Federale belastingen voor kleine bedrijven: wat LLC's en vennootschappen moeten weten

Federale belastingen vormen een essentieel onderdeel van het runnen van een legitiem bedrijf in de Verenigde Staten. Of u nu opereert als een eenmanszaak, LLC, S corporation of C corporation, uw fiscale verplichtingen hangen af van de juridische structuur van uw bedrijf, de manier waarop het inkomsten genereert en of u werknemers, zelfstandigen of andere belastingverplichtingen hebt.

Voor veel ondernemers voelt naleving van de federale belastingregels ingewikkeld aan, omdat de regels variëren per rechtsvorm. Het goede nieuws is dat het proces veel beter beheersbaar wordt zodra u de basiscategorieën van federale belastingen en de formulieren die aan elke bedrijfsstructuur zijn gekoppeld begrijpt.

Deze gids legt de meest voorkomende federale belastingen voor kleine bedrijven uit, de formulieren die u mogelijk moet indienen, de administratie die u moet bijhouden en hoe u het hele jaar door georganiseerd blijft.

Welke federale belastingen kunnen kleine bedrijven verschuldigd zijn?

De meeste kleine bedrijven kunnen verantwoordelijk zijn voor een of meer van de volgende federale belastingsoorten:

• Inkomstenbelasting over bedrijfswinsten, afhankelijk van de rechtsvorm
• Zelfstandigenaftrekbelasting voor veel eigenaren van pass-through-bedrijven
• Loonbelasting als het bedrijf werknemers heeft
• Voorlopige belastingbetalingen als belasting niet automatisch wordt ingehouden
• Accijnzen in gespecialiseerde sectoren of activiteiten

Niet elk bedrijf is al deze belastingen verschuldigd. Een eenmanszaak geeft bedrijfsinkomsten bijvoorbeeld meestal op in een persoonlijke aangifte, terwijl een vennootschap doorgaans haar eigen federale aangifte indient. Een bedrijf met werknemers moet bovendien loonheffingen inhouden en afdragen.

Waarom de bedrijfsstructuur belangrijk is

Uw bedrijfsstructuur bepaalt hoe de IRS inkomsten, verliezen, aftrekposten en uitkeringen behandelt. De meest voorkomende federale fiscale classificaties voor kleine bedrijven zijn:

• Eenmanszaak
• LLC met één eigenaar
• LLC met meerdere eigenaren
• Vennootschap
• S corporation
• C corporation

Sommige entiteiten worden rechtstreeks belast, terwijl andere inkomsten doorgeven aan de eigenaren. In de praktijk betekent dit dat het bedrijf zelf mogelijk geen belasting verschuldigd is; in plaats daarvan geeft de eigenaar de bedrijfsinkomsten op in zijn of haar persoonlijke aangifte.

Als u een nieuw bedrijf opricht, kan het vroeg kiezen van de juiste structuur later verwarring helpen voorkomen. Het kan ook eenvoudiger maken om zakelijke financiën te scheiden, aftrekposten bij te houden en de juiste federale formulieren in te dienen.

Federale belastingen voor LLC's

Een LLC is een flexibele rechtsvorm, maar het is niet automatisch een afzonderlijke federale belastingcategorie. De IRS belast een LLC doorgaans op basis van het aantal eigenaren en of de LLC heeft gekozen voor een andere fiscale behandeling.

LLC's met één eigenaar

Een LLC met één eigenaar wordt voor federale belastingdoeleinden meestal behandeld als een disregarded entity. Dat betekent dat de IRS het bedrijf doorgaans behandelt als een eenmanszaak als de eigenaar een natuurlijk persoon is.

In dat geval geeft de eigenaar bedrijfsinkomsten en -uitgaven meestal op via Schedule C, dat wordt ingediend bij Form 1040. Als de eigenaar netto-inkomen uit zelfstandig werk heeft, kan ook Schedule SE nodig zijn om de belasting voor zelfstandigen te berekenen.

Veelvoorkomende federale formulieren voor een LLC met één eigenaar kunnen zijn:

• Form 1040
• Schedule C
• Schedule SE
• Schedule 1, indien van toepassing

Een LLC met één eigenaar kan ook een EIN nodig hebben als zij werknemers heeft, bepaalde federale belastingaangiften indient of zakelijke rekeningen op naam van het bedrijf wil openen. Ook wanneer een EIN niet strikt vereist is, kiezen veel eigenaren ervoor om er een aan te vragen voor bankzaken en administratieve doeleinden.

LLC's met meerdere eigenaren

Een LLC met meerdere eigenaren wordt doorgaans belast als een vennootschap, tenzij zij kiest voor een vennootschapsbelastingstatus. Bij deze fiscale behandeling dient het bedrijf een informatieve aangifte in en geeft elke eigenaar zijn of haar aandeel in inkomsten, aftrekposten en tegoeden op.

Het bedrijf dient meestal Form 1065 in en elke eigenaar ontvangt een Schedule K-1 met zijn of haar aandeel in de bedrijfsresultaten. Eigenaren gebruiken die informatie doorgaans om hun eigen persoonlijke aangiften in te vullen.

Veelvoorkomende federale formulieren voor een LLC met meerdere eigenaren kunnen zijn:

• Form 1065
• Schedule K-1
• Form 1040
• Schedule E
• Schedule SE, indien van toepassing

Een vennootschapsaangifte leidt meestal niet tot een federale inkomstenbelasting voor het bedrijf zelf. In plaats daarvan wordt de belastingdruk doorgeschoven naar de eigenaren.

LLC's die kiezen voor S corporation-belasting

Sommige LLC's kiezen ervoor om als S corporation te worden belast. Deze keuze kan veranderen hoe eigenaren zichzelf betalen en hoe bedrijfswinsten worden belast.

Bij een fiscale S corporation-electie wordt doorgaans verwacht dat eigenaren die in het bedrijf werken redelijke beloning ontvangen via de loonadministratie. Overige winsten kunnen mogelijk anders dan loon worden uitgekeerd, afhankelijk van de feiten en de regels van de IRS.

Een LLC die als S corporation wordt belast, dient doorgaans Form 1120-S in en verstrekt Schedule K-1-formulieren aan de eigenaren.

Federale belastingen voor vennootschappen

Vennootschappen hebben hun eigen federale belastingregels. De twee meest voorkomende vennootschapsclassificaties zijn C corporations en S corporations.

C corporations

Een C corporation is een afzonderlijke belastingplichtige entiteit. Zij dient doorgaans Form 1120 in en betaalt federale inkomstenbelasting over haar winst.

Deze structuur kan nuttig zijn om kapitaal aan te trekken en een formele aandelenstructuur op te bouwen, maar creëert ook de mogelijkheid van dubbele belastingheffing. Dat gebeurt wanneer de vennootschap belasting betaalt over inkomsten en aandeelhouders opnieuw belasting betalen over bepaalde uitkeringen.

Een C corporation kan het volgende moeten indienen of afhandelen:

• Form 1120
• Voorlopige belastingbetalingen
• Loonbelastingaangiften als zij werknemers heeft
• Informatierapporten voor zelfstandige opdrachtnemers, indien van toepassing

De vervaldatum voor een vennootschapsaangifte hangt af van het belastingjaar en de indieningssituatie van het bedrijf. In veel gevallen is de aangifte verschuldigd op de 15e dag van de 4e maand na afloop van het belastingjaar, maar bedrijven moeten altijd de actuele deadline voor hun situatie verifiëren.

S corporations

Een S corporation is een fiscale keuze, geen afzonderlijke juridische rechtsvorm. Een vennootschap of een daarvoor in aanmerking komende LLC kan kiezen voor S corporation-belasting als zij aan de IRS-vereisten voldoet.

Een S corporation betaalt doorgaans geen federale inkomstenbelasting op entiteitsniveau. In plaats daarvan worden inkomsten, aftrekposten en tegoeden doorgeschoven naar de aandeelhouders, die deze op hun persoonlijke aangiften rapporteren.

Een S corporation dient doorgaans Form 1120-S in en verstrekt Schedule K-1-formulieren aan aandeelhouders.

S corporations worden vaak gebruikt door bedrijven die pass-through-belasting willen combineren met een vennootschapsstructuur. Zij hebben echter nog steeds formele nalevingsverplichtingen, waaronder loonadministratie, aandeelhoudersadministratie en tijdige belastingaangiften.

Zelfstandigenbelasting en loonbelasting zijn niet hetzelfde

Veel kleine ondernemers verwarren zelfstandigenbelasting met loonbelasting, maar het zijn verschillende zaken.

• Zelfstandigenbelasting is doorgaans van toepassing op ondernemers die netto-inkomen uit zelfstandig werk op hun persoonlijke aangifte opnemen.
• Loonbelasting is van toepassing wanneer een bedrijf werknemers heeft en inkomstenbelasting, Social Security-belasting en Medicare-belasting van lonen moet inhouden.

Als u de enige eigenaar bent van een pass-through-bedrijf, kunt u zelfstandigenbelasting verschuldigd zijn over uw bedrijfsinkomsten. Als u werknemers heeft, moet u mogelijk ook loonbelastingverplichtingen registreren, de juiste bedragen inhouden, belastingen tijdig afdragen en aangiften voor arbeidsbelastingen indienen.

Veelvoorkomende federale belastingformulieren voor kleine bedrijven

De exacte formulieren die u nodig hebt, hangen af van uw rechtsvorm, fiscale keuzes en activiteiten. Enkele van de meest voorkomende formulieren zijn:

• Form 1040: persoonlijke inkomstenbelastingaangifte
• Schedule C: winst of verlies uit onderneming
• Schedule SE: belasting voor zelfstandigen
• Form 1065: Amerikaanse aangifte vennootschapsinkomsten
• Schedule K-1: aandeel van de eigenaar in bedrijfsinkomsten, aftrekposten en tegoeden
• Form 1120: vennootschapsaangifte voor C corporations
• Form 1120-S: inkomstenbelastingaangifte voor S corporations
• Form W-2: loonrapportage voor werknemers
• Form 941: kwartaal aangifte federale loonheffingen
• Form 940: federale werkloosheidsbelastingaangifte
• Form 1099-NEC: betalingen aan bepaalde opdrachtnemers

Niet elk bedrijf heeft elk formulier nodig. De sleutel is om uw aangifteverplichtingen af te stemmen op uw rechtsvorm en activiteiten.

Welke administratie u moet bewaren voor het belastingseizoen

Goede administratie maakt federale belastingaangiften sneller, nauwkeuriger en minder stressvol. Kleine bedrijven moeten ten minste documentatie bewaren voor:

• Bruto-inkomsten en verkopen
• Bewegingen op zakelijke bankrekeningen
• Bewijzen voor aftrekbare kosten
• Betalingen aan opdrachtnemers
• Loonadministratie
• Aankopen van activa en onderbouwing voor afschrijving
• Kilometerregistratie en reiskostenregistraties
• Berekeningen voor een thuiswerkplek, indien van toepassing
• Leningsafschriften en financieringsdocumenten

Goed georganiseerde administratie kan ook helpen als u ooit moet reageren op een kennisgeving van de IRS of een aftrekpost moet onderbouwen.

Veelvoorkomende aftrekposten en kosten om bij te houden

De aftrekposten die voor uw bedrijf beschikbaar zijn, hangen af van waar en hoe u opereert, maar veelvoorkomende zakelijke kosten kunnen zijn:

• Huur en nutsvoorzieningen
• Kantoorbenodigdheden
• Software en abonnementen
• Adverteren en marketing
• Professionele kosten
• Zakelijke verzekeringen
• Reizen en maaltijden, wanneer toegestaan
• Voertuigkosten, indien gebruikt voor zakelijke doeleinden
• Kosten voor een thuiswerkplek, als u daarvoor in aanmerking komt
• Apparatuur en afschrijving

Een aftrekpost is alleen nuttig als deze goed is gedocumenteerd. Bewaar bonnetjes, bankafschriften, facturen en logboeken die het bedrag en het zakelijke doel van elke uitgave onderbouwen.

Voorlopige belastingbetalingen: waarom ze belangrijk zijn

Veel ondernemers hebben geen belastinginhouding op bedrijfsinkomsten zoals werknemers dat wel hebben. In dat geval kunnen voorlopige belastingbetalingen gedurende het jaar vereist zijn.

Voorlopige belastingbetalingen kunnen helpen om een grote belastingaanslag en mogelijke boetes wegens te lage betaling bij de aangifte te voorkomen. Dit is vooral belangrijk voor eenmanszaken, vennoten, LLC-leden en aandeelhouders van S corporations die belastbaar inkomen ontvangen zonder inhouding.

Een praktische vuistregel is om elk kwartaal uw inkomen te beoordelen en indien nodig betalingen te doen. Een belastingadviseur kan u helpen het juiste bedrag te schatten op basis van de huidige winst en de belastingverplichting van het voorgaande jaar.

Praktische aangiftetips voor kleine ondernemers

Een paar gewoonten kunnen federale fiscale naleving veel eenvoudiger maken:

• Scheid persoonlijke en zakelijke financiën vanaf dag één
• Sluit rekeningen maandelijks aan
• Houd inkomsten en uitgaven bij zodra ze plaatsvinden
• Bewaar alle belastingformulieren zodra u ze ontvangt
• Zet kalenderherinneringen voor voorlopige belastingen en aangiftetermijnen
• Beoordeel uw entiteitsclassificatie na grote bedrijfswijzigingen
• Vraag hulp voordat een deadline urgent wordt

Als u een nieuw bedrijf opricht, kan het vroeg opbouwen van sterke nalevingsgewoonten later tijd besparen en stress verminderen.

Wanneer u professionele hulp moet inschakelen

U kunt sommige belastingaangiften mogelijk zelf afhandelen, vooral als uw bedrijf eenvoudig is en uw administratie op orde is. Professionele hulp kan echter waardevol zijn wanneer:

• U werknemers heeft
• U via meerdere entiteiten opereert
• U heeft gekozen voor S corporation-belasting
• U niet zeker weet welke formulieren van toepassing zijn
• U hulp nodig hebt met aftrekposten, loonadministratie of voorlopige belastingbetalingen
• U het risico op fouten bij de aangifte wilt verkleinen

Een belastingprofessional kan u helpen de huidige federale vereisten te begrijpen en een aangifteproces op te zetten dat bij uw bedrijf past.

Slotgedachten

Federale belastingen voor kleine bedrijven zijn beter beheersbaar wanneer u de basis begrijpt: uw rechtsvorm, uw aangifteformulieren, uw betalingsdeadlines en uw administratieverplichtingen. Of u nu opereert als een eenmanszaak, LLC of vennootschap, het hele jaar door georganiseerd blijven is de beste manier om compliant te blijven en verrassingen te voorkomen.

Als u een bedrijf start of een bestaand bedrijf formeel structureert, kunnen duidelijke keuzes rond oprichting en naleving het belastingseizoen veel soepeler maken. Met de juiste structuur en de juiste administratie kunt u minder tijd besteden aan zorgen over formulieren en meer tijd aan het uitbouwen van uw bedrijf.