Så får du ett skatte-ID-nummer: EIN, delstatliga skatte-ID och steg för efterlevnad

Ett skatte-ID-nummer är en av de första administrativa uppgifterna många grundare behöver efter att ha valt en bolagsform. I USA kan termen syfta på flera olika identifierare, men de flesta företagsägare letar egentligen efter ett Employer Identification Number (EIN) eller ett delstatligt skattekontonummer.

Det är viktigt att förstå skillnaden. Rätt skatte-ID hjälper dig att öppna ett företagsbankkonto, anställa medarbetare, registrera dig för löne- och omsättningsskatt samt hålla företagets uppgifter i linje med federala och delstatliga krav.

Den här guiden förklarar vad ett skatte-ID-nummer är, när du behöver ett, hur du ansöker om ett EIN, hur delstatliga skatte-ID fungerar och vad du ska göra efter att numret har utfärdats.

Vad är ett skatte-ID-nummer?

Skatte-ID-nummer är en bred term för ett identifikationsnummer som används av IRS eller en delstatlig skattemyndighet för att spåra skatteförpliktelser. Beroende på sammanhang kan det syfta på något av följande:

• Social Security Number (SSN) för de flesta individer i USA
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) för vissa personer som inte är berättigade till ett SSN
• Employer Identification Number (EIN) för företag och andra enheter
• Delstatligt skattekontonummer för skatter som administreras av en delstatlig skattemyndighet

För företagsägare är det vanligaste federala skatte-ID:t EIN. Det utfärdas av IRS och används för att identifiera ett företag för federala skatteändamål.

Vilket skatte-ID-nummer behöver du?

Vilket nummer du behöver beror på vem du är och hur du bedriver verksamheten.

För privatpersoner

Om du deklarerar privat skatt är ditt SSN vanligtvis ditt primära skatte-ID. Om du inte är berättigad till ett SSN men ändå behöver lämna in eller redovisa vissa skatteförpliktelser i USA, kan du behöva ett ITIN.

För företag

Om du startar ett LLC, ett aktiebolag, ett handelsbolag eller en ideell organisation är ett EIN ofta nödvändigt. Även många enskilda firmor skaffar ett för att hålla företagets ekonomi åtskild från den personliga identiteten.

För delstatliga skatteändamål

Om ditt företag tar ut omsättningsskatt, innehåller skatt för löner eller betalar delstatliga företagsskatter kan du också behöva ett delstatligt skatte-ID-nummer. Det utfärdas separat av delstaten, inte av IRS.

När du behöver ett EIN

Ett EIN krävs inte för alla företag, men många bör skaffa ett tidigt. Vanliga skäl inkluderar:

• Bildande av ett aktiebolag eller ett LLC med flera delägare
• Anställning av personal
• Öppning av ett företagsbankkonto
• Inlämning av deklarationer för handelsbolag eller aktiebolag
• Ansökan om vissa företagslicenser eller tillstånd
• Registrering för delstatliga konto för löneskatt eller omsättningsskatt
• Skapa en tydligare separation mellan företagets och dina privata finanser

Även om ditt företag juridiskt sett skulle kunna drivas utan EIN är det ofta ett klokt administrativt steg att skaffa ett.

Så får du ett federalt skatte-ID-nummer i 3 steg

För de flesta företag innebär att få ett federalt skatte-ID-nummer att man ansöker om ett EIN hos IRS.

Steg 1: Kontrollera att företaget är redo

Innan du ansöker bör du säkerställa att du känner till företagets bolagsform och juridiska namn. IRS kommer också att fråga efter en ansvarig part, det vill säga den person som kontrollerar eller leder enheten.

Du bör också känna till:

• Företagets postadress
• Vilken typ av enhet du har bildat
• Anledningen till att du ansöker om ett EIN
• Datumet då företaget startades eller förvärvades
• Om du förväntar dig att anställa personal
• Företagets huvudbransch eller verksamhetsområde

Om ditt företag ännu inte har bildats kan det vara bäst att slutföra bildandet först så att uppgifterna i ansökan stämmer överens med företagets dokumentation.

Steg 2: Samla in information som IRS kommer att begära

EIN-ansökan kräver grundläggande men viktiga uppgifter. Ha följande redo innan du börjar:

• Företagets juridiska namn
• Eventuellt handelsnamn
• Enhetstyp
• Namn och skatteidentifikationsnummer för den ansvariga parten
• Företagets huvudsakliga adress
• Län och delstat där företaget är beläget
• Antal anställda du förväntar dig att anställa
• Orsaken till ansökan, till exempel att starta ett nytt företag eller anställa personal

Noggrannhet är viktigt. Även små avvikelser mellan bildningsdokumenten och EIN-ansökan kan orsaka förseningar eller förvirring längre fram.

Steg 3: Skicka in ansökan till IRS

Det snabbaste sättet att få ett EIN är vanligtvis IRS ansökan online. Många sökande får EIN omedelbart efter att processen har slutförts.

Andra inlämningssätt kan också vara tillgängliga beroende på sökandens plats och situation, inklusive fax eller post. Internationella sökande kan följa en annan process.

När IRS har utfärdat EIN-numret ska du spara bekräftelsen i företagets dokumentation. Du kommer att behöva den för bankärenden, lönehantering och vissa delstatliga registreringar.

Så får du ett delstatligt skatte-ID-nummer

Ett delstatligt skatte-ID-nummer är inte samma sak som ett EIN. Delstater utfärdar dessa nummer för skatter som de administrerar direkt, till exempel omsättningsskatt, källskatt, arbetslöshetsförsäkring eller andra delstatliga företagsskatter.

Processen varierar mellan delstater, men de allmänna stegen är liknande.

1. Identifiera vilka skattekonton du behöver

Inte alla företag behöver registrera sig för alla delstatliga skatter. Dina skyldigheter beror på om du:

• Säljer skattepliktiga varor eller tjänster
• Anställer personal i delstaten
• Bedriver verksamhet i mer än en delstat
• Äger egendom eller har fysisk närvaro där

2. Registrera dig hos delstatens skattemyndighet

De flesta delstater tillåter online-registrering via avdelningen för revenue eller en liknande myndighet. Du behöver vanligtvis ditt EIN, företagsnamn, bildningsuppgifter, adress och information om ägare.

3. Håll registreringsuppgifterna konsekventa

Delstatens konto bör stämma överens med dina federala och företagsrelaterade uppgifter. En tydlig dokumentkedja gör det lättare att hantera skattedeklarationer, bankärenden och förnyelser av licenser senare.

Vanliga misstag att undvika

Att få ett skatte-ID-nummer är vanligtvis enkelt, men några vanliga fel kan orsaka onödiga förseningar.

Ansöka innan företagsuppgifterna är fastställda

Om företagets namn, ansvarig part eller adress fortfarande ändras bör du vänta med att lämna in tills uppgifterna är stabila.

Förväxla EIN med ett delstatligt skatte-ID

Ett EIN är ett federalt nummer som utfärdas av IRS. Ett delstatligt skatte-ID utfärdas av en delstatlig myndighet. Många företag behöver båda.

Använda fel företagsuppgifter

Om din EIN-ansökan inte stämmer överens med bildningsdokumenten kan banken eller delstatliga myndigheter markera avvikelsen.

Anta att en registrering täcker allt

Ett EIN registrerar dig inte automatiskt för omsättningsskatt, löneskatt eller lokala licenser. Dessa steg är separata.

Förlita sig på ett personligt SSN när ett företags-EIN är bättre

Enskilda firmor börjar ibland med ett SSN, men ett EIN kan hjälpa till att hålla privata och företagsrelaterade frågor åtskilda och kan krävas i takt med att företaget växer.

Vad händer efter att du har fått numret?

Att få ditt skatte-ID-nummer är bara början. När du har fått det bör du:

• Spara bekräftelsen tillsammans med bildningsdokumenten
• Använda numret när du öppnar företagsbankkonton
• Dela det med löneleverantörer och skatterådgivare vid behov
• Registrera dig för delstatliga skattekonton om verksamheten kräver det
• Hålla alla skattedeklarationer i linje med det juridiska företagsnamnet och EIN-numret

Om du bildar ett företag är det också ett bra tillfälle att gå igenom andra efterlevnadsfrågor som årsredovisningar, licenser, tjänster för registrerad agent och uppstart av företagsbank.

Så kan Zenind hjälpa nya företagsägare

För grundare som fortfarande bygger sina företag blir steget med skatte-ID enklare när bildningsprocessen är organiserad från början. Zenind hjälper entreprenörer att bilda LLC och aktiebolag i USA med ett strukturerat flöde som stödjer nästa steg i företagets efterlevnad.

Genom att börja med en korrekt bildad enhet minskar du risken för felmatchade uppgifter när du ansöker om ett EIN, registrerar dig för delstatliga skatter eller öppnar finansiella konton. Det är särskilt användbart för förstagångsägare som vill ha en tydlig väg från bildande till drift.

Vanliga frågor

Hur lång tid tar det att få ett skatte-ID-nummer?

Ett EIN kan ofta erhållas snabbt när IRS onlineansökan är tillgänglig för sökanden. Delstatliga skatte-ID:n kan ta längre tid beroende på delstaten och typen av registrering.

Finns det en avgift för att få ett EIN?

IRS tar inte ut någon avgift för att få ett EIN. Var försiktig med tredjeparter som tar ut onödiga avgifter för ansökan.

Kan en enskild firma få ett EIN?

Ja. Enskilda firmor kan ansöka om ett EIN, och många gör det för att skilja företagets bank- och skattedokumentation från personliga uppgifter.

Behöver jag ett skatte-ID-nummer innan jag öppnar ett företagsbankkonto?

I många fall, ja. Banker kräver ofta ett EIN för enheter som LLC och aktiebolag. Vissa enskilda firmor kan öppna konton med ett SSN, men policyn varierar mellan banker.

Kan en person som inte är bosatt i USA få ett EIN?

Ja, personer som inte är bosatta i USA kan ansöka om ett EIN om de har ett företag som behöver ett. Ansökningsprocessen kan skilja sig från den vanliga onlinevägen.

Täcker ett skatte-ID-nummer alla delstater?

Nej. Ett EIN är federalt. Om du behöver registrera dig för delstatlig löneskatt, omsättningsskatt eller andra delstatliga skatter kan du behöva separata delstatliga registreringar.

Avslutande tankar

Ett skatte-ID-nummer är en viktig del av att sätta upp ett regelrätt företag i USA. För de flesta företagsägare är det viktigaste federala steget att skaffa ett EIN och därefter lägga till de delstatliga registreringar som krävs utifrån hur företaget bedriver sin verksamhet.

Om du tar processen i rätt ordning, håller dina uppgifter konsekventa och förstår vilka skattekonton som gäller för ditt företag, undviker du många vanliga inlämningsproblem och blir bättre förberedd för tillväxt.