Was ist eine ITIN? Ein vollständiger Leitfaden zu Individual Taxpayer Identification Numbers

Der Internal Revenue Service (IRS) verwendet verschiedene Arten von Identifikationsnummern, um Einzelpersonen und Unternehmen für Steuerzwecke zu erfassen. Während die meisten US-Bürger mit Social Security Numbers (SSNs) oder Employer Identification Numbers (EINs) für Unternehmen vertraut sind, ist die Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) eine weitere wichtige bundesstaatliche Steuer-ID, die eine spezielle und wesentliche Rolle erfüllt.

In diesem umfassenden Leitfaden erklären wir, was eine ITIN ist, wer sie benötigt, wie sie sich von anderen Steuer-IDs unterscheidet und wie Sie sie beantragen können.

Was ist eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)?

Eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) ist eine eindeutige, neunstellige Steuerverarbeitungsnummer, die vom IRS vergeben wird. Sie wird speziell Personen zugewiesen, die für Steuerzwecke eine US-Steueridentifikationsnummer benötigen, aber keine Social Security Number (SSN) von der Social Security Administration (SSA) haben und auch nicht berechtigt sind, eine zu erhalten.

Zu den Personen, die in der Regel für eine ITIN in Frage kommen, gehören in den Vereinigten Staaten ansässige oder nicht ansässige Ausländer sowie deren Ehepartner und unterhaltsberechtigte Personen. Wichtig ist: Wenn Sie für eine SSN berechtigt sind, stellt der IRS Ihnen keine ITIN aus.

Wofür wird eine ITIN verwendet?

Der Hauptzweck einer ITIN ist die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Personen verwenden ITINs, um dem IRS ihre Einkünfte zu melden und Steuern auf in den Vereinigten Staaten erzielte Einnahmen zu zahlen. Dazu gehören Einkünfte aus Beschäftigung, Investitionen oder aus dem Betrieb eines Unternehmens als Einzelunternehmer oder über eine Single-Member LLC.

Eine ITIN hilft Ihnen zwar dabei, Ihren bundesstaatlichen Steuerpflichten nachzukommen, hat jedoch erhebliche Einschränkungen:
* Keine Social-Security-Leistungen: Eine ITIN gewährt keinen Zugang zu Social-Security-Leistungen oder zur Earned Income Tax Credit (EITC).
* Kein Einwanderungsstatus: Sie ändert Ihren Einwanderungsstatus nicht.
* Keine Arbeitserlaubnis: Sie dient nicht als Nachweis Ihres Rechts, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

Erlaubt eine ITIN, in den USA zu arbeiten?

Nein. Eine ITIN berechtigt eine Person nicht zur legalen Arbeit in den USA. Eine ITIN ist ausschließlich eine Nummer für die Steuerverarbeitung. Sie unterscheidet sich grundlegend von einer US-Arbeitserlaubnis oder einem Employment Authorization Document (EAD).

Während ITINs vom IRS für Steuerzwecke ausgestellt werden, werden Employment Authorization Documents von der United States Citizenship and Immigration Services (USCIS) ausgestellt, um die Arbeitserlaubnis zu gewähren.

Wie erhält man eine ITIN-Nummer?

Um beim IRS eine ITIN zu erhalten, müssen Sie ein formelles Antragsverfahren durchlaufen und unterstützende Unterlagen einreichen. Im Überblick benötigen Sie Folgendes:

• Formular W-7: Sie müssen das IRS-Formular W-7, den "Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number", ausfüllen. Dieses Formular muss vollständig ausgefüllt werden.
• Bundessteuererklärung: In der Regel müssen Sie Ihrer Form-W-7-Anmeldung Ihre originale, ausgefüllte bundesstaatliche Einkommensteuererklärung beifügen.
• Identitätsnachweis: Sie müssen dem IRS gültige Unterlagen vorlegen, die Ihre Identität belegen (z. B. einen gültigen Reisepass oder einen nationalen Personalausweis).
• Nachweis des ausländischen Status: Der IRS verlangt Originaldokumente oder beglaubigte Kopien der ausstellenden Behörde, um Ihren ausländischen Status als ansässiger oder nicht ansässiger Ausländer nachzuweisen. Ein gültiger Reisepass erfüllt oft sowohl den Identitätsnachweis als auch den Nachweis des ausländischen Status.

Sobald Sie das Formular W-7 ausgefüllt und alle erforderlichen Unterlagen zusammengestellt haben, können Sie Ihren Antrag per Post an den IRS senden, mit einem vom IRS autorisierten Certifying Acceptance Agent (CAA) zusammenarbeiten oder einen Termin in einem ausgewiesenen IRS Taxpayer Assistance Center vereinbaren.

Benötige ich eine ITIN?

In der Regel benötigen Sie eine ITIN, wenn Sie eine US-Steuererklärungs- oder Meldepflicht haben und keinen Anspruch auf eine SSN haben. Typische Fälle sind:

• Sie sind ein nicht ansässiger Ausländer und müssen eine US-Steuererklärung einreichen, um Einkünfte zu melden oder eine Steuererstattung zu beantragen.
• Sie sind ein in den USA ansässiger Ausländer (basierend auf der Anzahl der Tage, an denen Sie sich in den Vereinigten Staaten aufgehalten haben) und reichen eine US-Steuererklärung ein.
• Sie sind ein unterhaltsberechtigtes Kind oder Ehepartner eines US-Bürgers, eines ansässigen Ausländers oder eines nicht ansässigen Visuminhabers.

EIN vs. ITIN für Unternehmen

Unternehmer fragen häufig nach dem Zusammenhang zwischen einer ITIN und einer Employer Identification Number (EIN). Eine EIN ist eine bundesstaatliche Steuer-ID für Unternehmen wie LLCs und Kapitalgesellschaften und wird für die Eröffnung von Geschäftskonten, die Einstellung von Mitarbeitern und die Abgabe von Unternehmenssteuererklärungen verwendet.

Wenn Sie als ausländischer Resident ein Unternehmen in den USA führen, fragen Sie sich möglicherweise, welche Nummer Sie verwenden sollten.
* Kann man eine ITIN anstelle einer EIN verwenden? In einigen persönlichen Finanzsituationen, in denen eine SSN verlangt wird, kann eine ITIN akzeptiert werden, beispielsweise bei der Eröffnung eines privaten Bankkontos. Für geschäftliche Zwecke, bei denen ausdrücklich eine EIN erforderlich ist, kann eine ITIN jedoch keinen Ersatz darstellen, etwa bei der Eröffnung eines Firmenbankkontos oder beim Payroll-Betrieb einer Multi-Member LLC.
* Single-Member LLCs: Selbst wenn Sie eine Single-Member LLC betreiben und keine US-Mitarbeiter haben, ist die Beantragung einer EIN in der Regel notwendig, um ein US-Geschäftskonto zu eröffnen und private und geschäftliche Finanzen sauber zu trennen.

Wo finde ich meine ITIN?

Wenn Ihnen bereits eine ITIN zugewiesen wurde, Sie die Unterlagen aber verloren haben, können Sie sie an mehreren Stellen finden:
* Auf bereits eingereichten bundesstaatlichen Steuererklärungen.
* Auf einer Kopie Ihres eingereichten Formulars W-7.
* Durch direkte Kontaktaufnahme mit dem IRS über die gebührenfreie Telefonnummer oder durch einen Besuch in einem örtlichen IRS Taxpayer Assistance Center.
* Bei dem Steuerberater oder der Buchhaltungsfirma, die Sie bei früheren Einreichungen unterstützt hat.

Verfallen ITIN-Nummern?

Ja, ITINs können verfallen. Der IRS hat Ablaufregelungen eingeführt, um die Integrität des ITIN-Programms zu gewährleisten.
* Inaktivität: Wenn eine ITIN in einem Zeitraum von drei Jahren nicht mindestens einmal in einer bundesstaatlichen Steuererklärung verwendet wird, verfällt sie am 31. Dezember des dritten aufeinanderfolgenden Jahres ohne Nutzung.
* Verlängerung: Wenn Ihre ITIN abgelaufen ist und Sie in der nächsten Steuersaison eine Einreichungspflicht haben, müssen Sie sie verlängern, indem Sie ein neues Formular W-7 zusammen mit den erforderlichen Unterlagen einreichen.

Wie lange dauert es, eine ITIN zu erhalten?

Die Bearbeitungszeiten können je nach Jahreszeit variieren. Im Allgemeinen benötigt der IRS etwa 7 bis 11 Wochen, um Ihren Antrag zu bearbeiten und Ihnen den Zuweisungsbrief für Ihre ITIN zuzusenden. Es ist wichtig, den Antrag rechtzeitig vor allen Steuerfristen zu stellen, damit Sie Ihre Nummer rechtzeitig erhalten.

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Wenden Sie sich stets an einen qualifizierten Steuerberater oder direkt an den IRS, wenn Sie spezifische Hinweise zu Ihrer individuellen Situation benötigen.