Cum obții un număr de identificare fiscală: EIN, numere fiscale de stat și pași de conformitate

Un număr de identificare fiscală este unul dintre primele elemente administrative de care au nevoie mulți fondatori după ce aleg o structură de afaceri. În SUA, termenul poate face referire la mai mulți identificatori, însă majoritatea proprietarilor de afaceri caută de fapt un Employer Identification Number (EIN) sau un număr de cont fiscal de stat.

Înțelegerea diferenței contează. Numărul fiscal potrivit te ajută să deschizi un cont bancar de afaceri, să angajezi personal, să te înregistrezi pentru salarizare și taxă pe vânzări și să îți menții evidențele companiei aliniate cu cerințele federale și de stat.

Acest ghid explică ce este un număr de identificare fiscală, când ai nevoie de unul, cum soliciți un EIN, cum funcționează numerele fiscale de stat și ce trebuie să faci după ce numărul îți este emis.

Ce este un număr de identificare fiscală?

Număr de identificare fiscală este un termen general pentru un număr de identificare folosit de IRS sau de o autoritate fiscală de stat pentru a urmări obligațiile fiscale. În funcție de context, poate însemna una dintre următoarele:

• Social Security Number (SSN) pentru majoritatea persoanelor din SUA
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) pentru anumite persoane care nu sunt eligibile pentru un SSN
• Employer Identification Number (EIN) pentru afaceri și alte entități
• Număr de cont fiscal de stat pentru taxele administrate de un departament de venituri al statului

Pentru proprietarii de afaceri, cel mai comun număr fiscal federal este EIN-ul. Acesta este emis de IRS și este folosit pentru a identifica o afacere în scopuri fiscale federale.

De ce număr de identificare fiscală ai nevoie?

Numărul de care ai nevoie depinde de cine ești și de modul în care activezi.

Pentru persoane fizice

Dacă depui declarații fiscale personale, SSN-ul este de obicei numărul tău fiscal principal. Dacă nu ești eligibil pentru un SSN, dar trebuie totuși să depui sau să raportezi anumite obligații fiscale din SUA, ai putea avea nevoie de un ITIN.

Pentru afaceri

Dacă înființezi un LLC, o corporație, un parteneriat sau o organizație nonprofit, de multe ori este necesar un EIN. Chiar și mulți proprietari individuali obțin unul pentru a-și separa finanțele afacerii de identitatea lor personală.

Pentru scopuri fiscale de stat

Dacă firma ta colectează taxă pe vânzări, reține taxe de salarizare sau plătește alte taxe de afaceri la nivel de stat, este posibil să ai nevoie și de un număr de identificare fiscală de stat. Acesta este emis separat de stat, nu de IRS.

Când ai nevoie de un EIN

Un EIN nu este obligatoriu pentru orice afacere, dar multe afaceri ar trebui să îl obțină din timp. Motive frecvente includ:

• Înființarea unei corporații sau a unui LLC cu mai mulți membri
• Angajarea de salariați
• Deschiderea unui cont bancar de afaceri
• Depunerea declarațiilor fiscale de parteneriat sau corporație
• Solicitarea anumitor licențe sau autorizații de afaceri
• Înregistrarea pentru conturi de salarizare sau taxă pe vânzări la nivel de stat
• Crearea unei separări mai clare între finanțele personale și cele ale afacerii

Chiar dacă afacerea ta ar putea funcționa legal fără un EIN, obținerea unuia este adesea un pas administrativ inteligent.

Cum obții un număr federal de identificare fiscală în 3 pași

Pentru majoritatea afacerilor, obținerea unui număr federal de identificare fiscală înseamnă solicitarea unui EIN la IRS.

Pasul 1: Confirmă că afacerea ta este pregătită

Înainte de a aplica, asigură-te că știi structura afacerii și denumirea legală. IRS va solicita și o persoană responsabilă, adică persoana care controlează sau gestionează entitatea.

Ar trebui să cunoști și:

• Adresa poștală a afacerii
• Tipul de entitate pe care l-ai înființat
• Motivul pentru care soliciți un EIN
• Data la care afacerea a fost începută sau achiziționată
• Dacă intenționezi să angajezi salariați
• Industria sau activitatea principală a afacerii

Dacă firma ta nu a fost încă înființată, poate fi util să finalizezi mai întâi înființarea, astfel încât informațiile din cerere să corespundă cu evidențele companiei.

Pasul 2: Adună informațiile solicitate de IRS

Cererea pentru EIN solicită detalii de bază, dar importante. Pregătește următoarele înainte de a începe:

• Denumirea legală a afacerii
• Numele comercial, dacă există
• Tipul de entitate
• Numele persoanei responsabile și numărul ei de identificare fiscală
• Adresa principală a afacerii
• Județul și statul în care este localizată afacerea
• Numărul de salariați pe care te aștepți să îi angajezi
• Motivul aplicării, cum ar fi lansarea unei afaceri noi sau angajarea de lucrători

Acuratețea contează. Chiar și diferențele mici dintre documentele de înființare și cererea pentru EIN pot cauza întârzieri sau confuzii ulterior.

Pasul 3: Trimite cererea către IRS

Cea mai rapidă modalitate de a obține un EIN este, de obicei, aplicația online a IRS. Mulți solicitanți primesc EIN-ul imediat după finalizarea procesului.

Pot fi disponibile și alte metode de depunere, în funcție de locația și situația solicitantului, inclusiv trimiterea prin fax sau poștă. Solicitantii internaționali pot urma un proces diferit.

După ce IRS emite EIN-ul, salvează notificarea de confirmare în evidențele afacerii tale. O vei folosi pentru servicii bancare, salarizare și anumite înregistrări de stat.

Cum obții un număr de identificare fiscală de stat

Un număr de identificare fiscală de stat este diferit de un EIN. Statele emit aceste numere pentru taxele pe care le administrează direct, cum ar fi taxa pe vânzări, reținerea la sursă pentru salarizare, asigurarea de șomaj sau alte taxe de afaceri la nivel de stat.

Procesul diferă de la un stat la altul, dar pașii generali sunt similari.

1. Identifică ce conturi fiscale ai nevoie

Nu orice afacere are nevoie de fiecare înregistrare fiscală de stat. Obligațiile tale depind de faptul dacă:

• Vinzi bunuri sau servicii impozabile
• Angajezi salariați în stat
• Operați în mai mult de un stat
• Deții proprietăți sau ai o prezență fizică acolo

2. Înregistrează-te la agenția fiscală de stat

Majoritatea statelor permit înregistrarea online prin departamentul de venituri sau o agenție similară. De obicei, vei avea nevoie de EIN, numele afacerii, detaliile de înființare, adresa și informațiile despre proprietari.

3. Păstrează consecvente detaliile de înregistrare

Contul de stat ar trebui să coincidă cu evidențele federale și cele de înființare. O documentație clară face mai ușoară gestionarea declarațiilor fiscale, deschiderea conturilor bancare și reînnoirea licențelor mai târziu.

Greșeli frecvente de evitat

Obținerea unui număr de identificare fiscală este, de obicei, simplă, dar câteva greșeli comune pot provoca întârzieri evitabile.

Aplicarea înainte ca detaliile companiei să fie stabilite

Dacă numele entității, persoana responsabilă sau adresa afacerii se schimbă încă, așteaptă până când evidențele sunt stabile înainte de a depune cererea.

Confundarea unui EIN cu un număr fiscal de stat

Un EIN este un număr federal emis de IRS. Un număr fiscal de stat este emis de o agenție a statului. Multe afaceri au nevoie de ambele.

Folosirea informațiilor greșite despre entitate

Dacă cererea pentru EIN nu corespunde documentelor de înființare, banca sau agențiile statului pot semnala neconcordanța.

Presupunerea că o singură depunere acoperă totul

Un EIN nu te înregistrează automat pentru taxă pe vânzări, taxe de salarizare sau licențiere locală. Aceste etape sunt separate.

Bazarea pe SSN-ul personal atunci când un EIN de afaceri este mai potrivit

Proprietarii individuali încep uneori cu un SSN, dar un EIN poate ajuta la separarea chestiunilor de afaceri de cele personale și poate fi necesar pe măsură ce compania crește.

Ce se întâmplă după ce primești numărul?

Primirea numărului de identificare fiscală este doar începutul. După ce îl obții, ar trebui să:

• Păstrezi notificarea de confirmare împreună cu documentele de înființare
• Folosești numărul la deschiderea conturilor bancare de afaceri
• Îl împărtășești cu furnizorii de salarizare și specialiștii fiscali, după nevoie
• Te înregistrezi pentru conturi fiscale de stat dacă activitățile companiei o cer
• Menții toate declarațiile fiscale consecvente cu denumirea legală a entității și cu EIN-ul

Dacă înființezi o afacere, acesta este și un moment bun pentru a revizui alte elemente de conformitate, precum rapoartele anuale, licențele, serviciile de agent înregistrat și configurarea contului bancar de afaceri.

Cum poate ajuta Zenind noii proprietari de afaceri

Pentru fondatorii care își construiesc încă firmele, pasul privind numărul fiscal este mai ușor când procesul de înființare este organizat de la început. Zenind ajută antreprenorii să înființeze LLC-uri și corporații în SUA printr-un flux de lucru structurat care susține pașii următori de conformitate a afacerii.

Pornind de la o entitate înființată corect, reduci șansele de a avea evidențe neconcordante atunci când soliciți un EIN, te înregistrezi pentru taxe de stat sau deschizi conturi financiare. Acest lucru este deosebit de util pentru proprietarii aflați la prima afacere, care vor o cale clară de la înființare la operare.

Întrebări frecvente

Cât durează să obții un număr de identificare fiscală?

Un EIN poate fi obținut adesea rapid atunci când aplicația online a IRS este disponibilă solicitantului. Numerele fiscale de stat pot dura mai mult, în funcție de stat și de tipul de înregistrare.

Există o taxă pentru obținerea unui EIN?

IRS nu percepe nicio taxă pentru obținerea unui EIN. Fii atent la serviciile terțe care percep taxe inutile de depunere.

Poate un proprietar individual să obțină un EIN?

Da. Proprietarii individuali pot solicita un EIN, iar mulți fac acest lucru pentru a separa evidențele bancare și fiscale ale afacerii de informațiile personale.

Am nevoie de un număr fiscal înainte de a deschide un cont bancar de afaceri?

În multe cazuri, da. Băncile solicită adesea un EIN pentru entități precum LLC-urile și corporațiile. Unii proprietari individuali pot deschide conturi cu un SSN, dar politicile diferă de la o bancă la alta.

Poate un nerezident al SUA să obțină un EIN?

Da, nerezidenții SUA pot solicita un EIN dacă au o afacere care are nevoie de unul. Procesul de aplicare poate diferi de ruta online standard.

Un singur număr fiscal acoperă fiecare stat?

Nu. Un EIN este federal. Dacă trebuie să te înregistrezi pentru salarizare la nivel de stat, taxă pe vânzări sau alte taxe de stat, este posibil să ai nevoie de înregistrări separate de stat.

Concluzii

Un număr de identificare fiscală este o componentă esențială a configurării unei afaceri conforme în Statele Unite. Pentru majoritatea proprietarilor de afaceri, pasul federal principal este obținerea unui EIN, apoi adăugarea oricăror înregistrări fiscale de stat necesare în funcție de modul în care operează compania.

Dacă parcurgi procesul în ordinea corectă, îți menții evidențele consecvente și înțelegi ce conturi fiscale se aplică afacerii tale, vei evita multe probleme comune de depunere și vei fi mai bine pregătit pentru creștere.