Cách lấy mã số thuế: EIN, mã số thuế cấp bang và các bước tuân thủ

Mã số thuế là một trong những thủ tục hành chính đầu tiên mà nhiều nhà sáng lập cần xử lý sau khi lựa chọn loại hình doanh nghiệp. Tại Hoa Kỳ, thuật ngữ này có thể chỉ nhiều loại mã định danh khác nhau, nhưng phần lớn chủ doanh nghiệp thực sự đang tìm kiếm Mã số Nhận dạng Chủ sử dụng lao động (EIN) hoặc mã số tài khoản thuế cấp bang.

Hiểu rõ sự khác biệt là rất quan trọng. Mã số thuế phù hợp sẽ giúp bạn mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, tuyển dụng nhân viên, đăng ký thuế tiền lương và thuế bán hàng, đồng thời giữ hồ sơ công ty phù hợp với các yêu cầu của liên bang và tiểu bang.

Hướng dẫn này giải thích mã số thuế là gì, khi nào bạn cần, cách nộp đơn xin EIN, cách mã số thuế cấp bang hoạt động và cần làm gì sau khi mã số của bạn được cấp.

Mã số thuế là gì?

Mã số thuế là một thuật ngữ chung cho mã định danh do IRS hoặc cơ quan thuế của bang sử dụng để theo dõi nghĩa vụ thuế. Tùy theo ngữ cảnh, nó có thể là một trong những loại sau:

• Số An sinh Xã hội (SSN) đối với phần lớn cá nhân tại Hoa Kỳ
• Mã số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN) đối với một số cá nhân không đủ điều kiện nhận SSN
• Mã số Nhận dạng Chủ sử dụng lao động (EIN) dành cho doanh nghiệp và các thực thể khác
• Mã số tài khoản thuế cấp bang cho các loại thuế do cơ quan doanh thu của bang quản lý

Đối với chủ doanh nghiệp, mã số thuế liên bang phổ biến nhất là EIN. Mã này do IRS cấp và được dùng để định danh doanh nghiệp cho mục đích thuế liên bang.

Bạn cần loại mã số thuế nào?

Loại mã bạn cần phụ thuộc vào bạn là ai và cách bạn vận hành.

Đối với cá nhân

Nếu bạn đang khai thuế cá nhân, SSN thường là mã số thuế chính của bạn. Nếu bạn không đủ điều kiện nhận SSN nhưng vẫn cần khai báo hoặc báo cáo một số nghĩa vụ thuế tại Hoa Kỳ, bạn có thể cần ITIN.

Đối với doanh nghiệp

Nếu bạn đang thành lập LLC, công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc tổ chức phi lợi nhuận, EIN thường là cần thiết. Ngay cả nhiều hộ kinh doanh cá thể cũng xin EIN để tách bạch tài chính doanh nghiệp khỏi thông tin cá nhân.

Đối với mục đích thuế cấp bang

Nếu công ty của bạn thu thuế bán hàng, khấu trừ thuế tiền lương hoặc nộp các loại thuế doanh nghiệp cấp bang, bạn cũng có thể cần mã số thuế cấp bang. Mã này do bang cấp riêng, không phải do IRS cấp.

Khi nào bạn cần EIN

EIN không bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, nhưng nhiều doanh nghiệp nên xin sớm. Các lý do phổ biến gồm:

• Thành lập công ty cổ phần hoặc LLC nhiều thành viên
• Tuyển dụng nhân viên
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Nộp tờ khai thuế cho công ty hợp danh hoặc công ty cổ phần
• Xin một số giấy phép hoặc giấy phép kinh doanh nhất định
• Đăng ký tài khoản thuế tiền lương hoặc thuế bán hàng cấp bang
• Tạo sự tách bạch rõ ràng hơn giữa tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân

Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động hợp pháp mà không cần EIN, việc có EIN thường vẫn là một bước hành chính hợp lý.

Cách lấy mã số thuế liên bang trong 3 bước

Đối với hầu hết doanh nghiệp, việc lấy mã số thuế liên bang có nghĩa là nộp đơn xin EIN với IRS.

Bước 1: Xác nhận doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng

Trước khi nộp đơn, hãy chắc chắn rằng bạn đã biết rõ loại hình doanh nghiệp và tên pháp lý của mình. IRS cũng sẽ yêu cầu thông tin về bên chịu trách nhiệm, tức là người kiểm soát hoặc quản lý thực thể đó.

Bạn cũng nên biết:

• Địa chỉ nhận thư của doanh nghiệp
• Loại thực thể bạn đã thành lập
• Lý do bạn nộp đơn xin EIN
• Ngày doanh nghiệp của bạn được thành lập hoặc mua lại
• Bạn có dự định tuyển nhân viên hay không
• Ngành hoặc hoạt động chính của doanh nghiệp

Nếu công ty của bạn chưa được thành lập, bạn có thể nên hoàn tất việc thành lập trước để thông tin trên đơn khớp với hồ sơ công ty.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin mà IRS sẽ yêu cầu

Đơn xin EIN yêu cầu các thông tin cơ bản nhưng quan trọng. Hãy chuẩn bị sẵn những thông tin sau trước khi bắt đầu:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Tên thương mại, nếu có
• Loại thực thể
• Tên bên chịu trách nhiệm và mã số định danh người nộp thuế
• Địa chỉ kinh doanh chính
• Quận và bang nơi doanh nghiệp đặt trụ sở
• Số lượng nhân viên dự kiến tuyển dụng
• Lý do nộp đơn, chẳng hạn như bắt đầu doanh nghiệp mới hoặc tuyển dụng lao động

Tính chính xác rất quan trọng. Ngay cả những sai khác nhỏ giữa hồ sơ thành lập và đơn xin EIN cũng có thể gây chậm trễ hoặc nhầm lẫn về sau.

Bước 3: Nộp đơn cho IRS

Cách nhanh nhất để nhận EIN thường là nộp đơn trực tuyến của IRS. Nhiều người nộp đơn nhận được EIN ngay sau khi hoàn tất quy trình.

Các phương thức nộp khác cũng có thể được áp dụng tùy theo vị trí và tình huống của người nộp, bao gồm nộp qua fax hoặc thư. Người nộp đơn ở nước ngoài có thể tuân theo quy trình khác.

Sau khi IRS cấp EIN, hãy lưu thông báo xác nhận vào hồ sơ doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ cần nó cho ngân hàng, tiền lương và một số đăng ký cấp bang.

Cách lấy mã số thuế cấp bang

Mã số thuế cấp bang khác với EIN. Các bang cấp những mã này cho các loại thuế do họ trực tiếp quản lý, chẳng hạn như thuế bán hàng, thuế khấu trừ, bảo hiểm thất nghiệp hoặc các loại thuế doanh nghiệp cấp bang khác.

Quy trình khác nhau theo từng bang, nhưng các bước chung khá tương tự.

1. Xác định các tài khoản thuế bạn cần

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đăng ký mọi loại thuế cấp bang. Nghĩa vụ của bạn phụ thuộc vào việc bạn có:

• Bán hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế
• Tuyển nhân viên tại bang đó
• Hoạt động tại nhiều hơn một bang
• Sở hữu tài sản hoặc duy trì sự hiện diện vật lý tại đó

2. Đăng ký với cơ quan thuế của bang

Hầu hết các bang cho phép đăng ký trực tuyến thông qua sở doanh thu hoặc cơ quan tương tự. Thông thường bạn sẽ cần EIN, tên doanh nghiệp, thông tin thành lập, địa chỉ và thông tin sở hữu.

3. Giữ thông tin đăng ký nhất quán

Tài khoản cấp bang nên khớp với hồ sơ liên bang và hồ sơ thành lập của bạn. Một chuỗi hồ sơ rõ ràng sẽ giúp việc nộp tờ khai thuế, thiết lập tài khoản ngân hàng và gia hạn giấy phép sau này dễ dàng hơn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Việc lấy mã số thuế thường khá đơn giản, nhưng một vài lỗi phổ biến có thể gây chậm trễ không đáng có.

Nộp đơn khi thông tin công ty chưa ổn định

Nếu tên thực thể, bên chịu trách nhiệm hoặc địa chỉ doanh nghiệp của bạn vẫn còn thay đổi, hãy đợi cho đến khi hồ sơ ổn định rồi mới nộp.

Nhầm lẫn giữa EIN và mã số thuế cấp bang

EIN là mã liên bang do IRS cấp. Mã số thuế cấp bang do cơ quan của bang cấp. Nhiều doanh nghiệp cần cả hai.

Dùng sai thông tin thực thể

Nếu đơn xin EIN không khớp với hồ sơ thành lập, ngân hàng hoặc cơ quan bang có thể đánh dấu sự không nhất quán.

Cho rằng một lần nộp là đủ cho mọi thứ

EIN không tự động đăng ký cho bạn thuế bán hàng, thuế tiền lương hay giấy phép địa phương. Những bước đó là riêng biệt.

Dùng SSN cá nhân khi EIN doanh nghiệp sẽ phù hợp hơn

Hộ kinh doanh cá thể đôi khi bắt đầu bằng SSN, nhưng EIN có thể giúp tách biệt công việc kinh doanh với thông tin cá nhân và có thể trở thành yêu cầu khi doanh nghiệp phát triển.

Điều gì xảy ra sau khi bạn nhận được mã số?

Việc nhận mã số thuế chỉ là bước đầu. Sau khi có mã số, bạn nên:

• Lưu thông báo xác nhận cùng hồ sơ thành lập
• Sử dụng mã số khi mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Chia sẻ với đơn vị trả lương và chuyên gia thuế khi cần
• Đăng ký các tài khoản thuế cấp bang nếu hoạt động kinh doanh của bạn yêu cầu
• Đảm bảo mọi hồ sơ thuế đều nhất quán với tên pháp lý và EIN của thực thể

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp, đây cũng là thời điểm tốt để xem xét các hạng mục tuân thủ khác như báo cáo thường niên, giấy phép, dịch vụ đại diện đăng ký và thiết lập ngân hàng doanh nghiệp.

Zenind có thể hỗ trợ chủ doanh nghiệp mới như thế nào

Đối với các nhà sáng lập vẫn đang xây dựng công ty, bước xin mã số thuế sẽ dễ hơn khi quy trình thành lập được tổ chức ngay từ đầu. Zenind giúp các doanh nhân thành lập LLC và công ty cổ phần tại Hoa Kỳ với một quy trình có cấu trúc, hỗ trợ các bước tiếp theo trong tuân thủ doanh nghiệp.

Bắt đầu với một thực thể được thành lập đúng cách sẽ giúp giảm nguy cơ hồ sơ không khớp khi xin EIN, đăng ký thuế cấp bang hoặc mở tài khoản tài chính. Điều này đặc biệt hữu ích đối với những chủ sở hữu lần đầu muốn có một lộ trình rõ ràng từ thành lập đến vận hành.

Câu hỏi thường gặp

Mất bao lâu để lấy được mã số thuế?

EIN thường có thể được cấp nhanh khi người nộp đủ điều kiện sử dụng đơn trực tuyến của IRS. Mã số thuế cấp bang có thể mất nhiều thời gian hơn, tùy theo từng bang và loại đăng ký.

Có mất phí để lấy EIN không?

IRS không thu phí để cấp EIN. Hãy cẩn trọng với các dịch vụ bên thứ ba tính phí nộp hồ sơ không cần thiết.

Hộ kinh doanh cá thể có thể lấy EIN không?

Có. Hộ kinh doanh cá thể có thể xin EIN, và nhiều người làm vậy để tách biệt tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và hồ sơ thuế khỏi thông tin cá nhân.

Tôi có cần mã số thuế trước khi mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp không?

Trong nhiều trường hợp, có. Ngân hàng thường yêu cầu EIN đối với các thực thể như LLC và công ty cổ phần. Một số hộ kinh doanh cá thể có thể mở tài khoản bằng SSN, nhưng chính sách khác nhau tùy ngân hàng.

Người không cư trú tại Hoa Kỳ có thể xin EIN không?

Có, người không cư trú tại Hoa Kỳ có thể xin EIN nếu họ có doanh nghiệp cần mã này. Quy trình đăng ký có thể khác so với đường nộp trực tuyến tiêu chuẩn.

Một mã số thuế có dùng cho mọi bang không?

Không. EIN là mã liên bang. Nếu bạn cần đăng ký thuế tiền lương, thuế bán hàng hoặc các loại thuế cấp bang khác, bạn có thể cần các đăng ký cấp bang riêng biệt.

Kết luận

Mã số thuế là một phần quan trọng trong việc thiết lập một doanh nghiệp tuân thủ tại Hoa Kỳ. Đối với hầu hết chủ doanh nghiệp, bước liên bang chính là lấy EIN, sau đó bổ sung các đăng ký thuế cấp bang cần thiết tùy theo cách công ty hoạt động.

Nếu bạn thực hiện đúng trình tự, giữ hồ sơ nhất quán và hiểu rõ những tài khoản thuế nào áp dụng cho doanh nghiệp của mình, bạn sẽ tránh được nhiều vấn đề nộp hồ sơ phổ biến và sẵn sàng hơn cho tăng trưởng.