Hvordan få et skatteidentifikasjonsnummer: EIN, statlige skatte-ID-er og samsvarstrinn

Et skatteidentifikasjonsnummer er en av de første administrative oppgavene mange gründere trenger å håndtere etter at de har valgt selskapsform. I USA kan begrepet vise til flere ulike identifikatorer, men de fleste bedriftseiere er egentlig ute etter et Employer Identification Number (EIN) eller et statlig skattekontonummer.

Det er viktig å forstå forskjellen. Riktig skatte-ID hjelper deg med å åpne en bedriftsbankkonto, ansette medarbeidere, registrere lønn og omsetningsavgift, og holde selskapets opplysninger i tråd med føderale og statlige krav.

Denne veiledningen forklarer hva et skatteidentifikasjonsnummer er, når du trenger det, hvordan du søker om EIN, hvordan statlige skatte-ID-er fungerer, og hva du bør gjøre etter at nummeret er utstedt.

Hva er et skatteidentifikasjonsnummer?

Skatteidentifikasjonsnummer er et bredt begrep for et identifikasjonsnummer som brukes av IRS eller en statlig skattemyndighet for å følge opp skatteforpliktelser. Avhengig av sammenhengen kan det bety ett av følgende:

• Social Security Number (SSN) for de fleste personer i USA
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) for enkelte personer som ikke har rett til SSN
• Employer Identification Number (EIN) for virksomheter og andre enheter
• Statlig skattekontonummer for skatter som administreres av en statlig skattemyndighet

For bedriftseiere er den vanligste føderale skatte-ID-en EIN. Den utstedes av IRS og brukes til å identifisere en virksomhet for føderale skattemessige formål.

Hvilket skatteidentifikasjonsnummer trenger du?

Nummeret du trenger, avhenger av hvem du er og hvordan du driver virksomheten.

For privatpersoner

Hvis du leverer selvangivelse for personlige skatter, er SSN vanligvis din primære skatte-ID. Hvis du ikke er kvalifisert for SSN, men likevel må levere eller rapportere visse amerikanske skatteforpliktelser, kan du trenge et ITIN.

For virksomheter

Hvis du starter en LLC, et aksjeselskap, et partnerskap eller en ideell organisasjon, er EIN ofte nødvendig. Selv mange enkeltpersonforetak skaffer seg et for å holde bedriftens økonomi atskilt fra personlig identitet.

For statlige skatteformål

Hvis selskapet ditt krever inn omsetningsavgift, holder tilbake lønnsskatt eller betaler statlige virksomhetsskatter, kan du også trenge et statlig skatte-ID-nummer. Dette utstedes separat av staten, ikke av IRS.

Når du trenger EIN

EIN er ikke påkrevd for alle virksomheter, men mange bør skaffe det tidlig. Vanlige grunner inkluderer:

• Etablering av et aksjeselskap eller en flerpersoners LLC
• Ansettelse av medarbeidere
• Åpning av en bedriftsbankkonto
• Innsending av partnerskaps- eller selskapsskattemeldinger
• Søknad om visse forretningslisenser eller tillatelser
• Registrering for statlige lønns- eller omsetningsavgiftskontoer
• Å skape en tydeligere adskillelse mellom bedriftens og privatpersonens økonomi

Selv om virksomheten din juridisk sett kan drives uten EIN, er det ofte et smart administrativt tiltak å skaffe det.

Hvordan få et føderalt skatte-ID-nummer i 3 trinn

For de fleste virksomheter betyr det å få et føderalt skatte-ID-nummer å søke om EIN hos IRS.

Trinn 1: Bekreft at virksomheten er klar

Før du søker, må du sørge for at du kjenner selskapsformen og det juridiske navnet. IRS vil også be om en ansvarlig part, altså personen som kontrollerer eller leder enheten.

Du bør også vite:

• Virksomhetens postadresse
• Hvilken type enhet du har etablert
• Hvorfor du søker om EIN
• Datoen virksomheten ble startet eller overtatt
• Om du forventer å ansette medarbeidere
• Hovedbransjen eller hovedaktiviteten til virksomheten

Hvis selskapet ditt ennå ikke er formelt etablert, kan det være lurt å fullføre etableringen først, slik at informasjonen i søknaden samsvarer med selskapsopplysningene.

Trinn 2: Samle informasjonen IRS vil be om

EIN-søknaden ber om grunnleggende, men viktige opplysninger. Ha følgende klart før du begynner:

• Virksomhetens juridiske navn
• Eventuelt merkenavn
• Enhetstype
• Navn på ansvarlig part og skatteidentifikasjonsnummer
• Virksomhetens hovedadresse
• Fylke og delstat der virksomheten er lokalisert
• Antall medarbeidere du forventer å ansette
• Årsaken til at du søker, for eksempel å starte en ny virksomhet eller ansette arbeidstakere

Nøyaktighet er viktig. Selv små avvik mellom etableringsdokumentene og EIN-søknaden kan føre til forsinkelser eller senere forvirring.

Trinn 3: Send inn søknaden til IRS

Den raskeste måten å få EIN på er vanligvis IRS sin nettbaserte søknad. Mange søkere får EIN umiddelbart etter at prosessen er fullført.

Andre innsendingsmetoder kan også være tilgjengelige avhengig av søkerens sted og situasjon, inkludert innsending via faks eller post. Internasjonale søkere kan følge en annen prosess.

Etter at IRS har utstedt EIN, bør du lagre bekreftelsen i virksomhetens arkiv. Du vil trenge den for banktjenester, lønn og enkelte statlige registreringer.

Hvordan få et statlig skatte-ID-nummer

Et statlig skatte-ID-nummer er noe annet enn EIN. Delstatene utsteder disse numrene for skatter de administrerer direkte, som omsetningsavgift, kildeskatt på lønn, arbeidsledighetsforsikring eller andre statlige virksomhetsskatter.

Prosessen varierer fra stat til stat, men de generelle trinnene er like.

1. Identifiser hvilke skattekontoer du trenger

Ikke alle virksomheter trenger alle statlige skatteregistreringer. Dine forpliktelser avhenger av om du:

• Selger avgiftspliktige varer eller tjenester
• Ansetter medarbeidere i staten
• Driver virksomhet i mer enn én stat
• Eier eiendom eller har fysisk tilstedeværelse der

2. Registrer deg hos statens skattemyndighet

De fleste delstater tillater nettregistrering gjennom departementet for inntekter eller et tilsvarende organ. Du vil vanligvis trenge EIN, virksomhetsnavn, etableringsopplysninger, adresse og eierskapsinformasjon.

3. Hold registreringsopplysningene konsekvente

Den statlige kontoen bør samsvare med føderale og etableringsmessige opplysninger. Et ryddig spor av dokumentasjon gjør det enklere å håndtere skattemeldinger, bankoppsett og senere fornyelser av lisenser.

Vanlige feil å unngå

Å skaffe et skatteidentifikasjonsnummer er som regel enkelt, men noen vanlige feil kan skape unødvendige forsinkelser.

Å søke før selskapsopplysningene er avklart

Hvis foretaksnavnet, den ansvarlige parten eller virksomhetsadressen fortsatt endres, bør du vente med å sende inn til opplysningene er stabile.

Å forveksle EIN med statlig skatte-ID

EIN er et føderalt nummer utstedt av IRS. En statlig skatte-ID utstedes av en statlig myndighet. Mange virksomheter trenger begge deler.

Å bruke feil enhetsopplysninger

Hvis EIN-søknaden ikke samsvarer med etableringsdokumentene, kan banken eller statlige myndigheter markere avviket.

Å anta at én innsendelse dekker alt

EIN registrerer deg ikke automatisk for omsetningsavgift, lønnsskatt eller lokale lisenser. Disse trinnene er separate.

Å stole på personnummer når en bedrifts-EIN er bedre

Enkeltpersonforetak starter noen ganger med SSN, men en EIN kan bidra til å holde bedriftens og personlige forhold atskilt og kan bli påkrevd når virksomheten vokser.

Hva skjer etter at du har fått nummeret?

Å motta skatte-ID-nummeret er bare begynnelsen. Etter at du har fått det, bør du:

• Lagrer bekreftelsen sammen med etableringsdokumentene
• Bruke nummeret når du åpner bedriftsbankkontoer
• Dele det med lønnsleverandører og skatterådgivere ved behov
• Registrere deg for statlige skattekontoer hvis virksomheten din krever det
• Sørge for at alle skattemeldinger er konsistente med det juridiske foretaksnavnet og EIN

Hvis du etablerer en virksomhet, er dette også et godt tidspunkt å gjennomgå andre samsvarskrav som årsrapporter, lisenser, registered agent-tjenester og oppsett av bedriftsbank.

Hvordan Zenind kan hjelpe nye bedriftseiere

For gründere som fortsatt bygger selskapene sine, blir skatte-ID-steget enklere når etableringsprosessen er organisert fra starten av. Zenind hjelper gründere med å etablere LLC-er og aksjeselskaper i USA med en strukturert arbeidsflyt som støtter de neste trinnene i selskapets samsvar.

Ved å starte med en korrekt etablert enhet reduserer du risikoen for avvik i opplysningene når du søker om EIN, registrerer deg for statlige skatter eller åpner finansielle kontoer. Det er særlig nyttig for førstegangs eiere som ønsker en tydelig vei fra etablering til drift.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid tar det å få et skatteidentifikasjonsnummer?

En EIN kan ofte fås raskt når IRS sin nettbaserte søknad er tilgjengelig for søkeren. Statlige skatte-ID-er kan ta lengre tid, avhengig av staten og typen registrering.

Er det et gebyr for å få EIN?

IRS krever ikke gebyr for å få EIN. Vær forsiktig med tredjepartstjenester som tar betalt for unødvendige innsendingsgebyrer.

Kan et enkeltpersonforetak få EIN?

Ja. Enkeltpersonforetak kan søke om EIN, og mange gjør det for å skille bedriftsbank og skattemessige opplysninger fra personlige opplysninger.

Trenger jeg et skatteidentifikasjonsnummer før jeg åpner en bedriftsbankkonto?

I mange tilfeller, ja. Banker krever ofte EIN for enheter som LLC-er og aksjeselskaper. Noen enkeltpersonforetak kan kanskje åpne kontoer med SSN, men praksisen varierer fra bank til bank.

Kan en person som ikke er bosatt i USA få EIN?

Ja, ikke-amerikanske innbyggere kan søke om EIN hvis de har en virksomhet som trenger det. Søknadsprosessen kan avvike fra standard nettbasert søknad.

Dekker ett skatte-ID-nummer alle delstater?

Nei. EIN er føderal. Hvis du må registrere deg for statlig lønnsskatt, omsetningsavgift eller andre statlige skatter, kan du trenge separate statlige registreringer.

Avsluttende tanker

Et skatteidentifikasjonsnummer er en viktig del av å etablere en virksomhet som er i samsvar med kravene i USA. For de fleste bedriftseiere er det viktigste føderale steget å skaffe EIN, og deretter legge til eventuelle nødvendige statlige skatteregistreringer basert på hvordan selskapet drives.

Hvis du håndterer prosessen i riktig rekkefølge, holder opplysningene konsistente og forstår hvilke skattekontoer som gjelder for virksomheten din, vil du unngå mange vanlige innsendingsproblemer og være bedre forberedt på vekst.