Cómo obtener un número de identificación fiscal: EIN, identificaciones fiscales estatales y pasos de cumplimiento

Un número de identificación fiscal es uno de los primeros trámites administrativos que muchos fundadores necesitan después de elegir una estructura empresarial. En EE. UU., el término puede referirse a varios identificadores, pero la mayoría de los propietarios de negocios en realidad buscan un Número de Identificación del Empleador (EIN) o un número de cuenta fiscal estatal.

Entender la diferencia importa. El número de identificación fiscal adecuado le ayuda a abrir una cuenta bancaria empresarial, contratar empleados, registrarse para nómina e impuesto sobre las ventas, y mantener los registros de su empresa alineados con los requisitos federales y estatales.

Esta guía explica qué es un número de identificación fiscal, cuándo lo necesita, cómo solicitar un EIN, cómo funcionan las identificaciones fiscales estatales y qué hacer después de que se emita su número.

¿Qué es un número de identificación fiscal?

Número de identificación fiscal es un término amplio para un número de identificación utilizado por el IRS o por una autoridad fiscal estatal para registrar obligaciones tributarias. Según el contexto, puede significar una de las siguientes opciones:

• Número de Seguridad Social (SSN) para la mayoría de las personas en EE. UU.
• Número de Identificación del Contribuyente Individual (ITIN) para ciertas personas que no pueden obtener un SSN
• Número de Identificación del Empleador (EIN) para empresas y otras entidades
• Número de cuenta fiscal estatal para impuestos administrados por un departamento de ingresos estatal

Para los propietarios de negocios, la identificación fiscal federal más común es el EIN. Lo emite el IRS y se utiliza para identificar una empresa a efectos fiscales federales.

¿Qué número de identificación fiscal necesita?

El número que necesita depende de quién sea y de cómo opere.

Para personas físicas

Si presenta declaraciones personales, su SSN suele ser su principal identificación fiscal. Si no puede obtener un SSN pero aun así necesita presentar o declarar determinadas obligaciones fiscales en EE. UU., puede necesitar un ITIN.

Para empresas

Si está creando una LLC, una sociedad anónima, una sociedad colectiva o una organización sin fines de lucro, a menudo será necesario un EIN. Incluso muchos autónomos lo obtienen para mantener separadas sus finanzas empresariales de su identidad personal.

Para fines fiscales estatales

Si su empresa recauda impuesto sobre las ventas, retiene impuestos sobre nóminas o paga impuestos empresariales a nivel estatal, también puede necesitar un número de identificación fiscal estatal. Este lo emite por separado el estado, no el IRS.

Cuándo necesita un EIN

Un EIN no es obligatorio para todas las empresas, pero muchas deberían obtenerlo pronto. Entre los motivos más comunes se incluyen:

• Constituir una sociedad anónima o una LLC de varios socios
• Contratar empleados
• Abrir una cuenta bancaria empresarial
• Presentar declaraciones fiscales de sociedades o sociedades anónimas
• Solicitar determinadas licencias o permisos comerciales
• Registrarse para cuentas estatales de nómina o de impuesto sobre las ventas
• Establecer una separación más clara entre las finanzas empresariales y las personales

Aunque su empresa pudiera operar legalmente sin un EIN, obtenerlo suele ser una decisión administrativa acertada.

Cómo obtener un número de identificación fiscal federal en 3 pasos

Para la mayoría de las empresas, obtener un número de identificación fiscal federal significa solicitar un EIN ante el IRS.

Paso 1: Confirme que su empresa está lista

Antes de solicitarlo, asegúrese de conocer la estructura de su empresa y su nombre legal. El IRS también le pedirá una persona responsable, que es quien controla o gestiona la entidad.

También debería conocer:

• La dirección postal de la empresa
• El tipo de entidad que ha constituido
• El motivo por el que solicita un EIN
• La fecha en que su empresa se creó o se adquirió
• Si espera contratar empleados
• El sector o actividad principal de la empresa

Si su empresa aún no se ha constituido, puede ser conveniente completar primero la constitución para que la información de su solicitud coincida con los registros de su empresa.

Paso 2: Reúna la información que le pedirá el IRS

La solicitud del EIN pide datos básicos pero importantes. Tenga preparado lo siguiente antes de empezar:

• Nombre legal de la empresa
• Nombre comercial, si lo hay
• Tipo de entidad
• Nombre de la persona responsable y su número de identificación fiscal
• Dirección principal de la empresa
• Condado y estado donde se ubica la empresa
• Número de empleados que prevé contratar
• Motivo de la solicitud, como iniciar una nueva empresa o contratar trabajadores

La precisión importa. Incluso pequeñas diferencias entre sus documentos de constitución y su solicitud de EIN pueden provocar retrasos o confusión más adelante.

Paso 3: Envíe la solicitud al IRS

La forma más rápida de obtener un EIN suele ser la solicitud en línea del IRS. Muchos solicitantes reciben el EIN inmediatamente después de completar el proceso.

También pueden existir otros métodos de presentación según la ubicación y la situación del solicitante, como el envío por fax o por correo. Los solicitantes internacionales pueden seguir un proceso diferente.

Después de que el IRS emita el EIN, guarde el aviso de confirmación en los registros de su empresa. Lo necesitará para operaciones bancarias, nóminas y algunos registros estatales.

Cómo obtener un número de identificación fiscal estatal

Un número de identificación fiscal estatal es distinto de un EIN. Los estados emiten estos números para impuestos que administran directamente, como el impuesto sobre las ventas, la retención de nóminas, el seguro de desempleo u otros impuestos empresariales estatales.

El proceso varía según el estado, pero los pasos generales son similares.

1. Identifique las cuentas fiscales que necesita

No todas las empresas necesitan registrarse en todos los impuestos estatales. Sus obligaciones dependen de si:

• Vende bienes o servicios sujetos a impuestos
• Contrata empleados en el estado
• Opera en más de un estado
• Posee bienes o mantiene una presencia física allí

2. Regístrese ante la agencia tributaria estatal

La mayoría de los estados permiten el registro en línea a través del departamento de ingresos o una agencia similar. Normalmente necesitará su EIN, el nombre de la empresa, los datos de constitución, la dirección y la información de la propiedad.

3. Mantenga coherentes los datos de registro

La cuenta estatal debe coincidir con sus registros federales y de constitución. Un historial documental limpio facilita más adelante la gestión de declaraciones, la apertura de cuentas bancarias y las renovaciones de licencias.

Errores comunes que debe evitar

Obtener un número de identificación fiscal suele ser sencillo, pero algunos errores frecuentes pueden provocar retrasos evitables.

Solicitarlo antes de que los datos de su empresa estén definidos

Si el nombre de la entidad, la persona responsable o la dirección de la empresa todavía van a cambiar, espere a que sus datos estén estables antes de presentar la solicitud.

Confundir un EIN con una identificación fiscal estatal

Un EIN es un número federal emitido por el IRS. Una identificación fiscal estatal la emite una agencia estatal. Muchas empresas necesitan ambos.

Utilizar información de entidad incorrecta

Si su solicitud de EIN no coincide con sus documentos de constitución, su banco o las agencias estatales pueden detectar la discrepancia.

Suponer que una sola solicitud cubre todo

Un EIN no le registra automáticamente para el impuesto sobre las ventas, la retención de nóminas ni las licencias locales. Esos pasos son independientes.

Depender del SSN personal cuando un EIN empresarial sería mejor

Los autónomos a veces empiezan con un SSN, pero un EIN puede ayudar a separar los asuntos empresariales y personales, y puede ser necesario a medida que la empresa crece.

¿Qué ocurre después de obtener el número?

Recibir su número de identificación fiscal es solo el comienzo. Después de obtenerlo, debería:

• Guardar el aviso de confirmación junto con sus registros de constitución
• Usar el número al abrir cuentas bancarias empresariales
• Compartirlo con proveedores de nóminas y profesionales fiscales cuando sea necesario
• Registrarse para cuentas fiscales estatales si la actividad de su empresa lo requiere
• Mantener todas las declaraciones fiscales coherentes con el nombre legal de la entidad y el EIN

Si está constituyendo una empresa, también es un buen momento para revisar otros aspectos de cumplimiento, como informes anuales, licencias, servicios de agente registrado y la configuración de la banca empresarial.

Cómo puede ayudar Zenind a los nuevos propietarios de negocios

Para los fundadores que todavía están construyendo sus empresas, el paso del número de identificación fiscal resulta más fácil cuando el proceso de constitución está organizado desde el principio. Zenind ayuda a los emprendedores a constituir LLC y sociedades anónimas en EE. UU. con un flujo de trabajo estructurado que respalda los pasos siguientes en el cumplimiento empresarial.

Al empezar con una entidad correctamente constituida, reduce las posibilidades de que haya registros desalineados al solicitar un EIN, registrarse para impuestos estatales o abrir cuentas financieras. Eso es especialmente útil para propietarios primerizos que quieren una ruta clara desde la constitución hasta la operación.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda en obtenerse un número de identificación fiscal?

A menudo se puede obtener un EIN rápidamente cuando la solicitud en línea del IRS está disponible para el solicitante. Las identificaciones fiscales estatales pueden tardar más, dependiendo del estado y del tipo de registro.

¿Obtener un EIN tiene coste?

El IRS no cobra ninguna tasa por obtener un EIN. Tenga cuidado con los servicios de terceros que cobren comisiones innecesarias por la tramitación.

¿Puede un autónomo obtener un EIN?

Sí. Los autónomos pueden solicitar un EIN, y muchos lo hacen para separar la banca empresarial y los registros fiscales de la información personal.

¿Necesito un número de identificación fiscal antes de abrir una cuenta bancaria empresarial?

En muchos casos, sí. Los bancos suelen exigir un EIN para entidades como LLC y sociedades anónimas. Algunos autónomos pueden abrir cuentas con un SSN, pero las políticas varían según el banco.

¿Puede un no residente en EE. UU. obtener un EIN?

Sí, los no residentes en EE. UU. pueden solicitar un EIN si tienen una empresa que lo requiere. El proceso de solicitud puede diferir del procedimiento estándar en línea.

¿Un solo número de identificación fiscal cubre todos los estados?

No. Un EIN es federal. Si necesita registrarse para nómina estatal, impuesto sobre las ventas u otros impuestos estatales, puede necesitar registros estatales separados.

Reflexión final

Un número de identificación fiscal es una parte clave para poner en marcha una empresa conforme a la normativa en Estados Unidos. Para la mayoría de los propietarios, el principal paso federal es obtener un EIN y, después, añadir los registros fiscales estatales que sean necesarios según cómo opere la empresa.

Si aborda el proceso en el orden correcto, mantiene la coherencia de sus registros y entiende qué cuentas fiscales se aplican a su empresa, evitará muchos problemas comunes de presentación y estará mejor preparado para crecer.