Sådan får du et skatte-ID-nummer: EIN, statslige skatte-ID'er og compliance-trin

Et skatte-ID-nummer er en af de første administrative opgaver, som mange stiftere har brug for, efter at de har valgt en virksomhedsstruktur. I USA kan udtrykket henvise til flere forskellige identifikatorer, men de fleste virksomhedsejere leder egentlig efter et Employer Identification Number (EIN) eller et statsligt skattekontonummer.

Det er vigtigt at forstå forskellen. Det rette skatte-ID hjælper dig med at åbne en erhvervskonto, ansætte medarbejdere, registrere dig til løn- og omsætningsafgift samt holde din virksomheds registreringer i overensstemmelse med føderale og statslige krav.

Denne guide forklarer, hvad et skatte-ID-nummer er, hvornår du har brug for et, hvordan du ansøger om et EIN, hvordan statslige skatte-ID'er fungerer, og hvad du skal gøre, efter at dit nummer er udstedt.

Hvad er et skatte-ID-nummer?

Skatte-ID-nummer er en bred betegnelse for et identifikationsnummer, der bruges af IRS eller en statslig skattemyndighed til at holde styr på skatteforpligtelser. Afhængigt af sammenhængen kan det betyde et af følgende:

• Social Security Number (SSN) for de fleste personer i USA
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) for visse personer, der ikke er berettiget til et SSN
• Employer Identification Number (EIN) for virksomheder og andre enheder
• Statsligt skattekontonummer til skatter, der administreres af en statslig revenue-afdeling

For virksomhedsejere er det mest almindelige føderale skatte-ID EIN. Det udstedes af IRS og bruges til at identificere en virksomhed til føderale skattemæssige formål.

Hvilket skatte-ID-nummer har du brug for?

Det nummer, du har brug for, afhænger af, hvem du er, og hvordan du driver virksomhed.

For privatpersoner

Hvis du indgiver personlig selvangivelse, er dit SSN normalt dit primære skatte-ID. Hvis du ikke er berettiget til et SSN, men stadig skal indgive eller rapportere visse amerikanske skatteforpligtelser, kan du have brug for et ITIN.

For virksomheder

Hvis du starter et LLC, et selskab, et partnerskab eller en nonprofitorganisation, er et EIN ofte nødvendigt. Selv mange enkeltmandsvirksomheder skaffer sig et for at holde virksomhedens økonomi adskilt fra deres personlige identitet.

Til statslige skattemæssige formål

Hvis din virksomhed opkræver omsætningsafgift, indeholder lønskatter eller betaler statslige virksomhedsskatter, kan du også have brug for et statsligt skatte-ID-nummer. Dette udstedes separat af staten, ikke af IRS.

Hvornår du har brug for et EIN

Et EIN er ikke påkrævet for alle virksomheder, men mange virksomheder bør skaffe et tidligt. Almindelige grunde omfatter:

• Stiftelse af et selskab eller et LLC med flere ejere
• Ansættelse af medarbejdere
• Åbning af en erhvervskonto
• Indgivelse af partnerskabs- eller selskabsskatteangivelser
• Ansøgning om visse virksomhedslicenser eller tilladelser
• Registrering til statslige løn- eller omsætningsafgiftskonti
• Skabelse af en klarere adskillelse mellem virksomhedens og dine personlige finanser

Selv hvis din virksomhed lovligt kunne drives uden et EIN, er det ofte et klogt administrativt skridt at få et.

Sådan får du et føderalt skatte-ID-nummer i 3 trin

For de fleste virksomheder betyder det at få et føderalt skatte-ID-nummer, at man ansøger om et EIN hos IRS.

Trin 1: Bekræft, at din virksomhed er klar

Før du ansøger, skal du sikre dig, at du kender din virksomhedsstruktur og det juridiske navn. IRS vil også bede om en ansvarlig part, som er den person, der kontrollerer eller leder enheden.

Du bør også kende:

• Virksomhedens postadresse
• Den type enhed, du har stiftet
• Grunden til, at du ansøger om et EIN
• Datoen, hvor din virksomhed blev startet eller overtaget
• Om du forventer at ansætte medarbejdere
• Virksomhedens primære branche eller aktivitet

Hvis din virksomhed endnu ikke er blevet stiftet, kan det være en fordel at gennemføre stiftelsen først, så oplysningerne på din ansøgning matcher virksomhedens registreringer.

Trin 2: Saml de oplysninger, IRS vil bede om

EIN-ansøgningen spørger om grundlæggende, men vigtige oplysninger. Hav følgende klar, før du går i gang:

• Virksomhedens juridiske navn
• Eventuelt handelsnavn
• Enhedstype
• Navn på ansvarlig part og skatteidentifikationsnummer
• Virksomhedens primære adresse
• Amt og stat, hvor virksomheden er placeret
• Antallet af medarbejdere, du forventer at ansætte
• Årsagen til ansøgningen, for eksempel opstart af en ny virksomhed eller ansættelse af medarbejdere

Nøjagtighed er vigtig. Selv små uoverensstemmelser mellem dine stiftelsesdokumenter og din EIN-ansøgning kan skabe forsinkelser eller forvirring senere.

Trin 3: Indsend ansøgningen til IRS

Den hurtigste måde at få et EIN på er normalt IRS' onlineansøgning. Mange ansøgere modtager EIN'et med det samme efter at have gennemført processen.

Andre indsendelsesmetoder kan også være tilgængelige afhængigt af ansøgerens placering og situation, herunder fax eller post. Internationale ansøgere kan følge en anden proces.

Når IRS har udstedt EIN'et, skal du gemme bekræftelsen i virksomhedens registreringer. Du får brug for den til bankforhold, løn og visse statslige registreringer.

Sådan får du et statsligt skatte-ID-nummer

Et statsligt skatte-ID-nummer er noget andet end et EIN. Stater udsteder disse numre til skatter, de selv administrerer, såsom omsætningsafgift, indeholdelse af lønskat, arbejdsløshedsforsikring eller andre statslige virksomhedsskatter.

Processen varierer fra stat til stat, men de generelle trin er de samme.

1. Identificer de skattekonti, du har brug for

Ikke alle virksomheder har brug for alle statslige skatteregistreringer. Dine forpligtelser afhænger af, om du:

• Sælger afgiftspligtige varer eller tjenester
• Ansætter medarbejdere i staten
• Driver virksomhed i mere end én stat
• Ejer ejendom eller har fysisk tilstedeværelse der

2. Registrer dig hos den statslige skattemyndighed

De fleste stater tillader online registrering via revenue-afdelingen eller en tilsvarende myndighed. Du skal som regel bruge dit EIN, virksomhedsnavn, stiftelsesoplysninger, adresse og ejeroplysninger.

3. Hold registreringsoplysningerne ensartede

Den statslige konto bør matche dine føderale og stiftelsesmæssige registreringer. Et rent spor i dokumentationen gør det lettere at håndtere skatteindberetninger, bankoprettelse og fornyelser af licenser senere.

Almindelige fejl, du bør undgå

Det er som regel ligetil at få et skatte-ID-nummer, men nogle få almindelige fejl kan skabe unødige forsinkelser.

At ansøge, før virksomhedens oplysninger er på plads

Hvis enhedsnavn, ansvarlig part eller virksomhedsadresse stadig ændrer sig, bør du vente med at indgive, til dine oplysninger er stabile.

At forveksle et EIN med et statsligt skatte-ID

Et EIN er et føderalt nummer udstedt af IRS. Et statsligt skatte-ID udstedes af en statslig myndighed. Mange virksomheder har brug for begge dele.

At bruge forkerte enhedsoplysninger

Hvis din EIN-ansøgning ikke matcher dine stiftelsesdokumenter, kan din bank eller statslige myndigheder markere uoverensstemmelsen.

At antage, at én registrering dækker alt

Et EIN registrerer dig ikke automatisk til omsætningsafgift, lønskat eller lokal licensering. De trin er separate.

At bruge et personligt SSN, når et erhvervsmæssigt EIN er bedre

Enkeltmandsvirksomheder starter nogle gange med et SSN, men et EIN kan hjælpe med at holde virksomhed og privatliv adskilt og kan være påkrævet, når virksomheden vokser.

Hvad sker der, efter du har fået nummeret?

At modtage dit skatte-ID-nummer er kun begyndelsen. Når du har fået det, bør du:

• Gemme bekræftelsen sammen med dine stiftelsesdokumenter
• Bruge nummeret, når du åbner erhvervskonti
• Dele det med lønleverandører og skatterådgivere efter behov
• Registrere dig til statslige skattekonti, hvis din virksomheds aktiviteter kræver det
• Sørge for, at alle skatteindberetninger matcher det juridiske enhedsnavn og EIN

Hvis du er ved at stifte en virksomhed, er det også et godt tidspunkt at gennemgå andre compliance-opgaver såsom årsrapporter, licenser, registered agent-tjenester og opsætning af erhvervsbank.

Sådan kan Zenind hjælpe nye virksomhedsejere

For stiftere, der stadig er i gang med at opbygge deres virksomheder, er trinnet med skatte-ID lettere, når stiftelsesprocessen er organiseret fra begyndelsen. Zenind hjælper iværksættere med at stifte LLC'er og selskaber i USA med en struktureret arbejdsgang, der understøtter de næste skridt i virksomhedens compliance.

Ved at starte med en korrekt stiftet enhed reducerer du risikoen for uoverensstemmende registreringer, når du ansøger om et EIN, registrerer dig til statslige skatter eller åbner finansielle konti. Det er især nyttigt for førstegangsejere, der ønsker en klar vej fra stiftelse til drift.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at få et skatte-ID-nummer?

Et EIN kan ofte opnås hurtigt, når IRS' onlineansøgning er tilgængelig for ansøgeren. Statslige skatte-ID'er kan tage længere tid, afhængigt af staten og typen af registrering.

Er der et gebyr for at få et EIN?

IRS opkræver ikke gebyr for at få et EIN. Vær opmærksom på tredjepartstjenester, der opkræver unødvendige gebyrer for indsendelsen.

Kan en enkeltmandsvirksomhed få et EIN?

Ja. Enkeltmandsvirksomheder kan ansøge om et EIN, og mange gør det for at adskille virksomhedens bank- og skatteregistreringer fra personlige oplysninger.

Har jeg brug for et skatte-ID-nummer, før jeg åbner en erhvervskonto?

I mange tilfælde ja. Banker kræver ofte et EIN for enheder såsom LLC'er og selskaber. Nogle enkeltmandsvirksomheder kan muligvis åbne konti med et SSN, men politikkerne varierer fra bank til bank.

Kan en person bosat uden for USA få et EIN?

Ja, personer uden for USA kan ansøge om et EIN, hvis de har en virksomhed, der kræver det. Ansøgningsprocessen kan være anderledes end den almindelige onlineproces.

Dækker ét skatte-ID-nummer alle stater?

Nej. Et EIN er føderalt. Hvis du skal registrere dig til statslig løn, omsætningsafgift eller andre statslige skatter, kan du have brug for separate statslige registreringer.

Afsluttende tanker

Et skatte-ID-nummer er en central del af at etablere en compliant virksomhed i USA. For de fleste virksomhedsejere er det vigtigste føderale skridt at få et EIN og derefter tilføje eventuelle nødvendige statslige skatteregistreringer baseret på, hvordan virksomheden drives.

Hvis du griber processen an i den rigtige rækkefølge, holder dine registreringer ensartede og forstår, hvilke skattekonti der gælder for din virksomhed, kan du undgå mange almindelige indberetningsproblemer og være bedre forberedt på vækst.