Làm chủ quản lý dự án: Bài học từ truyện ngụ ngôn Những người mù và con voi

Khởi sự một doanh nghiệp mới là một cột mốc đầy hứng khởi, và tại Zenind, chúng tôi tự hào mang đến cho các nhà sáng lập trải nghiệm thành lập công ty tại Mỹ một cách liền mạch. Tuy nhiên, việc thành lập startup của bạn mới chỉ là khởi đầu cho hành trình khởi nghiệp. Khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động, khả năng triển khai các sáng kiến và quản lý dự án của bạn sẽ là yếu tố quyết định thành công dài hạn.

Điều gì thực sự cần để ngăn các dự án trở thành một trải nghiệm hỗn loạn, nặng nề cho bạn và đội ngũ? Làm thế nào để bảo đảm những nỗ lực phức tạp mang lại thành công vang dội thay vì sự bực bội? Câu trả lời có thể nằm trong một tác phẩm kinh điển: ngụ ngôn nổi tiếng của John Godfrey Saxe, Những người mù và con voi.

Người mù dẫn dắt người mù

"Có sáu người đàn ông xứ Indostan, rất ham học hỏi / Họ đi xem con voi, dù tất cả đều bị mù."

Trong ngụ ngôn của Saxe, sáu người mù cố gắng mô tả một con voi. Vấn đề là mỗi người chỉ chạm vào một bộ phận hoàn toàn khác nhau của con vật.

"Người đầu tiên bước đến con voi và tình cờ ngã / Vào hông rộng và vững chãi của nó rồi lập tức kêu lên, / 'Điều kỳ diệu mang tên con voi này giống như một bức tường.'"

Người khác chạm vào ngà và thề rằng con voi giống như một cây giáo. Một người khác nắm lấy vòi và tin chắc rằng nó giống như một con rắn. Mỗi người đều mô tả một cách sinh động và chính xác trải nghiệm giới hạn của riêng mình về con thú ấy. Nhưng vì họ không thể đồng thuận và không thể nhìn thấy toàn bộ bức tranh, những nỗ lực mô tả con vật của họ cùng nhau không tạo nên một con voi, mà là một cuộc xung đột hỗn loạn, không thể giải quyết.

Dù được viết hơn một thế kỷ trước, câu chuyện này phản ánh hoàn hảo môi trường làm việc kinh doanh hiện đại. Startup vốn mang tính liên chức năng, đòi hỏi sự đóng góp nhiệt tình của nhiều chuyên gia khác nhau - lập trình viên, chuyên viên tiếp thị, chuyên gia tài chính và nhân viên bán hàng. Mỗi thành viên trong đội ngũ đều tất yếu “mù” trước mọi thứ nằm ngoài góc nhìn chuyên môn hẹp của mình.

Khi các thành viên trong nhóm cố chấp khẳng định quan điểm cá nhân của mình là tuyệt đối đúng, các dự án sẽ tan vỡ thành những “cuộc chiến thần học”. Kết quả là một môi trường độc hại nơi giao tiếp bị đình trệ và dự án cuối cùng thất bại.

Cuộc săn voi: Đạt được sự gắn kết

Trước đây, giải pháp truyền thống cho những góc nhìn bị chia cắt như vậy là một cách tiếp cận cứng nhắc, từ trên xuống: trao cho một “người mù” toàn quyền và buộc mọi người khác phải tuân theo. Dù cách này có thể tạo ra sự tuân thủ cơ bản, nó không bao giờ tạo ra được mức độ tham gia sâu sắc và năng động mà các dự án startup hiện đại đòi hỏi.

Nếu bạn nghĩ về dự án thành công nhất mà bạn từng tham gia, rất có thể nó không thành công nhờ một nhà lãnh đạo toàn tri hay một kế hoạch hoàn hảo, bất biến. Nó thành công vì cả đội đã tìm ra cách tích hợp những góc nhìn khác nhau của mình. Các bạn đã cùng nhau “nhìn thấy con voi”.

Sự thấu hiểu chung này được gọi là coherence - khả năng để con người đồng thuận về trải nghiệm chung của họ. Coherence là nền tảng của tinh thần làm việc nhóm xuất sắc. Nó tạo ra cảm giác hiếm có và đầy hứng khởi rằng tập thể của bạn có thể làm được bất cứ điều gì.

6 chiến lược giúp startup của bạn “nhìn thấy con voi”

Làm thế nào để bạn khuyến khích coherence xuất hiện trong startup của mình? Dưới đây là sáu chiến lược trái ngược với trực giác để quản lý dự án một cách xuất sắc.

1. Hãy rõ ràng về mục đích của chính mình

Chúng ta thường được khuyên phải hy sinh hoàn toàn mục tiêu cá nhân vì dự án. Tuy nhiên, âm thầm kìm nén điều thúc đẩy bản thân có thể làm suy yếu khả năng tạo ra một trải nghiệm ý nghĩa. Việc tìm ra một mục đích cá nhân, đủ hấp dẫn cho sự tham gia của bạn là điều thiết yếu. Những người hiểu rõ động lực của chính mình cuối cùng sẽ có khả năng trân trọng và hỗ trợ mục đích của đồng nghiệp tốt hơn nhiều.

2. Hiểu rõ ý định hơn là phương pháp

Các phương pháp cụ thể hoặc hệ thống cứng nhắc mà bạn đặt ra để đạt mục tiêu thường sẽ thất bại khi chúng va chạm với thực tế. Tuy nhiên, nếu ý định nền tảng của bạn thật sự rõ ràng, bạn có thể thích nghi, đổi hướng, thậm chí tháo dỡ hoàn toàn kế hoạch ban đầu để bảo đảm mục tiêu thực sự được hoàn thành. Nếu bạn mù quáng đi theo một hệ thống đã hỏng như một người lính ngoan ngoãn, bạn chỉ đang tự tạo ra thất bại cho dự án của mình.

3. Chủ động trao niềm tin trước

Trong một startup, việc trao niềm tin là điều kiện để trở thành một phần của đội ngũ. Đây là một đặc tính rất con người: chúng ta thường có xu hướng đáp lại kỳ vọng mà người khác đặt vào mình. Nếu bạn đối xử với đồng nghiệp như những người không đáng tin, họ sẽ tự nhiên thể hiện đúng kiểu phòng thủ và thiếu hợp tác mà bạn mong đợi. Ngược lại, khi bạn chủ động trao niềm tin, bạn tạo ra một môi trường để người khác chứng minh sự đáng tin của họ.

4. Buông bỏ vai trò cứng nhắc

Chúng ta thường lãng phí quá nhiều thời gian để xác định vai trò và trách nhiệm một cách chặt chẽ, về cơ bản là khoanh vùng các thành viên trong những không gian biệt lập và có thể tự phòng thủ. Startup phát triển mạnh trong một mạng lưới cộng đồng, chứ không phải trong một bộ máy quan liêu cứng nhắc. Hãy khuyến khích đội ngũ tương tác với nhau theo những cách bất ngờ và linh hoạt. Việc quá khắt khe “đúng vai” thường giam hãm những phần tốt đẹp và nhiệt huyết nhất của đội ngũ.

5. Nuôi dưỡng động lực nội tại

Đừng cố ép người khác bằng các áp lực bên ngoài. Thay vào đó, hãy giúp các thành viên trong nhóm tìm ra “dự án bên trong dự án”. Động lực nào tốt hơn việc biết rằng nhiệm vụ hằng ngày của bạn chính là phương tiện để bạn chủ động theo đuổi các mục tiêu nghề nghiệp của riêng mình? Hãy giúp người khác khám phá động lực nội tại của họ.

6. Bình tĩnh ngồi trong sự hỗn độn

Quá thường xuyên, các quản lý dự án cố gắng sắp xếp ngay một sáng kiến mới, hy vọng tránh được sự rối rắm khó chịu của giai đoạn lập kế hoạch. Đừng khăng khăng rằng phải có một điểm khởi đầu hoàn hảo ngay từ đầu. Hãy bình tĩnh ở lại với sự hỗn độn một thời gian để hiểu bản chất thực sự của nó trước khi cố gắng sắp xếp hoặc “sửa chữa” nó. Giai đoạn hỗn độn, xoay xở tự nhiên này cho phép trật tự hình thành và đánh dấu sự khởi đầu thật sự của một nỗ lực tập thể có tính gắn kết.

Tạo ra con voi của riêng bạn

Quản lý một dự án startup không nhất thiết phải biến thành một cuộc xung đột bực bội giữa những góc nhìn bị cô lập. Bằng cách nhận ra rằng mọi người, kể cả chính bạn, chỉ có một góc nhìn hạn chế, bạn có thể chủ động tích hợp những quan điểm đa dạng đó thành một tổng thể mạnh mẽ và gắn kết.

Tại Zenind, chúng tôi xử lý những phức tạp trong việc thành lập doanh nghiệp và tuân thủ để bạn có thể tập trung vào điều quan trọng nhất: xây dựng một đội ngũ xuất sắc, gắn kết và triển khai công việc một cách hoàn hảo. Hãy đón nhận những góc nhìn khác nhau trong startup của bạn, tránh sự chắc chắn mù quáng dẫn đến xung đột, và bắt đầu cùng nhau tạo nên những trải nghiệm dự án phi thường.