Como obter um número de identificação fiscal: EIN, IDs fiscais estaduais e etapas de conformidade

Um número de identificação fiscal é um dos primeiros itens administrativos de que muitos fundadores precisam depois de escolher uma estrutura empresarial. Nos Estados Unidos, o termo pode se referir a vários identificadores, mas a maioria dos proprietários de empresas está, na verdade, buscando um Employer Identification Number (EIN) ou um número de conta fiscal estadual.

Entender a diferença é importante. O número de identificação fiscal certo ajuda você a abrir uma conta bancária empresarial, contratar funcionários, se registrar para folha de pagamento e imposto sobre vendas e manter os registros da sua empresa alinhados com os requisitos federais e estaduais.

Este guia explica o que é um número de identificação fiscal, quando você precisa de um, como solicitar um EIN, como funcionam os IDs fiscais estaduais e o que fazer depois que o número for emitido.

O que é um número de identificação fiscal?

Número de identificação fiscal é um termo amplo para um número de identificação usado pelo IRS ou por uma autoridade fiscal estadual para acompanhar obrigações tributárias. Dependendo do contexto, pode significar um dos seguintes:

• Social Security Number (SSN) para a maioria dos indivíduos nos EUA
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) para certas pessoas que não são elegíveis para um SSN
• Employer Identification Number (EIN) para empresas e outras entidades
• Número de conta fiscal estadual para impostos administrados por um departamento de receita estadual

Para proprietários de empresas, o número de identificação fiscal federal mais comum é o EIN. Ele é emitido pelo IRS e é usado para identificar uma empresa para fins fiscais federais.

Qual número de identificação fiscal você precisa?

O número de que você precisa depende de quem você é e de como opera.

Para indivíduos

Se você está declarando impostos pessoais, seu SSN normalmente é o seu principal número de identificação fiscal. Se você não for elegível para um SSN, mas ainda precisar declarar ou informar certas obrigações fiscais nos EUA, talvez precise de um ITIN.

Para empresas

Se você está abrindo uma LLC, corporação, sociedade ou organização sem fins lucrativos, um EIN costuma ser necessário. Até muitos empresários individuais obtêm um para separar as finanças da empresa da sua identidade pessoal.

Para fins fiscais estaduais

Se sua empresa coleta imposto sobre vendas, retém impostos de folha de pagamento ou paga impostos empresariais em nível estadual, talvez você também precise de um número de identificação fiscal estadual. Ele é emitido separadamente pelo estado, não pelo IRS.

Quando você precisa de um EIN

Um EIN não é obrigatório para todas as empresas, mas muitas devem obtê-lo logo no início. Motivos comuns incluem:

• Constituir uma corporação ou uma LLC com múltiplos membros
• Contratar funcionários
• Abrir uma conta bancária empresarial
• Declarar impostos de sociedade ou de corporação
• Solicitar certas licenças ou autorizações comerciais
• Registrar-se para contas estaduais de folha de pagamento ou imposto sobre vendas
• Criar uma separação mais clara entre as finanças pessoais e empresariais

Mesmo que sua empresa possa operar legalmente sem um EIN, obter um costuma ser um passo administrativo inteligente.

Como obter um número de identificação fiscal federal em 3 etapas

Para a maioria das empresas, obter um número de identificação fiscal federal significa solicitar um EIN junto ao IRS.

Etapa 1: Confirme que sua empresa está pronta

Antes de solicitar, certifique-se de que você conhece a estrutura da empresa e o nome legal. O IRS também pedirá uma pessoa responsável, que é a pessoa que controla ou administra a entidade.

Você também deve saber:

• O endereço de correspondência da empresa
• O tipo de entidade que foi formada
• O motivo pelo qual você está solicitando um EIN
• A data em que sua empresa foi iniciada ou adquirida
• Se você espera contratar funcionários
• O setor principal ou a atividade da empresa

Se sua empresa ainda não tiver sido constituída, talvez seja melhor concluir a formação primeiro para que as informações da solicitação correspondam aos registros da empresa.

Etapa 2: Reúna as informações que o IRS solicitará

A solicitação do EIN pede detalhes básicos, mas importantes. Tenha o seguinte em mãos antes de começar:

• Nome legal da empresa
• Nome fantasia, se houver
• Tipo de entidade
• Nome da pessoa responsável e número de identificação fiscal
• Endereço principal da empresa
• Condado e estado onde a empresa está localizada
• Número de funcionários que você espera contratar
• Motivo da solicitação, como abrir uma nova empresa ou contratar עובדים

A precisão é importante. Até pequenas divergências entre seus documentos de formação e a solicitação do EIN podem causar atrasos ou confusão depois.

Etapa 3: Envie a solicitação ao IRS

A forma mais rápida de obter um EIN geralmente é a solicitação online do IRS. Muitos solicitantes recebem o EIN imediatamente após concluir o processo.

Outros métodos de envio também podem estar disponíveis, dependendo da localização e da situação do solicitante, incluindo envio por fax ou correio. Solicitantes internacionais podem seguir um processo diferente.

Depois que o IRS emitir o EIN, guarde o aviso de confirmação nos registros da sua empresa. Você precisará dele para serviços bancários, folha de pagamento e alguns registros estaduais.

Como obter um número de identificação fiscal estadual

Um número de identificação fiscal estadual é diferente de um EIN. Os estados emitem esses números para impostos que administram diretamente, como imposto sobre vendas, imposto de retenção na folha de pagamento, seguro-desemprego ou outros impostos empresariais estaduais.

O processo varia de estado para estado, mas as etapas gerais são semelhantes.

1. Identifique as contas fiscais de que você precisa

Nem toda empresa precisa de todo tipo de registro fiscal estadual. Suas obrigações dependem de você:

• Vender bens ou serviços tributáveis
• Contratar funcionários no estado
• Operar em mais de um estado
• Possuir propriedade ou manter presença física no local

2. Registre-se junto à agência fiscal estadual

A maioria dos estados permite o registro online por meio do departamento de receita ou órgão similar. Normalmente, você precisará do seu EIN, nome da empresa, dados de formação, endereço e informações de propriedade.

3. Mantenha os dados de registro consistentes

A conta estadual deve corresponder aos seus registros federais e de formação. Um histórico documental consistente facilita o gerenciamento de declarações fiscais, abertura de contas bancárias e renovações de licenças no futuro.

Erros comuns a evitar

Obter um número de identificação fiscal geralmente é simples, mas alguns erros comuns podem causar atrasos evitáveis.

Solicitar antes de os dados da empresa estarem definidos

Se o nome da entidade, a pessoa responsável ou o endereço comercial ainda estiverem mudando, espere até que seus registros estejam estáveis antes de enviar a solicitação.

Confundir um EIN com um ID fiscal estadual

Um EIN é um número federal emitido pelo IRS. Um ID fiscal estadual é emitido por uma agência estadual. Muitas empresas precisam dos dois.

Usar as informações erradas da entidade

Se a solicitação do EIN não corresponder aos seus documentos de formação, seu banco ou as agências estaduais podem sinalizar a divergência.

Assumir que uma única solicitação cobre tudo

Um EIN não registra automaticamente você para imposto sobre vendas, imposto sobre folha de pagamento ou licenciamento local. Essas etapas são separadas.

Depender de um SSN pessoal quando um EIN empresarial seria melhor

Empresários individuais às vezes começam com um SSN, mas um EIN pode ajudar a manter os assuntos empresariais e pessoais separados e pode ser exigido à medida que a empresa cresce.

O que acontece depois que você obtém o número?

Receber seu número de identificação fiscal é apenas o começo. Depois de obtê-lo, você deve:

• Armazenar o aviso de confirmação junto aos registros de formação
• Usar o número ao abrir contas bancárias empresariais
• Compartilhá-lo com provedores de folha de pagamento e profissionais de impostos, conforme necessário
• Registrar-se para contas fiscais estaduais se as atividades da empresa exigirem
• Manter todas as declarações fiscais consistentes com o nome legal da entidade e o EIN

Se você estiver constituindo uma empresa, este também é um bom momento para revisar outros itens de conformidade, como relatórios anuais, licenças, serviços de agente registrado e configuração bancária empresarial.

Como a Zenind pode ajudar novos proprietários de empresas

Para fundadores que ainda estão construindo suas empresas, a etapa do número de identificação fiscal fica mais fácil quando o processo de formação é organizado desde o início. A Zenind ajuda empreendedores a constituir LLCs e corporações nos EUA com um fluxo de trabalho estruturado que apoia as próximas etapas de conformidade empresarial.

Ao começar com uma entidade corretamente formada, você reduz as chances de registros divergentes ao solicitar um EIN, registrar-se para impostos estaduais ou abrir contas financeiras. Isso é especialmente útil para proprietários de primeira viagem que desejam um caminho claro da formação à operação.

Perguntas frequentes

Quanto tempo leva para obter um número de identificação fiscal?

Um EIN muitas vezes pode ser obtido rapidamente quando a solicitação online do IRS está disponível para o solicitante. IDs fiscais estaduais podem levar mais tempo, dependendo do estado e do tipo de registro.

Existe taxa para obter um EIN?

O IRS não cobra taxa para obter um EIN. Tenha cuidado com serviços de terceiros que cobram taxas desnecessárias de solicitação.

Um empresário individual pode obter um EIN?

Sim. Empresários individuais podem solicitar um EIN, e muitos fazem isso para separar os registros bancários e fiscais da empresa das informações pessoais.

Preciso de um número de identificação fiscal antes de abrir uma conta bancária empresarial?

Em muitos casos, sim. Os bancos frequentemente exigem um EIN para entidades como LLCs e corporações. Alguns empresários individuais podem conseguir abrir contas com um SSN, mas as políticas variam de banco para banco.

Um não residente nos EUA pode obter um EIN?

Sim, não residentes nos EUA podem solicitar um EIN se tiverem uma empresa que o exija. O processo de solicitação pode ser diferente da via online padrão.

Um único número de identificação fiscal cobre todos os estados?

Não. Um EIN é federal. Se você precisar se registrar para folha de pagamento estadual, imposto sobre vendas ou outros impostos estaduais, talvez precise de registros estaduais separados.

Considerações finais

Um número de identificação fiscal é uma parte fundamental para estruturar uma empresa em conformidade nos Estados Unidos. Para a maioria dos proprietários de empresas, a principal etapa federal é obter um EIN e, em seguida, adicionar os registros fiscais estaduais exigidos com base em como a empresa opera.

Se você seguir o processo na ordem correta, mantiver seus registros consistentes e entender quais contas fiscais se aplicam ao seu negócio, evitará muitos problemas comuns de preenchimento e estará mais preparado para crescer.