Bundessteuern für kleine Unternehmen: Was LLCs und Kapitalgesellschaften wissen müssen

Bundessteuern sind ein zentraler Bestandteil eines rechtmäßig geführten Unternehmens in den Vereinigten Staaten. Ganz gleich, ob Sie als Einzelunternehmer, LLC, S-Corporation oder C-Corporation tätig sind, Ihre steuerlichen Pflichten hängen davon ab, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist, wie es Einnahmen erzielt und ob Sie Mitarbeiter, Auftragnehmer oder andere steuerliche Verpflichtungen haben.

Für viele Inhaber wirkt die Einhaltung der Bundessteuervorschriften kompliziert, weil sich die Regeln je nach Unternehmensform ändern. Die gute Nachricht ist: Sobald Sie die grundlegenden Kategorien der Bundessteuern und die zugehörigen Formulare für die jeweilige Unternehmensstruktur verstehen, wird der Prozess deutlich leichter zu handhaben.

Dieser Leitfaden erklärt die häufigsten Bundessteuern für kleine Unternehmen, die Formulare, die Sie möglicherweise einreichen müssen, die Unterlagen, die Sie aufbewahren sollten, und wie Sie das ganze Jahr über organisiert bleiben.

Welche Bundessteuern können kleine Unternehmen schulden?

Die meisten kleinen Unternehmen können für eine oder mehrere der folgenden Bundessteuerarten verantwortlich sein:

• Einkommensteuer auf Unternehmensgewinne, abhängig von der Rechtsform
• Selbstständigensteuer für viele Inhaber von Pass-Through-Unternehmen
• Lohnsteuer wenn das Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt
• Vorauszahlungen auf die Steuer wenn keine Steuer automatisch einbehalten wird
• Verbrauchsteuern in spezialisierten Branchen oder bei bestimmten Tätigkeiten

Nicht jedes Unternehmen schuldet all diese Steuern. Ein Einzelunternehmer meldet seine Geschäftseinkünfte beispielsweise normalerweise in einer persönlichen Steuererklärung, während eine Kapitalgesellschaft in der Regel ihre eigene bundesstaatliche Einkommensteuererklärung einreicht. Ein Unternehmen mit Mitarbeitern muss außerdem Lohnsteuerabzüge und -zahlungen verwalten.

Warum die Unternehmensstruktur wichtig ist

Ihre Unternehmensstruktur beeinflusst, wie der IRS Einnahmen, Verluste, Abzüge und Ausschüttungen behandelt. Die häufigsten bundessteuerlichen Einordnungen für kleine Unternehmen sind:

• Einzelunternehmen
• LLC mit einem Mitglied
• LLC mit mehreren Mitgliedern
• Personengesellschaft
• S-Corporation
• C-Corporation

Einige Rechtsformen werden direkt besteuert, andere leiten die Einkünfte an die Eigentümer weiter. In der Praxis bedeutet das, dass das Unternehmen selbst die Steuer möglicherweise nicht schuldet; stattdessen gibt der Eigentümer die Geschäftseinkünfte in seiner persönlichen Steuererklärung an.

Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, kann die frühzeitige Wahl der richtigen Struktur helfen, spätere Verwirrung zu vermeiden. Außerdem wird es dadurch einfacher, Geschäft und Privatfinanzen zu trennen, Abzüge zu erfassen und die richtigen Bundesformulare vorzubereiten.

Bundessteuern für LLCs

Eine LLC ist eine flexible Rechtsform, aber keine eigenständige bundessteuerliche Kategorie. Der IRS besteuert eine LLC im Allgemeinen danach, wie viele Eigentümer sie hat und ob sie sich für eine andere steuerliche Behandlung entschieden hat.

LLCs mit einem Mitglied

Eine LLC mit nur einem Mitglied wird für Bundessteuerzwecke in der Regel als nicht getrennte Einheit behandelt. Das bedeutet, dass der IRS das Unternehmen normalerweise wie ein Einzelunternehmen besteuert, wenn der Eigentümer eine natürliche Person ist.

In diesem Fall meldet der Eigentümer Geschäftseinkünfte und -ausgaben üblicherweise in Schedule C, die zusammen mit Form 1040 eingereicht wird. Wenn der Eigentümer Nettoeinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit hat, kann außerdem Schedule SE erforderlich sein, um die Selbstständigensteuer zu berechnen.

Häufige Bundesformulare für eine LLC mit einem Mitglied können sein:

• Form 1040
• Schedule C
• Schedule SE
• Schedule 1, falls zutreffend

Eine LLC mit einem Mitglied benötigt möglicherweise auch eine EIN, wenn sie Mitarbeiter beschäftigt, bestimmte bundessteuerliche Erklärungen einreicht oder Geschäftskonten auf den Firmennamen eröffnen möchte. Selbst wenn eine EIN nicht zwingend erforderlich ist, entscheiden sich viele Inhaber aus bank- und verwaltungstechnischen Gründen dafür.

LLCs mit mehreren Mitgliedern

Eine LLC mit mehreren Mitgliedern wird in der Regel als Personengesellschaft besteuert, sofern sie sich nicht für eine Besteuerung als Kapitalgesellschaft entscheidet. Bei dieser steuerlichen Behandlung reicht das Unternehmen eine Informationsmeldung ein, und jeder Eigentümer gibt seinen Anteil an Einkommen, Abzügen und Steuergutschriften an.

Das Unternehmen reicht üblicherweise Form 1065 ein, und jedes Mitglied erhält ein Schedule K-1, das seinen Anteil an den Geschäftsergebnissen ausweist. Die Eigentümer verwenden diese Informationen im Allgemeinen, um ihre eigenen persönlichen Steuererklärungen auszufüllen.

Häufige Bundesformulare für eine LLC mit mehreren Mitgliedern können sein:

• Form 1065
• Schedule K-1
• Form 1040
• Schedule E
• Schedule SE, falls zutreffend

Eine Steuererklärung als Personengesellschaft führt normalerweise nicht zu einer direkten bundesweiten Einkommensteuerschuld des Unternehmens selbst. Stattdessen geht die Steuerpflicht auf die Eigentümer über.

LLCs, die sich für die Besteuerung als S-Corporation entscheiden

Manche LLCs wählen die Besteuerung als S-Corporation. Diese Wahl kann ändern, wie sich Eigentümer auszahlen und wie Unternehmensgewinne besteuert werden.

Bei einer S-Corporation-Besteuerung wird von Eigentümern, die im Unternehmen arbeiten, in der Regel erwartet, dass sie ein angemessenes Gehalt über die Lohnabrechnung erhalten. Verbleibende Gewinne können je nach Sachlage und IRS-Regeln möglicherweise anders als Lohnzahlungen ausgeschüttet werden.

Eine LLC, die als S-Corporation besteuert wird, reicht in der Regel Form 1120-S ein und stellt den Eigentümern Schedule K-1-Formulare aus.

Bundessteuern für Kapitalgesellschaften

Kapitalgesellschaften haben eigene bundessteuerliche Regeln. Die beiden häufigsten Steuerklassifikationen sind C-Corporations und S-Corporations.

C-Corporations

Eine C-Corporation ist eine eigenständige steuerpflichtige Einheit. Sie reicht in der Regel Form 1120 ein und zahlt Bundesertragsteuer auf ihre Gewinne.

Diese Struktur kann nützlich sein, um Kapital einzuwerben und eine formale Eigenkapitalstruktur aufzubauen, führt aber auch zum Risiko der Doppelbesteuerung. Das geschieht, wenn die Gesellschaft Steuern auf das Einkommen zahlt und Anteilseigner erneut Steuern auf bestimmte Ausschüttungen zahlen.

Eine C-Corporation muss möglicherweise Folgendes einreichen oder verwalten:

• Form 1120
• Vorauszahlungen auf die Steuer
• Lohnsteueranmeldungen, wenn Mitarbeiter beschäftigt sind
• Informationsmeldungen für Auftragnehmer, sofern zutreffend

Der Abgabetermin für eine Körperschaftsteuererklärung hängt vom Steuerjahr und der jeweiligen Einreichungssituation des Unternehmens ab. In vielen Fällen ist die Erklärung bis zum 15. Tag des 4. Monats nach Ende des Steuerjahres fällig, aber Unternehmen sollten den aktuellen Termin für ihre Situation stets überprüfen.

S-Corporations

Eine S-Corporation ist eine Steuerwahl, keine andere Rechtsform. Eine Kapitalgesellschaft oder eine berechtigte LLC kann sich für die S-Corporation-Besteuerung entscheiden, wenn sie die IRS-Voraussetzungen erfüllt.

Eine S-Corporation zahlt auf Unternehmensebene in der Regel keine Bundesertragsteuer. Stattdessen fließen Einkommen, Abzüge und Gutschriften an die Anteilseigner durch, die diese in ihren persönlichen Steuererklärungen angeben.

Eine S-Corporation reicht üblicherweise Form 1120-S ein und stellt den Anteilseignern Schedule K-1-Formulare aus.

S-Corporations werden häufig von Unternehmen genutzt, die Pass-Through-Besteuerung wünschen und dennoch eine Unternehmensstruktur beibehalten wollen. Sie haben jedoch weiterhin formale Compliance-Anforderungen, einschließlich Lohnabrechnung, Aufzeichnungen über Anteilseigner und fristgerechter Steuererklärungen.

Selbstständigensteuer und Lohnsteuer sind nicht dasselbe

Viele kleine Unternehmensinhaber verwechseln Selbstständigensteuer mit Lohnsteuer, doch es handelt sich um unterschiedliche Abgaben.

• Selbstständigensteuer gilt im Allgemeinen für Unternehmer, die Nettoeinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit in ihren persönlichen Steuererklärungen angeben.
• Lohnsteuer gilt, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter hat und Einkommensteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer von den Löhnen einbehalten muss.

Wenn Sie der alleinige Eigentümer eines Pass-Through-Unternehmens sind, können Sie auf Ihre Geschäftseinkünfte Selbstständigensteuer schulden. Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie möglicherweise auch Lohnsteuerpflichten registrieren, die richtigen Beträge einbehalten, Steuern fristgerecht einzahlen und Beschäftigungssteuererklärungen einreichen.

Häufige Bundessteuerformulare für kleine Unternehmen

Welche Formulare Sie genau benötigen, hängt von Ihrer Struktur, Ihren steuerlichen Entscheidungen und Ihren Aktivitäten ab. Zu den häufigsten Formularen gehören:

• Form 1040: Persönliche Einkommensteuererklärung
• Schedule C: Gewinn oder Verlust aus Gewerbebetrieb
• Schedule SE: Selbstständigensteuer
• Form 1065: US-Steuererklärung für Personengesellschaften
• Schedule K-1: Anteil des Eigentümers an Einkommen, Abzügen und Gutschriften des Unternehmens
• Form 1120: Körperschaftsteuererklärung für C-Corporations
• Form 1120-S: Einkommensteuererklärung für S-Corporations
• Form W-2: Lohnmeldung für Mitarbeiter
• Form 941: Vierteljährliche bundesweite Lohnsteuererklärung
• Form 940: Bundessteuererklärung zur Arbeitslosensteuer
• Form 1099-NEC: Zahlungen an bestimmte Auftragnehmer

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes Formular. Entscheidend ist, Ihre Meldepflichten an Ihre Rechtsform und Ihre Geschäftstätigkeit anzupassen.

Unterlagen, die Sie für die Steuerzeit aufbewahren sollten

Gute Unterlagen machen die Einreichung der Bundessteuern schneller, genauer und weniger stressig. Mindestens sollten kleine Unternehmen Nachweise zu folgenden Punkten aufbewahren:

• Bruttoeinnahmen und Verkäufe
• Bewegungen auf dem Geschäftskonto
• Belege für abzugsfähige Ausgaben
• Zahlungen an Auftragnehmer
• Lohnunterlagen
• Anschaffungen von Vermögenswerten und Unterlagen zur Abschreibung
• Fahrtenbuch und Reiseaufzeichnungen
• Berechnungen für ein häusliches Arbeitszimmer, falls zutreffend
• Darlehensunterlagen und Finanzierungsnachweise

Gut organisierte Unterlagen können auch hilfreich sein, wenn Sie jemals auf eine IRS-Mitteilung reagieren oder einen Abzug belegen müssen.

Häufige Abzüge und Ausgaben, die Sie erfassen sollten

Welche Abzüge für Ihr Unternehmen verfügbar sind, hängt davon ab, wie und wo Sie tätig sind. Zu den häufigen Betriebsausgaben können gehören:

• Miete und Nebenkosten
• Büromaterial
• Software und Abonnements
• Werbung und Marketing
• Professionelle Dienstleistungen
• Betriebsversicherungen
• Reisen und Mahlzeiten, soweit zulässig
• Fahrzeugkosten, wenn geschäftlich genutzt
• Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen
• Ausrüstung und Abschreibungen

Ein Abzug ist nur dann sinnvoll, wenn er ordnungsgemäß dokumentiert ist. Bewahren Sie Belege, Kontoauszüge, Rechnungen und Aufzeichnungen auf, die Betrag und geschäftlichen Zweck jeder Ausgabe belegen.

Vorauszahlungen auf die Steuer: Warum sie wichtig sind

Viele Inhaber haben keine Steuer, die wie bei Arbeitnehmern vom Geschäftseinkommen einbehalten wird. In diesem Fall können im Laufe des Jahres Vorauszahlungen auf die Steuer erforderlich sein.

Vorauszahlungen können helfen, eine hohe Steuerrechnung und mögliche Nachzahlungsstrafen bei der Steuererklärung zu vermeiden. Dies ist besonders wichtig für Einzelunternehmer, Gesellschafter, LLC-Mitglieder und S-Corporation-Anteilseigner, die steuerpflichtige Einkünfte ohne Quellensteuer erhalten.

Als grobe Faustregel gilt, das Einkommen vierteljährlich zu prüfen und bei Bedarf Zahlungen zu leisten. Eine Steuerfachkraft kann Ihnen helfen, den richtigen Betrag auf Grundlage des aktuellen Gewinns und der Vorjahressteuerlast zu ermitteln.

Praktische Tipps für die Steuererklärung

Einige Gewohnheiten können die Einhaltung der Bundessteuervorschriften deutlich erleichtern:

• Trennen Sie private und geschäftliche Finanzen vom ersten Tag an
• Stimmen Sie Konten monatlich ab
• Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit
• Bewahren Sie alle Steuerformulare auf, sobald sie eintreffen
• Setzen Sie Kalendereinträge für Vorauszahlungen und Abgabefristen
• Prüfen Sie Ihre steuerliche Einordnung nach größeren Unternehmensänderungen
• Holen Sie sich Hilfe, bevor eine Frist dringend wird

Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen, können gute Compliance-Gewohnheiten von Anfang an später viel Zeit und Stress sparen.

Wann Sie professionelle Hilfe holen sollten

Sie können einige Steuererklärungen möglicherweise selbst erledigen, vor allem wenn Ihr Unternehmen einfach aufgebaut ist und Ihre Unterlagen ordentlich sind. Professionelle Unterstützung kann jedoch wertvoll sein, wenn:

• Sie Mitarbeiter beschäftigen
• Sie über mehrere Einheiten hinweg tätig sind
• Sie sich für eine S-Corporation-Besteuerung entschieden haben
• Sie unsicher sind, welche Formulare gelten
• Sie Hilfe bei Abzügen, Lohnabrechnung oder Vorauszahlungen benötigen
• Sie das Risiko von Fehlern bei der Einreichung verringern möchten

Eine Steuerfachkraft kann Ihnen helfen, die aktuellen Bundesanforderungen zu verstehen und einen zum Unternehmen passenden Einreichungsprozess aufzubauen.

Abschließende Gedanken

Bundessteuern für kleine Unternehmen sind leichter zu bewältigen, wenn Sie die Grundlagen verstehen: Ihre Rechtsform, Ihre Meldeformulare, Ihre Zahlungsfristen und Ihre Aufzeichnungspflichten. Ganz gleich, ob Sie als Einzelunternehmer, LLC oder Kapitalgesellschaft tätig sind, eine gute Organisation über das ganze Jahr hinweg ist der beste Weg, um compliant zu bleiben und Überraschungen zu vermeiden.

Wenn Sie ein Unternehmen gründen oder ein bestehendes formal strukturieren, können klare Entscheidungen zu Gründung und Compliance die Steuerzeit deutlich einfacher machen. Mit der richtigen Struktur und den richtigen Unterlagen können Sie weniger Zeit mit Formularen verbringen und mehr Zeit damit, Ihr Unternehmen aufzubauen.