Så stänger du ett bolag i Delaware: En steg-för-steg-guide för LLC:er och aktiebolag

Att stänga ett bolag i Delaware handlar om mer än att sluta driva verksamheten eller ta ner en webbplats. Du behöver avveckla bolaget korrekt, lämna in rätt dokument till delstaten, reglera skattemässiga skyldigheter och spara rätt dokumentation. Om du hoppar över steg kan bolaget fortsätta generera avgifter, meddelanden och efterlevnadsproblem även efter att det inte längre är aktivt.

Den här guiden förklarar hur du stänger en LLC i Delaware, ett aktiebolag eller en utländsk enhet som är registrerad för att bedriva verksamhet i Delaware. Den tar också upp de federala skatteåtgärder som vanligtvis följer när man avslutar ett företag.

Börja med bolagsformen

Rätt avvecklingsprocess beror på hur företaget bildades.

• LLC i Delaware: En inhemsk LLC stängs vanligtvis genom att lämna in ett Certificate of Cancellation till Delaware Division of Corporations.
• Aktiebolag i Delaware: Ett inhemskt aktiebolag stängs vanligtvis genom att lämna in ett Certificate of Dissolution. Delaware har också särskilda upplösningsformulär för vissa bolag som aldrig påbörjade verksamhet eller aldrig emitterade aktier.
• Utländsk enhet registrerad i Delaware: Om ditt företag bildades i en annan delstat men registrerades i Delaware kan du behöva en withdrawal eller foreign cancellation i stället för en inhemsk upplösning.

Innan du lämnar in något, bekräfta exakt vilken typ av enhet du har. Ett vanligt misstag är att använda fel formulär för ett aktiebolag jämfört med en LLC, eller att blanda ihop en inhemsk enhet med en utländsk registrering.

Slutför avvecklingen innan du lämnar in

Formell stängning börjar med avveckling, inte med pappersarbete.

Det innebär vanligtvis att:

• godkänna stängningen enligt bolagsavtalet, bolagsordningen eller andra styrande dokument
• stoppa ny verksamhet och nya tjänsteåtaganden
• driva in utestående fordringar
• betala leverantörer, långivare och andra borgenärer
• sälja, fördela eller på annat sätt hantera bolagets tillgångar
• meddela anställda, konsulter, kunder, hyresvärdar och försäkringsbolag
• avsluta återkommande tjänster, prenumerationer och licenser
• stämma av bankkonton och betalningskonton

Om bolaget har tillgångar eller skulder bör du hantera dem ordnat innan du stänger enheten. Det minskar risken för tvister och gör skattedeklarationen renare.

Lämna in rätt stängningsformulär i Delaware

Avslut av LLC i Delaware

För en LLC i Delaware använder Division of Corporations ett Certificate of Cancellation of Limited Liability Company. De aktuella instruktionerna för Delaware visar att formuläret begär LLC:ns namn, datumet då Certificate of Formation lämnades in och underskriften från en behörig person.

Formuläret anger för närvarande en avgift på 220 USD, men avgifter kan ändras. Kontrollera alltid aktuell avgift innan du lämnar in.

Upplösning av aktiebolag i Delaware

För ett aktiebolag i Delaware använder Division of Corporations ett Certificate of Dissolution. Enligt Section 275 ska inlämningen visa att upplösningen har godkänts korrekt och ange det ursprungliga bildandedatumet, datumet då upplösningen godkändes samt namn och adresser för styrelseledamöter och företrädare.

Om bolaget aldrig påbörjade verksamhet eller aldrig emitterade aktier kan ett annat upplösningsformat gälla. Läs de aktuella instruktionerna från Delaware innan du lämnar in så att du skickar in rätt version.

Kontrollera skattemässig status innan du lämnar in

Delaware kräver att företagare reglerar utestående skattefrågor, och delstaten betraktar inte stängningen som slutförd om det finns olösta skyldigheter. Innan du skickar in stängningshandlingarna bör du kontrollera att eventuell franchise tax, LLC-skatt eller andra enhetsrelaterade belopp är betalda.

Ett praktiskt arbetsflöde är:

1. bekräfta enhetens status
2. kontrollera skatte- och deklarationsskyldigheter
3. reglera eventuella utestående belopp
4. lämna in upplösnings- eller avvecklingsdokumentet
5. spara den stämplade kopian i dina arkiv

Hantera de federala skattemässiga avslutsstegen

Delstatlig upplösning är bara en del av processen. IRS förväntar sig också en slutlig skatteavslutning.

Lämna in den slutliga deklarationen

Vilken deklaration du lämnar in beror på hur verksamheten beskattas:

• Enskild firma: lämna in den slutliga Schedule C tillsammans med din privata deklaration
• Partnership: lämna in den slutliga Form 1065 och markera deklarationen som final
• Aktiebolag: lämna in den slutliga bolagsskattedeklarationen, och om bolaget antog en resolution eller plan för att upplösa eller likvidera aktier, lämna in Form 966 enligt krav
• S corporation: lämna in den slutliga Form 1120-S och markera rutorna för final return och final K-1
• LLC: den federala deklarationen beror på om LLC:n beskattas som en disregarded entity, ett partnership eller ett bolag

Om verksamheten sålde tillgångar under avvecklingen kan du också behöva formulär som Form 4797 eller Form 8594.

Avsluta lönehanteringsskyldigheter

Om bolaget hade anställda är den slutliga löneavvecklingen lika viktig som delstatsinlämningen.

Du bör:

• betala all slutlig lön och ersättning som är utestående
• göra de sista federala skatteinsättningarna
• lämna in den slutliga Form 941 eller Form 944, beroende på ditt inlämningsmönster
• lämna in den slutliga Form 940 för FUTA-skatt
• lämna Form W-2 till anställda
• lämna in Form W-3 till Social Security Administration
• lämna in Form 8027 om verksamheten hade rapporteringsskyldigheter för tipsinkomster

Om du inte innehåller eller betalar in anställningsskatter korrekt kan IRS tillämpa ytterligare påföljder.

Rapportera betalningar till konsulter

Om du betalade oberoende konsulter minst 600 USD under det år då du stänger verksamheten ska dessa betalningar rapporteras på Form 1099-NEC. Om du skickar pappersblanketter per post använder du Form 1096 som transmittal.

Avsluta EIN och stäng IRS-kontot

För att avsluta ett EIN och stänga IRS-företagskontot skickar du ett brev till IRS som innehåller:

• företagets fullständiga juridiska namn
• företagets EIN
• företagets adress
• anledningen till att du vill stänga kontot

Om du fortfarande har brevet som tilldelade EIN-numret, bifoga en kopia med brevet. IRS kommer inte att stänga företagskontot förrän alla nödvändiga deklarationer har lämnats in och alla skatter har betalats.

Glöm inte lokala och delstatliga avslutsåtgärder

Att stänga den juridiska enheten stänger inte automatiskt alla relaterade konton.

Gå igenom dessa poster som en del av avvecklingen:

• företagslicenser och tillstånd
• registreringar för försäljningsskatt
• lokala skattekonton
• arrangemang med registrerad agent
• utländska registreringar i andra jurisdiktioner
• företagsbankkonton
• merchant accounts och betalningsprocessorer
• försäkringar
• domännamn, mjukvaruprenumerationer och hostingkonton

Om ditt företag var verksamt i mer än en delstat kan du behöva dra tillbaka eller avsluta registreringar i varje jurisdiktion där verksamheten var kvalificerad.

Vanliga misstag att undvika

Många problem vid nedstängning beror på att processen hastas igenom.

Se upp för dessa fel:

• att lämna in avvecklingen innan avvecklingsarbetet är klart
• att glömma slutliga arbetsgivaravgiftsinsättningar
• att missa rapportering av konsulter
• att förbise franchise tax eller årliga inlämningsskyldigheter
• att stänga ett bankkonto innan de sista utbetalningarna har passerat
• att anta att en upplöst enhet inte längre behöver arkiv
• att använda fel formulär för en LLC, ett aktiebolag eller en utländsk enhet

En ren nedstängning tar oftast längre tid, men den är betydligt mindre riskfylld.

Hur länge bör du spara dokument?

Spara affärsdokument även efter stängning. Bevarandetiden beror på dokumenttypen, men löneuppgifter bör i allmänhet sparas i minst fyra år, och fastighetsrelaterade handlingar bör sparas under den preskriptionstid som gäller för det relevanta skatteåret.

Spara åtminstone:

• det inlämnade upplösnings- eller avvecklingsdokumentet
• slutliga skattedeklarationer
• löneinlämningar och W-2:or
• konsultblanketter
• kontoutdrag
• dokument om försäljning av tillgångar
• dokumentation om reglering av skulder
• godkännanden från styrelse, medlemmar eller aktieägare

Om en tvist uppstår senare kan dessa handlingar vara skillnaden mellan ett enkelt svar och en allvarlig huvudvärk.

När en nedstängning i Delaware blir mer komplex

Vissa nedstängningar är enkla. Andra kräver mer omsorg.

Du kan behöva extra stöd om företaget har:

• anställda
• flera ägare eller investerare
• obetalda skulder eller pågående rättsprocesser
• tillgångar som måste säljas eller överföras
• skatteskulder i mer än en delstat
• en planerad fusion eller ombildning i stället för en faktisk nedstängning

I sådana situationer hjälper en strukturerad inlämningsprocess till att undvika misstag och förseningar. Zenind kan hjälpa grundare att organisera efterlevnadsuppgifter, förbereda inlämningssteg och hålla avvecklingsprocessen ordnad.

Slutlig checklista

Innan du betraktar bolaget som stängt, se till att du har klarat av grunderna:

• bekräftat rätt bolagsform
• avvecklat verksamheten
• reglerat skulder och förpliktelser
• lämnat in rätt avvecklings- eller upplösningsdokument för Delaware
• slutfört de federala skattedeklarationerna
• hanterat löner och rapportering av konsulter
• avslutat EIN om det behövs
• förvarat dokumentationen säkert

Ett bolag i Delaware bör stängas på ett sätt som är juridiskt korrekt, skattemässigt kompatibelt och lätt att dokumentera i efterhand. Det är det bästa sättet att gå vidare utan att föra med sig onödiga förpliktelser in i framtiden.

Vanliga frågor

Kan jag bara sluta använda mitt bolag i Delaware utan att lämna in något?

Nej. Om du vill avsluta enheten bör du genomföra den formella upplösnings- eller avvecklingsprocessen. Att bara bli inaktiv stoppar inte alltid statliga eller skattemässiga skyldigheter.

Måste jag fortfarande lämna in skatt efter att bolaget har stängts?

Ja. Du måste vanligtvis lämna in slutliga deklarationer för det år då bolaget stängs och redovisa eventuell inkomst, löneutbetalningar eller försäljning av tillgångar som skedde innan nedstängningen.

Är nedstängningen densamma för en LLC och ett aktiebolag?

Nej. LLC:er i Delaware lämnar vanligtvis in ett Certificate of Cancellation, medan aktiebolag i Delaware vanligtvis lämnar in ett Certificate of Dissolution. De federala skattedeklarationerna skiljer sig också beroende på bolagsform.

Vad händer om mitt företag bildades utanför Delaware?

Om verksamheten är foreign-qualified i Delaware kan du behöva en withdrawal eller foreign cancellation i stället för en inhemsk upplösning. Kontrollera företagets bildandeland och registreringen i Delaware innan du lämnar in.