วิธีขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษี: EIN, เลขประจำตัวภาษีระดับรัฐ และขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เลขประจำตัวผู้เสียภาษีเป็นหนึ่งในเรื่องด้านธุรการแรกๆ ที่ผู้ก่อตั้งธุรกิจจำนวนมากต้องจัดการหลังจากเลือกโครงสร้างธุรกิจแล้ว ในสหรัฐอเมริกา คำนี้อาจหมายถึงเลขหลายประเภท แต่เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่กำลังมองหา Employer Identification Number (EIN) หรือเลขบัญชีภาษีระดับรัฐ

การเข้าใจความแตกต่างระหว่างเลขเหล่านี้มีความสำคัญ เลขประจำตัวภาษีที่ถูกต้องช่วยให้คุณเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ จ้างพนักงาน ลงทะเบียนภาษีเงินเดือนและภาษีการขาย และทำให้บันทึกของบริษัทสอดคล้องกับข้อกำหนดของรัฐบาลกลางและระดับรัฐ

คู่มือนี้อธิบายว่าเลขประจำตัวผู้เสียภาษีคืออะไร เมื่อใดที่คุณต้องมี วิธีขอ EIN วิธีการทำงานของเลขประจำตัวภาษีระดับรัฐ และสิ่งที่ควรทำหลังจากได้รับเลขแล้ว

เลขประจำตัวผู้เสียภาษีคืออะไร?

เลขประจำตัวผู้เสียภาษีเป็นคำกว้างๆ สำหรับเลขประจำตัวที่ใช้โดย IRS หรือหน่วยงานภาษีของรัฐเพื่อใช้ติดตามภาระภาษี แล้วแต่บริบท อาจหมายถึงอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• Social Security Number (SSN) สำหรับบุคคลทั่วไปส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกา
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) สำหรับบุคคลบางรายที่ไม่มีสิทธิ์ได้รับ SSN
• Employer Identification Number (EIN) สำหรับธุรกิจและนิติบุคคลอื่นๆ
• เลขบัญชีภาษีระดับรัฐ สำหรับภาษีที่ดูแลโดยหน่วยงานจัดเก็บภาษีของรัฐ

สำหรับเจ้าของธุรกิจ เลขประจำตัวภาษีของรัฐบาลกลางที่ใช้กันมากที่สุดคือ EIN ซึ่งออกโดย IRS และใช้ระบุตัวธุรกิจเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง

คุณต้องใช้เลขประจำตัวภาษีแบบใด?

เลขที่คุณต้องใช้ขึ้นอยู่กับว่าคุณเป็นใครและดำเนินธุรกิจอย่างไร

สำหรับบุคคลธรรมดา

หากคุณยื่นภาษีส่วนบุคคล SSN ของคุณมักจะเป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหลัก หากคุณไม่มีสิทธิ์ได้รับ SSN แต่ยังต้องยื่นหรือรายงานภาระภาษีบางอย่างในสหรัฐอเมริกา คุณอาจต้องใช้ ITIN

สำหรับธุรกิจ

หากคุณกำลังจัดตั้ง LLC, corporation, partnership หรือ nonprofit มักจะต้องมี EIN แม้แต่ sole proprietor จำนวนมากก็ขอ EIN เพื่อแยกการเงินธุรกิจออกจากข้อมูลส่วนบุคคล

สำหรับภาษีระดับรัฐ

หากบริษัทของคุณเก็บภาษีการขาย หักภาษีเงินเดือน หรือจ่ายภาษีธุรกิจระดับรัฐ คุณอาจต้องมีเลขประจำตัวภาษีระดับรัฐด้วย ซึ่งออกโดยรัฐแยกต่างหาก ไม่ใช่โดย IRS

เมื่อใดที่คุณต้องใช้ EIN

EIN ไม่ได้จำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ แต่ธุรกิจจำนวนมากควรขอไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ เหตุผลที่พบบ่อย ได้แก่:

• การจัดตั้ง corporation หรือ multi-member LLC
• การจ้างพนักงาน
• การเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• การยื่นแบบแสดงรายการภาษีของ partnership หรือ corporation
• การขอใบอนุญาตหรือใบรับรองทางธุรกิจบางประเภท
• การลงทะเบียนบัญชีภาษีเงินเดือนหรือภาษีการขายระดับรัฐ
• การสร้างความชัดเจนในการแยกการเงินธุรกิจกับการเงินส่วนบุคคล

แม้ว่าธุรกิจของคุณอาจดำเนินการได้ตามกฎหมายโดยไม่ต้องมี EIN แต่การขอไว้ก็มักเป็นขั้นตอนด้านธุรการที่ชาญฉลาด

วิธีขอเลขประจำตัวภาษีของรัฐบาลกลางใน 3 ขั้นตอน

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ การขอเลขประจำตัวภาษีของรัฐบาลกลางหมายถึงการยื่นขอ EIN กับ IRS

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบว่าธุรกิจของคุณพร้อมแล้ว

ก่อนยื่นขอ ให้แน่ใจว่าคุณทราบโครงสร้างธุรกิจและชื่อนิติบุคคลตามกฎหมายของคุณ IRS จะขอข้อมูลผู้รับผิดชอบด้วย ซึ่งคือบุคคลที่ควบคุมหรือบริหารนิติบุคคลนั้น

คุณควรทราบด้วย:

• ที่อยู่สำหรับรับจดหมายของธุรกิจ
• ประเภทของนิติบุคคลที่คุณจัดตั้ง
• เหตุผลที่คุณยื่นขอ EIN
• วันที่ธุรกิจเริ่มต้นหรือได้มาครอบครอง
• คุณคาดว่าจะจ้างพนักงานหรือไม่
• อุตสาหกรรมหรือกิจกรรมหลักของธุรกิจ

หากบริษัทยังไม่ได้จดทะเบียนจัดตั้ง คุณอาจต้องดำเนินการจัดตั้งให้เสร็จก่อน เพื่อให้ข้อมูลในใบสมัครตรงกับเอกสารของบริษัท

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมข้อมูลที่ IRS จะขอ

แบบคำขอ EIN จะถามข้อมูลพื้นฐานแต่สำคัญ เตรียมข้อมูลต่อไปนี้ไว้ก่อนเริ่ม:

• ชื่อนิติบุคคลของธุรกิจ
• ชื่อทางการค้า ถ้ามี
• ประเภทของนิติบุคคล
• ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับผิดชอบ
• ที่อยู่หลักของธุรกิจ
• เคาน์ตีและรัฐที่ธุรกิจตั้งอยู่
• จำนวนพนักงานที่คาดว่าจะจ้าง
• เหตุผลในการยื่นขอ เช่น เริ่มธุรกิจใหม่หรือจ้างแรงงาน

ความถูกต้องสำคัญ แม้ความไม่ตรงกันเพียงเล็กน้อยระหว่างเอกสารจัดตั้งบริษัทกับใบสมัคร EIN ก็อาจทำให้เกิดความล่าช้าหรือความสับสนในภายหลังได้

ขั้นตอนที่ 3: ยื่นคำขอต่อ IRS

วิธีที่เร็วที่สุดในการได้รับ EIN มักเป็นการยื่นคำขอออนไลน์ของ IRS ผู้ยื่นคำขอจำนวนมากจะได้รับ EIN ทันทีหลังจากทำขั้นตอนเสร็จ

อาจมีวิธียื่นแบบอื่นตามสถานที่และสถานการณ์ของผู้สมัคร เช่น การส่งทางแฟกซ์หรือทางไปรษณีย์ ผู้สมัครจากต่างประเทศอาจมีขั้นตอนที่ต่างออกไป

หลังจาก IRS ออก EIN แล้ว ให้เก็บหนังสือยืนยันไว้ในบันทึกของธุรกิจ คุณจะต้องใช้สำหรับการธนาคาร งาน payroll และการลงทะเบียนระดับรัฐบางรายการ

วิธีขอเลขประจำตัวภาษีระดับรัฐ

เลขประจำตัวภาษีระดับรัฐแตกต่างจาก EIN รัฐจะออกเลขนี้สำหรับภาษีที่รัฐเป็นผู้ดูแลโดยตรง เช่น ภาษีการขาย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภาษีการว่างงาน หรือภาษีธุรกิจระดับรัฐประเภทอื่นๆ

กระบวนการจะแตกต่างกันไปตามแต่ละรัฐ แต่ขั้นตอนโดยรวมคล้ายกัน

1. ระบุบัญชีภาษีที่คุณต้องมี

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ต้องลงทะเบียนภาษีระดับรัฐทุกประเภท ภาระหน้าที่ของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณ:

• ขายสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษี
• จ้างพนักงานในรัฐนั้น
• ดำเนินงานมากกว่าหนึ่งรัฐ
• เป็นเจ้าของทรัพย์สินหรือมีสถานประกอบการถาวรในรัฐนั้น

2. ลงทะเบียนกับหน่วยงานภาษีของรัฐ

รัฐส่วนใหญ่อนุญาตให้ลงทะเบียนออนไลน์ผ่าน department of revenue หรือหน่วยงานที่คล้ายกัน โดยปกติคุณจะต้องใช้ EIN ชื่อธุรกิจ รายละเอียดการจัดตั้ง ที่อยู่ และข้อมูลความเป็นเจ้าของ

3. รักษาความสอดคล้องของข้อมูลการลงทะเบียน

บัญชีของรัฐควรตรงกับข้อมูลระดับรัฐบาลกลางและเอกสารจัดตั้งบริษัทของคุณ การมีเอกสารที่เป็นระเบียบช่วยให้การยื่นภาษี การเปิดบัญชีธนาคาร และการต่ออายุใบอนุญาตในอนาคตทำได้ง่ายขึ้น

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง

การขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมักไม่ซับซ้อน แต่ข้อผิดพลาดทั่วไปบางอย่างอาจทำให้เกิดความล่าช้าที่หลีกเลี่ยงได้

ยื่นขอก่อนที่รายละเอียดบริษัทจะพร้อม

หากชื่อบริษัท ผู้รับผิดชอบ หรือที่อยู่ธุรกิจยังมีการเปลี่ยนแปลง ให้รอจนกว่าข้อมูลจะนิ่งก่อนยื่น

สับสนระหว่าง EIN กับเลขประจำตัวภาษีระดับรัฐ

EIN เป็นเลขระดับรัฐบาลกลางที่ออกโดย IRS ส่วนเลขประจำตัวภาษีระดับรัฐออกโดยหน่วยงานของรัฐ ธุรกิจจำนวนมากต้องใช้ทั้งสองอย่าง

ใช้ข้อมูลนิติบุคคลไม่ถูกต้อง

หากคำขอ EIN ของคุณไม่ตรงกับเอกสารจัดตั้งบริษัท ธนาคารหรือหน่วยงานของรัฐอาจแจ้งว่าข้อมูลไม่ตรงกัน

คิดว่าการยื่นครั้งเดียวครอบคลุมทุกอย่าง

EIN ไม่ได้ทำให้คุณลงทะเบียนภาษีการขาย ภาษีเงินเดือน หรือการขอใบอนุญาตท้องถิ่นโดยอัตโนมัติ ขั้นตอนเหล่านั้นแยกกัน

พึ่งพา SSN ส่วนบุคคลเมื่อ EIN ของธุรกิจเหมาะสมกว่า

sole proprietor บางรายอาจเริ่มด้วย SSN แต่ EIN สามารถช่วยแยกเรื่องธุรกิจกับเรื่องส่วนบุคคลออกจากกันได้ และอาจจำเป็นเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น

หลังจากได้รับเลขแล้วต้องทำอะไรต่อ?

การได้รับเลขประจำตัวผู้เสียภาษีเป็นเพียงจุดเริ่มต้น หลังจากได้รับแล้ว คุณควร:

• เก็บหนังสือยืนยันไว้กับเอกสารจัดตั้งบริษัท
• ใช้เลขนี้ในการเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• แจ้งให้ผู้ให้บริการ payroll และผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีทราบตามความจำเป็น
• ลงทะเบียนบัญชีภาษีระดับรัฐหากกิจกรรมของธุรกิจต้องทำเช่นนั้น
• ทำให้การยื่นภาษีทั้งหมดสอดคล้องกับชื่อนิติบุคคลตามกฎหมายและ EIN

หากคุณกำลังก่อตั้งธุรกิจ นี่เป็นช่วงเวลาที่ดีในการทบทวนเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนดอื่นๆ เช่น annual reports, ใบอนุญาต, บริการ registered agent และการจัดเตรียมบัญชีธนาคารธุรกิจ

Zenind ช่วยเจ้าของธุรกิจใหม่ได้อย่างไร

สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังสร้างบริษัทของตนเอง ขั้นตอนด้านภาษีจะง่ายขึ้นเมื่อกระบวนการจัดตั้งเริ่มต้นอย่างเป็นระบบ Zenind ช่วยผู้ประกอบการจัดตั้ง LLC และ corporation ในสหรัฐอเมริกาด้วยเวิร์กโฟลว์ที่เป็นระบบซึ่งรองรับขั้นตอนถัดไปด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางธุรกิจ

การเริ่มต้นด้วยนิติบุคคลที่จัดตั้งอย่างถูกต้องช่วยลดโอกาสที่ข้อมูลจะไม่ตรงกันเมื่อคุณยื่นขอ EIN ลงทะเบียนภาษีของรัฐ หรือเปิดบัญชีการเงิน ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่ที่ต้องการเส้นทางที่ชัดเจนจากการจัดตั้งไปสู่การดำเนินงาน

คำถามที่พบบ่อย

ต้องใช้เวลานานเท่าใดกว่าจะได้เลขประจำตัวผู้เสียภาษี?

EIN มักจะได้รับได้อย่างรวดเร็วเมื่อผู้สมัครสามารถใช้การยื่นออนไลน์ของ IRS ได้ ส่วนเลขประจำตัวภาษีระดับรัฐอาจใช้เวลานานกว่า ขึ้นอยู่กับรัฐและประเภทของการลงทะเบียน

การขอ EIN มีค่าธรรมเนียมหรือไม่?

IRS ไม่คิดค่าธรรมเนียมในการขอ EIN โปรดระวังบริการจากบุคคลที่สามที่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมการยื่นที่ไม่จำเป็น

sole proprietor ขอ EIN ได้หรือไม่?

ได้ sole proprietor สามารถยื่นขอ EIN ได้ และหลายรายก็ทำเช่นนั้นเพื่อแยกบัญชีธนาคารธุรกิจและบันทึกภาษีออกจากข้อมูลส่วนบุคคล

ต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีก่อนเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจหรือไม่?

ในหลายกรณีใช่ ธนาคารมักต้องการ EIN สำหรับนิติบุคคล เช่น LLC และ corporation อย่างไรก็ตาม sole proprietor บางรายอาจเปิดบัญชีโดยใช้ SSN ได้ แต่ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละธนาคาร

ผู้ไม่มีถิ่นพำนักในสหรัฐอเมริกาสามารถขอ EIN ได้หรือไม่?

ได้ ผู้ไม่มีถิ่นพำนักในสหรัฐอเมริกาสามารถยื่นขอ EIN ได้หากมีธุรกิจที่ต้องใช้เลขนี้ ขั้นตอนการยื่นอาจแตกต่างจากช่องทางออนไลน์มาตรฐาน

เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหนึ่งเลขใช้ได้ทุกรัฐหรือไม่?

ไม่ได้ EIN เป็นเลขระดับรัฐบาลกลาง หากคุณต้องลงทะเบียนภาษีเงินเดือน ภาษีการขาย หรือภาษีระดับรัฐอื่นๆ คุณอาจต้องลงทะเบียนกับรัฐแยกต่างหาก

สรุปท้ายบท

เลขประจำตัวผู้เสียภาษีเป็นส่วนสำคัญของการตั้งธุรกิจให้สอดคล้องกับข้อกำหนดในสหรัฐอเมริกา สำหรับเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ ขั้นตอนหลักของรัฐบาลกลางคือการขอ EIN จากนั้นจึงเพิ่มการลงทะเบียนภาษีระดับรัฐที่จำเป็นตามลักษณะการดำเนินงานของบริษัท

หากคุณดำเนินการตามลำดับที่ถูกต้อง รักษาความสอดคล้องของข้อมูล และเข้าใจว่าบัญชีภาษีใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ คุณจะหลีกเลี่ยงปัญหาการยื่นเอกสารที่พบบ่อยได้มาก และเตรียมพร้อมสำหรับการเติบโตได้ดียิ่งขึ้น