Πώς να αποκτήσετε αριθμό φορολογικού μητρώου: EIN, πολιτειακά φορολογικά αναγνωριστικά και βήματα συμμόρφωσης

Ένας αριθμός φορολογικού μητρώου είναι ένα από τα πρώτα διοικητικά στοιχεία που χρειάζονται πολλοί ιδρυτές μετά την επιλογή της επιχειρηματικής μορφής. Στις ΗΠΑ, ο όρος μπορεί να αναφέρεται σε περισσότερα από ένα αναγνωριστικά, αλλά οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αναζητούν στην πραγματικότητα έναν Αριθμό Αναγνώρισης Εργοδότη (EIN) ή έναν πολιτειακό αριθμό φορολογικού λογαριασμού.

Η κατανόηση της διαφοράς έχει σημασία. Το σωστό φορολογικό αναγνωριστικό σας βοηθά να ανοίξετε επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό, να προσλάβετε εργαζομένους, να εγγραφείτε για μισθοδοσία και φόρο πωλήσεων και να διατηρήσετε τα αρχεία της εταιρείας σας ευθυγραμμισμένα με τις ομοσπονδιακές και πολιτειακές απαιτήσεις.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι ένας αριθμός φορολογικού μητρώου, πότε τον χρειάζεστε, πώς να υποβάλετε αίτηση για EIN, πώς λειτουργούν τα πολιτειακά φορολογικά αναγνωριστικά και τι πρέπει να κάνετε αφού εκδοθεί ο αριθμός σας.

Τι είναι ένας αριθμός φορολογικού μητρώου;

Ο αριθμός φορολογικού μητρώου είναι ένας ευρύς όρος για έναν αριθμό αναγνώρισης που χρησιμοποιείται από την IRS ή από μια πολιτειακή φορολογική αρχή για την παρακολούθηση των φορολογικών υποχρεώσεων. Ανάλογα με το πλαίσιο, μπορεί να σημαίνει ένα από τα εξής:

• Αριθμός Κοινωνικής Ασφάλισης (SSN) για τους περισσότερους ιδιώτες στις ΗΠΑ
• Ατομικός Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (ITIN) για ορισμένα άτομα που δεν είναι επιλέξιμα για SSN
• Αριθμός Αναγνώρισης Εργοδότη (EIN) για επιχειρήσεις και άλλες οντότητες
• Πολιτειακός αριθμός φορολογικού λογαριασμού για φόρους που διαχειρίζεται ένα πολιτειακό φορολογικό τμήμα

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, το πιο συνηθισμένο ομοσπονδιακό φορολογικό αναγνωριστικό είναι το EIN. Εκδίδεται από την IRS και χρησιμοποιείται για την ταυτοποίηση μιας επιχείρησης για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς.

Ποιον αριθμό φορολογικού μητρώου χρειάζεστε;

Ο αριθμός που χρειάζεστε εξαρτάται από το ποιοι είστε και από τον τρόπο λειτουργίας σας.

Για ιδιώτες

Αν υποβάλλετε προσωπικές φορολογικές δηλώσεις, ο SSN σας είναι συνήθως το κύριο φορολογικό σας αναγνωριστικό. Αν δεν δικαιούστε SSN αλλά εξακολουθείτε να πρέπει να υποβάλετε ή να αναφέρετε ορισμένες φορολογικές υποχρεώσεις στις ΗΠΑ, μπορεί να χρειάζεστε ITIN.

Για επιχειρήσεις

Αν ξεκινάτε μια LLC, εταιρεία, εταιρική σχέση ή μη κερδοσκοπικό οργανισμό, ένα EIN είναι συχνά απαραίτητο. Ακόμη και πολλοί ατομικοί επιχειρηματίες το αποκτούν για να διατηρούν τα οικονομικά της επιχείρησής τους ξεχωριστά από την προσωπική τους ταυτότητα.

Για πολιτειακούς φορολογικούς σκοπούς

Αν η εταιρεία σας εισπράττει φόρο πωλήσεων, παρακρατεί φόρους μισθοδοσίας ή πληρώνει φόρους επιχειρήσεων σε πολιτειακό επίπεδο, μπορεί επίσης να χρειάζεστε πολιτειακό αριθμό φορολογικού μητρώου. Αυτός εκδίδεται ξεχωριστά από την πολιτεία, όχι από την IRS.

Πότε χρειάζεστε EIN

Το EIN δεν απαιτείται για κάθε επιχείρηση, αλλά πολλές επιχειρήσεις θα πρέπει να το αποκτήσουν νωρίς. Συνηθισμένοι λόγοι περιλαμβάνουν:

• Σύσταση εταιρείας ή LLC με περισσότερα από ένα μέλη
• Πρόσληψη εργαζομένων
• Άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• Υποβολή δηλώσεων εταιρικής ή εταιρικής μορφής φορολογίας
• Αίτηση για ορισμένες επιχειρηματικές άδειες ή εγκρίσεις
• Εγγραφή για πολιτειακούς λογαριασμούς μισθοδοσίας ή φόρου πωλήσεων
• Δημιουργία πιο σαφούς διαχωρισμού μεταξύ επαγγελματικών και προσωπικών οικονομικών

Ακόμη και αν η επιχείρησή σας θα μπορούσε νόμιμα να λειτουργήσει χωρίς EIN, η απόκτησή του είναι συχνά μια έξυπνη διοικητική κίνηση.

Πώς να αποκτήσετε ομοσπονδιακό αριθμό φορολογικού μητρώου σε 3 βήματα

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, η απόκτηση ομοσπονδιακού αριθμού φορολογικού μητρώου σημαίνει υποβολή αίτησης για EIN στην IRS.

Βήμα 1: Βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας είναι έτοιμη

Πριν υποβάλετε αίτηση, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε την επιχειρηματική σας μορφή και τη νόμιμη επωνυμία σας. Η IRS θα ζητήσει επίσης τον υπεύθυνο φορέα, δηλαδή το άτομο που ελέγχει ή διαχειρίζεται την οντότητα.

Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε:

• Τη διεύθυνση αλληλογραφίας της επιχείρησης
• Το είδος της οντότητας που συστήσατε
• Τον λόγο για τον οποίο υποβάλλετε αίτηση για EIN
• Την ημερομηνία ίδρυσης ή απόκτησης της επιχείρησης
• Αν αναμένετε να προσλάβετε εργαζομένους
• Τον κύριο κλάδο ή τη δραστηριότητα της επιχείρησης

Αν η εταιρεία σας δεν έχει ακόμη συσταθεί, ίσως θέλετε να ολοκληρώσετε πρώτα τη σύσταση, ώστε οι πληροφορίες στην αίτησή σας να ταιριάζουν με τα εταιρικά σας αρχεία.

Βήμα 2: Συγκεντρώστε τις πληροφορίες που θα ζητήσει η IRS

Η αίτηση για EIN ζητά βασικές αλλά σημαντικές λεπτομέρειες. Έχετε έτοιμα τα εξής πριν ξεκινήσετε:

• Νόμιμη επωνυμία της επιχείρησης
• Εμπορική επωνυμία, αν υπάρχει
• Είδος οντότητας
• Όνομα του υπεύθυνου φορέα και φορολογικός αριθμός ταυτοποίησης
• Κύρια διεύθυνση της επιχείρησης
• Κομητεία και πολιτεία όπου βρίσκεται η επιχείρηση
• Αριθμός εργαζομένων που αναμένετε να προσλάβετε
• Λόγος υποβολής της αίτησης, όπως η έναρξη νέας επιχείρησης ή η πρόσληψη εργαζομένων

Η ακρίβεια έχει σημασία. Ακόμη και μικρές αποκλίσεις μεταξύ των εγγράφων σύστασης και της αίτησής σας για EIN μπορούν να προκαλέσουν καθυστερήσεις ή σύγχυση αργότερα.

Βήμα 3: Υποβάλετε την αίτηση στην IRS

Ο ταχύτερος τρόπος για να αποκτήσετε EIN είναι συνήθως η ηλεκτρονική αίτηση της IRS. Πολλοί αιτούντες λαμβάνουν το EIN αμέσως μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας.

Άλλες μέθοδοι υποβολής μπορεί επίσης να είναι διαθέσιμες ανάλογα με την τοποθεσία και την περίπτωση του αιτούντος, όπως υποβολή με φαξ ή ταχυδρομείο. Οι διεθνείς αιτούντες μπορεί να ακολουθούν διαφορετική διαδικασία.

Αφού η IRS εκδώσει το EIN, φυλάξτε την επιβεβαίωση στα εταιρικά σας αρχεία. Θα τη χρειαστείτε για τραπεζικές συναλλαγές, μισθοδοσία και ορισμένες πολιτειακές εγγραφές.

Πώς να αποκτήσετε πολιτειακό αριθμό φορολογικού μητρώου

Ο πολιτειακός αριθμός φορολογικού μητρώου διαφέρει από το EIN. Οι πολιτείες εκδίδουν αυτούς τους αριθμούς για φόρους που διαχειρίζονται άμεσα, όπως φόρο πωλήσεων, φόρο παρακράτησης, ασφάλιση ανεργίας ή άλλους πολιτειακούς επιχειρηματικούς φόρους.

Η διαδικασία διαφέρει ανά πολιτεία, αλλά τα γενικά βήματα είναι παρόμοια.

1. Προσδιορίστε τους φορολογικούς λογαριασμούς που χρειάζεστε

Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση όλες τις πολιτειακές εγγραφές. Οι υποχρεώσεις σας εξαρτώνται από το αν:

• Πουλάτε φορολογητέα αγαθά ή υπηρεσίες
• Προσλαμβάνετε εργαζομένους στην πολιτεία
• Δραστηριοποιείστε σε περισσότερες από μία πολιτείες
• Κατέχετε περιουσία ή διατηρείτε φυσική παρουσία εκεί

2. Εγγραφείτε στην πολιτειακή φορολογική υπηρεσία

Οι περισσότερες πολιτείες επιτρέπουν ηλεκτρονική εγγραφή μέσω του τμήματος εσόδων ή παρόμοιας υπηρεσίας. Συνήθως θα χρειαστείτε το EIN σας, την επωνυμία της επιχείρησης, τα στοιχεία σύστασης, τη διεύθυνση και πληροφορίες ιδιοκτησίας.

3. Διατηρήστε συνεπή τα στοιχεία εγγραφής

Ο πολιτειακός λογαριασμός θα πρέπει να ταιριάζει με τα ομοσπονδιακά και τα εταιρικά σας αρχεία. Ένα καθαρό ίχνος εγγράφων διευκολύνει τη διαχείριση των φορολογικών δηλώσεων, την έναρξη τραπεζικής συνεργασίας και τις μελλοντικές ανανεώσεις αδειών.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Η απόκτηση αριθμού φορολογικού μητρώου είναι συνήθως απλή, αλλά μερικά συνηθισμένα λάθη μπορούν να προκαλέσουν περιττές καθυστερήσεις.

Υποβολή αίτησης πριν σταθεροποιηθούν τα στοιχεία της εταιρείας

Αν η επωνυμία της οντότητας, ο υπεύθυνος φορέας ή η διεύθυνση της επιχείρησης αλλάζουν ακόμα, περιμένετε μέχρι να σταθεροποιηθούν τα αρχεία σας πριν υποβάλετε αίτηση.

Σύγχυση μεταξύ EIN και πολιτειακού φορολογικού ID

Το EIN είναι ένας ομοσπονδιακός αριθμός που εκδίδεται από την IRS. Το πολιτειακό φορολογικό ID εκδίδεται από πολιτειακή υπηρεσία. Πολλές επιχειρήσεις χρειάζονται και τα δύο.

Χρήση λανθασμένων στοιχείων οντότητας

Αν η αίτησή σας για EIN δεν ταιριάζει με τα έγγραφα σύστασης, η τράπεζα ή οι πολιτειακές αρχές μπορεί να επισημάνουν την ασυμφωνία.

Υπόθεση ότι μία μόνο εγγραφή καλύπτει τα πάντα

Το EIN δεν σας εγγράφει αυτόματα για φόρο πωλήσεων, φόρο μισθοδοσίας ή τοπικές άδειες. Αυτά τα βήματα είναι ξεχωριστά.

Εξάρτηση από προσωπικό SSN ενώ το επιχειρηματικό EIN είναι καλύτερο

Οι ατομικοί επιχειρηματίες μερικές φορές ξεκινούν με SSN, αλλά ένα EIN μπορεί να βοηθήσει να διατηρηθούν τα επιχειρηματικά και προσωπικά θέματα ξεχωριστά και ενδέχεται να απαιτείται καθώς η εταιρεία μεγαλώνει.

Τι συμβαίνει αφού αποκτήσετε τον αριθμό;

Η λήψη του αριθμού φορολογικού μητρώου είναι μόνο η αρχή. Αφού τον αποκτήσετε, θα πρέπει να:

• Αποθηκεύσετε την επιβεβαίωση μαζί με τα έγγραφα σύστασης
• Χρησιμοποιήσετε τον αριθμό όταν ανοίγετε επαγγελματικούς τραπεζικούς λογαριασμούς
• Τον κοινοποιήσετε σε παρόχους μισθοδοσίας και φορολογικούς συμβούλους όταν χρειάζεται
• Εγγραφείτε για πολιτειακούς φορολογικούς λογαριασμούς αν οι δραστηριότητες της επιχείρησής σας το απαιτούν
• Διατηρείτε όλες τις φορολογικές δηλώσεις σύμφωνες με τη νόμιμη επωνυμία της οντότητας και το EIN

Αν συστήνετε μια επιχείρηση, αυτή είναι επίσης καλή στιγμή να εξετάσετε άλλα ζητήματα συμμόρφωσης, όπως ετήσιες εκθέσεις, άδειες, υπηρεσίες εγγεγραμμένου εκπροσώπου και ρύθμιση επαγγελματικής τραπεζικής σχέσης.

Πώς μπορεί η Zenind να βοηθήσει τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Για ιδρυτές που ακόμη χτίζουν τις εταιρείες τους, το βήμα του φορολογικού μητρώου είναι πιο εύκολο όταν η διαδικασία σύστασης είναι οργανωμένη από την αρχή. Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να συστήσουν LLCs και εταιρείες στις ΗΠΑ με μια δομημένη ροή εργασίας που υποστηρίζει τα επόμενα βήματα της επιχειρηματικής συμμόρφωσης.

Ξεκινώντας με μια σωστά συσταθείσα οντότητα, μειώνετε τις πιθανότητες ασυμβατότητας στα αρχεία όταν υποβάλλετε αίτηση για EIN, εγγράφεστε για πολιτειακούς φόρους ή ανοίγετε χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ιδιοκτήτες που ξεκινούν για πρώτη φορά και θέλουν μια καθαρή πορεία από τη σύσταση έως τη λειτουργία.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσος χρόνος χρειάζεται για να αποκτήσετε αριθμό φορολογικού μητρώου;

Ένα EIN μπορεί συχνά να αποκτηθεί γρήγορα όταν η ηλεκτρονική αίτηση της IRS είναι διαθέσιμη στον αιτούντα. Τα πολιτειακά φορολογικά IDs μπορεί να χρειαστούν περισσότερο χρόνο, ανάλογα με την πολιτεία και το είδος της εγγραφής.

Υπάρχει χρέωση για την απόκτηση EIN;

Η IRS δεν χρεώνει τέλος για την απόκτηση EIN. Να είστε προσεκτικοί με υπηρεσίες τρίτων που χρεώνουν περιττά έξοδα υποβολής.

Μπορεί ένας ατομικός επιχειρηματίας να αποκτήσει EIN;

Ναι. Οι ατομικοί επιχειρηματίες μπορούν να υποβάλουν αίτηση για EIN και πολλοί το κάνουν για να διαχωρίσουν τις τραπεζικές και φορολογικές εγγραφές της επιχείρησης από τις προσωπικές πληροφορίες.

Χρειάζομαι αριθμό φορολογικού μητρώου πριν ανοίξω επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό;

Σε πολλές περιπτώσεις, ναι. Οι τράπεζες συχνά απαιτούν EIN για οντότητες όπως LLCs και εταιρείες. Ορισμένοι ατομικοί επιχειρηματίες μπορεί να μπορούν να ανοίξουν λογαριασμούς με SSN, αλλά οι πολιτικές διαφέρουν ανά τράπεζα.

Μπορεί ένας κάτοικος εκτός ΗΠΑ να αποκτήσει EIN;

Ναι, οι κάτοικοι εκτός ΗΠΑ μπορούν να υποβάλουν αίτηση για EIN αν έχουν επιχείρηση που το απαιτεί. Η διαδικασία αίτησης μπορεί να διαφέρει από την τυπική ηλεκτρονική διαδρομή.

Καλύπτει ένας αριθμός φορολογικού μητρώου όλες τις πολιτείες;

Όχι. Το EIN είναι ομοσπονδιακό. Αν χρειάζεται να εγγραφείτε για πολιτειακή μισθοδοσία, φόρο πωλήσεων ή άλλους πολιτειακούς φόρους, μπορεί να χρειάζεστε ξεχωριστές πολιτειακές εγγραφές.

Τελικές σκέψεις

Ένας αριθμός φορολογικού μητρώου είναι βασικό μέρος της δημιουργίας μιας συμμορφούμενης επιχείρησης στις Ηνωμένες Πολιτείες. Για τους περισσότερους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, το κύριο ομοσπονδιακό βήμα είναι η απόκτηση ενός EIN και στη συνέχεια η προσθήκη οποιωνδήποτε απαιτούμενων πολιτειακών εγγραφών ανάλογα με τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας.

Αν προσεγγίσετε τη διαδικασία με τη σωστή σειρά, διατηρήσετε συνεπή τα αρχεία σας και κατανοήσετε ποιοι φορολογικοί λογαριασμοί ισχύουν για την επιχείρησή σας, θα αποφύγετε πολλά συνηθισμένα προβλήματα υποβολής και θα είστε καλύτερα προετοιμασμένοι για ανάπτυξη.