การจดทะเบียนการกุศลในรัฐเพนซิลเวเนีย: ข้อกำหนด ข้อยกเว้น และขั้นตอนการยื่น

การจดทะเบียนการกุศลในรัฐเพนซิลเวเนียเป็นข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎหมายที่ส่งผลต่อองค์กรไม่แสวงหากำไรและองค์กรระดมทุนจำนวนมากที่เชิญชวนรับบริจาคจากผู้พำนักในรัฐเพนซิลเวเนีย กฎหมายการชักชวนบริจาคของรัฐนี้ออกแบบมาเพื่อช่วยคุ้มครองผู้บริจาค เพิ่มความโปร่งใส และทำให้องค์กรเปิดเผยข้อมูลทางการเงินและการกำกับดูแลที่สำคัญก่อนและระหว่างการระดมทุน

หากองค์กรของคุณมีแผนจะระดมทุนในรัฐเพนซิลเวเนีย คำถามสำคัญที่สุดมีเพียงข้อเดียว: คุณต้องจดทะเบียน ต้องได้รับการยกเว้นหรือเข้าข่ายข้อยกเว้น หรือควรยื่นแบบเปิดเผยข้อมูลที่เกี่ยวข้องแทน? คำตอบขึ้นอยู่กับวิธีดำเนินงานขององค์กรของคุณ ว่ามีการจ้างใครมาชักชวนรับบริจาคหรือไม่ ระดมทุนได้มากเพียงใด และเข้าข่ายหมวดหมู่ที่รัฐเพนซิลเวเนียปฏิบัติแตกต่างหรือไม่

สิ่งที่การจดทะเบียนการกุศลในรัฐเพนซิลเวเนียครอบคลุม

กระทรวงรัฐเพนซิลเวเนีย โดยผ่านสำนัก Corporations and Charitable Organizations เป็นผู้ดูแลการจดทะเบียนการกุศลและการยื่นเอกสารที่เกี่ยวข้อง โดยทั่วไป องค์กรที่ขอรับบริจาคเพื่อการกุศลจากผู้พำนักในรัฐเพนซิลเวเนียต้องจดทะเบียน เว้นแต่จะเข้าข่ายข้อยกเว้นหรือการยกเว้นที่เฉพาะเจาะจง

กฎดังกล่าวใช้ไม่ว่าจะระดมทุนทางไปรษณีย์ ออนไลน์ ผ่านกิจกรรม หรือผ่านผู้เชี่ยวชาญด้านการชักชวนรับบริจาคที่ได้รับค่าตอบแทน รัฐเพนซิลเวเนียยังกำหนดให้มีการจดทะเบียนแยกต่างหากสำหรับผู้ชักชวนรับบริจาคมืออาชีพและที่ปรึกษาด้านการระดมทุน ดังนั้นหน้าที่ขององค์กรการกุศลจึงเป็นเพียงส่วนหนึ่งของภาพรวมการปฏิบัติตามกฎหมาย

ใครบ้างที่ต้องจดทะเบียน

โดยหลักทั่วไป องค์กรต้องจดทะเบียนก่อนชักชวนรับบริจาคจากผู้พำนักในรัฐเพนซิลเวเนีย หากมีการใช้ผู้ชักชวนที่ได้รับค่าตอบแทน หากไม่มีใครได้รับค่าตอบแทนในการชักชวน จะต้องยื่นจดทะเบียนเริ่มต้นภายใน 30 วันหลังจากองค์กรได้รับเงินบริจาคขั้นต้นมากกว่า $25,000

มีรายละเอียดสำคัญที่ควรทราบ:

• เกณฑ์พิจารณาอ้างอิงจากยอดบริจาคขั้นต้นประจำปี
• ยอดบริจาคขั้นต้นประจำปีคำนวณจากปีงบประมาณก่อนหน้าทันทีขององค์กร
• จำนวนดังกล่าวไม่ได้จำกัดเฉพาะเงินบริจาคที่มาจากรัฐเพนซิลเวเนียเท่านั้น
• หากมีการใช้ผู้ชักชวนที่ได้รับค่าตอบแทน พนักงาน หรือบุคคลอื่นที่ได้รับค่าตอบแทนในการชักชวนรับบริจาคในรัฐเพนซิลเวเนีย การจดทะเบียนควรอยู่ในสถานะเรียบร้อยก่อนเริ่มกิจกรรมนั้น

หากองค์กรของคุณดำเนินงานอยู่แล้วและเพิ่งข้ามเกณฑ์ขึ้นมา อย่ารอจนถึงฤดูกาลยื่นเอกสารถัดไป รัฐเพนซิลเวเนียกำหนดให้การจดทะเบียนต้องเป็นปัจจุบันเมื่อภาระหน้าที่ด้านการระดมทุนเริ่มต้นขึ้น

ใครบ้างที่อาจเข้าข่ายข้อยกเว้นหรือการยกเว้น

องค์กรบางประเภทอาจได้รับการยกเว้นหรือเข้าข่ายข้อยกเว้นจากกฎการจดทะเบียนการกุศลของรัฐเพนซิลเวเนีย ว่าองค์กรจะมีคุณสมบัติหรือไม่ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและเกณฑ์ข้อยกเว้นหรือการยกเว้นของรัฐ

หมวดหมู่ที่มักอาจเข้าข่าย ได้แก่:

• องค์กรของเจ้าหน้าที่บังคับใช้กฎหมาย เจ้าหน้าที่ดับเพลิง หรือบุคลากรความปลอดภัยสาธารณะอื่น ๆ หากการชักชวนไม่เป็นประโยชน์ต่อผู้ที่อยู่นอกสมาชิกภาพที่ยังปฏิบัติหน้าที่
• สถาบันศาสนาและกลุ่มหรือบริษัทแยกต่างหากที่เป็นส่วนสำคัญของสถาบันศาสนา หากองค์กรเป็นไปตามเกณฑ์ของรัฐ
• สถาบันการศึกษาและสมาคม มูลนิธิ และกลุ่มสนับสนุนบางประเภทที่อยู่ภายใต้ความรับผิดชอบโดยตรงต่อสถาบันการศึกษา
• โรงพยาบาลและมูลนิธิโรงพยาบาลที่อยู่ภายใต้การกำกับของ Pennsylvania Department of Health หรือ Department of Public Welfare
• องค์กรทหารผ่านศึกที่จัดตั้งตามกฎหมายรัฐบาลกลาง สมาคมดับเพลิงอาสาสมัคร สมาคมรถพยาบาล สมาคมกู้ภัย และหน่วยงานย่อยหรือพันธมิตรของกลุ่มเหล่านี้ เมื่อการระดมทุนดำเนินการโดยอาสาสมัคร สมาชิก หรือพันธมิตรที่ไม่ได้รับค่าตอบแทนเท่านั้น
• องค์กรห้องสมุดสาธารณะไม่แสวงหากำไรที่ได้รับเงินช่วยเหลือจากรัฐและเทศบาล และยื่นรายงานทางการเงินประจำปีต่อ State Library System
• ศูนย์ผู้สูงอายุและสถานพยาบาลผู้สูงอายุที่เป็นไปตามเกณฑ์ของรัฐด้านสถานะไม่แสวงหากำไรและการระดมทุน
• สมาคมผู้ปกครองและครู หรือองค์กรที่ได้รับการรับรองด้วยจดหมายรับรองโดยมีการรับรองลายมือชื่อจากเขตการศึกษา
• บริษัทที่จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายของรัฐสภาสหรัฐ และต้องรายงานต่อรัฐสภาเป็นประจำทุกปีตามกฎหมายรัฐบาลกลาง
• องค์กรการกุศลที่ได้รับเงินบริจาคขั้นต้นรวมทั่วประเทศไม่เกิน $25,000 ต่อปี โดยต้องไม่จ่ายค่าตอบแทนให้ใครก็ตามในการชักชวนรับบริจาค

เนื่องจากความแตกต่างระหว่างข้อยกเว้นและการยกเว้นอาจส่งผลต่อภาระการยื่นเอกสาร องค์กรจึงควรตรวจสอบหมวดหมู่ให้ชัดเจนก่อนสรุปว่าไม่จำเป็นต้องจดทะเบียน

แบบฟอร์มที่คุณอาจต้องใช้

รัฐเพนซิลเวเนียใช้แบบฟอร์มแตกต่างกันไปตามสถานะขององค์กรและวัตถุประสงค์ของการยื่นเอกสาร

แบบฟอร์ม	วัตถุประสงค์
BCO-10	แบบแสดงการจดทะเบียนองค์กรการกุศล สำหรับการจดทะเบียนครั้งแรกและการต่ออายุ
BCO-23	แบบเปิดเผยข้อมูลสาธารณะ สำหรับองค์กรที่ไม่ยื่นแบบภาษีของรัฐบาลกลาง หรือยื่นแบบ 990N, 990EZ หรือ 990PF
BCO-9	คำขออนุมัติการยกเว้นหรือข้อยกเว้น
BCO-2	คำแถลงไม่ต่ออายุ

หากองค์กรของคุณเป็นองค์กรการกุศลที่ไม่จำเป็นต้องจดทะเบียนตามเงื่อนไขอื่น ก็อาจยื่นโดยสมัครใจได้ การยื่นโดยสมัครใจอาจมีประโยชน์หากองค์กรต้องการให้มีบันทึกสาธารณะที่ชัดเจน หรือคาดว่าจะเริ่มชักชวนรับบริจาคในภายหลัง

เอกสารที่ต้องใช้สำหรับการจดทะเบียน

ชุดเอกสารการจดทะเบียนการกุศลในรัฐเพนซิลเวเนียที่ครบถ้วนโดยทั่วไปจะประกอบด้วย:

• แบบฟอร์มจดทะเบียน BCO-10 ที่กรอกครบถ้วน ลงนาม และลงวันที่อย่างถูกต้อง พร้อมลายเซ็นต้นฉบับ
• สำเนาแบบยื่น IRS Form 990, 990EZ, 990PF หรือ 990N ที่ลงนามแล้ว สำหรับวันสิ้นปีงบประมาณก่อนหน้าทันที พร้อมตารางแนบที่เกี่ยวข้อง
• หากแบบยื่นภาษีของรัฐบาลกลางมีการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้แนบสำเนาหน้าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยื่นต่อ IRS
• แบบเปิดเผยข้อมูลสาธารณะของรัฐเพนซิลเวเนีย BCO-23 หากองค์กรไม่ยื่น Form 990 ของรัฐบาลกลางหรือยื่นแบบ 990N, 990EZ หรือ 990PF
• งบการเงินสำหรับวันสิ้นปีงบประมาณก่อนหน้าทันที
• สำหรับผู้ยื่นครั้งแรก สำเนาจดหมายรับรองการยกเว้นภาษีจาก IRS เอกสารจัดตั้งองค์กร เช่น หนังสือบริคณห์สนธิหรือกฎบัตร และข้อบังคับ
• ค่าธรรมเนียมการจดทะเบียนที่สั่งจ่ายในนาม Commonwealth of Pennsylvania

ข้อควรทราบสำคัญเกี่ยวกับการยื่นต่อรัฐบาลกลาง: ไม่ควรส่ง Schedule B เว้นแต่องค์กรจะยื่น Form 990PF

ระดับค่าธรรมเนียมและข้อกำหนดด้านงบการเงิน

รัฐเพนซิลเวเนียใช้ยอดบริจาคขั้นต้นประจำปีเพื่อกำหนดทั้งค่าธรรมเนียมการยื่นและระดับการตรวจสอบงบการเงินที่ต้องใช้ ช่วงค่าธรรมเนียมและเกณฑ์งบการเงินมีความเกี่ยวข้องกัน แต่ไม่เหมือนกัน

ตารางค่าธรรมเนียมการจดทะเบียนปัจจุบัน

ยอดบริจาคขั้นต้นประจำปี	ค่าธรรมเนียมการจดทะเบียน
องค์กรตาม Section 162.7(a)	$15
$25,000 หรือน้อยกว่า	$15
มากกว่า $25,000 ถึงน้อยกว่า $100,000	$100
มากกว่า $100,000 ถึงน้อยกว่า $500,000	$150
มากกว่า $500,000	$250

ข้อกำหนดด้านงบการเงิน

ยอดบริจาคขั้นต้นประจำปี	งบการเงินที่ต้องใช้
องค์กรตาม Section 162.7(a)	ไม่ต้องใช้
$25,000 หรือน้อยกว่า	จัดทำภายในองค์กร, compiled, reviewed หรือ audited
$25,000 ถึงน้อยกว่า $100,000	จัดทำภายในองค์กร, compiled, reviewed หรือ audited
$100,000 ถึงน้อยกว่า $250,000	compiled, reviewed หรือ audited
$250,000 ถึงน้อยกว่า $750,000	reviewed หรือ audited
$750,000 ขึ้นไป	audited

สำหรับงบที่จัดทำภายในองค์กร องค์กรควรแสดงรายได้ ค่าใช้จ่าย ยอดกองทุน และการใช้จ่ายสุทธิให้ชัดเจน งบ compiled ต้องจัดทำโดย CPA หรือผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีที่ได้รับอนุญาตซึ่งเป็นอิสระตามมาตรฐานวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง ส่วนการ review และการ audit ก็ต้องดำเนินการโดย CPA หรือผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีที่ได้รับอนุญาตซึ่งเป็นอิสระเช่นกัน

วิธีการยื่นในรัฐเพนซิลเวเนีย

รัฐเพนซิลเวเนียมีทั้งการยื่นออนไลน์และการยื่นทางไปรษณีย์ แต่ไม่ได้ทุกแบบฟอร์มที่จะยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ได้

การยื่นออนไลน์

ระบบ Charities System ของรัฐในปัจจุบันรับแบบต่อไปนี้:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

สำหรับองค์กรที่ยื่นหนึ่งในแบบดังกล่าว การยื่นออนไลน์มักเป็นตัวเลือกที่เร็วที่สุด

การยื่นทางไปรษณีย์

แบบฟอร์มการจดทะเบียนที่เกี่ยวกับองค์กรการกุศลอื่น ๆ ต้องดาวน์โหลด กรอก และส่งทางไปรษณีย์หรือยื่นด้วยตนเองต่อ Bureau of Corporations and Charitable Organizations ที่เมือง Harrisburg

ที่อยู่สำหรับส่งเอกสารคือ:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

รัฐเพนซิลเวเนียไม่รับเอกสารการกุศลทางอีเมล

กำหนดต่ออายุและเส้นตาย

การกำหนดวันต่ออายุเป็นจุดที่พลาดได้ง่ายที่สุด โดยเฉพาะเมื่อองค์กรเปลี่ยนปีงบประมาณหรือเริ่มระดมทุนกลางปี

ประเด็นสำคัญด้านกำหนดเวลา ได้แก่:

• การจดทะเบียนครั้งแรกต้องยื่นก่อนเริ่มการชักชวนที่ได้รับค่าตอบแทน หรือภายใน 30 วันหลังจากได้รับเงินบริจาคขั้นต้นมากกว่า $25,000 เมื่อไม่มีผู้ใดได้รับค่าตอบแทนในการชักชวน
• การต่ออายุต้องมีตราประทับไปรษณีย์ไม่เกินวันที่ 15 ของเดือนที่ 11 หลังสิ้นสุดปีงบประมาณขององค์กร
• วันครบกำหนดต่ออายุจะระบุไว้ในใบรับรองการจดทะเบียนที่ออกหลังจากได้รับอนุมัติ
• องค์กรการกุศลต้องแจ้ง Bureau เป็นลายลักษณ์อักษรภายใน 30 วันหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงสาระสำคัญของข้อมูลที่ยื่นไว้

รัฐเพนซิลเวเนียยังเรียกเก็บค่าปรับยื่นล่าช้า $25 สำหรับทุกเดือนตามปฏิทินหรือเศษของเดือนหลังครบกำหนด ค่าธรรมเนียมนี้กำหนดโดยกฎหมายและไม่สามารถยกเว้นได้ องค์กรที่ยื่นโดยสมัครใจจะไม่ถูกเรียกเก็บค่าปรับยื่นล่าช้า

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการยื่นเอกสารและควรหลีกเลี่ยง

การยื่นเอกสารการกุศลในรัฐเพนซิลเวเนียไม่ซับซ้อนเมื่อเข้าใจกระบวนการแล้ว แต่มีข้อผิดพลาดบางอย่างที่หลีกเลี่ยงได้และอาจทำให้การอนุมัติล่าช้า:

• ใช้วันสิ้นปีงบประมาณในอนาคต หรือวันสิ้นปีงบประมาณที่ไม่ตรงกับเอกสารประกอบ
• เว้นช่องว่างในแบบฟอร์มแทนการระบุ N/A
• ลืมแนบแบบยื่น IRS หรือแบบเปิดเผยข้อมูลสาธารณะที่ถูกต้อง
• ส่ง Schedule B ทั้งที่ไม่จำเป็น
• ไม่ใส่หมายเลขใบรับรองบนเช็คชำระค่าต่ออายุ
• เข้าใจผิดว่าการได้รับสถานะยกเว้นภาษีของรัฐบาลกลางหมายความว่าไม่ต้องจดทะเบียนในรัฐเพนซิลเวเนีย
• รอจนหลังจากเริ่มชักชวนรับบริจาคที่ได้รับค่าตอบแทนแล้วจึงค่อยยื่นจดทะเบียนครั้งแรก
• พลาดกำหนดเวลาการแจ้งการเปลี่ยนแปลงสาระสำคัญหลังมีการเปลี่ยนแปลงเจ้าหน้าที่ ที่อยู่ โครงสร้างการระดมทุน หรือข้อมูลอื่นที่ยื่นไว้

เช็กลิสต์การยื่นแบบใช้งานจริง

ก่อนยื่นเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิ่งต่อไปนี้พร้อม:

• ยืนยันว่าองค์กรของคุณต้องจดทะเบียน ได้รับการยกเว้น หรือเข้าข่ายข้อยกเว้น
• ระบุว่าคุณกำลังยื่นจดทะเบียนครั้งแรก ต่ออายุ หรือไม่ต่ออายุ
• รวบรวมแบบยื่นภาษีของรัฐบาลกลางฉบับล่าสุดและงบการเงินที่ตรงกับปีงบประมาณเดียวกัน
• เตรียมแบบ BCO-10 หรือแบบฟอร์มอื่นที่จำเป็น
• ตรวจสอบว่า BCO-23 จำเป็นหรือไม่
• ตรวจสอบค่าธรรมเนียมตามยอดบริจาคขั้นต้นประจำปี
• ตัดสินใจว่าจะยื่นออนไลน์หรือทางไปรษณีย์
• จัดให้บันทึกของคุณสอดคล้องกัน โดยให้วันสิ้นปีงบประมาณตรงกันในเอกสารทั้งหมด

สรุปสุดท้าย

การจดทะเบียนการกุศลในรัฐเพนซิลเวเนียไม่ใช่เพียงพิธีการ แต่เป็นภาระหน้าที่ด้านการปฏิบัติตามกฎหมายที่เกิดซ้ำซึ่งอาจส่งผลต่อความสามารถขององค์กรในการระดมทุนอย่างถูกกฎหมายในรัฐ แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือยืนยันก่อนว่าองค์กรของคุณต้องจดทะเบียนหรือไม่ รวบรวมเอกสารทางการเงินที่จำเป็น และยื่นให้ทันกำหนดพร้อมเอกสารประกอบที่ถูกต้อง

สำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร สมาคม และองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยพันธกิจซึ่งวางแผนจะชักชวนรับบริจาคในรัฐเพนซิลเวเนีย การเตรียมพร้อมล่วงหน้าสำหรับกระบวนการ BCO-10 จะช่วยหลีกเลี่ยงบทลงโทษ ทำให้การระดมทุนไม่สะดุด และรักษาความไว้วางใจของสาธารณชน