Înregistrarea caritabilă în Pennsylvania: cerințe, scutiri și procesul de depunere

Înregistrarea caritabilă în Pennsylvania este o cerință de conformitate care afectează multe organizații nonprofit și organizații de strângere de fonduri care solicită donații de la rezidenții din Pennsylvania. Legea statului privind solicitarea de fonduri caritabile este concepută pentru a proteja donatorii, a îmbunătăți transparența și a se asigura că organizațiile dezvăluie informații financiare și de guvernanță esențiale înainte și în timpul activităților de strângere de fonduri.

Dacă organizația dvs. intenționează să strângă bani în Pennsylvania, cea mai importantă întrebare este simplă: trebuie să vă înregistrați, să vă calificați pentru o excludere sau o scutire, ori să depuneți în schimb un formular de divulgare aferent? Răspunsul depinde de modul în care funcționează organizația dvs., dacă plătește pe cineva pentru a solicita donații, cât de mult strânge și dacă se încadrează într-o categorie tratată diferit de Pennsylvania.

Ce acoperă înregistrarea caritabilă în Pennsylvania

Departamentul de Stat al Pennsylvaniei, prin Bureau of Corporations and Charitable Organizations, administrează înregistrarea caritabilă și depunerile aferente. În general, organizațiile care solicită donații caritabile de la rezidenții din Pennsylvania trebuie să se înregistreze, cu excepția cazului în care se încadrează într-o excludere sau scutire specifică.

Această regulă se aplică indiferent dacă strângerea de fonduri are loc prin poștă, online, prin evenimente sau prin profesioniști plătiți pentru solicitare. Pennsylvania impune, de asemenea, o înregistrare separată pentru solicitanții profesioniști și consilierii de strângere de fonduri, astfel încât obligațiile organizației caritabile sunt doar o parte a imaginii generale de conformitate.

Cine trebuie să se înregistreze

Ca regulă generală, o organizație trebuie să se înregistreze înainte de a solicita contribuții de la rezidenții din Pennsylvania dacă folosește solicitare remunerată. Dacă nimeni nu este remunerat pentru a solicita donații, înregistrarea inițială este necesară în termen de 30 de zile după ce organizația primește mai mult de 25.000 USD în contribuții brute.

Câteva detalii contează aici:

• Pragul se bazează pe contribuțiile brute anuale.
• Contribuțiile brute anuale se calculează folosind ultimul exercițiu financiar încheiat anterior al organizației.
• Suma nu se limitează doar la donațiile din Pennsylvania.
• Dacă se folosește un solicitant plătit, un angajat sau o altă persoană remunerată pentru a solicita donații în Pennsylvania, înregistrarea trebuie să fie deja în vigoare înainte de începerea acelei activități.

Dacă organizația dvs. este deja activă și depășește brusc un prag, nu așteptați următoarea perioadă de depunere. Pennsylvania cere ca înregistrarea să fie valabilă atunci când începe obligația de strângere de fonduri.

Cine poate califica pentru o excludere sau scutire

Unele organizații pot fi excluse sau scutite de regulile de înregistrare caritabilă din Pennsylvania. Dacă o organizație se califică depinde de fapte și de criteriile statului privind excluderile și scutirile.

Categoriile frecvente care se pot califica includ:

• Organizații ale personalului de aplicare a legii, pompierilor sau altor persoane din domeniul siguranței publice, dacă solicitarea nu beneficiază pe nimeni din afara membrilor activi.
• Instituții religioase și grupuri sau corporații separate care fac parte integrantă dintr-o instituție religioasă, dacă organizația îndeplinește criteriile statului.
• Instituții de învățământ și anumite asociații auxiliare, fundații și grupuri de sprijin direct responsabile față de instituțiile de învățământ.
• Spitale și fundații spitalicești reglementate de Departamentul de Sănătate al Pennsylvaniei sau de Department of Public Welfare.
• Organizații ale veteranilor autorizate în temeiul legii federale, companii de pompieri voluntari, asociații de ambulanță, asociații de salvare și filialele sau afiliații lor, atunci când strângerea de fonduri este realizată numai de voluntari neplătiți, membri sau afiliați.
• Organizații publice nonprofit de bibliotecă ce primesc ajutor de stat și municipal și depun un raport financiar anual la State Library System.
• Centre pentru cetățeni vârstnici și cămine de îngrijire care îndeplinesc criteriile nonprofit și de strângere de fonduri ale statului.
• Asociații de părinți și profesori sau organizații recunoscute printr-o scrisoare autentificată de districtul școlar.
• Corporații înființate printr-un act al Congresului care trebuie să raporteze anual Congresului în temeiul legii federale.
• Organizații caritabile care primesc contribuții brute naționale de 25.000 USD sau mai puțin anual, cu condiția să nu remunereze pe nimeni pentru solicitarea de contribuții.

Deoarece diferența dintre o excludere și o scutire poate afecta obligațiile de depunere, organizațiile ar trebui să verifice categoria înainte de a presupune că sunt exceptate de la înregistrare.

Formulare de care ați putea avea nevoie

Pennsylvania folosește formulare diferite în funcție de statutul organizației și de scopul depunerii.

Formular	Scop
BCO-10	Declarație de înregistrare a organizației caritabile pentru înregistrarea inițială și reînnoire
BCO-23	Formular de divulgare publică pentru organizațiile care nu depun declarație federală sau care depun Formularul 990N, 990EZ sau 990PF
BCO-9	Cerere de aprobare pentru o scutire sau excludere
BCO-2	Declarație de nereînnoire

Dacă organizația dvs. este o organizație caritabilă care nu este obligată altfel să se înregistreze, poate depune totuși voluntar. Depunerea voluntară poate fi utilă dacă organizația dorește o evidență publică clară sau anticipează că va începe strângerea de fonduri mai târziu.

Documente necesare pentru înregistrare

Un pachet complet de înregistrare caritabilă în Pennsylvania include, de regulă, următoarele:

• Un formular BCO-10 completat corect, semnat și datat, cu semnături originale.
• O copie semnată a declarației IRS Form 990, 990EZ, 990PF sau 990N a organizației pentru sfârșitul ultimului exercițiu financiar încheiat anterior, plus anexele aplicabile.
• Dacă declarația federală a fost semnată electronic, o copie a paginii cu semnătura electronică depuse la IRS.
• Formularul de divulgare publică din Pennsylvania, BCO-23, dacă organizația nu depune un Form 990 federal sau depune Form 990N, 990EZ sau 990PF.
• Situațiile financiare pentru sfârșitul ultimului exercițiu financiar încheiat anterior.
• Pentru solicitanții inițiali, copii ale scrisorii de scutire IRS, ale documentelor de organizare precum actul constitutiv sau carta, și ale statutului.
• Taxa de înregistrare plătibilă Commonwealth-ului Pennsylvania.

O notă importantă privind depunerea federală: Schedule B nu trebuie trimis decât dacă organizația depune Form 990PF.

Niveluri de taxe și cerințe privind situațiile financiare

Pennsylvania folosește contribuțiile brute anuale pentru a determina atât taxele de depunere, cât și nivelul de verificare cerut pentru situațiile financiare. Pragurile de taxe și pragurile pentru situațiile financiare sunt corelate, dar nu identice.

Programul actual al taxelor de înregistrare

Contribuții brute anuale	Taxă de înregistrare
Organizații din secțiunea 162.7(a)	15 USD
25.000 USD sau mai puțin	15 USD
25.001 USD până la mai puțin de 100.000 USD	100 USD
100.000 USD până la mai puțin de 500.000 USD	150 USD
Peste 500.000 USD	250 USD

Cerințe privind situațiile financiare

Contribuții brute anuale	Situații financiare cerute
Organizații din secțiunea 162.7(a)	Niciuna
25.000 USD sau mai puțin	Întocmite intern, compilate, revizuite sau auditate
25.000 USD până la mai puțin de 100.000 USD	Întocmite intern, compilate, revizuite sau auditate
100.000 USD până la mai puțin de 250.000 USD	Compilate, revizuite sau auditate
250.000 USD până la mai puțin de 750.000 USD	Revizuite sau auditate
750.000 USD sau mai mult	Auditate

Pentru situațiile financiare întocmite intern, organizația ar trebui să poată demonstra veniturile, cheltuielile, soldurile fondurilor și destinația veniturilor nete. Situațiile compilate trebuie să fie pregătite de un CPA sau contabil public independent, licențiat, conform standardelor profesionale aplicabile. Revizuirile și auditurile trebuie, de asemenea, efectuate de un CPA sau contabil public independent, licențiat.

Cum se depune în Pennsylvania

Pennsylvania oferă depunere online și prin poștă, însă nu toate formularele pot fi depuse electronic.

Depunere online

Sistemul Charities al statului acceptă în prezent:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Pentru organizațiile care depun unul dintre aceste formulare, transmiterea online este de obicei cea mai rapidă opțiune.

Depunere prin poștă

Alte formulare de înregistrare legate de organizațiile caritabile trebuie descărcate, completate și trimise prin poștă sau predate Bureau of Corporations and Charitable Organizations din Harrisburg.

Adresa poștală este:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania nu acceptă depuneri caritabile prin e-mail.

Reînnoire și termene limită

Termenele de reînnoire sunt unul dintre cele mai ușoare locuri în care se poate face o greșeală, mai ales dacă organizația își schimbă exercițiul financiar sau începe strângerea de fonduri la mijlocul anului.

Iată termenele cheie:

• Înregistrarea inițială este necesară înainte de începerea solicitării remunerate sau în termen de 30 de zile după primirea a peste 25.000 USD în contribuții brute atunci când nimeni nu este remunerat pentru solicitare.
• Reînnoirea trebuie să fie expediată prin poștă cel târziu în a 15-a zi a celei de-a unsprezecea luni de la încheierea exercițiului financiar al organizației.
• Data scadenței reînnoirii apare pe certificatul de înregistrare emis după aprobare.
• Organizațiile caritabile trebuie să notifice în scris Bureau orice schimbare materială a informațiilor depuse în termen de 30 de zile de la apariția schimbării.

Pennsylvania percepe, de asemenea, o taxă de depunere cu întârziere de 25 USD pentru fiecare lună calendaristică sau parte de lună după data scadenței. Această taxă este stabilită prin lege și nu poate fi anulată. Organizațiile care depun voluntar nu sunt supuse taxelor de depunere cu întârziere.

Greșeli frecvente de evitat

Depunerile caritabile din Pennsylvania sunt simple odată ce procesul este înțeles, însă câteva erori evitabile pot întârzia aprobarea:

• Utilizarea unui sfârșit de exercițiu financiar viitor sau a unuia care nu corespunde documentelor justificative.
• Lăsarea de câmpuri necompletate pe formular în loc să fie marcate cu N/A.
• Omiterea declarației IRS corecte sau a formularului de divulgare publică.
• Trimiterea Schedule B atunci când nu este necesar.
• Lipsa numărului certificatului pe o plată de reînnoire.
• Presupunerea că statutul federal de scutire de impozit înseamnă automat că înregistrarea în Pennsylvania nu este necesară.
• Așteptarea până după începerea solicitării remunerate pentru a depune înregistrarea inițială.
• Raterea ferestrei de actualizare pentru schimbări materiale după modificarea ofițerilor, a adresei, a structurii de strângere de fonduri sau a altor informații depuse.

Listă practică de verificare pentru depunere

Înainte de a depune, asigurați-vă că aveți pregătite următoarele:

• Confirmați dacă organizația dvs. trebuie să se înregistreze, este exclusă sau scutită.
• Stabiliți dacă depuneți o înregistrare inițială, o reînnoire sau o nereînnoire.
• Adunați cea mai recentă declarație federală și situațiile financiare corespunzătoare sfârșitului de exercițiu financiar.
• Pregătiți formularul BCO-10 sau orice alt formular cerut.
• Confirmați dacă este necesar un BCO-23.
• Verificați taxa în funcție de contribuțiile brute anuale.
• Decideți dacă depuneți online sau prin poștă.
• Păstrați evidențele aliniate, astfel încât sfârșitul exercițiului financiar să corespundă în toate documentele.

Concluzie

Înregistrarea caritabilă în Pennsylvania este mai mult decât o formalitate. Este o obligație de conformitate recurentă care poate afecta capacitatea unei organizații de a strânge fonduri legal în stat. Cea mai sigură abordare este să confirmați dacă organizația dvs. trebuie să se înregistreze, să adunați înregistrările financiare necesare și să depuneți la timp cu documentele justificative corecte.

Pentru nonprofituri, asociații și organizații cu misiune care intenționează să solicite donații în Pennsylvania, a rămâne în avans față de procesul BCO-10 ajută la evitarea penalităților, la menținerea neîntreruptă a strângerii de fonduri și la păstrarea încrederii publice.