Taxele federale pentru micile afaceri: ce trebuie să știe LLC-urile și corporațiile

Taxele federale sunt o parte esențială a administrării unei afaceri legitime în Statele Unite. Indiferent dacă funcționați ca persoană fizică autorizată, LLC, S corporation sau C corporation, obligațiile fiscale depind de modul în care este structurată afacerea, de felul în care obține venituri și de faptul dacă aveți angajați, colaboratori independenți sau alte obligații fiscale.

Pentru mulți proprietari, conformarea cu taxele federale pare complicată deoarece regulile se schimbă în funcție de tipul entității. Vestea bună este că, odată ce înțelegeți categoriile de bază ale taxelor federale și formularele aferente fiecărei structuri de afaceri, procesul devine mult mai ușor de gestionat.

Acest ghid explică cele mai comune taxe federale pentru micile afaceri, formularele pe care este posibil să fie nevoie să le depuneți, evidențele pe care ar trebui să le păstrați și cum să rămâneți organizat pe tot parcursul anului.

Ce taxe federale pot datora micile afaceri?

Majoritatea micilor afaceri pot fi responsabile pentru una sau mai multe dintre următoarele tipuri de taxe federale:

• Impozit pe venit pentru profitul afacerii, în funcție de tipul entității
• Taxă pentru activitate independentă pentru mulți proprietari ai afacerilor cu impozitare de tip pass-through
• Taxe pe salarii dacă afacerea are angajați
• Plăți estimate dacă impozitul nu este reținut automat
• Accize în industrii sau activități specializate

Nu toate afacerile datorează toate aceste taxe. De exemplu, o persoană fizică autorizată raportează de obicei venitul din afacere în declarația personală, în timp ce o corporație depune în general propria declarație federală de impozit pe venit. O afacere cu angajați trebuie, de asemenea, să gestioneze reținerea și depunerea taxelor pe salarii.

De ce contează structura afacerii

Structura afacerii dvs. afectează modul în care IRS tratează veniturile, pierderile, deducerile și distribuțiile. Cele mai comune clasificări fiscale federale pentru micile afaceri sunt:

• Persoană fizică autorizată
• LLC cu un singur membru
• LLC cu mai mulți membri
• Parteneriat
• S corporation
• C corporation

Unele entități sunt impozitate direct, în timp ce altele transferă venitul către proprietari. În practică, asta înseamnă că afacerea în sine poate să nu datoreze impozitul; în schimb, proprietarul raportează venitul din afacere în declarația personală.

Dacă înființați o afacere nouă, alegerea timpurie a structurii potrivite vă poate ajuta să evitați confuziile mai târziu. De asemenea, poate face mai ușoară separarea finanțelor personale de cele ale afacerii, urmărirea deducerilor și pregătirea formularelor federale corecte.

Taxe federale pentru LLC-uri

Un LLC este o structură de afaceri flexibilă, dar nu este automat o categorie fiscală federală separată. IRS impozitează în general un LLC în funcție de numărul de proprietari și de faptul dacă a optat pentru un alt tratament fiscal.

LLC-uri cu un singur membru

Un LLC cu un singur membru este, de obicei, tratat ca o entitate ignorată în scopuri fiscale federale. Asta înseamnă că IRS impozitează în general afacerea ca pe o persoană fizică autorizată, dacă proprietarul este o persoană fizică.

În acest caz, proprietarul raportează de obicei veniturile și cheltuielile afacerii în Schedule C, depus împreună cu Form 1040. Dacă proprietarul are câștiguri nete din activitate independentă, este posibil să aibă nevoie și de Schedule SE pentru calculul taxei pentru activitate independentă.

Formulare federale obișnuite pentru un LLC cu un singur membru pot include:

• Form 1040
• Schedule C
• Schedule SE
• Schedule 1, atunci când este cazul

Un LLC cu un singur membru poate avea nevoie și de un EIN dacă are angajați, depune anumite declarații fiscale federale sau dorește să deschidă conturi de afaceri în numele companiei. Chiar și atunci când un EIN nu este strict necesar, mulți proprietari aleg să îl obțină pentru scopuri bancare și administrative.

LLC-uri cu mai mulți membri

Un LLC cu mai mulți membri este, de obicei, impozitat ca un parteneriat, cu excepția cazului în care optează pentru impozitare corporativă. Într-un tratament fiscal de tip parteneriat, afacerea depune o declarație informativă, iar fiecare proprietar își raportează partea din venit, deduceri și credite.

Afacerea depune în mod obișnuit Form 1065, iar fiecare membru primește un Schedule K-1 care arată partea sa din rezultatele afacerii. Proprietarii folosesc, de regulă, aceste informații pentru a-și completa propriile declarații personale.

Formulare federale obișnuite pentru un LLC cu mai mulți membri pot include:

• Form 1065
• Schedule K-1
• Form 1040
• Schedule E
• Schedule SE, atunci când este cazul

O declarație de parteneriat nu creează, de obicei, o factură federală de impozit pe venit pentru afacerea în sine. În schimb, obligația fiscală se transferă către proprietari.

LLC-uri care aleg impozitarea ca S corporation

Unele LLC-uri aleg să fie impozitate ca o S corporation. Această opțiune poate schimba modul în care proprietarii se plătesc și modul în care sunt impozitate profiturile afacerii.

Cu o alegere fiscală de tip S corporation, proprietarii care lucrează în afacere trebuie, în general, să primească o compensație rezonabilă prin payroll. Profiturile rămase pot fi distribuite diferit față de salarii, în funcție de situație și de regulile IRS.

Un LLC impozitat ca S corporation depune, în general, Form 1120-S și emite formulare Schedule K-1 pentru proprietari.

Taxe federale pentru corporații

Corporațiile au propriile reguli fiscale federale. Cele două clasificări fiscale corporative cele mai comune sunt C corporations și S corporations.

C corporations

O C corporation este o entitate impozabilă separată. De obicei, depune Form 1120 și plătește impozit federal pe venit pentru profitul său.

Această structură poate fi utilă pentru atragerea de capital și pentru construirea unei structuri formale de capital propriu, dar creează și posibilitatea dublei impuneri. Acest lucru se întâmplă atunci când corporația plătește impozit pe venit, iar acționarii plătesc din nou impozit pe anumite distribuții.

O C corporation poate avea nevoie să depună sau să gestioneze:

• Form 1120
• Plăți estimate de impozit
• Declarații privind taxele pe salarii dacă are angajați
• Declarații informative pentru colaboratori independenți, acolo unde este cazul

Data scadentă pentru o declarație corporativă depinde de anul fiscal al companiei și de situația de depunere. În multe cazuri, declarația este scadentă în a 15-a zi a celei de-a 4-a luni după încheierea anului fiscal, dar afacerile ar trebui să verifice întotdeauna termenul curent pentru situația lor.

S corporations

O S corporation este o opțiune fiscală, nu un tip diferit de entitate juridică. O corporație sau un LLC eligibil poate opta pentru impozitarea ca S corporation dacă îndeplinește cerințele IRS.

O S corporation, în general, nu plătește impozit federal pe venit la nivel de entitate. În schimb, veniturile, deducerile și creditele se transferă către acționari, care le raportează în declarațiile personale.

O S corporation depune de obicei Form 1120-S și furnizează formulare Schedule K-1 acționarilor.

S corporations sunt adesea folosite de afacerile care doresc impozitare de tip pass-through, păstrând în același timp o structură corporativă. Totuși, ele au în continuare cerințe formale de conformare, inclusiv payroll, evidența acționarilor și depunerea la timp a declarațiilor fiscale.

Taxa pentru activitate independentă și taxele pe salarii nu sunt același lucru

Mulți proprietari de mici afaceri confundă taxa pentru activitate independentă cu taxele pe salarii, dar acestea sunt diferite.

• Taxa pentru activitate independentă se aplică, în general, proprietarilor de afaceri care raportează câștiguri nete din activitate independentă în declarațiile lor personale.
• Taxele pe salarii se aplică atunci când o afacere are angajați și trebuie să rețină din salarii impozitul pe venit, taxele de Social Security și Medicare.

Dacă sunteți singurul proprietar al unei afaceri cu impozitare de tip pass-through, este posibil să datorați taxa pentru activitate independentă pentru veniturile afacerii. Dacă aveți angajați, este posibil să trebuiască, de asemenea, să vă înregistrați pentru obligațiile privind taxele pe salarii, să rețineți sumele corecte, să depuneți taxele la termenele stabilite și să depuneți declarații pentru taxele de angajare.

Formulare federale comune pentru micile afaceri

Formularele exacte de care aveți nevoie depind de structură, opțiuni și operațiuni. Unele dintre cele mai comune formulare includ:

• Form 1040: Declarație personală de impozit pe venit
• Schedule C: Profit sau pierdere din afacere
• Schedule SE: Taxă pentru activitate independentă
• Form 1065: Declarația SUA a veniturilor din parteneriat
• Schedule K-1: Partea proprietarului din veniturile, deducerile și creditele afacerii
• Form 1120: Declarație de impozit pe venit corporativ pentru C corporations
• Form 1120-S: Declarație de impozit pe venit pentru S corporations
• Form W-2: Raportarea salariilor pentru angajați
• Form 941: Declarație trimestrială federală pentru taxele de angajare
• Form 940: Declarație federală pentru taxele de șomaj
• Form 1099-NEC: Plăți către anumiți colaboratori independenți

Nu toate afacerile au nevoie de toate formularele. Esențial este să vă potriviți obligațiile de depunere cu tipul entității și cu operațiunile dvs.

Evidențele pe care ar trebui să le păstrați pentru sezonul fiscal

Evidențele bune fac depunerea taxelor federale mai rapidă, mai precisă și mai puțin stresantă. Cel puțin, micile afaceri ar trebui să păstreze documentație pentru:

• Venituri brute și vânzări
• Activitatea contului bancar al afacerii
• Chitanțe pentru cheltuieli deductibile
• Plăți către colaboratori independenți
• Evidențe de payroll
• Achiziții de active și documente pentru amortizare/depreciere
• Kilometrajul vehiculului și jurnalele de deplasare
• Calculul pentru home office, dacă este cazul
• Extrase de cont pentru împrumuturi și documente de finanțare

Evidențele bine organizate pot fi utile și dacă trebuie să răspundeți la o notificare IRS sau să susțineți o deducere.

Deduceri și cheltuieli comune de urmărit

Deducerile disponibile afacerii dvs. depind de modul și locul în care operați, dar cheltuielile comune pot include:

• Chirie și utilități
• Materiale de birou
• Software și abonamente
• Publicitate și marketing
• Onorarii profesionale
• Asigurări de afaceri
• Călătorii și mese, atunci când sunt permise
• Cheltuieli cu vehiculul, dacă este utilizat în scop de afaceri
• Cheltuieli pentru home office, dacă vă calificați
• Echipamente și amortizare/depreciere

O deducere este utilă doar dacă este documentată corespunzător. Păstrați chitanțe, extrase bancare, facturi și jurnale care susțin suma și scopul de business al fiecărei cheltuieli.

Plățile estimate: de ce contează

Mulți proprietari nu au impozitul reținut din veniturile afacerii așa cum se întâmplă în cazul angajaților. Într-o astfel de situație, pot fi necesare plăți estimate pe parcursul anului.

Plățile estimate pot ajuta la evitarea unei facturi fiscale mari și a eventualelor penalități pentru subplată la momentul depunerii. Acest lucru este deosebit de important pentru persoanele fizice autorizate, parteneri, membri ai LLC-urilor și acționari ai S corporations care primesc venit impozabil în afara reținerii la sursă.

O regulă generală este să vă revizuiți veniturile trimestrial și să faceți plăți dacă este nevoie. Un specialist fiscal vă poate ajuta să estimați suma corectă pe baza nivelului actual al profitului și a obligației din anul precedent.

Sfaturi practice de depunere pentru proprietarii de mici afaceri

Câteva obiceiuri pot face conformarea fiscală federală mult mai ușoară:

• Separă finanțele personale de cele ale afacerii încă din prima zi
• Reconciliți conturile lunar
• Urmăriți veniturile și cheltuielile pe măsură ce apar
• Salvați toate formularele fiscale imediat ce le primiți
• Setați mementouri în calendar pentru plățile estimate și termenele de depunere
• Revizuiți clasificarea entității după schimbări majore în afacere
• Cereți ajutor înainte ca un termen limită să devină urgent

Dacă înființați o companie nouă, construirea timpurie a unor obiceiuri solide de conformare poate economisi timp și reduce stresul mai târziu.

Când să apelați la ajutor profesionist

Este posibil să puteți gestiona singur unele declarații fiscale, mai ales dacă afacerea este simplă și evidențele sunt clare. Dar ajutorul profesional poate fi valoros atunci când:

• Aveți angajați
• Operați prin mai multe entități
• Ați ales impozitarea ca S corporation
• Nu sunteți sigur ce formulare vi se aplică
• Aveți nevoie de ajutor cu deducerile, payroll-ul sau plățile estimate
• Doriți să reduceți riscul erorilor de depunere

Un specialist fiscal vă poate ajuta să înțelegeți cerințele federale actuale și să creați un proces de depunere potrivit afacerii dvs.

Concluzii

Taxele federale pentru micile afaceri sunt mai ușor de gestionat atunci când înțelegeți elementele de bază: tipul entității, formularele de depunere, termenele de plată și responsabilitățile de evidență. Indiferent dacă funcționați ca persoană fizică autorizată, LLC sau corporație, menținerea organizării pe tot parcursul anului este cea mai bună modalitate de a rămâne conform și de a evita surprizele.

Dacă începeți o afacere sau formalizați una existentă, deciziile clare privind înființarea și conformarea pot face sezonul fiscal mult mai simplu. Cu structura potrivită și cu evidențele corecte, puteți petrece mai puțin timp preocupat de formulare și mai mult timp dezvoltând afacerea.