11 khoản khấu trừ thuế cho bất động sản cho thuê mà mọi chủ nhà nên biết

Sở hữu bất động sản cho thuê có thể tạo ra nguồn thu nhập ổn định, nhưng đồng thời cũng kéo theo trách nhiệm khai báo thuế. Tin tốt là nhiều khoản chi phí thông thường và cần thiết gắn với hoạt động cho thuê có thể được khấu trừ nếu bạn lưu giữ hồ sơ rõ ràng và khai báo thu nhập chính xác.

Đối với bất động sản nhà ở cho thuê, IRS thường yêu cầu bạn báo cáo thu nhập và chi phí trên Schedule E. Điều đó có nghĩa là các chi tiết rất quan trọng: bạn đã chi gì, chi khi nào, khoản chi đó dùng cho mục đích gì, và nó liên quan đến việc cho thuê hay sử dụng cá nhân. Nếu bạn sở hữu bất động sản thông qua một LLC, các quy tắc khấu trừ không tự động thay đổi, nhưng LLC có thể giúp việc ghi chép sổ sách, tách biệt dòng tiền và quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Dưới đây là 11 khoản khấu trừ thuế cho bất động sản cho thuê mà chủ nhà nên hiểu rõ, cùng với những khoản chi thường không đủ điều kiện và các thói quen lưu giữ hồ sơ giúp việc khai thuế trở nên đơn giản hơn.

1. Lãi vay thế chấp

Nếu bạn dùng vốn vay để mua bất động sản, phần lãi trong khoản thanh toán thế chấp thường có thể được khấu trừ như một chi phí cho thuê.

Khoản bạn không thể khấu trừ là phần gốc của khoản thanh toán vay. Tiền gốc làm giảm số dư nợ, nhưng không phải là chi phí vận hành.

Sự phân biệt này rất quan trọng vì nhiều chủ nhà chỉ nhìn vào khoản thanh toán hằng tháng và cho rằng toàn bộ số tiền đều được khấu trừ. Trên thực tế, thông thường chỉ phần lãi mới được khấu trừ, nên sao kê của bên cho vay và các chứng từ thế chấp hằng năm là rất cần thiết.

2. Thuế bất động sản

Thuế bất động sản đã nộp cho tài sản cho thuê thường có thể được khấu trừ.

Điều này bao gồm các loại thuế bất động sản cấp quận, thành phố và địa phương gắn với hoạt động cho thuê. Nếu tài sản vừa được dùng để cho thuê vừa dùng cho mục đích cá nhân, bạn thường cần phân bổ chi phí giữa hai mục đích sử dụng.

Nếu bạn nộp thuế thông qua tài khoản ký quỹ, khoản đó vẫn được khấu trừ khi thuế thực sự được thanh toán thay cho bạn, chứ không phải chỉ khi bạn nạp tiền vào tài khoản ký quỹ.

3. Khấu hao

Khấu hao là một trong những khoản khấu trừ thuế quan trọng nhất đối với chủ nhà vì nó cho phép bạn thu hồi một phần chi phí của bất động sản theo thời gian.

Đối với bất động sản nhà ở cho thuê, phần công trình thường được khấu hao trong 27,5 năm theo phương pháp đường thẳng và quy tắc giữa tháng. Đất không được khấu hao, nên chỉ phần công trình và các hạng mục cải tạo đủ điều kiện khác mới được tính.

Khấu hao cũng có thể áp dụng cho các tài sản khác của bất động sản cho thuê như thiết bị gia dụng, đồ nội thất và một số thiết bị nhất định, tùy theo cách phân loại. Điểm mấu chốt là khấu hao không phải là một khoản chi tiền mặt ngay lập tức, nhưng theo thời gian có thể tạo ra một khoản khấu trừ giấy tờ rất đáng kể.

4. Sửa chữa và bảo trì

Các chi phí sửa chữa và bảo trì giúp bất động sản duy trì trong tình trạng có thể cho thuê thường được khấu trừ trong năm bạn thanh toán.

Ví dụ có thể gồm:

• Sửa chỗ rò rỉ
• Thay khóa bị hỏng
• Vá tường thạch cao
• Bảo dưỡng lò sưởi hoặc máy điều hòa
• Sơn lại giữa các lần thuê
• Dọn dẹp rác sau khi khách thuê chuyển đi

Ranh giới giữa sửa chữa và cải tạo rất quan trọng. Sửa chữa đưa tài sản trở lại tình trạng hoạt động bình thường. Cải tạo làm tăng giá trị, kéo dài thời gian sử dụng hoặc điều chỉnh tài sản cho một mục đích sử dụng mới. Các khoản cải tạo thường phải vốn hóa và khấu hao thay vì được khấu trừ ngay.

5. Phí bảo hiểm

Bảo hiểm cũng là một khoản khấu trừ phổ biến đối với tài sản cho thuê.

Điều này có thể bao gồm bảo hiểm cho chủ nhà, bảo hiểm hỏa hoạn, bảo hiểm trách nhiệm, bảo hiểm lũ lụt và các hợp đồng bảo hiểm khác bảo vệ bất động sản cho thuê hoặc hoạt động kinh doanh cho thuê của bạn. Nếu bạn trả cho bảo hiểm theo yêu cầu của bên cho vay hoặc vì mục đích quản lý rủi ro, khoản chi đó thường được xem là một phần của hoạt động cho thuê.

Nếu một hợp đồng bảo hiểm bao gồm cả mục đích cá nhân và mục đích cho thuê, số tiền được khấu trừ thường cần được phân bổ.

6. Các tiện ích bạn trả thay cho người thuê

Nếu bạn chi trả các tiện ích cho căn cho thuê, những khoản đó thường được khấu trừ.

Điều này có thể bao gồm điện, gas, nước, thoát nước, rác, internet hoặc truyền hình cáp nếu chủ nhà thanh toán theo thỏa thuận cho thuê. Khoản khấu trừ thuộc về người thực sự trả chi phí, vì vậy nếu người thuê hoàn trả cho bạn, khoản hoàn trả đó thường được xem là thu nhập từ cho thuê.

Đây là một lý do khiến việc ghi chép hằng tháng chính xác rất quan trọng. Hóa đơn tiện ích có thể dễ bị bỏ sót, đặc biệt nếu chúng được thanh toán tự động.

7. Phí quản lý bất động sản

Nếu bạn thuê người quản lý bất động sản, đại lý cho thuê hoặc công ty quản lý, các khoản phí đó thường được khấu trừ.

Các khoản phí này có thể bao gồm:

• Sàng lọc người thuê
• Thu tiền thuê
• Điều phối bảo trì
• Quản lý hợp đồng thuê
• Quảng cáo chỗ trống
• Giám sát thường xuyên đối với bất động sản

Nhiều chủ nhà thuê hỗ trợ quản lý để tiết kiệm thời gian, giảm công việc trực tiếp và cải thiện giao tiếp với người thuê. Về mặt thuế, các khoản phí này thường được xem là chi phí vận hành thông thường của hoạt động cho thuê.

8. Quảng cáo và tiếp thị

Các chi phí quảng cáo liên quan đến việc tìm người thuê thường được khấu trừ.

Điều đó có thể bao gồm tin đăng trực tuyến, biển đặt trước sân, chụp ảnh, phân phối tin đăng và tài liệu tiếp thị dùng để quảng bá bất động sản. Nếu bạn chi tiền để lấp đầy chỗ trống, các khoản đó là một phần của việc vận hành hoạt động cho thuê.

Các chi phí sàng lọc có liên quan trực tiếp đến tiếp thị và cho thuê cũng có thể đủ điều kiện, tùy theo từng khoản chi cụ thể và cách thanh toán.

9. Chi phí đi lại và sử dụng xe

Nếu bạn đi lại để quản lý, kiểm tra, sửa chữa hoặc cho thuê bất động sản, một số chi phí đó có thể được khấu trừ.

Điều này có thể bao gồm các chuyến đi để dẫn khách xem nhà, gặp nhà thầu, kiểm tra sửa chữa hoặc xử lý vấn đề của người thuê. Nếu bạn dùng xe cho việc liên quan đến hoạt động cho thuê, bạn có thể được khấu trừ chi phí theo chi phí thực tế của xe hoặc một phương pháp khác được IRS cho phép, nếu bạn đủ điều kiện.

Những khoản thường không đủ điều kiện là quãng đường đi làm bình thường đến công việc chính bên ngoài hoặc các việc cá nhân tình cờ liên quan đến bất động sản.

Cách thực tế nhất là ghi lại từng chuyến đi, ngày thực hiện, địa điểm đến và mục đích kinh doanh. Một nhật ký quãng đường cơ bản có thể giúp bạn tránh rất nhiều rắc rối về sau.

10. Phí pháp lý và chuyên môn

Chủ nhà thường cần hỗ trợ pháp lý và chuyên môn, và các khoản chi đó thường được khấu trừ khi chúng liên quan đến hoạt động cho thuê.

Điều này có thể bao gồm:

• Phí luật sư cho việc rà soát hợp đồng thuê hoặc xử lý trục xuất
• Phí CPA hoặc chuẩn bị thuế liên quan đến tài sản cho thuê
• Phần mềm kế toán hoặc hỗ trợ ghi sổ sách
• Phí tư vấn cho hoạt động bất động sản cho thuê

Chi phí chuyên môn đặc biệt quan trọng đối với chủ nhà sở hữu nhiều căn hoặc nắm giữ bất động sản thông qua một LLC. Một hồ sơ giấy tờ rõ ràng giúp chứng minh rằng khoản chi đó là thông thường, cần thiết và gắn với hoạt động kinh doanh cho thuê.

11. Vật tư và chi phí vận hành

Nhiều khoản chi nhỏ hằng ngày cũng có thể được khấu trừ khi chúng hỗ trợ hoạt động cho thuê.

Ví dụ có thể gồm:

• Vật dụng vệ sinh
• Bóng đèn
• Bộ lọc
• Chìa khóa và phụ kiện khóa
• Pin cho máy báo khói
• Giấy, mực in và đồ dùng văn phòng
• Tem bưu chính
• Phí ngân hàng gắn với tài khoản cho thuê

Những khoản chi này có thể nhỏ riêng lẻ, nhưng cộng dồn trong cả năm thì rất nhanh. Với các chủ nhà tích cực, đây thường là một trong những nhóm khấu trừ dễ bị bỏ sót nhất.

Các khoản chi chủ nhà thường không thể khấu trừ ngay

Quan trọng không kém những khoản bạn có thể khấu trừ là danh sách những khoản bạn không thể xem là chi phí cho thuê hiện tại.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Giá mua của bất động sản
• Giá trị đất
• Tiền gốc thế chấp
• Các cải tạo vốn phải khấu hao thay vì khấu trừ ngay
• Chi phí cá nhân không liên quan đến hoạt động cho thuê
• Chi phí chỉ gắn với việc sử dụng cá nhân của tài sản

Nếu bạn sử dụng bất động sản cho cả mục đích cá nhân và cho thuê, bạn thường phải chia tách chi phí giữa hai mục đích sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng với nhà nghỉ dưỡng, bất động sản dùng hỗn hợp và các căn bạn đôi khi tự ở.

Thu nhập từ bất động sản cho thuê được báo cáo như thế nào

Phần lớn thu nhập và chi phí cho thuê nhà ở được báo cáo trên Schedule E.

Biểu mẫu đó là nơi chủ nhà thường liệt kê tiền thuê nhận được, các chi phí được khấu trừ và khấu hao. Nếu bạn sở hữu một phần tài sản, bạn thường chỉ báo cáo phần thu nhập và chi phí của mình.

Hồ sơ tốt giúp việc này dễ hơn. Hãy giữ:

• Hợp đồng thuê
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Nhật ký quãng đường
• Hóa đơn sửa chữa
• Hóa đơn tiện ích
• Chứng từ bảo hiểm
• Hồ sơ thuế bất động sản
• Hồ sơ đóng giao dịch
• Bảng khấu hao

Nếu bạn cần chứng minh một khoản chi, hồ sơ giấy tờ quan trọng hơn ký ức.

Vì sao LLC có thể giúp chủ nhà tổ chức tốt hơn

LLC không tự tạo ra khoản khấu trừ cho thuê, và cũng không thay thế tư vấn thuế. Nhưng nó có thể giúp hoạt động cho thuê dễ vận hành hơn.

Nhiều chủ nhà dùng LLC để:

• Tách biệt thu nhập và chi phí cho thuê khỏi tài chính cá nhân
• Đơn giản hóa việc ghi sổ sách
• Sắp xếp hồ sơ cho việc khai thuế
• Tạo cấu trúc rõ ràng hơn cho nhiều bất động sản
• Làm cho giấy tờ nhà cung cấp, hợp đồng thuê và tuân thủ trở nên dễ quản lý hơn

Đó là lúc Zenind trở nên phù hợp. Zenind giúp chủ nhà và nhà đầu tư thành lập công ty tại Hoa Kỳ và quản lý quy trình thành lập với một cấu trúc được thiết kế để giữ phần vận hành kinh doanh của việc sở hữu bất động sản luôn ngăn nắp ngay từ đầu.

Với một chủ nhà mới, điều đó có thể tạo ra khác biệt giữa việc tất bật vào mùa thuế và việc có sổ sách rõ ràng suốt cả năm.

Một thói quen thuế thực tế quanh năm cho chủ nhà

Chiến lược thuế tốt nhất cho tài sản cho thuê không phải là dọn dẹp vào phút chót trong tháng 3. Đó là một hệ thống duy trì quanh năm.

Một quy trình đơn giản sẽ hiệu quả nhất:

1. Dùng một tài khoản ngân hàng riêng cho tài sản cho thuê.
2. Thanh toán chi phí cho thuê từ tài khoản đó bất cứ khi nào có thể.
3. Lưu lại mọi hóa đơn và biên nhận.
4. Ghi nhận quãng đường và các chuyến đi ngay khi phát sinh.
5. Tách biệt sửa chữa với cải tạo.
6. Đối chiếu tài khoản hằng tháng.
7. Xem lại khấu hao khi bạn mua tài sản mới hoặc thực hiện nâng cấp lớn.

Nếu bạn duy trì đều đặn, việc khai thuế sẽ dễ hơn nhiều và nguy cơ bỏ sót khoản khấu trừ sẽ giảm đi.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần LLC để được khấu trừ thuế cho bất động sản cho thuê không?

Không. Các khoản khấu trừ cho thuê dựa trên hoạt động và quy tắc của IRS, chứ không phụ thuộc vào việc bất động sản có được nắm giữ trong một LLC hay không. Tuy vậy, LLC vẫn có thể giúp tổ chức và lưu trữ hồ sơ tốt hơn.

Tôi có thể khấu trừ một bất động sản cho thuê đang trống không?

Bạn vẫn có thể được khấu trừ các chi phí cho thuê thông thường nếu bất động sản vẫn đang được chào cho thuê, ngay cả trong thời gian trống. Các tình tiết cụ thể rất quan trọng.

Tôi có thể khấu trừ các cải tạo cho bất động sản không?

Thường là không ngay lập tức. Cải tạo thường phải vốn hóa và khấu hao theo thời gian thay vì khấu trừ toàn bộ một lần.

Sai lầm lớn nhất của chủ nhà là gì?

Trộn lẫn chi phí cá nhân và chi phí cho thuê. Khi ranh giới này bị làm mờ, hồ sơ sẽ khó bảo vệ hơn và các khoản khấu trừ cũng khó chứng minh hơn.

Tôi có nên dùng CPA cho thuế bất động sản cho thuê không?

Nếu bạn sở hữu nhiều hơn một bất động sản, dùng LLC hoặc thường xuyên thực hiện cải tạo, một CPA có thể tiết kiệm thời gian và giúp bạn tránh các sai sót khai thuế tốn kém.

Kết luận

Các khoản khấu trừ thuế cho bất động sản cho thuê có thể tạo ra khác biệt lớn cho lợi nhuận ròng của bạn, nhưng chỉ khi bạn biết khoản nào đủ điều kiện và lưu giữ hồ sơ chi tiết. Lãi vay thế chấp, thuế bất động sản, khấu hao, sửa chữa, bảo hiểm, tiện ích, phí quản lý, đi lại, hỗ trợ pháp lý, quảng cáo và vật tư vận hành đều là những khoản khấu trừ phổ biến mà chủ nhà nên theo dõi cẩn thận.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp cho thuê, việc kết hợp ghi chép sổ sách tốt với một cấu trúc pháp nhân rõ ràng có thể giúp mọi thứ dễ dàng hơn. Zenind có thể giúp bạn thành lập LLC và thiết lập nền tảng hành chính để bạn tập trung vào việc quản lý bất động sản thay vì phải chạy theo giấy tờ.

Tài liệu tham khảo hữu ích của IRS

• Publication 527, Residential Rental Property
• Publication 946, How To Depreciate Property
• Schedule E (Form 1040), Supplemental Income and Loss
• Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses