Cara Mendapatkan Nomor Tax ID: EIN, Tax ID Negara Bagian, dan Langkah Kepatuhan

Nomor tax ID adalah salah satu hal administratif pertama yang dibutuhkan banyak pendiri bisnis setelah memilih struktur usaha. Di Amerika Serikat, istilah ini dapat merujuk pada beberapa identitas, tetapi sebagian besar pemilik bisnis sebenarnya mencari Employer Identification Number (EIN) atau nomor akun pajak negara bagian.

Memahami perbedaannya itu penting. Tax ID yang tepat membantu Anda membuka rekening bank bisnis, merekrut karyawan, mendaftar payroll dan pajak penjualan, serta menjaga catatan perusahaan tetap selaras dengan persyaratan federal dan negara bagian.

Panduan ini menjelaskan apa itu nomor tax ID, kapan Anda membutuhkannya, cara mengajukan EIN, cara kerja tax ID negara bagian, dan apa yang harus dilakukan setelah nomor Anda diterbitkan.

Apa Itu Nomor Tax ID?

Nomor tax ID adalah istilah umum untuk nomor identifikasi yang digunakan oleh IRS atau otoritas pajak negara bagian untuk melacak kewajiban pajak. Bergantung pada konteksnya, istilah ini dapat berarti salah satu dari berikut ini:

• Social Security Number (SSN) untuk sebagian besar individu di AS
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) untuk individu tertentu yang tidak memenuhi syarat untuk SSN
• Employer Identification Number (EIN) untuk bisnis dan entitas lainnya
• Nomor akun pajak negara bagian untuk pajak yang dikelola oleh departemen pendapatan negara bagian

Bagi pemilik bisnis, tax ID federal yang paling umum adalah EIN. Nomor ini diterbitkan oleh IRS dan digunakan untuk mengidentifikasi bisnis untuk tujuan pajak federal.

Tax ID Mana yang Anda Butuhkan?

Nomor yang Anda butuhkan bergantung pada siapa Anda dan bagaimana Anda beroperasi.

Untuk individu

Jika Anda mengajukan pajak pribadi, SSN Anda biasanya menjadi tax ID utama. Jika Anda tidak memenuhi syarat untuk SSN tetapi tetap perlu mengajukan atau melaporkan kewajiban pajak tertentu di AS, Anda mungkin memerlukan ITIN.

Untuk bisnis

Jika Anda mendirikan LLC, korporasi, kemitraan, atau nonprofit, EIN sering kali diperlukan. Bahkan banyak sole proprietor juga memperolehnya untuk memisahkan keuangan bisnis dari identitas pribadi mereka.

Untuk tujuan pajak negara bagian

Jika perusahaan Anda memungut pajak penjualan, menahan pajak payroll, atau membayar pajak bisnis tingkat negara bagian, Anda mungkin juga memerlukan nomor tax ID negara bagian. Nomor ini diterbitkan secara terpisah oleh negara bagian, bukan oleh IRS.

Kapan Anda Memerlukan EIN

EIN tidak diwajibkan untuk setiap bisnis, tetapi banyak bisnis sebaiknya mendapatkannya sejak awal. Alasan umum meliputi:

• Membentuk korporasi atau LLC dengan beberapa anggota
• Merekrut karyawan
• Membuka rekening bank bisnis
• Mengajukan SPT pajak kemitraan atau korporasi
• Mengajukan izin atau lisensi bisnis tertentu
• Mendaftar untuk akun pajak payroll atau pajak penjualan negara bagian
• Membangun pemisahan yang lebih jelas antara keuangan bisnis dan pribadi

Bahkan jika bisnis Anda secara hukum dapat beroperasi tanpa EIN, mendapatkannya sering kali menjadi langkah administratif yang bijak.

Cara Mendapatkan Nomor Tax ID Federal dalam 3 Langkah

Bagi sebagian besar bisnis, mendapatkan nomor tax ID federal berarti mengajukan EIN ke IRS.

Langkah 1: Pastikan bisnis Anda siap

Sebelum mengajukan, pastikan Anda mengetahui struktur bisnis dan nama legal perusahaan Anda. IRS juga akan meminta responsible party, yaitu orang yang mengendalikan atau mengelola entitas tersebut.

Anda juga harus mengetahui:

• Alamat surat-menyurat bisnis
• Jenis entitas yang Anda bentuk
• Alasan Anda mengajukan EIN
• Tanggal bisnis Anda dimulai atau diakuisisi
• Apakah Anda berencana merekrut karyawan
• Industri atau aktivitas utama bisnis

Jika perusahaan Anda belum dibentuk, Anda mungkin perlu menyelesaikan pembentukan terlebih dahulu agar informasi pada aplikasi sesuai dengan catatan perusahaan Anda.

Langkah 2: Kumpulkan informasi yang akan diminta IRS

Aplikasi EIN meminta detail dasar tetapi penting. Siapkan hal-hal berikut sebelum memulai:

• Nama legal bisnis
• Nama dagang, jika ada
• Jenis entitas
• Nama responsible party dan nomor identifikasi pajaknya
• Alamat utama bisnis
• County dan negara bagian tempat bisnis berada
• Jumlah karyawan yang Anda perkirakan akan direkrut
• Alasan pengajuan, seperti memulai bisnis baru atau merekrut pekerja

Akurasi sangat penting. Bahkan perbedaan kecil antara dokumen pembentukan dan aplikasi EIN Anda dapat menimbulkan penundaan atau kebingungan di kemudian hari.

Langkah 3: Ajukan aplikasi ke IRS

Cara tercepat untuk mendapatkan EIN biasanya adalah melalui aplikasi online IRS. Banyak pemohon menerima EIN secara langsung setelah menyelesaikan prosesnya.

Metode pengajuan lain juga mungkin tersedia tergantung pada lokasi dan situasi pemohon, termasuk pengiriman melalui fax atau pos. Pemohon internasional mungkin mengikuti proses yang berbeda.

Setelah IRS menerbitkan EIN, simpan pemberitahuan konfirmasi tersebut dalam catatan bisnis Anda. Anda akan membutuhkannya untuk perbankan, payroll, dan beberapa registrasi negara bagian.

Cara Mendapatkan Nomor Tax ID Negara Bagian

Nomor tax ID negara bagian berbeda dari EIN. Negara bagian menerbitkan nomor ini untuk pajak yang mereka kelola langsung, seperti pajak penjualan, pajak pemotongan payroll, asuransi pengangguran, atau pajak bisnis negara bagian lainnya.

Prosesnya berbeda di setiap negara bagian, tetapi langkah umumnya serupa.

1. Identifikasi akun pajak yang Anda butuhkan

Tidak setiap bisnis memerlukan setiap registrasi pajak negara bagian. Kewajiban Anda bergantung pada apakah Anda:

• Menjual barang atau jasa yang dikenai pajak
• Merekrut karyawan di negara bagian tersebut
• Beroperasi di lebih dari satu negara bagian
• Memiliki properti atau kehadiran fisik di sana

2. Daftarkan diri ke lembaga pajak negara bagian

Sebagian besar negara bagian memungkinkan registrasi online melalui department of revenue atau lembaga serupa. Anda biasanya memerlukan EIN, nama bisnis, detail pembentukan, alamat, dan informasi kepemilikan.

3. Jaga agar detail registrasi tetap konsisten

Akun negara bagian harus sesuai dengan catatan federal dan pembentukan perusahaan Anda. Jejak administrasi yang rapi memudahkan pengelolaan pelaporan pajak, onboarding bank, dan pembaruan lisensi di kemudian hari.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Mendapatkan nomor tax ID biasanya cukup mudah, tetapi beberapa kesalahan umum dapat menyebabkan penundaan yang sebenarnya bisa dihindari.

Mengajukan sebelum detail perusahaan benar-benar final

Jika nama entitas, responsible party, atau alamat bisnis Anda masih berubah, tunggu sampai catatan Anda stabil sebelum mengajukan.

Mencampuradukkan EIN dengan tax ID negara bagian

EIN adalah nomor federal yang diterbitkan oleh IRS. Tax ID negara bagian diterbitkan oleh lembaga negara bagian. Banyak bisnis memerlukan keduanya.

Menggunakan informasi entitas yang salah

Jika aplikasi EIN Anda tidak sesuai dengan dokumen pembentukan, bank atau lembaga negara bagian mungkin menandai ketidaksesuaian tersebut.

Menganggap satu pengajuan sudah mencakup semuanya

EIN tidak otomatis mendaftarkan Anda untuk pajak penjualan, pajak payroll, atau perizinan lokal. Langkah-langkah itu terpisah.

Mengandalkan SSN pribadi saat EIN bisnis sebenarnya lebih tepat

Sole proprietor terkadang memulai dengan SSN, tetapi EIN dapat membantu memisahkan urusan bisnis dan pribadi, dan mungkin diwajibkan seiring pertumbuhan perusahaan.

Apa yang Terjadi Setelah Anda Mendapatkan Nomornya?

Menerima nomor tax ID hanyalah awal. Setelah Anda memperolehnya, Anda sebaiknya:

• Menyimpan pemberitahuan konfirmasi bersama catatan pembentukan perusahaan
• Menggunakan nomor tersebut saat membuka rekening bank bisnis
• Membagikannya kepada penyedia payroll dan profesional pajak sesuai kebutuhan
• Mendaftar untuk akun pajak negara bagian jika aktivitas bisnis Anda memerlukannya
• Menjaga semua pelaporan pajak tetap konsisten dengan nama legal entitas dan EIN

Jika Anda sedang membentuk bisnis, ini juga saat yang baik untuk meninjau item kepatuhan lain seperti laporan tahunan, lisensi, layanan registered agent, dan pengaturan perbankan bisnis.

Bagaimana Zenind Dapat Membantu Pemilik Bisnis Baru

Bagi pendiri yang masih membangun perusahaannya, langkah tax ID akan lebih mudah jika proses pembentukan diatur sejak awal. Zenind membantu para pengusaha membentuk LLC dan korporasi di AS dengan alur kerja terstruktur yang mendukung langkah berikutnya dalam kepatuhan bisnis.

Dengan memulai dari entitas yang dibentuk dengan benar, Anda mengurangi kemungkinan catatan tidak cocok saat mengajukan EIN, mendaftar pajak negara bagian, atau membuka akun keuangan. Hal ini sangat berguna bagi pemilik bisnis pemula yang menginginkan jalur yang jelas dari pembentukan hingga operasional.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan nomor tax ID?

EIN sering kali dapat diperoleh dengan cepat ketika aplikasi online IRS tersedia bagi pemohon. Tax ID negara bagian mungkin memerlukan waktu lebih lama, tergantung pada negara bagian dan jenis pendaftarannya.

Apakah ada biaya untuk mendapatkan EIN?

IRS tidak mengenakan biaya untuk memperoleh EIN. Hati-hati terhadap layanan pihak ketiga yang mengenakan biaya pengajuan yang tidak perlu.

Apakah sole proprietor bisa mendapatkan EIN?

Ya. Sole proprietor dapat mengajukan EIN, dan banyak yang melakukannya untuk memisahkan rekening bank bisnis dan catatan pajak dari informasi pribadi.

Apakah saya memerlukan nomor tax ID sebelum membuka rekening bank bisnis?

Dalam banyak kasus, ya. Bank sering kali memerlukan EIN untuk entitas seperti LLC dan korporasi. Beberapa sole proprietor mungkin dapat membuka rekening dengan SSN, tetapi kebijakannya berbeda-beda di setiap bank.

Apakah non-residen AS bisa mendapatkan EIN?

Ya, non-residen AS dapat mengajukan EIN jika mereka memiliki bisnis yang membutuhkannya. Proses pengajuannya mungkin berbeda dari jalur online standar.

Apakah satu nomor tax ID berlaku untuk semua negara bagian?

Tidak. EIN bersifat federal. Jika Anda perlu mendaftar untuk payroll negara bagian, pajak penjualan, atau pajak negara bagian lainnya, Anda mungkin memerlukan registrasi negara bagian yang terpisah.

Kesimpulan

Nomor tax ID adalah bagian penting dari membangun bisnis yang patuh di Amerika Serikat. Bagi sebagian besar pemilik bisnis, langkah federal utamanya adalah memperoleh EIN, lalu menambahkan registrasi pajak negara bagian yang diperlukan berdasarkan cara perusahaan beroperasi.

Jika Anda menjalani prosesnya dengan urutan yang tepat, menjaga konsistensi catatan, dan memahami akun pajak mana yang berlaku untuk bisnis Anda, Anda akan menghindari banyak masalah pengajuan yang umum dan lebih siap untuk berkembang.