податковий ідентифікаційний номер?

EIN часто можна отримати швидко, якщо для заявника доступна онлайн-заявка IRS. Державні податкові ID можуть оформлюватися довше, залежно від штату та типу реєстрації.

Чи є плата за отримання EIN?

IRS не стягує плату за отримання EIN. Будьте обережні зі сторонніми сервісами, які беруть непотрібні комісії за подання.

Чи може індивідуальний підприємець отримати EIN?

Так. Індивідуальні підприємці можуть подавати заявку на EIN, і багато хто робить це, щоб відокремити бізнес-банкінг і податкові записи від особистої інформації.

Чи потрібен мені податковий ID до відкриття бізнес-банківського рахунку?

У багатьох випадках так. Банки часто вимагають EIN для таких юридичних осіб, як LLC і корпорації. Деякі індивідуальні підприємці можуть відкривати рахунки з SSN, але політика відрізняється залежно від банку.

Чи може нерезидент США отримати EIN?

Так, нерезиденти США можуть подавати заявку на EIN, якщо у них є бізнес, якому він потрібен. Процес подання може відрізнятися від стандартного онлайн-варіанта.

Чи покриває один податковий ID кожен штат?

Ні. EIN є федеральним. Якщо вам потрібно зареєструватися для державного payroll, sales tax або інших державних податків, вам можуть знадобитися окремі реєстрації в кожному штаті.

Підсумок

Податковий ідентифікаційний номер є важливою частиною створення відповідального бізнесу в США. Для більшості власників бізнесу головним федеральним кроком є отримання EIN, а потім додавання будь-яких необхідних державних податкових реєстрацій залежно від того, як працює компанія.

Якщо ви підходите до процесу в правильному порядку, підтримуєте узгодженість записів і розумієте, які податкові рахунки застосовуються до вашого бізнесу, ви уникнете багатьох типових проблем із поданням і будете краще підготовлені до зростання.