Impostos Federais para Pequenas Empresas: O que as LLC e as Sociedades Devem Saber

Os impostos federais são uma parte essencial da gestão de um negócio legítimo nos Estados Unidos. Quer opere como empresário em nome individual, LLC, S corporation ou C corporation, as suas obrigações fiscais dependem da forma como a empresa está estruturada, de como gera rendimento e de ter ou não empregados, prestadores de serviços ou outras responsabilidades fiscais.

Para muitos proprietários, a conformidade fiscal federal parece complicada porque as regras mudam consoante o tipo de entidade. A boa notícia é que, quando compreende as categorias básicas de impostos federais e os formulários associados a cada estrutura empresarial, o processo torna-se muito mais fácil de gerir.

Este guia explica os impostos federais mais comuns para pequenas empresas, os formulários que poderá ter de apresentar, os registos que deve manter e como se organizar ao longo do ano.

Que impostos federais podem ser devidos por pequenas empresas?

A maioria das pequenas empresas pode ser responsável por um ou mais dos seguintes tipos de impostos federais:

• Imposto sobre o rendimento sobre os lucros da empresa, consoante o tipo de entidade
• Imposto sobre o trabalho independente para muitos proprietários de empresas de passagem
• Impostos sobre salários se a empresa tiver empregados
• Pagamentos por conta se o imposto não for retido automaticamente
• Impostos especiais de consumo em setores ou atividades específicas

Nem todas as empresas devem todos estes impostos. Por exemplo, um empresário em nome individual normalmente declara o rendimento empresarial numa declaração pessoal, enquanto uma sociedade apresenta geralmente a sua própria declaração federal de imposto sobre o rendimento. Uma empresa com empregados também tem de lidar com retenção e depósitos de impostos sobre salários.

Porque é que a estrutura empresarial é importante

A estrutura da sua empresa afeta a forma como o IRS trata os rendimentos, as perdas, as deduções e as distribuições. As classificações fiscais federais mais comuns para pequenas empresas são:

• Empresário em nome individual
• LLC de um único sócio
• LLC com vários sócios
• Sociedade de pessoas
• S corporation
• C corporation

Algumas entidades são tributadas diretamente, enquanto outras transferem o rendimento para os proprietários. Na prática, isso significa que a própria empresa pode não dever o imposto; em vez disso, o proprietário declara o rendimento empresarial numa declaração pessoal.

Se estiver a criar um novo negócio, escolher a estrutura certa desde o início pode ajudar a evitar confusões mais tarde. Também pode facilitar a separação das finanças empresariais, o registo das deduções e a preparação dos formulários federais corretos.

Impostos federais para LLC

Uma LLC é uma estrutura empresarial flexível, mas não é automaticamente uma categoria fiscal federal separada. O IRS geralmente tributa uma LLC com base no número de proprietários e no facto de ter ou não optado por um tratamento fiscal diferente.

LLC de um único sócio

Uma LLC de um único sócio é normalmente tratada como uma entidade ignorada para efeitos fiscais federais. Isso significa que o IRS geralmente tributa a empresa como se fosse um empresário em nome individual, se o proprietário for uma pessoa singular.

Nesse caso, o proprietário normalmente declara os rendimentos e despesas da empresa no Schedule C, que é apresentado com o Form 1040. Se o proprietário tiver rendimentos líquidos de trabalho independente, poderá também precisar do Schedule SE para calcular o imposto sobre o trabalho independente.

Os formulários federais comuns para uma LLC de um único sócio podem incluir:

• Form 1040
• Schedule C
• Schedule SE
• Schedule 1, quando aplicável

Uma LLC de um único sócio também pode precisar de um EIN se tiver empregados, apresentar determinadas declarações fiscais federais ou quiser abrir contas empresariais em nome da empresa. Mesmo quando o EIN não é estritamente obrigatório, muitos proprietários optam por obtê-lo para fins bancários e administrativos.

LLC com vários sócios

Uma LLC com vários sócios é normalmente tributada como uma sociedade de pessoas, a menos que opte por tributação como sociedade anónima. Neste tratamento fiscal semelhante ao de uma sociedade de pessoas, a empresa apresenta uma declaração informativa e cada sócio declara a sua parte dos rendimentos, deduções e créditos.

A empresa apresenta normalmente o Form 1065, e cada sócio recebe um Schedule K-1 que mostra a sua parte dos resultados da empresa. Os proprietários usam normalmente essa informação para preencher as suas próprias declarações pessoais.

Os formulários federais comuns para uma LLC com vários sócios podem incluir:

• Form 1065
• Schedule K-1
• Form 1040
• Schedule E
• Schedule SE, quando aplicável

Uma declaração de sociedade de pessoas normalmente não gera, por si só, uma dívida de imposto federal sobre o rendimento para a empresa. Em vez disso, a responsabilidade fiscal transfere-se para os proprietários.

LLC que optam pela tributação como S corporation

Algumas LLC optam por ser tributadas como S corporation. Esta escolha pode alterar a forma como os proprietários se pagam a si próprios e como os lucros da empresa são tributados.

Com uma eleição fiscal de S corporation, espera-se geralmente que os proprietários que trabalham na empresa recebam remuneração razoável através da folha salarial. Os lucros remanescentes podem potencialmente ser distribuídos de forma diferente dos salários, consoante os factos e as regras do IRS.

Uma LLC tributada como S corporation apresenta geralmente o Form 1120-S e emite formulários Schedule K-1 aos proprietários.

Impostos federais para sociedades

As sociedades têm regras fiscais federais próprias. As duas classificações fiscais mais comuns para sociedades são C corporations e S corporations.

C corporations

Uma C corporation é uma entidade tributável separada. Geralmente apresenta o Form 1120 e paga imposto federal sobre o rendimento dos seus lucros.

Esta estrutura pode ser útil para angariar capital e construir uma estrutura de capital mais formal, mas também cria a possibilidade de dupla tributação. Isso acontece quando a sociedade paga imposto sobre o rendimento e os acionistas pagam novamente imposto sobre determinadas distribuições.

Uma C corporation pode precisar de apresentar ou tratar de:

• Form 1120
• Pagamentos por conta
• Declarações de impostos sobre salários, se tiver empregados
• Declarações informativas para prestadores de serviços, quando aplicável

A data de vencimento de uma declaração de sociedade depende do ano fiscal da empresa e da sua situação de apresentação. Em muitos casos, a declaração vence no 15.º dia do 4.º mês após o fim do ano fiscal, mas as empresas devem sempre confirmar o prazo atual para a sua situação.

S corporations

Uma S corporation é uma eleição fiscal, não um tipo jurídico diferente de entidade. Uma sociedade ou uma LLC elegível pode optar pela tributação como S corporation, se cumprir os requisitos do IRS.

Uma S corporation geralmente não paga imposto federal sobre o rendimento ao nível da entidade. Em vez disso, os rendimentos, deduções e créditos passam para os acionistas, que os declaram nas suas declarações pessoais.

Uma S corporation apresenta normalmente o Form 1120-S e fornece formulários Schedule K-1 aos acionistas.

As S corporations são frequentemente utilizadas por empresas que pretendem tributação de passagem, mantendo uma estrutura societária. No entanto, continuam a ter requisitos formais de conformidade, incluindo folha salarial, registo de acionistas e apresentação atempada de declarações fiscais.

O imposto sobre o trabalho independente não é o mesmo que o imposto sobre salários

Muitos proprietários de pequenas empresas confundem o imposto sobre o trabalho independente com o imposto sobre salários, mas são diferentes.

• Imposto sobre o trabalho independente aplica-se geralmente aos proprietários de empresas que declaram ganhos líquidos de trabalho independente nas suas declarações de imposto pessoais.
• Impostos sobre salários aplicam-se quando uma empresa tem empregados e deve reter imposto sobre o rendimento, Segurança Social e Medicare dos salários.

Se for o único proprietário de uma empresa de passagem, poderá dever imposto sobre o trabalho independente sobre o rendimento da empresa. Se tiver empregados, também poderá ter de se registar para obrigações de impostos sobre salários, reter os montantes corretos, depositar os impostos dentro do prazo e apresentar declarações de impostos sobre emprego.

Formulários federais comuns para pequenas empresas

Os formulários exatos de que necessita dependem da sua estrutura, das opções fiscais e das operações. Alguns dos formulários mais comuns incluem:

• Form 1040: Declaração pessoal de imposto sobre o rendimento
• Schedule C: Lucro ou prejuízo da atividade empresarial
• Schedule SE: Imposto sobre o trabalho independente
• Form 1065: Declaração de rendimentos de sociedades de pessoas nos EUA
• Schedule K-1: Parte do proprietário nos rendimentos, deduções e créditos da empresa
• Form 1120: Declaração de imposto sobre o rendimento societário para C corporations
• Form 1120-S: Declaração de imposto sobre o rendimento de S corporation
• Form W-2: Declaração de salários para empregados
• Form 941: Declaração trimestral de impostos federais sobre emprego
• Form 940: Declaração federal de imposto de desemprego
• Form 1099-NEC: Pagamentos a determinados prestadores de serviços

Nem todas as empresas precisam de todos os formulários. O essencial é alinhar as suas obrigações de declaração com o tipo de entidade e as operações da empresa.

Registos que deve manter para a época fiscal

Boos registos tornam a apresentação de impostos federais mais rápida, precisa e menos stressante. No mínimo, as pequenas empresas devem manter documentação sobre:

• Rendimentos brutos e vendas
• Movimentos da conta bancária empresarial
• Recibos de despesas dedutíveis
• Pagamentos a prestadores de serviços
• Registos de folha salarial
• Compras de ativos e documentação de depreciação
• Quilometragem de veículos e registos de deslocações
• Cálculos de escritório em casa, se aplicável
• Extratos de empréstimos e registos de financiamento

Registos bem organizados também podem ajudar se alguma vez precisar de responder a uma notificação do IRS ou comprovar uma dedução.

Deduções e despesas comuns a acompanhar

As deduções disponíveis para a sua empresa dependem da forma como opera e do local onde opera, mas as despesas empresariais comuns podem incluir:

• Renda e serviços públicos
• Material de escritório
• Software e subscrições
• Publicidade e marketing
• Honorários profissionais
• Seguro empresarial
• Viagens e refeições, quando permitidas
• Despesas de veículo, se utilizadas para a atividade
• Despesas de escritório em casa, se reunir os requisitos
• Equipamento e depreciação

Uma dedução só é útil se estiver devidamente documentada. Guarde recibos, registos bancários, faturas e mapas que comprovem o montante e a finalidade empresarial de cada despesa.

Pagamentos por conta: porque são importantes

Muitos proprietários não têm retenção de imposto sobre o rendimento empresarial da mesma forma que os empregados. Nessa situação, podem ser exigidos pagamentos por conta ao longo do ano.

Os pagamentos por conta podem ajudar a evitar uma fatura fiscal elevada e possíveis penalizações por subpagamento no momento da declaração. Isto é especialmente importante para empresários em nome individual, sócios, membros de LLC e acionistas de S corporation que recebem rendimento tributável fora da retenção na fonte.

Uma regra prática comum é rever o rendimento trimestralmente e fazer pagamentos, se necessário. Um profissional de impostos pode ajudá-lo a estimar o montante correto com base nos lucros atuais e na responsabilidade do ano anterior.

Conselhos práticos de apresentação para proprietários de pequenas empresas

Alguns hábitos podem tornar a conformidade fiscal federal muito mais fácil:

• Separe as finanças pessoais e empresariais desde o primeiro dia
• Reconcilie as contas mensalmente
• Registe rendimentos e despesas à medida que acontecem
• Guarde todos os formulários fiscais assim que os receber
• Defina lembretes no calendário para pagamentos por conta e prazos de entrega
• Reveja a classificação da sua entidade após grandes alterações no negócio
• Peça ajuda antes de um prazo se tornar urgente

Se estiver a criar uma nova empresa, desenvolver bons hábitos de conformidade desde o início pode poupar tempo e reduzir o stress mais tarde.

Quando procurar ajuda profissional

Pode conseguir tratar de algumas declarações fiscais sozinho, especialmente se a sua empresa for simples e os seus registos estiverem organizados. Mas a ajuda profissional pode ser valiosa quando:

• Tem empregados
• Opera através de várias entidades
• Optou pela tributação como S corporation
• Não tem certeza de quais os formulários aplicáveis
• Precisa de ajuda com deduções, folha salarial ou pagamentos por conta
• Quer reduzir o risco de erros na declaração

Um profissional de impostos pode ajudá-lo a compreender os requisitos federais atuais e a criar um processo de apresentação que se adapte ao seu negócio.

Considerações finais

Os impostos federais para pequenas empresas são mais fáceis de gerir quando compreende o essencial: o seu tipo de entidade, os formulários de apresentação, os prazos de pagamento e as responsabilidades de registo. Quer opere como empresário em nome individual, LLC ou sociedade, manter-se organizado ao longo do ano é a melhor forma de estar em conformidade e evitar surpresas.

Se estiver a iniciar um negócio ou a formalizar uma atividade já existente, decisões claras sobre constituição e conformidade podem tornar a época fiscal muito mais simples. Com a estrutura certa e os registos certos, pode passar menos tempo preocupado com formulários e mais tempo a desenvolver a empresa.