Hogyan szerezzen adóazonosító számot: EIN, állami adóazonosítók és megfelelőségi lépések

Az adóazonosító szám az egyik első adminisztratív tétel, amelyre sok alapítónak szüksége van a vállalkozási forma kiválasztása után. Az Egyesült Államokban ez a kifejezés többféle azonosítót is jelenthet, de a legtöbb vállalkozó valójában egy Employer Identification Number (EIN) vagy egy állami adóazonosító szám iránt érdeklődik.

Fontos megérteni a különbséget. A megfelelő adóazonosító segít üzleti bankszámla nyitásában, alkalmazottak felvételében, bérszámfejtési és értékesítési adó regisztrációk intézésében, valamint abban, hogy vállalata nyilvántartásai összhangban legyenek a szövetségi és állami követelményekkel.

Ez az útmutató bemutatja, mi az adóazonosító szám, mikor van rá szükség, hogyan lehet EIN-t igényelni, hogyan működnek az állami adóazonosítók, és mit kell tenni a szám kiadása után.

Mi az az adóazonosító szám?

Az adóazonosító szám egy gyűjtőfogalom az IRS vagy egy állami adóhatóság által használt azonosítóra, amellyel az adókötelezettségeket követik nyomon. A körülményektől függően a következőket jelentheti:

• Social Security Number (SSN) a legtöbb amerikai magánszemély esetében
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) azoknak a személyeknek, akik nem jogosultak SSN-re
• Employer Identification Number (EIN) vállalkozások és más szervezetek számára
• Állami adóazonosító szám az állami adóhatóság által kezelt adókhoz

Vállalkozók számára a leggyakoribb szövetségi adóazonosító az EIN. Ezt az IRS adja ki, és a vállalkozás szövetségi adózási célú azonosítására szolgál.

Melyik adóazonosító számra van szüksége?

Az Ön számára szükséges szám attól függ, hogy ki Ön és hogyan működik a vállalkozása.

Magánszemélyek esetében

Ha személyi jövedelemadó-bevallást nyújt be, az SSN általában a fő adóazonosítója. Ha nem jogosult SSN-re, de mégis be kell nyújtania vagy jelentenie kell bizonyos amerikai adókötelezettségeket, szüksége lehet ITIN-re.

Vállalkozások esetében

Ha LLC-t, társaságot, partnerséget vagy nonprofit szervezetet alapít, az EIN gyakran szükséges. Sok egyéni vállalkozó is igényel ilyet, hogy üzleti pénzügyeit elkülönítse a személyes adataitól.

Állami adózási célokra

Ha a vállalkozása értékesítési adót szed be, béradót von le, vagy állami szintű üzleti adókat fizet, szüksége lehet állami adóazonosító számra is. Ezt külön az állam adja ki, nem az IRS.

Mikor van szüksége EIN-re?

Az EIN nem minden vállalkozás számára kötelező, de sok vállalkozásnak érdemes már korán beszereznie. Gyakori okok:

• Társaság vagy többtagú LLC alapítása
• Alkalmazottak felvétele
• Üzleti bankszámla nyitása
• Partnerségi vagy társasági adóbevallások benyújtása
• Bizonyos üzleti engedélyek vagy licencek igénylése
• Állami bérszámfejtési vagy értékesítési adó számlák regisztrálása
• A vállalkozási és személyes pénzügyek tisztább elkülönítése

Még ha a vállalkozás jogszerűen működhetne is EIN nélkül, az igénylése gyakran ésszerű adminisztratív lépés.

Hogyan szerezzen szövetségi adóazonosító számot 3 lépésben

A legtöbb vállalkozás esetében a szövetségi adóazonosító szám megszerzése az EIN IRS-nél történő igénylését jelenti.

1. lépés: Győződjön meg róla, hogy a vállalkozása készen áll

Az igénylés előtt ellenőrizze, hogy ismeri-e a vállalkozási formát és a hivatalos nevet. Az IRS meg fogja kérdezni a felelős személyt is, vagyis azt a személyt, aki az entitást ellenőrzi vagy irányítja.

A következőket is tudnia kell:

• a vállalkozás levelezési címe
• az alapított entitás típusa
• az EIN igénylésének oka
• a vállalkozás alapításának vagy megszerzésének dátuma
• vár-e alkalmazottak felvételét
• a vállalkozás fő iparága vagy tevékenysége

Ha a vállalkozása még nem jött létre, érdemes lehet előbb befejezni az alapítást, hogy az igénylésen szereplő adatok megegyezzenek a vállalati nyilvántartásokkal.

2. lépés: Gyűjtse össze az IRS által kért információkat

Az EIN-igénylés alapvető, de fontos adatokat kér. Mielőtt elkezdi, készítse elő a következőket:

• a vállalkozás hivatalos neve
• kereskedelmi név, ha van
• az entitás típusa
• a felelős személy neve és adóazonosító száma
• a fő üzleti cím
• a megye és az állam, ahol a vállalkozás található
• a várhatóan felvett alkalmazottak száma
• az igénylés oka, például új vállalkozás indítása vagy munkavállalók felvétele

A pontosság számít. Már kisebb eltérések is a alapítási dokumentumok és az EIN-igénylés között késedelmet vagy későbbi félreértéseket okozhatnak.

3. lépés: Nyújtsa be az igénylést az IRS-hez

Az EIN megszerzésének leggyorsabb módja általában az IRS online igénylőfelülete. Sok kérelmező azonnal megkapja az EIN-t a folyamat befejezése után.

Az igénylő helyzetétől és tartózkodási helyétől függően más benyújtási módok is elérhetők lehetnek, például fax vagy postai beküldés. A nemzetközi kérelmezők eltérő eljárást követhetnek.

Miután az IRS kiadta az EIN-t, őrizze meg a visszaigazolást a vállalkozás nyilvántartásaiban. Szüksége lesz rá banki ügyintézéshez, bérszámfejtéshez és bizonyos állami regisztrációkhoz.

Hogyan szerezzen állami adóazonosító számot

Az állami adóazonosító szám különbözik az EIN-től. Az államok ezeket a számokat a közvetlenül általuk kezelt adókhoz adják ki, például értékesítési adóhoz, forrásadóhoz, munkanélküli-biztosításhoz vagy más állami üzleti adókhoz.

Az eljárás államonként eltér, de az általános lépések hasonlóak.

1. Határozza meg, mely adószámlákra van szüksége

Nem minden vállalkozásnak van szüksége minden állami adóregisztrációra. A kötelezettségek attól függenek, hogy Ön:

• adóköteles termékeket vagy szolgáltatásokat értékesít-e
• alkalmazottakat foglalkoztat-e az adott államban
• több államban működik-e
• birtokol-e ingatlant, vagy van-e ott fizikai jelenléte

2. Regisztráljon az állami adóhatóságnál

A legtöbb állam online regisztrációt biztosít az adóhatóságon vagy hasonló hivatalon keresztül. Általában szüksége lesz az EIN-re, a vállalkozás nevére, az alapítási adatokra, a címre és a tulajdonosi információkra.

3. Tartsa következetesen a regisztrációs adatokat

Az állami számlaadatai egyezzenek a szövetségi és az alapítási nyilvántartásokkal. A rendezett dokumentáció megkönnyíti az adóbevallások, a banki ügyintézés és a licencek megújításának későbbi kezelését.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

Az adóazonosító szám megszerzése általában egyszerű, de néhány gyakori hiba elkerülhető késedelmeket okozhat.

Az igénylés benyújtása, mielőtt a cégadatok véglegesek lennének

Ha az entitás neve, a felelős személy vagy az üzleti cím még változhat, várjon a benyújtással, amíg az adatok stabilak lesznek.

Az EIN és az állami adóazonosító összekeverése

Az EIN egy szövetségi szám, amelyet az IRS ad ki. Az állami adóazonosítót egy állami hivatal állítja ki. Sok vállalkozásnak mindkettőre szüksége van.

Helytelen entitásadatok használata

Ha az EIN-igénylés nem egyezik az alapítási dokumentumokkal, a bank vagy az állami hatóságok eltérést jelezhetnek.

Feltételezés, hogy egyetlen bejelentés mindent lefed

Az EIN nem regisztrál automatikusan értékesítési adóra, béradóra vagy helyi engedélyekre. Ezek külön lépések.

A személyes SSN használata akkor, amikor az üzleti EIN jobb lenne

Az egyéni vállalkozók néha SSN-nel indulnak, de az EIN segíthet elkülöníteni az üzleti és személyes ügyeket, és a vállalkozás növekedésével akár kötelezővé is válhat.

Mi történik a szám megszerzése után?

Az adóazonosító szám kézhezvétele csak a kezdet. Miután megszerezte, a következőket tegye:

• tárolja a visszaigazolást az alapítási dokumentumokkal együtt
• használja a számot üzleti bankszámlák nyitásakor
• ossza meg a bérszámfejtő szolgáltatókkal és adószakértőkkel, ha szükséges
• regisztráljon állami adószámlákra, ha az üzleti tevékenység ezt megköveteli
• gondoskodjon róla, hogy minden adóbevallás megegyezzen a hivatalos cégnévvel és az EIN-nel

Ha éppen vállalkozást alapít, ez jó alkalom arra is, hogy áttekintse az egyéb megfelelőségi teendőket, például az éves beszámolókat, az engedélyeket, a bejegyzett kézbesítési megbízott szolgáltatásait és az üzleti bankszámla beállítását.

Hogyan segíthet a Zenind az új vállalkozóknak

Azoknak az alapítóknak, akik még építik a cégüket, az adóazonosító lépés könnyebb, ha az alapítási folyamat már az elejétől szervezett. A Zenind strukturált munkafolyamattal segíti az LLC-k és társaságok alapítását az Egyesült Államokban, amely támogatja az üzleti megfelelőség következő lépéseit.

Ha megfelelően alapított entitással indul, kisebb az esélye annak, hogy az EIN igénylésekor, az állami adóregisztráció során vagy a pénzügyi számlák nyitásakor eltérő adatok szerepelnek. Ez különösen hasznos az első alkalommal alapító tulajdonosok számára, akiknek világos útvonalra van szükségük az alapítástól a működésig.

Gyakran ismételt kérdések

Mennyi időbe telik adóazonosító számot szerezni?

Az EIN gyakran gyorsan megszerezhető, ha az IRS online igénylési lehetősége elérhető a kérelmező számára. Az állami adóazonosítók hosszabb időt vehetnek igénybe, az adott államtól és a regisztráció típusától függően.

Van díja az EIN megszerzésének?

Az IRS nem számít fel díjat az EIN megszerzéséért. Legyen óvatos a harmadik fél szolgáltatókkal, amelyek felesleges ügyintézési díjat kérnek.

Kaphat EIN-t egy egyéni vállalkozó?

Igen. Az egyéni vállalkozók igényelhetnek EIN-t, és sokan meg is teszik, hogy elkülönítsék az üzleti banki és adónyilvántartásaikat a személyes adatoktól.

Szükségem van adóazonosító számra, mielőtt üzleti bankszámlát nyitok?

Sok esetben igen. A bankok gyakran megkövetelik az EIN-t az olyan entitásoktól, mint az LLC-k és a társaságok. Egyes egyéni vállalkozók SSN-nel is nyithatnak számlát, de a szabályok bankonként eltérnek.

Kaphat EIN-t nem amerikai illetőségű személy?

Igen, a nem amerikai illetőségű személyek is igényelhetnek EIN-t, ha olyan vállalkozásuk van, amelynek erre szüksége van. Az igénylési folyamat eltérhet a szokásos online eljárástól.

Egyetlen adóazonosító szám minden államra érvényes?

Nem. Az EIN szövetségi szám. Ha állami bérszámfejtésre, értékesítési adóra vagy más állami adókra kell regisztrálnia, külön állami regisztrációkra lehet szüksége.

Záró gondolatok

Az adóazonosító szám kulcsfontosságú része az Egyesült Államokban működő, megfelelőséget biztosító vállalkozás felépítésének. A legtöbb vállalkozó számára a fő szövetségi lépés az EIN megszerzése, majd az esetlegesen szükséges állami adóregisztrációk elvégzése a vállalkozás működési módja alapján.

Ha megfelelő sorrendben halad, következetesen kezeli a nyilvántartásait, és megérti, hogy mely adószámlák vonatkoznak a vállalkozására, számos gyakori bejelentési problémát elkerülhet, és jobban felkészülhet a növekedésre.