Pennsylvanias velgørende registrering: krav, undtagelser og indberetningsproces

Pennsylvanias velgørende registrering er et compliance-krav, der påvirker mange nonprofitorganisationer og fundraisingorganisationer, som indsamler donationer fra indbyggere i Pennsylvania. Statens lov om velgørende indsamlinger er udformet til at beskytte donorer, øge gennemsigtigheden og sikre, at organisationer oplyser centrale finansielle og ledelsesmæssige oplysninger før og under fundraisingaktiviteter.

Hvis din organisation planlægger at indsamle penge i Pennsylvania, er det vigtigste spørgsmål enkelt: Skal I registrere jer, kvalificere jer til en udelukkelse eller undtagelse, eller indsende en tilhørende oplysningsformular i stedet? Svaret afhænger af, hvordan organisationen opererer, om den betaler nogen for at indsamle bidrag, hvor meget den indsamler, og om den falder ind under en kategori, som Pennsylvania behandler anderledes.

Hvad Pennsylvanias velgørende registrering dækker

Pennsylvania Department of State, via Bureau of Corporations and Charitable Organizations, administrerer velgørende registrering og relaterede indberetninger. Generelt skal organisationer, der beder om velgørende donationer fra indbyggere i Pennsylvania, registrere sig, medmindre de opfylder en specifik udelukkelse eller undtagelse.

Reglen gælder, uanset om indsamlingen sker via post, online, ved arrangementer eller gennem betalte fundraisingprofessionelle. Pennsylvania kræver også separat registrering af professionelle indsamlere og fundraisingkonsulenter, så den velgørende organisations forpligtelser er kun én del af compliance-billedet.

Hvem skal registrere sig

Som hovedregel skal en organisation registrere sig, før den indsamler bidrag fra indbyggere i Pennsylvania, hvis den bruger aflønnet indsamling. Hvis ingen aflønnes for at indsamle, kræves den indledende registrering inden for 30 dage efter, at organisationen modtager mere end $25.000 i brutto-bidrag.

Nogle detaljer er vigtige her:

• Tærsklen er baseret på brutto årlige bidrag.
• Brutto årlige bidrag måles ved hjælp af organisationens umiddelbart forudgående regnskabsår.
• Beløbet er ikke begrænset til donationer fra Pennsylvania.
• Hvis en betalt indsamlingsaktør, medarbejder eller anden aflønnet person bruges til at indsamle donationer i Pennsylvania, bør registreringen være på plads, før aktiviteten begynder.

Hvis din organisation allerede er aktiv og pludselig krydser en tærskel, så vent ikke til næste indberetningssæson. Pennsylvania kræver, at registreringen er gyldig, når fundraisingforpligtelsen begynder.

Hvem kan kvalificere sig til en udelukkelse eller undtagelse

Nogle organisationer kan være udelukket fra eller undtaget Pennsylvanias regler om velgørende registrering. Om en organisation kvalificerer sig, afhænger af faktum og statens kriterier for udelukkelse og undtagelse.

Almindelige kategorier, der kan kvalificere, omfatter:

• Organisationer for politipersonale, brandfolk eller andet beredskabspersonale, hvis indsamlingen ikke kommer nogen uden for det aktive medlemskab til gode.
• Trossamfund og separate grupper eller selskaber, der udgør en integreret del af et trossamfund, hvis organisationen opfylder statens kriterier.
• Uddannelsesinstitutioner og visse tilknyttede foreninger, fonde og støttegrupper, som er direkte ansvarlige over for uddannelsesinstitutioner.
• Hospitaler og hospitalfonde, der er reguleret af Pennsylvania Department of Health eller Department of Public Welfare.
• Veteranorganisationer charteret under føderal lov, frivillige brandværn, ambulanceforeninger, redningskorps og deres hjælpeorganisationer eller tilknyttede enheder, når fundraising kun udføres af ulønnede frivillige, medlemmer eller tilknyttede enheder.
• Offentlige, nonprofit-biblioteksorganisationer, der modtager statslig og kommunal støtte og indsender en årlig finansiel rapport til State Library System.
• Seniorcentre og plejehjem, der opfylder statens krav til nonprofitstatus og fundraising.
• Forældre-lærer-foreninger eller organisationer, der er anerkendt ved et notariseret brev fra skoledistriktet.
• Selskaber oprettet ved en kongreslov, som skal rapportere årligt til Kongressen i henhold til føderal lov.
• Velgørende organisationer, der modtager brutto nationale bidrag på $25.000 eller derunder årligt, så længe de ikke aflønner nogen for at indsamle bidrag.

Da forskellen mellem en udelukkelse og en undtagelse kan påvirke indberetningsforpligtelserne, bør organisationer verificere kategorien, før de antager, at de er fritaget for registrering.

Formularer, du kan få brug for

Pennsylvania bruger forskellige formularer afhængigt af organisationens status og formålet med indberetningen.

Formular	Formål
BCO-10	Registreringsopgørelse for velgørende organisationer til første registrering og fornyelse
BCO-23	Oplysningsformular for organisationer, der ikke indgiver en føderal opgørelse, eller som indgiver Form 990N, 990EZ eller 990PF
BCO-9	Anmodning om godkendelse af en undtagelse eller udelukkelse
BCO-2	Erklæring om manglende fornyelse

Hvis din organisation er en velgørende organisation, som ellers ikke er forpligtet til at registrere sig, kan den stadig indberette frivilligt. Frivillig indberetning kan være nyttig, hvis organisationen ønsker en tydelig offentlig registrering eller forventer at begynde at indsamle senere.

Dokumenter, der kræves til registrering

En komplet registreringspakke for velgørende organisationer i Pennsylvania omfatter typisk følgende:

• En korrekt udfyldt, underskrevet og dateret BCO-10 registreringsopgørelse med originale underskrifter.
• En underskrevet kopi af organisationens IRS Form 990, 990EZ, 990PF eller 990N for det umiddelbart forudgående regnskabsår, inklusive relevante bilag.
• Hvis den føderale opgørelse er underskrevet elektronisk, en kopi af den elektroniske underskriftsside, der blev indgivet til IRS.
• Pennsylvanias oplysningsformular, BCO-23, hvis organisationen ikke indgiver en føderal Form 990 eller indgiver Form 990N, 990EZ eller 990PF.
• Regnskaber for det umiddelbart forudgående regnskabsår.
• For førstegangsregistranter, kopier af IRS-fritagelsesbrevet, organisationsdokumenter såsom vedtægter eller charter og vedtægter.
• Registreringsgebyret betales til Commonwealth of Pennsylvania.

En vigtig note om føderal indberetning: Schedule B skal ikke sendes, medmindre organisationen indgiver Form 990PF.

Gebyrniveauer og krav til regnskabsoplysninger

Pennsylvania bruger brutto årlige bidrag til at fastsætte både gebyrer og niveauet for den regnskabsmæssige gennemgang, der kræves. Gebyrtrinnene og tærsklerne for regnskabsoplysninger hænger sammen, men de er ikke identiske.

Aktuel gebyrskala for registrering

Brutto årlige bidrag	Registreringsgebyr
Section 162.7(a)-organisationer	$15
$25.000 eller derunder	$15
$25.001 til under $100.000	$100
$100.000 til under $500.000	$150
Mere end $500.000	$250

Krav til regnskabsoplysninger

Brutto årlige bidrag	Påkrævede regnskabsoplysninger
Section 162.7(a)-organisationer	Ingen
$25.000 eller derunder	Internt udarbejdede, kompilere­de, reviewede eller auditerede
$25.000 til under $100.000	Internt udarbejdede, kompilere­de, reviewede eller auditerede
$100.000 til under $250.000	Kompilerede, reviewede eller auditerede
$250.000 til under $750.000	Reviewede eller auditerede
$750.000 eller mere	Auditerede

For internt udarbejdede opgørelser bør organisationen kunne dokumentere indtægter, udgifter, fondssaldi og disponeringen af nettoindtægter. Kompilerede opgørelser skal udarbejdes af en uafhængig autoriseret CPA eller offentlig revisor i overensstemmelse med de gældende faglige standarder. Reviews og revisioner skal også udføres af en uafhængig autoriseret CPA eller offentlig revisor.

Sådan indberetter du i Pennsylvania

Pennsylvania tilbyder både onlineindberetning og indberetning pr. post, men ikke alle formularer kan indsendes elektronisk.

Onlineindberetning

Statens Charities System accepterer i øjeblikket:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

For organisationer, der indgiver en af disse formularer, er onlineindsendelse normalt den hurtigste løsning.

Indberetning pr. post

Andre formularer relateret til velgørende registrering skal downloades, udfyldes og sendes med posten eller afleveres til Bureau of Corporations and Charitable Organizations i Harrisburg.

Postadressen er:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania accepterer ikke velgørende indberetninger via e-mail.

Fornyelsestidspunkt og deadlines

Tidspunktet for fornyelse er et af de letteste steder at begå en fejl, især hvis organisationen ændrer regnskabsår eller begynder fundraising midt på året.

Her er de vigtigste deadlines:

• Indledende registrering kræves, før aflønnet indsamling begynder, eller inden for 30 dage efter modtagelse af mere end $25.000 i brutto-bidrag, når ingen aflønnes for at indsamle.
• Fornyelse skal være poststemplet senest den 15. dag i den ellevte måned efter afslutningen af organisationens regnskabsår.
• Forfaldsdatoen for fornyelse fremgår af registreringscertifikatet, der udstedes efter godkendelse.
• Velgørende organisationer skal skriftligt underrette Bureauet om enhver væsentlig ændring i indsendte oplysninger inden for 30 dage efter, at ændringen er sket.

Pennsylvania opkræver også et forsinkelsesgebyr på $25 for hver kalendermåned eller del af en måned efter forfaldsdatoen. Gebyret er fastsat ved lov og kan ikke fraviges. Organisationer, der indsender frivilligt, er ikke underlagt forsinkelsesgebyrer.

Almindelige fejl at undgå

Velgørende indberetninger i Pennsylvania er ligetil, når processen først er forstået, men nogle undgåelige fejl kan forsinke godkendelsen:

• Brug af et fremtidigt regnskabsår eller et regnskabsår, der ikke stemmer overens med de understøttende dokumenter.
• Efterladelse af felter tomme i stedet for at markere dem N/A.
• Glemsel af at vedlægge den korrekte IRS-opgørelse eller oplysningsformular.
• Afsendelse af Schedule B, når den ikke er påkrævet.
• Manglende certifikatnummer på en fornyelsesbetaling.
• Antagelsen om, at føderal skattefritagelse automatisk betyder, at registrering i Pennsylvania ikke er nødvendig.
• Venten med at indgive den indledende registrering, til efter at aflønnet indsamling er begyndt.
• Manglende overholdelse af fristen for opdatering ved væsentlige ændringer i ledelse, adresse, fundraisingstruktur eller andre indsendte oplysninger.

Praktisk tjekliste til indberetning

Før du indberetter, skal du sikre dig, at du har følgende klar:

• Bekræft, om din organisation skal registreres, er udelukket eller er undtaget.
• Afklar, om du indsender en indledende registrering, fornyelse eller manglende fornyelse.
• Saml den seneste føderale opgørelse og de tilhørende regnskabsoplysninger for det samme regnskabsår.
• Forbered BCO-10 eller enhver anden påkrævet formular.
• Bekræft, om en BCO-23 er påkrævet.
• Verificer gebyret baseret på dine brutto årlige bidrag.
• Beslut, om du vil indberette online eller pr. post.
• Hold dine optegnelser afstemt, så regnskabsårets afslutning er den samme på tværs af alle dokumenter.

Afsluttende pointe

Pennsylvanias velgørende registrering er mere end en formalitet. Det er en tilbagevendende compliance-forpligtelse, som kan påvirke en organisations mulighed for lovligt at indsamle midler i staten. Den sikreste tilgang er at bekræfte, om organisationen skal registrere sig, samle de nødvendige finansielle dokumenter og indberette til tiden med de korrekte bilag.

For nonprofitorganisationer, foreninger og formålsdrevne organisationer, der planlægger at indsamle donationer i Pennsylvania, hjælper det at være på forkant med BCO-10-processen med at undgå bøder, holde fundraising uafbrudt og bevare offentlig tillid.