Федеральні податки для малого бізнесу: що потрібно знати LLC і корпораціям

Федеральні податки є ключовою частиною ведення легального бізнесу в Сполучених Штатах. Незалежно від того, чи працюєте ви як sole proprietor, LLC, S corporation або C corporation, ваші податкові зобов’язання залежать від того, як структуровано бізнес, який дохід він отримує та чи має він працівників, підрядників або інші податкові обов’язки.

Для багатьох власників дотримання федеральних податкових вимог здається складним, тому що правила змінюються залежно від типу юридичної особи. Добра новина полягає в тому, що після того, як ви зрозумієте основні категорії федеральних податків і форми, пов’язані з кожною бізнес-структурою, процес стане значно простішим для керування.

У цьому посібнику пояснюються найпоширеніші федеральні податки для малого бізнесу, форми, які вам може знадобитися подавати, документи, які слід зберігати, а також способи підтримувати порядок протягом року.

Які федеральні податки може сплачувати малий бізнес?

Більшість малих бізнесів можуть нести відповідальність за один або кілька таких видів федеральних податків:

• Податок на дохід з прибутку бізнесу, залежно від типу юридичної особи
• Self-employment tax для багатьох власників pass-through бізнесів
• Payroll taxes, якщо в бізнесу є працівники
• Estimated taxes, якщо податок не утримується автоматично
• Excise taxes у спеціалізованих галузях або для певних видів діяльності

Не кожен бізнес сплачує всі ці податки. Наприклад, sole proprietor зазвичай звітує про дохід від бізнесу в особистій податковій декларації, тоді як корпорація зазвичай подає власну федеральну декларацію з податку на прибуток. Бізнес із працівниками також має виконувати обов’язки щодо утримання та внесення payroll tax.

Чому важлива структура бізнесу

Структура вашого бізнесу впливає на те, як IRS розглядає дохід, збитки, відрахування та розподіли. Найпоширеніші федеральні податкові класифікації для малого бізнесу такі:

• Sole proprietorship
• Single-member LLC
• Multi-member LLC
• Partnership
• S corporation
• C corporation

Деякі структури оподатковуються безпосередньо, тоді як інші передають дохід власникам. На практиці це означає, що сам бізнес може не сплачувати податок; натомість власник відображає дохід від бізнесу у своїй особистій декларації.

Якщо ви створюєте новий бізнес, правильний вибір структури на початку може допомогти уникнути плутанини пізніше. Це також полегшує розділення бізнес-фінансів, облік відрахувань і підготовку потрібних федеральних форм.

Федеральні податки для LLC

LLC є гнучкою бізнес-структурою, але вона не є окремою федеральною податковою категорією автоматично. IRS зазвичай оподатковує LLC залежно від кількості власників і від того, чи обрала вона інший податковий режим.

Single-member LLC

Single-member LLC зазвичай розглядається як disregarded entity для цілей федерального оподаткування. Це означає, що IRS зазвичай оподатковує бізнес так само, як sole proprietorship, якщо власник є фізичною особою.

У такому разі власник зазвичай відображає дохід і витрати бізнесу в Schedule C, який подається разом із Form 1040. Якщо власник має чистий дохід від self-employment, йому також може знадобитися Schedule SE для розрахунку self-employment tax.

Поширені федеральні форми для single-member LLC можуть включати:

• Form 1040
• Schedule C
• Schedule SE
• Schedule 1, за потреби

Single-member LLC також може потребувати EIN, якщо вона має працівників, подає певні федеральні податкові декларації або хоче відкрити бізнес-рахунки від імені компанії. Навіть коли EIN формально не обов’язковий, багато власників все одно отримують його для банківських і адміністративних цілей.

Multi-member LLC

Multi-member LLC зазвичай оподатковується як partnership, якщо вона не обрала корпоративне оподаткування. За такого режиму бізнес подає інформаційну декларацію, а кожен власник відображає свою частку доходу, відрахувань і кредитів.

Бізнес зазвичай подає Form 1065, а кожен учасник отримує Schedule K-1, де показано його частку результатів діяльності бізнесу. Власники зазвичай використовують цю інформацію для заповнення власних особистих декларацій.

Поширені федеральні форми для multi-member LLC можуть включати:

• Form 1065
• Schedule K-1
• Form 1040
• Schedule E
• Schedule SE, за потреби

Подання partnership return зазвичай не створює федеральне зобов’язання з податку на прибуток для самого бізнесу. Натомість податкове зобов’язання переходить до власників.

LLC, які обрали оподаткування як S corporation

Деякі LLC обирають оподаткування як S corporation. Такий вибір може змінити те, як власники отримують виплати та як оподатковується прибуток бізнесу.

За податкового режиму S corporation власники, які працюють у бізнесі, зазвичай повинні отримувати reasonable compensation через payroll. Решту прибутку потенційно можна розподіляти інакше, ніж заробітну плату, залежно від обставин і правил IRS.

LLC, що оподатковується як S corporation, зазвичай подає Form 1120-S і видає власникам форми Schedule K-1.

Федеральні податки для корпорацій

Корпорації мають власні федеральні податкові правила. Два найпоширеніші податкові статуси корпорацій — C corporations і S corporations.

C corporation

C corporation є окремою оподатковуваною юридичною особою. Вона зазвичай подає Form 1120 і сплачує федеральний податок на прибуток зі свого доходу.

Ця структура може бути корисною для залучення капіталу та побудови формалізованої структури власності, але вона також створює ризик double taxation. Це відбувається, коли корпорація сплачує податок із доходу, а акціонери згодом сплачують податок ще раз із певних розподілів.

C corporation може потребувати подання або виконання таких обов’язків:

• Form 1120
• Estimated tax payments
• Payroll tax filings, якщо в неї є працівники
• Information returns для підрядників, де це застосовно

Кінцевий термін подання корпоративної декларації залежить від податкового року компанії та ситуації з поданням. У багатьох випадках декларацію потрібно подати до 15-го дня 4-го місяця після завершення податкового року, але бізнесу завжди слід перевіряти актуальний дедлайн для своєї ситуації.

S corporation

S corporation — це податковий вибір, а не окремий тип юридичної особи. Корпорація або відповідна LLC може обрати оподаткування як S corporation, якщо відповідає вимогам IRS.

S corporation зазвичай не сплачує федеральний податок на прибуток на рівні юридичної особи. Натомість дохід, відрахування та кредити переходять до акціонерів, які відображають їх у своїх особистих деклараціях.

S corporation зазвичай подає Form 1120-S і надає акціонерам форми Schedule K-1.

S corporations часто використовують бізнеси, які хочуть отримати pass-through taxation, зберігаючи при цьому корпоративну структуру. Однак вони все одно мають формальні вимоги до дотримання правил, зокрема payroll, ведення обліку акціонерів і своєчасне подання податкової звітності.

Self-employment tax і payroll tax не є одним і тим самим

Багато власників малого бізнесу плутають self-employment tax із payroll tax, але це різні речі.

• Self-employment tax зазвичай застосовується до власників бізнесу, які відображають чистий дохід від self-employment у своїх особистих податкових деклараціях.
• Payroll taxes застосовуються тоді, коли в бізнесу є працівники, і він має утримувати з їхньої зарплати податок на дохід, Social Security tax і Medicare tax.

Якщо ви є єдиним власником pass-through бізнесу, ви можете бути зобов’язані сплачувати self-employment tax із доходу бізнесу. Якщо у вас є працівники, вам також може знадобитися зареєструватися для payroll tax, утримувати належні суми, вносити податки за графіком і подавати звітність із податків на зайнятість.

Поширені федеральні податкові форми для малого бізнесу

Точний перелік форм залежить від вашої структури, виборів і діяльності. Деякі з найпоширеніших форм:

• Form 1040: Особиста декларація з податку на дохід
• Schedule C: Profit or Loss From Business
• Schedule SE: Self-Employment Tax
• Form 1065: U.S. Return of Partnership Income
• Schedule K-1: Частка власника в доході, відрахуваннях і кредитах бізнесу
• Form 1120: Корпоративна декларація з податку на прибуток для C corporations
• Form 1120-S: Декларація з податку на прибуток для S corporation
• Form W-2: Звітність про зарплату працівників
• Form 941: Щоквартальна федеральна декларація з податків на зайнятість
• Form 940: Федеральна декларація з податку на безробіття
• Form 1099-NEC: Виплати певним підрядникам

Не кожному бізнесу потрібні всі форми. Головне — узгодити свої обов’язки щодо подання з типом юридичної особи та характером діяльності.

Які записи слід зберігати для податкового сезону

Добре організовані записи роблять подання федеральної звітності швидшим, точнішим і менш стресовим. Щонайменше малий бізнес має зберігати документи щодо:

• Валового доходу та продажів
• Операцій бізнес-рахунку
• Квитанцій на витрати, які можна віднести на бізнес
• Виплат підрядникам
• Payroll records
• Придбання активів і підтвердження depreciation
• Пробігу автомобіля та журналів поїздок
• Розрахунку home office, якщо це застосовно
• Документів за позиками та фінансуванням

Добре впорядковані записи також можуть допомогти, якщо вам коли-небудь доведеться відповідати на повідомлення IRS або підтверджувати відрахування.

Поширені відрахування та витрати, які варто відстежувати

Доступні для бізнесу відрахування залежать від того, де і як ви працюєте, але до поширених бізнес-витрат можуть належати:

• Оренда та комунальні послуги
• Канцелярське приладдя
• Програмне забезпечення та підписки
• Реклама та маркетинг
• Професійні послуги
• Бізнес-страхування
• Відрядження та харчування, коли це дозволено
• Витрати на транспорт, якщо він використовується для бізнесу
• Витрати на home office, якщо ви відповідаєте вимогам
• Обладнання та depreciation

Відрахування корисне лише тоді, коли воно належним чином задокументоване. Зберігайте квитанції, банківські виписки, рахунки та журнали, які підтверджують суму та бізнес-мету кожної витрати.

Estimated taxes: чому вони важливі

Багато власників не мають податку, який автоматично утримується з доходу від бізнесу так, як у працівників. У такій ситуації може виникати обов’язок робити estimated tax payments протягом року.

Estimated taxes можуть допомогти уникнути великого податкового рахунку та можливих штрафів за недоплату під час подання декларації. Це особливо важливо для sole proprietors, партнерів, учасників LLC та акціонерів S corporation, які отримують оподатковуваний дохід без утримання податку.

Практичне правило полягає в тому, щоб щоквартально переглядати дохід і за потреби вносити платежі. Податковий фахівець може допомогти вам оцінити правильну суму на основі поточного рівня прибутку та зобов’язань за попередній рік.

Практичні поради щодо подання звітності для власників малого бізнесу

Кілька звичок можуть значно спростити дотримання федеральних податкових вимог:

• Відокремте особисті та бізнес-фінанси з першого дня
• Щомісяця звіряйте рахунки
• Відстежуйте доходи та витрати в момент їх виникнення
• Зберігайте всі податкові форми одразу після отримання
• Встановіть нагадування для estimated taxes і дедлайнів подання
• Переглядайте податкову класифікацію після суттєвих змін у бізнесі
• Звертайтеся по допомогу до того, як дедлайн стане терміновим

Якщо ви створюєте нову компанію, раннє формування надійних звичок із дотримання вимог може заощадити час і зменшити стрес пізніше.

Коли варто звернутися до професіонала

Ви можете самостійно впоратися з деякими податковими формами, особливо якщо ваш бізнес простий, а записи впорядковані. Але професійна допомога може бути цінною, якщо:

• У вас є працівники
• Ви працюєте через кілька юридичних осіб
• Ви обрали оподаткування як S corporation
• Ви не впевнені, які форми застосовуються
• Вам потрібна допомога з відрахуваннями, payroll або estimated taxes
• Ви хочете зменшити ризик помилок у звітності

Податковий фахівець може допомогти вам зрозуміти чинні федеральні вимоги та створити процес подання, який підходить саме вашому бізнесу.

Підсумок

Федеральні податки малого бізнесу легше контролювати, коли ви розумієте основи: тип вашої юридичної особи, форми для подання, терміни сплати та обов’язки щодо зберігання записів. Незалежно від того, працюєте ви як sole proprietor, LLC чи корпорація, регулярна організація протягом року є найкращим способом дотримуватися вимог і уникати несподіванок.

Якщо ви запускаєте бізнес або формалізуєте вже існуючий, чіткі рішення щодо створення та дотримання вимог можуть значно спростити податковий сезон. Завдяки правильній структурі та належним записам ви зможете витрачати менше часу на турботи про форми і більше часу на розвиток бізнесу.