Регистрация на благотворителни организации в Пенсилвания: изисквания, освобождавания и процедура по подаване

Регистрацията на благотворителни организации в Пенсилвания е изискване за съответствие, което засяга много неправителствени и организации за набиране на средства, които отправят призиви за дарения към жители на Пенсилвания. Законът на щата за благотворителни набирания на средства има за цел да защитава дарителите, да повишава прозрачността и да гарантира, че организациите разкриват ключова финансова и управленска информация преди и по време на дейности по набиране на средства.

Ако вашата организация планира да набира средства в Пенсилвания, най-важният въпрос е прост: трябва ли да се регистрирате, да се квалифицирате за изключение или освобождаване, или вместо това да подадете свързан формуляр за разкриване? Отговорът зависи от това как работи вашата организация, дали плаща на някого да събира дарения, колко средства набира и дали попада в категория, която Пенсилвания третира по различен начин.

Какво обхваща регистрацията на благотворителни организации в Пенсилвания

Министерството на държавните дела на Пенсилвания, чрез Бюрото за корпорации и благотворителни организации, администрира регистрацията на благотворителни организации и свързаните с нея подавания. По принцип организациите, които отправят призиви за благотворителни дарения от жители на Пенсилвания, трябва да се регистрират, освен ако не попадат в конкретно изключение или освобождаване.

Това правило се прилага независимо дали набирането на средства се извършва по пощата, онлайн, чрез събития или чрез наети професионалисти за набиране на средства. Пенсилвания изисква и отделна регистрация за професионални събирачи и консултанти по набиране на средства, така че задълженията на самата благотворителна организация са само част от картината на съответствието.

Кой трябва да се регистрира

Като общо правило организацията трябва да се регистрира, преди да отправя призиви за дарения към жители на Пенсилвания, ако използва платени лица за набиране на средства. Ако никой не е платен да събира дарения, първоначалната регистрация се изисква в рамките на 30 дни след като организацията получи повече от 25 000 долара брутни дарения.

Няколко детайла са важни тук:

• Прагът се базира на брутните годишни дарения.
• Брутните годишни дарения се измерват по непосредствено предходната финансова година на организацията.
• Сумата не се ограничава само до дарения от Пенсилвания.
• Ако се използва платен събирач, служител или друго възмездно лице за набиране на дарения в Пенсилвания, регистрацията трябва да е налице преди началото на тази дейност.

Ако вашата организация вече е активна и внезапно премине праг, не чакайте до следващия сезон за подаване. Пенсилвания изисква регистрацията да е актуална, когато започва задължението за набиране на средства.

Кой може да се квалифицира за изключение или освобождаване

Някои организации могат да бъдат изключени или освободени от правилата за регистрация на благотворителни организации в Пенсилвания. Дали една организация отговаря на условията зависи от фактите и от критериите на щата за изключения и освобождавания.

Често срещани категории, които може да отговарят на условията, включват:

• Организации на служители на правоприлагащи органи, пожарникари или други служители на обществената безопасност, ако набираниятите средства не облагодетелстват никого извън активното членство.
• Религиозни институции и отделни групи или корпорации, които са неразделна част от религиозна институция, ако организацията отговаря на критериите на щата.
• Образователни институции и определени помощни сдружения, фондации и поддържащи групи, които са пряко подчинени на образователни институции.
• Болници и болнични фондации, регулирани от Департамента по здравеопазване на Пенсилвания или Департамента по обществено подпомагане.
• Ветерански организации, учредени по федерален закон, доброволни пожарни дружества, асоциации за линейки, спасителни отряди и техните помощни структури или филиали, когато набирането на средства се извършва само от неплатени доброволци, членове или свързани лица.
• Обществени, нестопански библиотечни организации, които получават щатска и общинска помощ и подават годишен финансов отчет към Държавната библиотечна система.
• Центрове за възрастни граждани и домове за възрастни, които отговарят на нестопанските и благотворителни критерии на щата.
• Родителско-учителски асоциации или организации, признати с нотариално заверено писмо от училищния район.
• Корпорации, създадени с акт на Конгреса, които трябва да отчитат ежегодно пред Конгреса съгласно федералния закон.
• Благотворителни организации, които получават годишни брутни национални дарения от 25 000 долара или по-малко, стига да не възмездяват никого за събиране на дарения.

Тъй като разграничението между изключение и освобождаване може да повлияе върху задълженията за подаване, организациите трябва да потвърдят категорията си, преди да приемат, че са освободени от регистрация.

Формуляри, които може да са ви нужни

Пенсилвания използва различни формуляри в зависимост от статута на организацията и целта на подаването.

Формуляр	Предназначение
BCO-10	Регистрационна декларация за благотворителна организация за първоначална регистрация и подновяване
BCO-23	Формуляр за публично разкриване за организации, които не подават федерална декларация или подават Form 990N, 990EZ или 990PF
BCO-9	Искане за одобрение на освобождаване или изключение
BCO-2	Декларация за неподлежащо подновяване

Ако вашата организация е благотворителна и иначе не е длъжна да се регистрира, тя все пак може да подаде доброволно. Доброволното подаване може да бъде полезно, когато организацията иска ясен публичен запис или очаква да започне да набира средства по-късно.

Необходими документи за регистрация

Пълният пакет за регистрация на благотворителна организация в Пенсилвания обикновено включва следното:

• Правилно попълнена, подписана и датирана регистрационна декларация BCO-10 с оригинални подписи.
• Подписано копие от федералната декларация на организацията Form 990, 990EZ, 990PF или 990N за непосредствено предходната финансова година, плюс приложимите приложения.
• Ако федералната декларация е подписана електронно, копие от страницата с електронния подпис, подадена към IRS.
• Формулярът за публично разкриване на Пенсилвания, BCO-23, ако организацията не подава федерален Form 990 или подава Form 990N, 990EZ или 990PF.
• Финансови отчети за непосредствено предходната финансова година.
• За първоначално регистриращи се организации - копия от писмото за освобождаване от IRS, учредителни документи като устав или харта и вътрешни правила.
• Таксата за регистрация, платима на Commonwealth of Pennsylvania.

Една важна бележка относно федералното подаване: Schedule B не трябва да се изпраща, освен ако организацията не подава Form 990PF.

Размери на таксите и изисквания за финансови отчети

Пенсилвания използва брутните годишни дарения, за да определи както таксите за подаване, така и нивото на преглед, изисквано за финансовите отчети. Прагoвете за таксите и прагoвете за финансовите отчети са свързани, но не са еднакви.

Текуща тарифа за регистрационна такса

Брутни годишни дарения	Регистрационна такса
Организации по Section 162.7(a)	$15
$25,000 или по-малко	$15
$25,001 до по-малко от $100,000	$100
$100,000 до по-малко от $500,000	$150
Над $500,000	$250

Изисквания за финансови отчети

Брутни годишни дарения	Изисквани финансови отчети
Организации по Section 162.7(a)	Няма
$25,000 или по-малко	Изготвени вътрешно, компилирани, прегледани или одитирани
$25,000 до по-малко от $100,000	Изготвени вътрешно, компилирани, прегледани или одитирани
$100,000 до по-малко от $250,000	Компилирани, прегледани или одитирани
$250,000 до по-малко от $750,000	Прегледани или одитирани
$750,000 или повече	Одитирани

При вътрешно изготвени отчети организацията трябва да може да покаже приходи, разходи, фондови баланси и разпределението на нетните приходи. Компилираните отчети трябва да бъдат изготвени от независим лицензиран CPA или публичен счетоводител съгласно приложимите професионални стандарти. Прегледите и одитите също трябва да бъдат извършени от независим лицензиран CPA или публичен счетоводител.

Как да подадете в Пенсилвания

Пенсилвания предлага както онлайн, така и подаване по пощата, но не всеки формуляр може да бъде подаден електронно.

Онлайн подаване

Системата за благотворителни организации на щата в момента приема:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

За организациите, които подават един от тези формуляри, онлайн подаването обикновено е най-бързият вариант.

Подаване по пощата

Други формуляри, свързани с регистрация на благотворителни организации, трябва да бъдат изтеглени, попълнени и изпратени по пощата или доставени до Бюрото за корпорации и благотворителни организации в Харисбърг.

Пощенският адрес е:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Пенсилвания не приема документи за благотворителни подавания по имейл.

Подновяване и срокове

Сроковете за подновяване са едно от най-лесните места за грешка, особено ако организацията ви променя финансовата си година или започва да набира средства по средата на годината.

Ето основните срокове:

• Първоначалната регистрация се изисква преди да започне платеното набиране на средства или в рамките на 30 дни след получаване на повече от 25 000 долара брутни дарения, когато никой не е възмезден за набиране на средства.
• Подновяването трябва да бъде изпратено с пощенско клеймо не по-късно от 15-ия ден на 11-ия месец след края на финансовата година на организацията.
• Крайният срок за подновяване е посочен в сертификата за регистрация, издаден след одобрение.
• Благотворителните организации трябва да уведомят Бюрото писмено за всяка съществена промяна в подадената информация в рамките на 30 дни след настъпване на промяната.

Пенсилвания също начислява такса за просрочено подаване в размер на 25 долара за всеки календарен месец или част от месец след крайния срок. Тази такса е установена със закон и не може да бъде отменена. Организациите, които подават доброволно, не подлежат на такси за просрочие.

Често срещани грешки при подаване, които трябва да се избягват

Подаването на благотворителни документи в Пенсилвания е сравнително просто, след като процесът бъде разбран, но няколко избежими грешки могат да забавят одобрението:

• Използване на бъдеща крайна дата на финансовата година или такава, която не съвпада с подкрепящите документи.
• Оставяне на празни полета във формуляра вместо отбелязване на N/A.
• Пропускане на правилната федерална декларация или формуляр за публично разкриване.
• Изпращане на Schedule B, когато не се изисква.
• Пропускане на номера на сертификата върху плащането за подновяване.
• Предположение, че федералният данъчен статут като освободена организация автоматично означава, че регистрацията в Пенсилвания не е необходима.
• Изчакване до след като започне платеното набиране на средства, за да се подаде първоначалната регистрация.
• Пропускане на срока за уведомяване при съществена промяна след промяна на длъжностни лица, адрес, структура на набиране на средства или друга подадена информация.

Практически контролен списък за подаване

Преди да подадете, уверете се, че разполагате със следното:

• Потвърдете дали вашата организация трябва да се регистрира, е изключена или е освободена.
• Определете дали подавате първоначална регистрация, подновяване или неподлежащо подновяване.
• Съберете най-скорошната федерална декларация и съответстващите финансови отчети за същата финансова година.
• Подгответе BCO-10 или друг необходим формуляр.
• Потвърдете дали е необходим BCO-23.
• Проверете таксата според вашите брутни годишни дарения.
• Решете дали да подадете онлайн или по пощата.
• Поддържайте записите си синхронизирани, така че краят на финансовата година да съвпада във всички документи.

Финален извод

Регистрацията на благотворителни организации в Пенсилвания е повече от формалност. Това е повтарящо се задължение за съответствие, което може да засегне способността на организацията да набира средства законно в щата. Най-сигурният подход е да потвърдите дали вашата организация трябва да се регистрира, да съберете необходимите финансови записи и да подадете навреме с правилните подкрепящи документи.

За неправителствени организации, асоциации и мисийно ориентирани организации, които планират да отправят призиви за дарения в Пенсилвания, поддържането на процеса BCO-10 под контрол помага да се избегнат санкции, да не се прекъсва набирането на средства и да се запази общественото доверие.