Småföretags federala skatter: Vad LLC:er och bolag behöver veta

Federala skatter är en central del av att driva ett legitimt företag i USA. Oavsett om du driver en enskild firma, LLC, S-bolag eller C-bolag beror dina skatteförpliktelser på hur verksamheten är uppbyggd, hur den genererar inkomster och om du har anställda, uppdragstagare eller andra skattekrav.

För många företagare känns efterlevnad av federala skatter komplicerad eftersom reglerna förändras beroende på bolagsform. Den goda nyheten är att när du väl förstår de grundläggande kategorierna av federala skatter och de formulär som hör till varje företagsstruktur blir processen mycket enklare att hantera.

Den här guiden förklarar de vanligaste federala skatterna för småföretag, vilka formulär du kan behöva lämna in, vilka register du bör spara och hur du håller ordning under hela året.

Vilka federala skatter kan småföretag vara skyldiga att betala?

De flesta småföretag kan vara ansvariga för en eller flera av följande typer av federala skatter:

• Inkomstskatt på företagsvinster, beroende på bolagsform
• Egenavgift för många ägare i genomströmningsbolag
• Arbetsgivaravgifter/löneavgifter om företaget har anställda
• Preliminära skatter om skatt inte hålls inne automatiskt
• Särskilda punktskatter i specialiserade branscher eller verksamheter

Inte alla företag är skyldiga att betala alla dessa skatter. Till exempel rapporterar en enskild firma vanligtvis företagsinkomsten i en privat deklaration, medan ett bolag i allmänhet lämnar in sin egen federala inkomstdeklaration. Ett företag med anställda måste dessutom hantera innehållning och inbetalning av löneskatter.

Varför bolagsformen spelar roll

Din bolagsform påverkar hur IRS behandlar inkomster, förluster, avdrag och utdelningar. De vanligaste federala skatteklassificeringarna för småföretag är:

• Enskild firma
• LLC med en ägare
• LLC med flera ägare
• Handelsbolag
• S-bolag
• C-bolag

Vissa enheter beskattas direkt, medan andra för över inkomsterna till ägarna. I praktiken betyder det att själva företaget kanske inte betalar skatten; i stället redovisar ägaren företagsinkomsten i sin privata deklaration.

Om du startar ett nytt företag kan rätt struktur från början hjälpa dig att undvika förvirring längre fram. Det kan också göra det lättare att skilja på privata och företagets finanser, följa upp avdrag och lämna in rätt federala formulär.

Federala skatter för LLC:er

En LLC är en flexibel företagsform, men den är inte automatiskt en egen federal skattekategori. IRS beskattar i regel en LLC utifrån hur många ägare den har och om den har valt en annan skattebehandling.

LLC med en ägare

En LLC med en ägare behandlas vanligtvis som en bortses från-enhet för federala skatteändamål. Det betyder att IRS i regel beskattar verksamheten som en enskild firma om ägaren är en privatperson.

I så fall redovisar ägaren vanligtvis företagsinkomster och utgifter på Schedule C, som lämnas in tillsammans med Form 1040. Om ägaren har nettovinst från egen verksamhet kan Schedule SE också behövas för att beräkna egenavgiften.

Vanliga federala formulär för en LLC med en ägare kan omfatta:

• Form 1040
• Schedule C
• Schedule SE
• Schedule 1, när tillämpligt

En LLC med en ägare kan också behöva ett EIN om den har anställda, lämnar in vissa federala deklarationer eller vill öppna företagskonton i bolagets namn. Även när ett EIN inte strikt krävs väljer många ägare att skaffa ett för bankärenden och administration.

LLC med flera ägare

En LLC med flera ägare beskattas vanligtvis som ett handelsbolag om den inte väljer bolagsbeskattning. Vid en sådan skattemässig behandling lämnar företaget in en informationsdeklaration, och varje ägare redovisar sin andel av inkomster, avdrag och krediter.

Företaget lämnar vanligtvis in Form 1065, och varje medlem får ett Schedule K-1 som visar deras andel av företagets resultat. Ägarna använder i allmänhet den informationen för att fylla i sina egna privata deklarationer.

Vanliga federala formulär för en LLC med flera ägare kan omfatta:

• Form 1065
• Schedule K-1
• Form 1040
• Schedule E
• Schedule SE, när tillämpligt

En deklaration för ett handelsbolag leder vanligtvis inte till någon federal inkomstskatt för själva företaget. I stället överförs skatteansvaret till ägarna.

LLC:er som väljer S-bolagsbeskattning

Vissa LLC:er väljer att beskattas som ett S-bolag. Detta val kan påverka hur ägarna betalar sig själva och hur företagsvinster beskattas.

Med ett val om S-bolagsbeskattning förväntas ägare som arbetar i verksamheten i regel få marknadsmässig ersättning via lön. Återstående vinster kan potentiellt delas ut på ett annat sätt än löner, beroende på omständigheterna och IRS regler.

En LLC som beskattas som ett S-bolag lämnar vanligtvis in Form 1120-S och utfärdar Schedule K-1 till ägarna.

Federala skatter för bolag

Bolag har egna federala skatteregler. De två vanligaste bolagsklassificeringarna är C-bolag och S-bolag.

C-bolag

Ett C-bolag är en separat skattskyldig enhet. Det lämnar i regel in Form 1120 och betalar federal inkomstskatt på sin vinst.

Denna struktur kan vara användbar för att ta in kapital och bygga en formell ägarstruktur, men den skapar också en risk för dubbelbeskattning. Det sker när bolaget betalar skatt på inkomsten och aktieägarna betalar skatt igen på vissa utdelningar.

Ett C-bolag kan behöva lämna in eller hantera:

• Form 1120
• Preliminära skatteinbetalningar
• Löne- och arbetsgivaravgiftsdeklarationer om det har anställda
• Informationsdeklarationer för uppdragstagare, när tillämpligt

Förfallodagen för en bolagsdeklaration beror på företagets räkenskapsår och deklarationssituation. I många fall ska deklarationen lämnas in senast den 15:e dagen i den fjärde månaden efter att räkenskapsåret slutar, men företag bör alltid kontrollera den aktuella deadline som gäller för deras situation.

S-bolag

Ett S-bolag är ett skatteval, inte en annan juridisk bolagsform. Ett bolag eller en berättigad LLC kan välja S-bolagsbeskattning om det uppfyller IRS krav.

Ett S-bolag betalar i allmänhet ingen federal inkomstskatt på enhetsnivå. I stället fördelas inkomster, avdrag och krediter vidare till aktieägarna, som redovisar dem i sina privata deklarationer.

Ett S-bolag lämnar vanligtvis in Form 1120-S och tillhandahåller Schedule K-1 till aktieägarna.

S-bolag används ofta av företag som vill ha genomströmningsbeskattning men ändå behålla en bolagsstruktur. De har dock fortfarande formella efterlevnadskrav, inklusive löner, aktieägarregister och punktliga skattedeklarationer.

Egenavgift och arbetsgivaravgifter är inte samma sak

Många småföretagare blandar ihop egenavgift med arbetsgivaravgifter, men de är olika.

• Egenavgift gäller i allmänhet företagare som redovisar nettovinst från egen verksamhet i sina privata deklarationer.
• Arbetsgivaravgifter/löneavgifter gäller när ett företag har anställda och måste hålla inne inkomstskatt, socialförsäkringsavgift och Medicare-avgift från löner.

Om du är ensam ägare till ett genomströmningsbolag kan du vara skyldig att betala egenavgift på din företagsinkomst. Om du har anställda kan du dessutom behöva registrera dig för löneavgifter, hålla inne rätt belopp, betala in skatterna enligt schema och lämna in arbetsgivarrelaterade deklarationer.

Vanliga federala skatteformulär för småföretag

De exakta formulären du behöver beror på din bolagsform, dina val och din verksamhet. Några av de vanligaste formulären är:

• Form 1040: Privat inkomstdeklaration
• Schedule C: Vinst eller förlust från näringsverksamhet
• Schedule SE: Egenavgift
• Form 1065: Amerikansk deklaration för handelsbolagsinkomst
• Schedule K-1: Ägarens andel av företagsinkomster, avdrag och krediter
• Form 1120: Bolagets inkomstdeklaration för C-bolag
• Form 1120-S: S-bolagets inkomstdeklaration
• Form W-2: Löneuppgifter för anställda
• Form 941: Kvartalsvis federal arbetsgivaravgiftsdeklaration
• Form 940: Federal arbetslöshetsskattedeklaration
• Form 1099-NEC: Betalningar till vissa uppdragstagare

Alla företag behöver inte alla formulär. Det viktiga är att matcha dina deklarationsskyldigheter med din bolagsform och verksamhet.

Register du bör spara inför skattesäsongen

Bra dokumentation gör den federala skattedeklarationen snabbare, mer korrekt och mindre stressande. Minst bör småföretag spara underlag för:

• Bruttoinkomster och försäljning
• Aktivitet på företagets bankkonto
• Kvitton för avdragsgilla kostnader
• Betalningar till uppdragstagare
• Löneunderlag
• Underlag för tillgångsköp och avskrivningar
• Körjournal och reseloggar
• Beräkningar för hemmakontor, om tillämpligt
• Lånehandlingar och finansieringsunderlag

Välorganiserade register kan också hjälpa dig om du någon gång behöver svara på ett brev från IRS eller styrka ett avdrag.

Vanliga avdrag och kostnader att följa upp

Vilka avdrag som är tillgängliga för ditt företag beror på hur och var du bedriver verksamheten, men vanliga företagskostnader kan omfatta:

• Hyra och el
• Kontorsmaterial
• Programvara och abonnemang
• Reklam och marknadsföring
• Professionella tjänster
• Företagsförsäkring
• Resor och måltider, när det är tillåtet
• Fordonskostnader, om de används i verksamheten
• Kostnader för hemmakontor, om du kvalificerar dig
• Utrustning och avskrivningar

Ett avdrag är bara värdefullt om det är korrekt dokumenterat. Spara kvitton, bankutdrag, fakturor och loggar som styrker beloppet och affärssyftet för varje kostnad.

Preliminära skatter: varför de är viktiga

Många ägare har inte skatt innehållen från företagsinkomster på samma sätt som anställda har. I sådana fall kan preliminära skatteinbetalningar krävas under året.

Preliminära skatter kan hjälpa dig att undvika en stor skatteräkning och möjliga underbetalningsavgifter vid deklarationstillfället. Detta är särskilt viktigt för enskilda firmor, delägare, LLC-medlemmar och aktieägare i S-bolag som får beskattningsbar inkomst utan löneinnehållning.

En vanlig tumregel är att gå igenom inkomsten kvartalsvis och göra inbetalningar vid behov. En skatteexpert kan hjälpa dig att uppskatta rätt belopp utifrån aktuell vinstnivå och föregående års skatt.

Praktiska deklarationstips för småföretagare

Några vanor kan göra den federala skattehanteringen mycket enklare:

• Håll privata och företagsrelaterade finanser åtskilda från dag ett
• Stäm av konton varje månad
• Följ upp inkomster och utgifter löpande
• Spara alla skatteformulär så snart de kommer
• Lägg in påminnelser för preliminära skatter och deklarationsdeadlines
• Granska din bolagsklassificering efter större förändringar i verksamheten
• Be om hjälp innan en deadline blir akut

Om du startar ett nytt företag kan goda rutiner för efterlevnad tidigt spara både tid och stress senare.

När du bör ta hjälp av en expert

Du kanske kan hantera vissa deklarationer själv, särskilt om företaget är enkelt och dina register är välordnade. Men professionell hjälp kan vara värdefull när:

• Du har anställda
• Du driver flera enheter
• Du har valt S-bolagsbeskattning
• Du är osäker på vilka formulär som gäller
• Du behöver hjälp med avdrag, löner eller preliminära skatter
• Du vill minska risken för fel i deklarationen

En skatteexpert kan hjälpa dig att förstå aktuella federala krav och skapa en deklarationsprocess som passar ditt företag.

Slutord

Federala skatter för småföretag blir lättare att hantera när du förstår grunderna: din bolagsform, dina deklarationsformulär, dina betalningsdeadlines och ditt ansvar för dokumentation. Oavsett om du driver en enskild firma, LLC eller bolag är det bästa sättet att hålla sig compliant och undvika överraskningar att vara organiserad under hela året.

Om du startar ett företag eller formaliserar ett befintligt, kan tydliga beslut kring bildande och efterlevnad göra skattesäsongen mycket smidigare. Med rätt struktur och rätt register kan du lägga mindre tid på formulär och mer tid på att bygga verksamheten.