Điều kiện để chọn chế độ S Corporation: Tiêu chí đủ điều kiện của IRS, quy tắc sở hữu và lưu ý đối với LLC

Việc lựa chọn chế độ thuế S corporation có thể mang lại những lợi thế thuế đáng kể cho đúng doanh nghiệp, nhưng không phải công ty nào cũng đủ điều kiện. IRS đặt ra các quy tắc đủ điều kiện cụ thể để xác định ai có thể chọn cách đánh thuế S corporation, cơ cấu sở hữu phải như thế nào, và những loại hình doanh nghiệp nào bị loại trừ. Trước khi nộp hồ sơ, chủ sở hữu nên xác nhận rằng thực thể của mình đủ điều kiện và các tài liệu quản trị phù hợp với việc lựa chọn này.

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ và LLC, cấu trúc S corporation hấp dẫn vì có thể giúp giảm thuế tự doanh trong khi vẫn giữ được tính linh hoạt của cơ chế thuế chuyển qua. Tuy nhiên, việc lựa chọn này chỉ đáng giá khi doanh nghiệp có thể đáp ứng các quy tắc pháp lý và vận hành đi kèm. Rà soát kỹ từ đầu có thể giúp tránh sai sót khi nộp hồ sơ, các vấn đề hành chính và rủi ro về phân loại thuế sau này.

S Corporation là gì

S corporation không phải là một loại hình pháp nhân riêng theo luật tiểu bang. Đây là một lựa chọn thuế liên bang dành cho các công ty đủ điều kiện và một số LLC chọn bị đánh thuế theo Subchapter S của Bộ luật Thuế Nội địa.

Về thực tế, doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động dưới hình thức công ty hoặc LLC ở cấp tiểu bang, nhưng cho mục đích thuế liên bang, doanh nghiệp sẽ được xử lý khác. Thu nhập, lỗ, khoản khấu trừ và tín dụng thường được chuyển qua cho chủ sở hữu thay vì bị đánh thuế ở cấp thực thể như một C corporation.

Cơ chế thuế chuyển qua này là một trong những lý do khiến nhiều nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ tìm hiểu lựa chọn S corp. Tuy nhiên, IRS chỉ cho phép khi thực thể và các chủ sở hữu đáp ứng đầy đủ các tiêu chí bắt buộc.

Ai có thể chọn cách đánh thuế S corporation

Nói chung, một công ty trong nước hoặc một LLC đủ điều kiện có thể yêu cầu áp dụng thuế S corporation nếu đáp ứng các quy tắc về sở hữu và cơ cấu của IRS.

Điều kiện bắt đầu từ loại chủ sở hữu mà doanh nghiệp có. IRS giới hạn những ai có thể nắm giữ quyền sở hữu trong S corporation, và các giới hạn này được thực thi rất nghiêm ngặt.

1. Số lượng cổ đông được phép rất hạn chế

S corporation thường chỉ được có các chủ sở hữu sau:

• Cá nhân là công dân Hoa Kỳ hoặc thường trú nhân hợp pháp
• Một số loại trust nhất định
• Một số di sản thừa kế nhất định
• Một số tổ chức miễn thuế nhất định, chẳng hạn như tổ chức phi lợi nhuận 501(c)(3)

Những đối tượng sau không được phép là cổ đông:

• Hợp danh
• Công ty
• Phần lớn người nước ngoài không phải thường trú nhân

Quy định này rất quan trọng vì chỉ cần một chủ sở hữu không đủ điều kiện cũng có thể làm ảnh hưởng đến việc lựa chọn.

2. Cổ đông phải là người đủ điều kiện

Chủ sở hữu cũng phải đáp ứng các yêu cầu về quốc tịch hoặc tình trạng cư trú theo IRS. Đối với đa số doanh nghiệp, điều này có nghĩa là cổ đông phải là công dân Hoa Kỳ hoặc thường trú nhân. Nếu cấu trúc sở hữu có thể thay đổi trong tương lai, doanh nghiệp nên xem xét các hạn chế chuyển nhượng trước khi nộp lựa chọn.

3. Có giới hạn về số lượng cổ đông

Một S corporation không được có quá 100 cổ đông. Với nhiều công ty nhỏ và công ty sở hữu tập trung, giới hạn này không phải là vấn đề. Nhưng các doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quyền sở hữu, chương trình cổ phần cho nhân viên hoặc nhiều chủ sở hữu trong gia đình nên xác nhận rằng họ sẽ không vượt quá giới hạn này.

4. Chỉ được phép có một loại cổ phiếu

S corporation chỉ được có một loại cổ phiếu. Điều đó có nghĩa là cổ đông phải có quyền như nhau đối với phân phối và giá trị thanh lý.

Sự khác biệt về quyền biểu quyết thường được phép, nhưng sự khác biệt về quyền kinh tế thì không. Các phân bổ đặc biệt, phân phối ưu tiên hoặc thỏa thuận phụ tạo ra một loại cổ phiếu thứ hai trên thực tế có thể gây ra vấn đề về điều kiện đủ.

5. Quyền sở hữu phải tương ứng

Lợi nhuận và thua lỗ phải được phân bổ theo tỷ lệ sở hữu. Điều này có liên quan chặt chẽ đến quy tắc một loại cổ phiếu. Doanh nghiệp không thể sử dụng cấu trúc S corp để chia phân phối theo cách mang lại ưu đãi thuế không phù hợp với tỷ lệ sở hữu của từng bên.

6. Doanh nghiệp không được là loại công ty không đủ điều kiện

Một số loại hình doanh nghiệp không thể chọn trạng thái S corporation. Những loại này bao gồm một số thực thể bị IRS loại trừ cụ thể, chẳng hạn như:

• Công ty bảo hiểm chịu sự điều chỉnh của subchapter L
• Domestic international sales corporations (DISCs)
• Một số possession corporations theo điều 585

Doanh nghiệp nên xác minh phân loại của mình trước khi cho rằng mình đủ điều kiện.

7. Tất cả cổ đông phải đồng ý

Mọi cổ đông đều phải đồng ý với việc lựa chọn. IRS yêu cầu sự đồng ý nhất trí từ các chủ sở hữu đủ điều kiện, vì vậy quy trình nộp hồ sơ cần được phối hợp cẩn thận.

LLC nên tiếp cận việc lựa chọn như thế nào

Một LLC thường có thể chọn bị đánh thuế như S corporation nếu đáp ứng các điều kiện khác. Nhưng chủ sở hữu LLC không nên cho rằng lựa chọn này hoạt động giống hệt như đối với một công ty.

IRS thường xem LLC như một vấn đề phân loại thuế riêng biệt với sự tồn tại của thực thể theo luật tiểu bang. Điều đó có nghĩa là một LLC vẫn có thể là LLC theo luật tiểu bang trong khi chọn S corporation cho mục đích thuế liên bang.

Vì các điều lệ hoạt động của LLC thường được soạn thảo cho cơ chế thuế hợp danh, chúng có thể chứa các điều khoản không phù hợp với yêu cầu của S corp. Trước khi nộp hồ sơ, chủ sở hữu nên rà soát kỹ điều lệ hoạt động và điều chỉnh bất kỳ nội dung nào mâu thuẫn với việc lựa chọn.

Các vấn đề thường gặp ở LLC cần rà soát

• Điều khoản phân phối không tương ứng với tỷ lệ sở hữu
• Ngôn ngữ cho phép phân bổ lợi nhuận hoặc thua lỗ đặc biệt
• Điều khoản chuyển nhượng có thể cho phép một chủ sở hữu không đủ điều kiện
• Điều khoản mua bán lại có thể dẫn đến thay đổi quyền sở hữu mà không được xem xét
• Quyền quản lý tạo ra sự đối xử không nhất quán giữa các thành viên

Nếu điều lệ hoạt động không phù hợp với cách đánh thuế dự kiến, doanh nghiệp nên sửa đổi trước khi nộp cho IRS.

Vì sao điều lệ hoạt động quan trọng

Điều lệ hoạt động không chỉ là tài liệu chính sách nội bộ. Đối với một LLC muốn áp dụng thuế S corporation, tài liệu này giúp xác định các quy tắc kinh tế và quản trị phải nhất quán với lựa chọn thuế.

Một điều lệ hoạt động được soạn thảo tốt có thể giúp:

• Duy trì xử lý quyền sở hữu theo một loại cổ phiếu
• Hạn chế chuyển nhượng cho các chủ sở hữu đủ điều kiện
• Đồng bộ phân phối với tỷ lệ sở hữu
• Giảm rủi ro vi phạm ngoài ý muốn
• Làm rõ cách doanh nghiệp xử lý các thay đổi thành viên trong tương lai

Nếu doanh nghiệp đã đi vào hoạt động, nên rà soát điều lệ trước khi nộp Form 2553. Khắc phục một vấn đề về cấu trúc sau khi đã nộp lựa chọn có thể khó hơn nhiều so với xử lý trước đó.

Nộp hồ sơ lựa chọn S corporation

Các thực thể đủ điều kiện thường yêu cầu đánh thuế S corporation bằng cách nộp IRS Form 2553, Election by a Small Business Corporation.

Việc lựa chọn phải được nộp đúng thời hạn và có chữ ký của tất cả các chủ sở hữu cần thiết. Nếu nộp muộn, đôi khi vẫn có thể được khắc phục thông qua các thủ tục xin miễn trừ, nhưng chủ sở hữu không nên xem đó là giải pháp thường lệ.

Trước khi nộp, hãy chắc chắn xác nhận:

• Thực thể đủ điều kiện
• Tất cả chủ sở hữu đều là cổ đông được phép
• Số lượng cổ đông sẽ không vượt quá giới hạn
• Thực thể chỉ có một loại cổ phiếu
• Điều lệ hoạt động hoặc hồ sơ công ty hỗ trợ cho việc lựa chọn
• Hạn chót nộp hồ sơ đã được hiểu rõ và ghi nhận

Một quy trình nộp hồ sơ chặt chẽ giúp giảm nguy cơ phát sinh vấn đề với IRS sau này.

Khi nào S corporation có thể phù hợp

Lựa chọn S corp thường hấp dẫn với các doanh nghiệp nhỏ có lợi nhuận, muốn cơ chế thuế chuyển qua và có thể tiết kiệm thuế tự doanh.

Cấu trúc này có thể phù hợp khi doanh nghiệp:

• Có doanh thu ổn định và đủ lớn
• Chỉ có các chủ sở hữu đủ điều kiện
• Sẽ tiếp tục là doanh nghiệp nhỏ và sở hữu tập trung
• Có thể duy trì hồ sơ tiền lương và phân phối rõ ràng
• Sẵn sàng tuân thủ các quy tắc tuân thủ liên tục

Cấu trúc này không phù hợp với mọi doanh nghiệp. Các công ty dự kiến huy động vốn đầu tư, phát hành cấu trúc cổ phần phức tạp hoặc bổ sung chủ sở hữu không đủ điều kiện có thể phù hợp hơn với cách phân loại thuế khác.

Khi nào có thể không phải là lựa chọn đúng

Việc chọn S corporation có thể không phù hợp nếu doanh nghiệp:

• Dự định kết nạp một hợp danh hoặc một công ty làm chủ sở hữu
• Muốn nhiều loại quyền kinh tế khác nhau
• Dự kiến sẽ vượt quá giới hạn số lượng cổ đông
• Cần sự linh hoạt trong cách phân bổ giữa các chủ sở hữu
• Chưa sẵn sàng duy trì kỷ luật về tiền lương và lưu trữ hồ sơ mà lựa chọn này yêu cầu

Lợi ích thuế cần được cân nhắc cùng với gánh nặng hành chính. Một cấu trúc có vẻ hiệu quả trên giấy tờ có thể trở nên tốn kém nếu nó không phù hợp với kế hoạch sở hữu dài hạn của công ty.

Tuân thủ sau khi lựa chọn

Đủ điều kiện để đánh thuế theo S corporation chỉ là bước đầu tiên. Doanh nghiệp còn phải duy trì tuân thủ sau khi lựa chọn có hiệu lực.

Điều đó thường có nghĩa là giữ cho hồ sơ công ty hoặc LLC luôn cập nhật, đảm bảo quyền sở hữu vẫn nằm trong phạm vi quy tắc cho phép, và tránh các giao dịch tạo ra một loại vốn chủ sở hữu thứ hai ngoài ý muốn. Nếu quyền sở hữu thay đổi, cách phân phối thay đổi hoặc doanh nghiệp bắt đầu phát hành quyền mới, công ty nên đánh giá lại trạng thái S corp ngay lập tức.

Kết luận

Các điều kiện của S corporation rất chặt chẽ là có lý do. IRS sử dụng các quy tắc đủ điều kiện rõ ràng để xác định ai có thể chọn cách đánh thuế S corp, những cơ cấu sở hữu nào được phép, và những doanh nghiệp nào bị loại trừ. Đối với cả công ty và LLC, điều quan trọng là rà soát quyền sở hữu, quyền cổ phần hoặc quyền thành viên, và các tài liệu quản trị trước khi nộp hồ sơ.

Việc rà soát trước khi lựa chọn một cách cẩn thận có thể giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề thuế và tuân thủ không cần thiết. Đối với nhà sáng lập đang thành lập công ty mới hoặc điều chỉnh một LLC hiện có, cấu trúc pháp lý và vận hành phù hợp nên được thiết lập trước khi thực hiện lựa chọn S corporation.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp thành lập và quản lý công ty tại Hoa Kỳ với sự hỗ trợ tuân thủ cần thiết để luôn tổ chức tốt khi họ đánh giá các lựa chọn về thuế và sở hữu.