Come ottenere un numero di identificazione fiscale: EIN, ID fiscali statali e passaggi di conformità

Un numero di identificazione fiscale è uno dei primi aspetti amministrativi di cui molti fondatori hanno bisogno dopo aver scelto una struttura aziendale. Negli Stati Uniti, il termine può riferirsi a diversi identificativi, ma la maggior parte dei titolari di impresa sta in realtà cercando un Employer Identification Number (EIN) o un numero di conto fiscale statale.

Capire la differenza è importante. Il giusto identificativo fiscale ti aiuta ad aprire un conto bancario aziendale, assumere dipendenti, registrarti per il payroll e l'imposta sulle vendite, e mantenere la documentazione della tua società allineata con i requisiti federali e statali.

Questa guida spiega che cos'è un numero di identificazione fiscale, quando ne hai bisogno, come richiedere un EIN, come funzionano gli ID fiscali statali e cosa fare dopo l'emissione del numero.

Che cos'è un numero di identificazione fiscale?

Numero di identificazione fiscale è un termine generico per indicare un numero usato dall'IRS o da un'autorità fiscale statale per tracciare gli obblighi fiscali. A seconda del contesto, può significare uno dei seguenti:

• Social Security Number (SSN) per la maggior parte delle persone negli Stati Uniti
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) per alcune persone che non hanno diritto a un SSN
• Employer Identification Number (EIN) per imprese e altri enti
• Numero di conto fiscale statale per le imposte gestite da un dipartimento delle entrate statale

Per i titolari di impresa, il numero di identificazione fiscale federale più comune è l'EIN. Viene emesso dall'IRS ed è usato per identificare un'attività ai fini fiscali federali.

Di quale numero di identificazione fiscale hai bisogno?

Il numero di cui hai bisogno dipende da chi sei e da come operi.

Per le persone fisiche

Se stai presentando la dichiarazione dei redditi personale, il tuo SSN è di solito il tuo principale numero fiscale. Se non hai diritto a un SSN ma devi comunque presentare o dichiarare determinati obblighi fiscali negli Stati Uniti, potresti aver bisogno di un ITIN.

Per le imprese

Se stai avviando una LLC, una corporation, una partnership o una nonprofit, spesso è necessario un EIN. Anche molti sole proprietor lo ottengono per tenere separate le finanze aziendali dalla propria identità personale.

Per finalità fiscali statali

Se la tua azienda riscuote l'imposta sulle vendite, trattiene le imposte sul payroll o paga imposte aziendali a livello statale, potresti aver bisogno anche di un numero di identificazione fiscale statale. Questo viene emesso separatamente dallo stato, non dall'IRS.

Quando serve un EIN

Un EIN non è richiesto per ogni impresa, ma molte aziende dovrebbero ottenerlo presto. I motivi più comuni includono:

• Costituire una corporation o una LLC con più soci
• Assumere dipendenti
• Aprire un conto bancario aziendale
• Presentare dichiarazioni fiscali di partnership o corporate
• Richiedere determinate licenze o autorizzazioni commerciali
• Registrarsi per conti statali di payroll o imposta sulle vendite
• Creare una separazione più chiara tra finanze aziendali e personali

Anche se la tua attività potrebbe operare legalmente senza EIN, ottenerlo è spesso una scelta amministrativa prudente.

Come ottenere un numero di identificazione fiscale federale in 3 passaggi

Per la maggior parte delle imprese, ottenere un numero di identificazione fiscale federale significa richiedere un EIN all'IRS.

Passaggio 1: Verifica che la tua impresa sia pronta

Prima di presentare la domanda, assicurati di conoscere la struttura aziendale e il nome legale. L'IRS ti chiederà anche un responsabile, cioè la persona che controlla o gestisce l'ente.

Dovresti inoltre conoscere:

• L'indirizzo postale dell'attività
• Il tipo di ente costituito
• Il motivo per cui stai richiedendo un EIN
• La data in cui l'attività è stata avviata o acquisita
• Se prevedi di assumere dipendenti
• Il settore o l'attività principale dell'impresa

Se la tua società non è ancora stata costituita, potresti voler completare prima la formazione così che le informazioni sulla domanda corrispondano ai documenti societari.

Passaggio 2: Raccogli le informazioni richieste dall'IRS

La domanda per l'EIN richiede dati essenziali ma importanti. Tieni pronti i seguenti elementi prima di iniziare:

• Nome legale dell'impresa
• Nome commerciale, se presente
• Tipo di ente
• Nome del responsabile e relativo numero di identificazione fiscale
• Indirizzo principale dell'attività
• Contea e stato in cui si trova l'azienda
• Numero di dipendenti che prevedi di assumere
• Motivo della richiesta, come l'avvio di una nuova impresa o l'assunzione di lavoratori

L'accuratezza è importante. Anche piccoli disallineamenti tra i documenti di costituzione e la domanda per l'EIN possono creare ritardi o confusione in seguito.

Passaggio 3: Invia la domanda all'IRS

Il modo più rapido per ottenere un EIN è di solito la domanda online dell'IRS. Molti richiedenti ricevono l'EIN immediatamente dopo aver completato la procedura.

Possono essere disponibili anche altri metodi di presentazione, a seconda della località e della situazione del richiedente, tra cui invio via fax o per posta. I richiedenti internazionali possono seguire una procedura diversa.

Dopo che l'IRS ha emesso l'EIN, conserva il documento di conferma nei registri aziendali. Ti servirà per il banking, il payroll e alcune registrazioni statali.

Come ottenere un numero di identificazione fiscale statale

Un numero di identificazione fiscale statale è diverso da un EIN. Gli stati emettono questi numeri per le imposte che amministrano direttamente, come l'imposta sulle vendite, la ritenuta sul payroll, l'assicurazione contro la disoccupazione o altre imposte aziendali statali.

La procedura varia da stato a stato, ma i passaggi generali sono simili.

1. Individua i conti fiscali di cui hai bisogno

Non tutte le imprese devono registrarsi per tutte le imposte statali. I tuoi obblighi dipendono dal fatto che tu:

• Vendi beni o servizi soggetti a imposta
• Assumi dipendenti nello stato
• Operi in più di uno stato
• Possiedi beni o mantieni una presenza fisica lì

2. Registrati presso l'agenzia fiscale statale

La maggior parte degli stati consente la registrazione online tramite il department of revenue o un ente simile. Di solito ti serviranno l'EIN, il nome dell'impresa, i dati di costituzione, l'indirizzo e le informazioni sulla proprietà.

3. Mantieni coerenti i dati di registrazione

Il conto statale dovrebbe corrispondere ai tuoi dati federali e ai documenti di costituzione. Una tracciabilità ordinata rende più semplice gestire in seguito dichiarazioni fiscali, apertura di conti bancari e rinnovi di licenze.

Errori comuni da evitare

Ottenere un numero di identificazione fiscale è di solito semplice, ma alcuni errori comuni possono causare ritardi evitabili.

Presentare la domanda prima che i dati societari siano definitivi

Se il nome dell'ente, il responsabile o l'indirizzo dell'attività stanno ancora cambiando, attendi che i dati siano stabili prima di presentare la domanda.

Confondere un EIN con un ID fiscale statale

Un EIN è un numero federale emesso dall'IRS. Un ID fiscale statale è emesso da un'agenzia statale. Molte imprese hanno bisogno di entrambi.

Usare dati dell'ente non corretti

Se la domanda per l'EIN non corrisponde ai documenti di costituzione, la banca o le agenzie statali potrebbero segnalare la discrepanza.

Pensare che un solo modulo copra tutto

Un EIN non ti registra automaticamente per l'imposta sulle vendite, le imposte sul payroll o le licenze locali. Questi passaggi sono separati.

Affidarsi a un SSN personale quando un EIN aziendale è preferibile

I sole proprietor a volte iniziano con un SSN, ma un EIN può aiutare a mantenere separate le questioni aziendali da quelle personali e può diventare necessario man mano che l'impresa cresce.

Cosa succede dopo aver ottenuto il numero?

Ricevere il tuo numero di identificazione fiscale è solo l'inizio. Dopo averlo ottenuto, dovresti:

• Conservare il documento di conferma insieme ai registri di costituzione
• Usare il numero quando apri conti bancari aziendali
• Condividerlo con i fornitori di payroll e i professionisti fiscali quando necessario
• Registrarti per i conti fiscali statali se le attività della tua impresa lo richiedono
• Mantenere tutte le dichiarazioni fiscali coerenti con il nome legale dell'ente e l'EIN

Se stai costituendo un'impresa, questo è anche un buon momento per rivedere altri aspetti di conformità come annual reports, licenze, servizi di registered agent e configurazione del banking aziendale.

Come Zenind può aiutare i nuovi titolari di impresa

Per i fondatori che stanno ancora costruendo la propria società, il passaggio relativo al numero di identificazione fiscale è più semplice quando il processo di costituzione è organizzato fin dall'inizio. Zenind aiuta gli imprenditori a costituire LLC e corporation negli Stati Uniti con un flusso di lavoro strutturato che supporta i passaggi successivi della conformità aziendale.

Partendo da un ente correttamente costituito, riduci la possibilità di avere registri non corrispondenti quando richiedi un EIN, ti registri per le imposte statali o apri conti finanziari. Questo è particolarmente utile per i titolari alla prima esperienza che desiderano un percorso chiaro dalla costituzione all'operatività.

Domande frequenti

Quanto tempo serve per ottenere un numero di identificazione fiscale?

Un EIN può spesso essere ottenuto rapidamente quando la domanda online dell'IRS è disponibile per il richiedente. Gli ID fiscali statali possono richiedere più tempo, a seconda dello stato e del tipo di registrazione.

C'è una tariffa per ottenere un EIN?

L'IRS non addebita alcun costo per ottenere un EIN. Fai attenzione ai servizi di terze parti che applicano tariffe inutili per la presentazione.

Un sole proprietor può ottenere un EIN?

Sì. I sole proprietor possono richiedere un EIN, e molti lo fanno per separare il banking e i registri fiscali aziendali dalle informazioni personali.

Mi serve un numero di identificazione fiscale prima di aprire un conto bancario aziendale?

In molti casi, sì. Le banche spesso richiedono un EIN per enti come LLC e corporation. Alcuni sole proprietor possono aprire conti con un SSN, ma le politiche variano da banca a banca.

Un non residente negli Stati Uniti può ottenere un EIN?

Sì, i non residenti negli Stati Uniti possono richiedere un EIN se hanno un'attività che ne ha bisogno. La procedura di richiesta può differire dal normale percorso online.

Un solo numero di identificazione fiscale copre tutti gli stati?

No. Un EIN è federale. Se devi registrarti per payroll statale, imposta sulle vendite o altre imposte statali, potresti aver bisogno di registrazioni statali separate.

Considerazioni finali

Un numero di identificazione fiscale è una parte fondamentale per avviare un'attività conforme negli Stati Uniti. Per la maggior parte dei titolari di impresa, il principale passaggio federale è ottenere un EIN e poi aggiungere eventuali registrazioni fiscali statali richieste in base al modo in cui l'azienda opera.

Se affronti il processo nell'ordine giusto, mantieni coerenti i tuoi registri e capisci quali conti fiscali si applicano alla tua attività, eviterai molti problemi comuni di presentazione e sarai meglio preparato per crescere.