Pennsylvania-charitatieve registratie: vereisten, vrijstellingen en indieningsproces

Pennsylvania-charitatieve registratie is een nalevingsvereiste dat veel non-profits en fondsenwervende organisaties raakt die donaties werven bij inwoners van Pennsylvania. De wetgeving van de staat voor charitatieve werving is bedoeld om donateurs te beschermen, transparantie te vergroten en ervoor te zorgen dat organisaties belangrijke financiële en bestuurlijke informatie bekendmaken vóór en tijdens fondsenwervende activiteiten.

Als uw organisatie van plan is geld in te zamelen in Pennsylvania, is de belangrijkste vraag eenvoudig: moet u zich registreren, komt u in aanmerking voor een uitsluiting of vrijstelling, of moet u in plaats daarvan een gerelateerd openbaarmakingsformulier indienen? Het antwoord hangt af van hoe uw organisatie opereert, of zij iemand betaalt om giften te werven, hoeveel zij inzamelt en of zij onder een categorie valt die Pennsylvania anders behandelt.

Wat Pennsylvania-charitatieve registratie omvat

Het Pennsylvania Department of State beheert, via het Bureau of Corporations and Charitable Organizations, de charitatieve registratie en gerelateerde indieningen. In het algemeen moeten organisaties die charitatieve donaties vragen van inwoners van Pennsylvania zich registreren, tenzij zij voldoen aan een specifieke uitsluiting of vrijstelling.

Die regel geldt ongeacht of fondsenwerving plaatsvindt per post, online, via evenementen of via betaalde wervingsprofessionals. Pennsylvania vereist ook afzonderlijke registratie voor professionele wervers en fondsenwervingsadviseurs, dus de verplichtingen van de charitatieve organisatie zijn slechts één onderdeel van het nalevingsplaatje.

Wie zich moet registreren

Als algemene regel moet een organisatie zich registreren voordat zij bijdragen van inwoners van Pennsylvania werft als zij gebruikmaakt van betaalde werving. Als niemand betaald wordt om te werven, is de eerste registratie vereist binnen 30 dagen nadat de organisatie meer dan $25.000 aan bruto bijdragen heeft ontvangen.

Hierbij zijn een paar details belangrijk:

• De drempel is gebaseerd op bruto jaarlijkse bijdragen.
• Bruto jaarlijkse bijdragen worden bepaald aan de hand van het direct voorafgaande boekjaar van de organisatie.
• Het bedrag is niet beperkt tot donaties uit Pennsylvania.
• Als een betaalde wervingsorganisatie, werknemer of andere gecompenseerde persoon wordt gebruikt om donaties in Pennsylvania te werven, moet de registratie van kracht zijn voordat die activiteit begint.

Als uw organisatie al actief is en plotseling een drempel overschrijdt, wacht dan niet tot het volgende indieningsseizoen. Pennsylvania vereist dat de registratie actueel is wanneer de fondsenwervingsverplichting begint.

Wie mogelijk in aanmerking komt voor een uitsluiting of vrijstelling

Sommige organisaties kunnen worden uitgesloten van of vrijgesteld van de regels voor Pennsylvania-charitatieve registratie. Of een organisatie daarvoor in aanmerking komt, hangt af van de feiten en van de criteria voor uitsluiting en vrijstelling van de staat.

Veelvoorkomende categorieën die mogelijk in aanmerking komen, zijn onder meer:

• Organisaties van wetshandhavingspersoneel, brandweerlieden of ander personeel voor openbare veiligheid, als de werving niet ten goede komt aan iemand buiten het actieve ledenbestand.
• Religieuze instellingen en afzonderlijke groepen of rechtspersonen die een integraal onderdeel vormen van een religieuze instelling, mits de organisatie voldoet aan de criteria van de staat.
• Onderwijsinstellingen en bepaalde hulpverenigingen, stichtingen en ondersteunende groepen die rechtstreeks verantwoording verschuldigd zijn aan onderwijsinstellingen.
• Ziekenhuizen en ziekenhuisstichtingen die worden gereguleerd door het Pennsylvania Department of Health of het Department of Public Welfare.
• Veteranenorganisaties die zijn opgericht op grond van federaal recht, vrijwillige brandweerkorpsen, ambulanceverenigingen, reddingsbrigades en hun hulporganisaties of gelieerde entiteiten, wanneer fondsenwerving uitsluitend wordt uitgevoerd door onbetaalde vrijwilligers, leden of gelieerde entiteiten.
• Openbare non-profitbibliotheekorganisaties die staats- en gemeentelijke steun ontvangen en een jaarlijks financieel verslag indienen bij het State Library System.
• Seniorencentra en verpleeghuizen die voldoen aan de non-profit- en fondsenwervingscriteria van de staat.
• Ouder-leraarverenigingen of organisaties die zijn erkend door een notariële brief van het schooldistrict.
• Vennootschappen die zijn opgericht bij wet van het Congres en die op grond van federaal recht jaarlijks aan het Congres moeten rapporteren.
• Charitatieve organisaties die jaarlijks bruto nationale bijdragen van $25.000 of minder ontvangen, mits zij niemand betalen voor het werven van bijdragen.

Omdat het onderscheid tussen een uitsluiting en een vrijstelling van invloed kan zijn op de indieningsverplichtingen, moeten organisaties de categorie verifiëren voordat zij aannemen dat zij van registratie zijn vrijgesteld.

Formulieren die u mogelijk nodig hebt

Pennsylvania gebruikt verschillende formulieren, afhankelijk van de status van de organisatie en het doel van de indiening.

Formulier	Doel
BCO-10	Registratieverklaring voor charitatieve organisaties voor eerste registratie en verlenging
BCO-23	Openbaarmakingsformulier voor organisaties die geen federale aangifte indienen of Form 990N, 990EZ of 990PF indienen
BCO-9	Verzoek om goedkeuring van een vrijstelling of uitsluiting
BCO-2	Verklaring van niet-verlenging

Als uw organisatie een goed doel is dat anders niet hoeft te registreren, kan zij toch vrijwillig indienen. Vrijwillige indiening kan nuttig zijn wanneer een organisatie een duidelijk openbaar dossier wil of later verwacht te gaan werven.

Documenten die nodig zijn voor registratie

Een volledig registratiepakket voor Pennsylvania-charitatieve registratie bevat meestal het volgende:

• Een correct ingevulde, ondertekende en gedateerde BCO-10-registratieverklaring met originele handtekeningen.
• Een ondertekende kopie van de IRS-aangifte Form 990, 990EZ, 990PF of 990N van de organisatie voor het direct voorafgaande boekjaar, plus de toepasselijke schema's.
• Als de federale aangifte elektronisch is ondertekend, een kopie van de elektronische handtekeningpagina die bij de IRS is ingediend.
• Het Pennsylvania-openbaarmakingsformulier BCO-23, als de organisatie geen federale Form 990 indient of Form 990N, 990EZ of 990PF indient.
• Financiële overzichten voor het direct voorafgaande boekjaar.
• Voor eerste registranten: kopieën van de IRS-vrijstellingsbrief, oprichtingsdocumenten zoals statuten of charter, en statuten.
• De registratievergoeding betaalbaar aan het Commonwealth of Pennsylvania.

Een belangrijke opmerking over federale indieningen: Schedule B mag niet worden meegestuurd, tenzij de organisatie Form 990PF indient.

Kostenniveaus en vereisten voor financiële overzichten

Pennsylvania gebruikt bruto jaarlijkse bijdragen om zowel de indieningskosten als het vereiste niveau van beoordeling van financiële overzichten te bepalen. De tariefschijven en de drempels voor financiële overzichten zijn met elkaar verbonden, maar niet identiek.

Huidige tariefstructuur voor registratie

Bruto jaarlijkse bijdragen	Registratievergoeding
Organisaties onder sectie 162.7(a)	$15
$25.000 of minder	$15
$25.001 tot minder dan $100.000	$100
$100.000 tot minder dan $500.000	$150
Meer dan $500.000	$250

Vereisten voor financiële overzichten

Bruto jaarlijkse bijdragen	Vereiste financiële overzichten
Organisaties onder sectie 162.7(a)	Geen
$25.000 of minder	Intern opgesteld, samengesteld, beoordeeld of gecontroleerd
$25.000 tot minder dan $100.000	Intern opgesteld, samengesteld, beoordeeld of gecontroleerd
$100.000 tot minder dan $250.000	Samengesteld, beoordeeld of gecontroleerd
$250.000 tot minder dan $750.000	Beoordeeld of gecontroleerd
$750.000 of meer	Gecontroleerd

Voor intern opgestelde overzichten moet de organisatie in staat zijn opbrengsten, uitgaven, fondssaldi en de besteding van netto-opbrengsten aan te tonen. Samengestelde overzichten moeten worden opgesteld door een onafhankelijke gecertificeerde CPA of openbaar accountant volgens de relevante professionele standaarden. Beoordelingen en controles moeten eveneens worden uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde CPA of openbaar accountant.

Hoe in Pennsylvania in te dienen

Pennsylvania biedt zowel online als per post indienen aan, maar niet elk formulier kan elektronisch worden ingediend.

Online indienen

Het Charities System van de staat accepteert momenteel:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Voor organisaties die een van die formulieren indienen, is online indienen meestal de snelste optie.

Indienen per post

Andere charitatieve registratieformulieren moeten worden gedownload, ingevuld en per post verzonden of persoonlijk worden afgeleverd bij het Bureau of Corporations and Charitable Organizations in Harrisburg.

Het postadres is:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania accepteert geen charitatieve indieningen per e-mail.

Verlengingstiming en deadlines

De timing van verlenging is een van de gemakkelijkste punten om een fout te maken, vooral als uw organisatie haar boekjaar wijzigt of halverwege het jaar begint met fondsenwerving.

Dit zijn de belangrijkste deadlines:

• De eerste registratie is vereist vóórdat betaalde werving begint, of binnen 30 dagen nadat meer dan $25.000 aan bruto bijdragen is ontvangen wanneer niemand betaald wordt om te werven.
• Verlenging moet uiterlijk op de 15e dag van de elfde maand na afloop van het boekjaar van de organisatie zijn afgestempeld.
• De uiterste verlengingsdatum staat vermeld op het registratiecertificaat dat na goedkeuring wordt afgegeven.
• Charitatieve organisaties moeten het Bureau schriftelijk op de hoogte stellen van elke materiële wijziging in de ingediende informatie binnen 30 dagen nadat de wijziging plaatsvindt.

Pennsylvania brengt ook een te late indieningsvergoeding van $25 in rekening voor elke kalendermaand of een deel van een maand na de vervaldatum. Die vergoeding is wettelijk vastgelegd en kan niet worden kwijtgescholden. Organisaties die vrijwillig indienen zijn niet onderworpen aan te late indieningsvergoedingen.

Veelvoorkomende indieningsfouten om te vermijden

Pennsylvania-charitatieve indieningen zijn eenvoudig zodra het proces wordt begrepen, maar een paar vermijdbare fouten kunnen de goedkeuring vertragen:

• Een toekomstig boekjaar of een boekjaar gebruiken dat niet overeenkomt met de ondersteunende documenten.
• Velden leeg laten op het formulier in plaats van N/A aan te geven.
• Vergeten de juiste IRS-aangifte of het juiste openbaarmakingsformulier mee te sturen.
• Schedule B meesturen wanneer dat niet vereist is.
• Het certificaatnummer vergeten op een verlengingsbetaling.
• Aannemen dat federale belastingvrijstelling automatisch betekent dat Pennsylvania-registratie niet nodig is.
• Wachten tot na het begin van betaalde werving om de eerste registratie in te dienen.
• De meldingsperiode voor materiële wijzigingen missen na een wijziging in functionarissen, adres, fondsenwervingsstructuur of andere ingediende informatie.

Praktische indieningschecklist

Zorg voordat u indient dat u het volgende gereed hebt:

• Bevestig of uw organisatie zich moet registreren, is uitgesloten of is vrijgesteld.
• Bepaal of u een eerste registratie, verlenging of niet-verlenging indient.
• Verzamel de meest recente federale aangifte en de bijbehorende financiële overzichten van hetzelfde boekjaar.
• Bereid de BCO-10 of een ander vereist formulier voor.
• Controleer of een BCO-23 vereist is.
• Verifieer de vergoeding op basis van uw bruto jaarlijkse bijdragen.
• Bepaal of u online of per post wilt indienen.
• Houd uw administratie op elkaar afgestemd zodat het boekjaar op alle documenten overeenkomt.

Slotgedachte

Pennsylvania-charitatieve registratie is meer dan een formaliteit. Het is een terugkerende nalevingsverplichting die invloed kan hebben op het vermogen van een organisatie om legaal in de staat geld in te zamelen. De veiligste aanpak is te bevestigen of uw organisatie zich moet registreren, de vereiste financiële gegevens te verzamelen en op tijd in te dienen met de juiste ondersteunende documenten.

Voor non-profits, verenigingen en missiegedreven organisaties die van plan zijn donaties in Pennsylvania te werven, helpt het om het BCO-10-proces voor te blijven om boetes te voorkomen, fondsenwerving ononderbroken te houden en het publieke vertrouwen te behouden.