Impôts fédéraux des petites entreprises : ce que les LLC et les sociétés doivent savoir

Les impôts fédéraux font partie intégrante de l’exploitation d’une entreprise légitime aux États-Unis. Que vous exerciez vos activités comme propriétaire unique, LLC, S corporation ou C corporation, vos obligations fiscales dépendent de la structure de votre entreprise, de ses revenus et du fait que vous ayez ou non des employés, des travailleurs indépendants ou d’autres obligations fiscales.

Pour de nombreux propriétaires, la conformité fiscale fédérale semble complexe parce que les règles changent selon le type d’entité. La bonne nouvelle, c’est qu’une fois que vous comprenez les grandes catégories d’impôts fédéraux et les formulaires associés à chaque structure d’entreprise, le processus devient beaucoup plus facile à gérer.

Ce guide explique les impôts fédéraux les plus courants pour les petites entreprises, les formulaires que vous pourriez devoir produire, les dossiers à conserver et la façon de rester organisé tout au long de l’année.

Quels impôts fédéraux une petite entreprise peut-elle devoir payer ?

La plupart des petites entreprises peuvent être responsables d’un ou de plusieurs des types d’impôts fédéraux suivants :

• Impôt sur le revenu sur les bénéfices de l’entreprise, selon le type d’entité
• Cotisation d’impôt pour travail indépendant pour de nombreux propriétaires d’entreprises à flux continu
• Impôts sur la paie si l’entreprise a des employés
• Impôts estimatifs si l’impôt n’est pas retenu automatiquement
• Taxes d’accise dans des secteurs ou activités spécialisés

Toutes les entreprises ne doivent pas payer tous ces impôts. Par exemple, un propriétaire unique déclare habituellement le revenu d’entreprise dans une déclaration personnelle, tandis qu’une société produit généralement sa propre déclaration d’impôt fédéral. Une entreprise avec des employés doit aussi gérer les retenues et les dépôts liés aux impôts sur la paie.

Pourquoi la structure de l’entreprise est importante

La structure de votre entreprise influence la façon dont l’IRS traite le revenu, les pertes, les déductions et les distributions. Les classifications fiscales fédérales les plus courantes pour les petites entreprises sont :

• Entreprise à propriétaire unique
• LLC à un seul membre
• LLC à plusieurs membres
• Partenariat
• S corporation
• C corporation

Certaines entités sont imposées directement, tandis que d’autres transmettent le revenu aux propriétaires. En pratique, cela signifie que l’entreprise elle-même ne doit pas nécessairement payer l’impôt; c’est plutôt le propriétaire qui déclare le revenu d’entreprise dans sa déclaration personnelle.

Si vous créez une nouvelle entreprise, choisir rapidement la bonne structure peut vous aider à éviter la confusion plus tard. Cela peut aussi faciliter la séparation des finances personnelles et commerciales, le suivi des déductions et la préparation des bons formulaires fédéraux.

Impôts fédéraux pour les LLC

Une LLC est une structure d’entreprise flexible, mais elle ne constitue pas automatiquement une catégorie fiscale fédérale distincte. L’IRS impose généralement une LLC selon le nombre de propriétaires qu’elle a et selon qu’elle a choisi ou non un autre traitement fiscal.

LLC à un seul membre

Une LLC à un seul membre est généralement traitée comme une entité ignorée aux fins de l’impôt fédéral. Cela signifie que l’IRS impose habituellement l’entreprise comme un propriétaire unique si le propriétaire est un particulier.

Dans ce cas, le propriétaire déclare généralement le revenu et les dépenses d’entreprise à l’aide de l’annexe C, produite avec le formulaire 1040. Si le propriétaire a un revenu net de travail indépendant, il peut aussi avoir besoin de l’annexe SE pour calculer la cotisation d’impôt pour travail indépendant.

Les formulaires fédéraux courants pour une LLC à un seul membre peuvent inclure :

• Formulaire 1040
• Annexe C
• Annexe SE
• Annexe 1, le cas échéant

Une LLC à un seul membre peut aussi avoir besoin d’un EIN si elle a des employés, produit certaines déclarations fiscales fédérales ou veut ouvrir des comptes d’entreprise au nom de la société. Même lorsqu’un EIN n’est pas strictement requis, de nombreux propriétaires choisissent d’en obtenir un pour des raisons bancaires et administratives.

LLC à plusieurs membres

Une LLC à plusieurs membres est généralement imposée comme un partenariat, sauf si elle choisit l’imposition comme société. Dans un traitement fiscal de type partenariat, l’entreprise produit une déclaration d’information et chaque propriétaire déclare sa part du revenu, des déductions et des crédits.

L’entreprise produit généralement le formulaire 1065, et chaque membre reçoit une annexe K-1 indiquant sa part des résultats de l’entreprise. Les propriétaires utilisent généralement cette information pour remplir leurs propres déclarations personnelles.

Les formulaires fédéraux courants pour une LLC à plusieurs membres peuvent inclure :

• Formulaire 1065
• Annexe K-1
• Formulaire 1040
• Annexe E
• Annexe SE, le cas échéant

Une déclaration de partenariat ne crée généralement pas d’impôt fédéral sur le revenu pour l’entreprise elle-même. L’obligation fiscale est plutôt transférée aux propriétaires.

LLC ayant choisi l’imposition comme S corporation

Certaines LLC choisissent d’être imposées comme une S corporation. Ce choix peut modifier la façon dont les propriétaires se paient et la façon dont les bénéfices de l’entreprise sont imposés.

Avec un choix fiscal de S corporation, les propriétaires qui travaillent dans l’entreprise sont généralement censés recevoir une rémunération raisonnable par la paie. Les bénéfices restants peuvent éventuellement être distribués différemment des salaires, selon les faits et les règles de l’IRS.

Une LLC imposée comme S corporation produit généralement le formulaire 1120-S et remet des formulaires annexe K-1 aux propriétaires.

Impôts fédéraux pour les sociétés

Les sociétés ont leurs propres règles fiscales fédérales. Les deux classifications les plus courantes sont les C corporations et les S corporations.

C corporations

Une C corporation est une entité imposable distincte. Elle produit généralement le formulaire 1120 et paie l’impôt fédéral sur ses bénéfices.

Cette structure peut être utile pour lever des capitaux et créer une structure de capitaux propres plus formelle, mais elle peut aussi entraîner une double imposition. Cela se produit lorsque la société paie de l’impôt sur le revenu et que les actionnaires paient ensuite de l’impôt à nouveau sur certaines distributions.

Une C corporation peut avoir à produire ou à gérer :

• Formulaire 1120
• Versements d’impôts estimatifs
• Déclarations liées à la paie si elle a des employés
• Déclarations d’information pour les travailleurs indépendants, le cas échéant

La date d’échéance d’une déclaration de société dépend de l’exercice fiscal et de la situation de production. Dans de nombreux cas, la déclaration est due le 15e jour du 4e mois suivant la fin de l’exercice fiscal, mais les entreprises doivent toujours vérifier la date limite actuelle selon leur situation.

S corporations

Une S corporation est un choix fiscal, et non un type d’entité juridique distinct. Une société ou une LLC admissible peut choisir l’imposition comme S corporation si elle répond aux exigences de l’IRS.

Une S corporation ne paie généralement pas d’impôt fédéral sur le revenu au niveau de l’entité. Le revenu, les déductions et les crédits sont plutôt transférés aux actionnaires, qui les déclarent dans leurs déclarations personnelles.

Une S corporation produit couramment le formulaire 1120-S et fournit des formulaires annexe K-1 aux actionnaires.

Les S corporations sont souvent utilisées par les entreprises qui veulent une imposition par flux continu tout en conservant une structure corporative. Toutefois, elles doivent quand même respecter des exigences de conformité formelles, notamment la paie, la tenue des registres des actionnaires et le dépôt des déclarations fiscales dans les délais.

L’impôt pour travail indépendant et l’impôt sur la paie ne sont pas la même chose

De nombreux propriétaires de petites entreprises confondent l’impôt pour travail indépendant avec l’impôt sur la paie, mais il s’agit de deux choses différentes.

• L’impôt pour travail indépendant s’applique généralement aux propriétaires d’entreprise qui déclarent un revenu net de travail indépendant dans leur déclaration personnelle.
• Les impôts sur la paie s’appliquent lorsqu’une entreprise a des employés et doit retenir l’impôt sur le revenu, la cotisation de sécurité sociale et la cotisation Medicare sur les salaires.

Si vous êtes l’unique propriétaire d’une entreprise à flux continu, vous pourriez devoir payer un impôt pour travail indépendant sur vos revenus d’entreprise. Si vous avez des employés, vous pourriez aussi devoir vous inscrire aux obligations de paie, retenir les montants appropriés, verser les impôts selon l’échéancier et produire les déclarations d’impôt sur l’emploi.

Formulaires fiscaux fédéraux courants pour les petites entreprises

Les formulaires exacts dont vous avez besoin dépendent de votre structure, de vos choix fiscaux et de vos activités. Voici quelques-uns des formulaires les plus courants :

• Formulaire 1040 : déclaration personnelle de revenus
• Annexe C : bénéfice ou perte d’entreprise
• Annexe SE : impôt pour travail indépendant
• Formulaire 1065 : déclaration américaine de revenus d’un partenariat
• Annexe K-1 : part du revenu, des déductions et des crédits de l’entreprise pour le propriétaire
• Formulaire 1120 : déclaration d’impôt sur le revenu d’une société de type C corporation
• Formulaire 1120-S : déclaration d’impôt sur le revenu d’une S corporation
• Formulaire W-2 : déclaration des salaires des employés
• Formulaire 941 : déclaration trimestrielle fédérale des impôts sur l’emploi
• Formulaire 940 : déclaration fédérale de l’impôt fédéral pour le chômage
• Formulaire 1099-NEC : paiements à certains travailleurs indépendants

Toutes les entreprises n’ont pas besoin de tous les formulaires. L’essentiel est d’adapter vos obligations de production à votre type d’entité et à vos activités.

Les dossiers à conserver pour la période des impôts

De bons dossiers rendent la production des déclarations fédérales plus rapide, plus précise et moins stressante. Au minimum, les petites entreprises devraient conserver des pièces justificatives pour :

• Revenu brut et ventes
• Activité du compte bancaire d’entreprise
• Reçus pour les dépenses déductibles
• Paiements aux travailleurs indépendants
• Dossiers de paie
• Achat d’actifs et pièces justificatives pour l’amortissement
• Kilométrage du véhicule et relevés de déplacement
• Calculs du bureau à domicile, le cas échéant
• Relevés de prêts et dossiers de financement

Des dossiers bien organisés peuvent aussi vous aider si vous devez répondre à un avis de l’IRS ou justifier une déduction.

Déductions et dépenses courantes à surveiller

Les déductions offertes à votre entreprise dépendent de la façon dont vous exploitez vos activités et de l’endroit où vous les exercez, mais les dépenses d’entreprise courantes peuvent inclure :

• Loyer et services publics
• Fournitures de bureau
• Logiciels et abonnements
• Publicité et marketing
• Honoraires professionnels
• Assurance d’entreprise
• Déplacements et repas, lorsque permis
• Dépenses de véhicule, s’il est utilisé à des fins professionnelles
• Frais de bureau à domicile, si vous êtes admissible
• Équipement et amortissement

Une déduction n’est utile que si elle est bien documentée. Conservez les reçus, relevés bancaires, factures et journaux qui appuient le montant et la raison commerciale de chaque dépense.

Les impôts estimatifs : pourquoi ils comptent

De nombreux propriétaires ne voient pas d’impôt retenu sur leurs revenus d’entreprise, contrairement aux employés. Dans ce cas, des versements d’impôts estimatifs peuvent être exigés durant l’année.

Les impôts estimatifs peuvent vous aider à éviter une facture fiscale importante et d’éventuelles pénalités pour sous-paiement au moment de la production. Cela est particulièrement important pour les propriétaires uniques, les associés, les membres de LLC et les actionnaires de S corporation qui reçoivent un revenu imposable sans retenue.

Une règle générale consiste à revoir votre revenu chaque trimestre et à effectuer des paiements au besoin. Un fiscaliste peut vous aider à estimer le bon montant en fonction des profits actuels et de l’obligation de l’année précédente.

Conseils pratiques de production pour les propriétaires de petites entreprises

Quelques habitudes peuvent rendre la conformité fiscale fédérale beaucoup plus simple :

• Séparez les finances personnelles et commerciales dès le départ
• Rapprochez vos comptes chaque mois
• Suivez les revenus et les dépenses au fur et à mesure
• Conservez tous les formulaires fiscaux dès leur réception
• Programmez des rappels pour les impôts estimatifs et les dates limites de production
• Révisez la classification de votre entité après des changements importants dans l’entreprise
• Demandez de l’aide avant qu’une échéance ne devienne urgente

Si vous créez une nouvelle entreprise, mettre en place de bonnes habitudes de conformité dès le début peut vous faire gagner du temps et réduire le stress plus tard.

Quand faire appel à un professionnel

Vous pouvez peut-être gérer certaines déclarations vous-même, surtout si votre entreprise est simple et vos dossiers sont bien tenus. Mais l’aide d’un professionnel peut être utile lorsque :

• Vous avez des employés
• Vous exploitez plusieurs entités
• Vous avez choisi l’imposition comme S corporation
• Vous ne savez pas quels formulaires s’appliquent
• Vous avez besoin d’aide pour les déductions, la paie ou les impôts estimatifs
• Vous voulez réduire le risque d’erreurs de production

Un fiscaliste peut vous aider à comprendre les exigences fédérales actuelles et à créer un processus de production adapté à votre entreprise.

Réflexions finales

Les impôts fédéraux des petites entreprises sont plus faciles à gérer lorsque vous comprenez les bases : votre type d’entité, vos formulaires de production, vos échéances de paiement et vos responsabilités en matière de tenue de dossiers. Que vous exerciez vos activités comme propriétaire unique, LLC ou société, rester organisé tout au long de l’année est la meilleure façon de demeurer conforme et d’éviter les surprises.

Si vous démarrez une entreprise ou formalisez une entreprise existante, des décisions claires en matière de constitution et de conformité peuvent rendre la saison des impôts beaucoup plus simple. Avec la bonne structure et les bons dossiers, vous pouvez passer moins de temps à vous préoccuper des formulaires et plus de temps à bâtir votre entreprise.