Đăng ký từ thiện tại Pennsylvania: Yêu cầu, miễn trừ và quy trình nộp hồ sơ

Đăng ký từ thiện tại Pennsylvania là một yêu cầu tuân thủ ảnh hưởng đến nhiều tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức gây quỹ kêu gọi quyên góp từ cư dân Pennsylvania. Luật kêu gọi đóng góp từ thiện của tiểu bang được thiết kế để bảo vệ nhà tài trợ, tăng tính minh bạch và bảo đảm rằng các tổ chức công bố những thông tin tài chính và quản trị quan trọng trước và trong quá trình gây quỹ.

Nếu tổ chức của bạn dự định gây quỹ tại Pennsylvania, câu hỏi quan trọng nhất rất đơn giản: bạn có cần đăng ký, đủ điều kiện để được loại trừ hoặc miễn trừ, hay thay vào đó phải nộp một biểu mẫu công bố liên quan? Câu trả lời phụ thuộc vào cách tổ chức của bạn hoạt động, việc có trả tiền cho bất kỳ ai để kêu gọi quyên góp hay không, số tiền huy động được, và việc tổ chức có thuộc một nhóm mà Pennsylvania xử lý khác hay không.

Đăng ký từ thiện tại Pennsylvania bao gồm những gì

Bộ Ngoại giao Pennsylvania, thông qua Bureau of Corporations and Charitable Organizations, quản lý việc đăng ký từ thiện và các hồ sơ liên quan. Nhìn chung, các tổ chức kêu gọi quyên góp từ thiện từ cư dân Pennsylvania phải đăng ký, trừ khi họ đáp ứng một trường hợp loại trừ hoặc miễn trừ cụ thể.

Quy định này áp dụng dù hoạt động gây quỹ diễn ra qua thư, trực tuyến, tại sự kiện hay thông qua các chuyên viên kêu gọi được trả thù lao. Pennsylvania cũng yêu cầu đăng ký riêng cho professional solicitors và fundraising counsel, vì vậy nghĩa vụ của tổ chức từ thiện chỉ là một phần trong bức tranh tuân thủ tổng thể.

Ai phải đăng ký

Theo nguyên tắc chung, một tổ chức phải đăng ký trước khi kêu gọi đóng góp từ cư dân Pennsylvania nếu tổ chức đó sử dụng hoạt động kêu gọi có trả thù lao. Nếu không có ai được trả tiền để kêu gọi, việc đăng ký ban đầu phải được thực hiện trong vòng 30 ngày sau khi tổ chức nhận hơn 25.000 USD đóng góp gộp.

Một vài chi tiết cần lưu ý:

• Ngưỡng này được xác định dựa trên tổng số đóng góp gộp hằng năm.
• Tổng số đóng góp gộp hằng năm được tính dựa trên năm tài chính ngay trước đó của tổ chức.
• Số tiền này không chỉ giới hạn ở các khoản quyên góp trong Pennsylvania.
• Nếu sử dụng một paid solicitor, nhân viên hoặc người được trả thù lao khác để kêu gọi quyên góp tại Pennsylvania, việc đăng ký phải hoàn tất trước khi hoạt động đó bắt đầu.

Nếu tổ chức của bạn đang hoạt động và bất ngờ vượt qua một ngưỡng nào đó, đừng chờ đến kỳ nộp hồ sơ tiếp theo. Pennsylvania yêu cầu việc đăng ký phải còn hiệu lực khi nghĩa vụ gây quỹ phát sinh.

Ai có thể đủ điều kiện cho trường hợp loại trừ hoặc miễn trừ

Một số tổ chức có thể được loại trừ hoặc miễn trừ khỏi các quy định đăng ký từ thiện của Pennsylvania. Việc một tổ chức có đủ điều kiện hay không phụ thuộc vào tình huống thực tế và các tiêu chí loại trừ, miễn trừ của tiểu bang.

Các nhóm phổ biến có thể đủ điều kiện bao gồm:

• Tổ chức của lực lượng thực thi pháp luật, lính cứu hỏa hoặc nhân sự an toàn công cộng khác, nếu việc kêu gọi không mang lại lợi ích cho bất kỳ ai ngoài hội viên hiện tại.
• Các tổ chức tôn giáo và các nhóm hoặc pháp nhân riêng biệt là bộ phận không tách rời của một tổ chức tôn giáo, nếu tổ chức đáp ứng các tiêu chí của tiểu bang.
• Các cơ sở giáo dục và một số hội phụ trợ, quỹ và nhóm hỗ trợ chịu trách nhiệm trực tiếp với các cơ sở giáo dục.
• Bệnh viện và quỹ bệnh viện được quản lý bởi Pennsylvania Department of Health hoặc Department of Public Welfare.
• Các tổ chức cựu chiến binh được thành lập theo luật liên bang, công ty cứu hỏa tình nguyện, hội xe cứu thương, hội cứu hộ và các đơn vị phụ trợ hoặc liên kết của họ, khi hoạt động gây quỹ chỉ do tình nguyện viên không nhận lương, hội viên hoặc đơn vị liên kết thực hiện.
• Các tổ chức thư viện công, phi lợi nhuận nhận trợ cấp của tiểu bang và thành phố, đồng thời nộp báo cáo tài chính hằng năm cho State Library System.
• Các trung tâm dành cho người cao tuổi và viện dưỡng lão đáp ứng tiêu chí phi lợi nhuận và gây quỹ của tiểu bang.
• Các hội phụ huynh - giáo viên hoặc tổ chức được công nhận bằng thư công chứng từ học khu.
• Các công ty được thành lập theo đạo luật của Quốc hội và phải báo cáo hằng năm cho Quốc hội theo luật liên bang.
• Các tổ chức từ thiện nhận tổng đóng góp quốc gia không quá 25.000 USD mỗi năm, miễn là họ không trả tiền cho bất kỳ ai để kêu gọi đóng góp.

Vì sự khác biệt giữa loại trừ và miễn trừ có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ nộp hồ sơ, các tổ chức nên xác minh đúng nhóm của mình trước khi cho rằng mình được miễn đăng ký.

Các biểu mẫu bạn có thể cần

Pennsylvania sử dụng các biểu mẫu khác nhau tùy theo tình trạng và mục đích nộp hồ sơ của tổ chức.

Biểu mẫu	Mục đích
BCO-10	Tờ khai đăng ký tổ chức từ thiện cho đăng ký ban đầu và gia hạn
BCO-23	Biểu mẫu công bố công khai cho các tổ chức không nộp tờ khai thuế liên bang hoặc nộp Form 990N, 990EZ, hoặc 990PF
BCO-9	Yêu cầu phê duyệt miễn trừ hoặc loại trừ
BCO-2	Tờ khai không gia hạn

Nếu tổ chức của bạn là một tổ chức từ thiện không bắt buộc phải đăng ký theo cách khác, bạn vẫn có thể nộp tự nguyện. Việc nộp tự nguyện có thể hữu ích khi tổ chức muốn có hồ sơ công khai rõ ràng hoặc dự kiến sẽ bắt đầu kêu gọi sau này.

Tài liệu cần cho việc đăng ký

Một bộ hồ sơ đăng ký từ thiện tại Pennsylvania hoàn chỉnh thường bao gồm các mục sau:

• Một tờ BCO-10 đã điền đầy đủ, ký và ghi ngày đúng cách, với chữ ký gốc.
• Một bản sao đã ký của tờ khai IRS Form 990, 990EZ, 990PF hoặc 990N của tổ chức cho ngày kết thúc năm tài chính ngay trước đó, cùng các phụ lục liên quan.
• Nếu tờ khai liên bang được ký điện tử, cần nộp bản sao trang chữ ký điện tử đã nộp cho IRS.
• Biểu mẫu công bố công khai của Pennsylvania, BCO-23, nếu tổ chức không nộp Form 990 liên bang hoặc nộp Form 990N, 990EZ, hoặc 990PF.
• Báo cáo tài chính cho ngày kết thúc năm tài chính ngay trước đó.
• Đối với người nộp hồ sơ ban đầu, bản sao thư miễn thuế của IRS, tài liệu tổ chức như articles of incorporation hoặc charter, và bylaws.
• Phí đăng ký thanh toán cho Commonwealth of Pennsylvania.

Một lưu ý quan trọng về hồ sơ liên bang: Schedule B không nên gửi kèm trừ khi tổ chức nộp Form 990PF.

Mức phí và yêu cầu báo cáo tài chính

Pennsylvania sử dụng tổng số đóng góp gộp hằng năm để xác định cả phí nộp hồ sơ lẫn mức độ kiểm tra của báo cáo tài chính được yêu cầu. Các bậc phí và ngưỡng báo cáo tài chính có liên quan với nhau, nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Bảng phí đăng ký hiện hành

Tổng số đóng góp gộp hằng năm	Phí đăng ký
Tổ chức theo Section 162.7(a)	15 USD
25.000 USD trở xuống	15 USD
Từ 25.001 USD đến dưới 100.000 USD	100 USD
Từ 100.000 USD đến dưới 500.000 USD	150 USD
Trên 500.000 USD	250 USD

Yêu cầu báo cáo tài chính

Tổng số đóng góp gộp hằng năm	Báo cáo tài chính bắt buộc
Tổ chức theo Section 162.7(a)	Không có
25.000 USD trở xuống	Tự lập, compiled, reviewed, hoặc audited
Từ 25.000 USD đến dưới 100.000 USD	Tự lập, compiled, reviewed, hoặc audited
Từ 100.000 USD đến dưới 250.000 USD	Compiled, reviewed, hoặc audited
Từ 250.000 USD đến dưới 750.000 USD	Reviewed hoặc audited
Từ 750.000 USD trở lên	Audited

Đối với báo cáo tài chính tự lập, tổ chức nên có thể chứng minh doanh thu, chi phí, quỹ dư, và việc sử dụng số tiền thu ròng. Báo cáo compiled phải do một CPA hoặc kế toán viên công được cấp phép, độc lập, lập theo các chuẩn mực nghề nghiệp phù hợp. Các báo cáo review và audit cũng phải do một CPA hoặc kế toán viên công được cấp phép, độc lập, thực hiện.

Cách nộp hồ sơ tại Pennsylvania

Pennsylvania cung cấp cả hình thức nộp trực tuyến và nộp qua thư, nhưng không phải mọi biểu mẫu đều có thể nộp điện tử.

Nộp trực tuyến

Hệ thống Charities System của tiểu bang hiện chấp nhận:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Đối với các tổ chức nộp một trong những biểu mẫu này, nộp trực tuyến thường là phương án nhanh nhất.

Nộp qua thư

Các biểu mẫu đăng ký liên quan đến tổ chức từ thiện khác phải được tải xuống, điền đầy đủ, rồi gửi qua thư hoặc nộp trực tiếp cho Bureau of Corporations and Charitable Organizations tại Harrisburg.

Địa chỉ gửi thư là:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania không chấp nhận hồ sơ từ thiện qua email.

Thời điểm gia hạn và hạn chót

Thời điểm gia hạn là một trong những chỗ dễ mắc lỗi nhất, đặc biệt nếu tổ chức thay đổi năm tài chính hoặc bắt đầu gây quỹ giữa năm.

Các hạn chót quan trọng gồm:

• Đăng ký ban đầu phải được thực hiện trước khi bắt đầu hoạt động kêu gọi có trả thù lao, hoặc trong vòng 30 ngày sau khi nhận hơn 25.000 USD đóng góp gộp nếu không có ai được trả tiền để kêu gọi.
• Gia hạn phải được đóng dấu bưu điện không muộn hơn ngày 15 của tháng thứ mười một sau khi kết thúc năm tài chính của tổ chức.
• Ngày đến hạn gia hạn được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký được cấp sau khi phê duyệt.
• Tổ chức từ thiện phải thông báo bằng văn bản cho Bureau về bất kỳ thay đổi quan trọng nào trong thông tin đã nộp trong vòng 30 ngày kể từ khi thay đổi xảy ra.

Pennsylvania cũng tính phí nộp muộn 25 USD cho mỗi tháng dương lịch hoặc một phần của tháng sau ngày đến hạn. Khoản phí này được quy định bởi luật và không thể miễn giảm. Các tổ chức nộp tự nguyện không phải chịu phí nộp muộn.

Những lỗi nộp hồ sơ thường gặp cần tránh

Hồ sơ từ thiện tại Pennsylvania khá đơn giản khi đã hiểu quy trình, nhưng một vài lỗi có thể tránh được vẫn thường làm chậm việc phê duyệt:

• Dùng năm tài chính trong tương lai hoặc năm tài chính không khớp với tài liệu hỗ trợ.
• Để trống các mục thay vì đánh dấu N/A.
• Quên nộp đúng tờ khai IRS hoặc biểu mẫu công bố công khai.
• Gửi kèm Schedule B khi không cần thiết.
• Thiếu số chứng nhận trên khoản thanh toán gia hạn.
• Cho rằng tình trạng miễn thuế liên bang tự động có nghĩa là không cần đăng ký tại Pennsylvania.
• Chờ đến sau khi hoạt động kêu gọi có trả thù lao bắt đầu mới nộp hồ sơ đăng ký ban đầu.
• Bỏ lỡ thời hạn cập nhật thay đổi sau khi có thay đổi về người điều hành, địa chỉ, cấu trúc gây quỹ hoặc thông tin khác đã nộp.

Danh sách kiểm tra thực tế trước khi nộp

Trước khi nộp hồ sơ, hãy bảo đảm bạn đã chuẩn bị những mục sau:

• Xác nhận tổ chức của bạn có bắt buộc phải đăng ký, được loại trừ hay được miễn trừ hay không.
• Xác định bạn đang nộp đăng ký ban đầu, gia hạn hay không gia hạn.
• Thu thập tờ khai liên bang gần nhất và báo cáo tài chính khớp với cùng năm tài chính.
• Chuẩn bị BCO-10 hoặc bất kỳ biểu mẫu bắt buộc nào khác.
• Xác nhận có cần BCO-23 hay không.
• Kiểm tra phí dựa trên tổng số đóng góp gộp hằng năm của bạn.
• Quyết định nộp trực tuyến hay qua thư.
• Giữ hồ sơ của bạn nhất quán để ngày kết thúc năm tài chính khớp trên tất cả tài liệu.

Kết luận

Đăng ký từ thiện tại Pennsylvania không chỉ là một thủ tục hình thức. Đây là một nghĩa vụ tuân thủ định kỳ có thể ảnh hưởng đến khả năng gây quỹ hợp pháp của tổ chức trong tiểu bang. Cách an toàn nhất là xác nhận tổ chức của bạn có phải đăng ký hay không, thu thập các hồ sơ tài chính cần thiết, và nộp đúng hạn với tài liệu hỗ trợ chính xác.

Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, hiệp hội và tổ chức vì sứ mệnh dự định kêu gọi quyên góp tại Pennsylvania, chủ động với quy trình BCO-10 giúp tránh phạt, duy trì hoạt động gây quỹ thông suốt và giữ vững niềm tin công chúng.