Pennsylvania Hayır Kurumu Kaydı: Gereklilikler, Muafiyetler ve Başvuru Süreci

Pennsylvania hayır kurumu kaydı, Pennsylvania sakinlerinden bağış talep eden birçok kâr amacı gütmeyen kuruluşu ve bağış toplama örgütünü etkileyen bir uyum yükümlülüğüdür. Eyaletin hayır amaçlı bağış toplama yasası, bağışçıları korumaya, şeffaflığı artırmaya ve kuruluşların bağış toplama faaliyeti öncesinde ve sırasında temel mali ve yönetsel bilgileri açıklamasını sağlamaya yöneliktir.

Kuruluşunuz Pennsylvania'da para toplamayı planlıyorsa, en önemli soru basittir: kayıt mı yaptırmanız gerekiyor, bir hariç tutma ya da muafiyet kapsamında mısınız, yoksa bunun yerine ilgili bir bildirim formu mu sunmanız gerekiyor? Yanıt; kuruluşunuzun nasıl faaliyet gösterdiğine, bağış toplamak için birine ödeme yapıp yapmadığına, ne kadar gelir elde ettiğine ve Pennsylvania'nın farklı değerlendirdiği bir kategoriye girip girmediğine bağlıdır.

Pennsylvania hayır kurumu kaydı neleri kapsar

Pennsylvania Department of State, Bureau of Corporations and Charitable Organizations aracılığıyla hayır kurumu kaydı ve ilgili başvuruları yürütür. Genel olarak, Pennsylvania sakinlerinden hayır amaçlı bağış talep eden kuruluşlar, belirli bir hariç tutma veya muafiyet kapsamında değillerse kayıt yaptırmak zorundadır.

Bu kural, bağış toplama işlemi posta, çevrimiçi ortam, etkinlikler veya ücretli bağış toplama uzmanları aracılığıyla yapılsa da geçerlidir. Pennsylvania ayrıca profesyonel bağış toplayıcılar ve bağış toplama danışmanları için ayrı kayıt zorunluluğu getirir; bu nedenle hayır kurumu açısından yükümlülükler uyum tablosunun yalnızca bir parçasıdır.

Kimler kayıt yaptırmalı

Genel kural olarak, bir kuruluş Pennsylvania sakinlerinden bağış talep etmeye başlamadan önce, ücretli bağış toplama kullanıyorsa kayıt yaptırmalıdır. Eğer bağış toplamaya ücretli bir kişi kullanılmıyorsa, ilk kayıt; kuruluşun brüt bağış tutarı 25.000 doların üzerine çıktıktan sonra 30 gün içinde yapılmalıdır.

Burada bazı ayrıntılar önemlidir:

• Eşik, yıllık brüt bağışlara göre belirlenir.
• Yıllık brüt bağışlar, kuruluşun bir önceki mali yılı esas alınarak hesaplanır.
• Tutar yalnızca Pennsylvania içi bağışlarla sınırlı değildir.
• Pennsylvania'da bağış toplamak için ücretli bir bağış toplayıcı, çalışan veya diğer ücretli bir kişi kullanılıyorsa, bu faaliyet başlamadan önce kayıt tamamlanmış olmalıdır.

Kuruluşunuz zaten faaliyet gösteriyor ve bir anda bir eşiği aşıyorsa, bir sonraki başvuru dönemini beklemeyin. Pennsylvania, bağış toplama yükümlülüğü başladığında kaydın güncel olmasını ister.

Kimler hariç tutma veya muafiyet kapsamında olabilir

Bazı kuruluşlar Pennsylvania hayır kurumu kayıt kurallarından hariç tutulabilir veya muaf olabilir. Bir kuruluşun uygun olup olmadığı, somut olaylara ve eyaletin hariç tutma ve muafiyet kriterlerine bağlıdır.

Uygun olabilecek yaygın kategoriler şunları içerebilir:

• Kolluk kuvvetleri personeli, itfaiyeciler veya diğer kamu güvenliği personeline ait kuruluşlar, bağış toplamanın aktif üyelik dışındaki herhangi bir kişiye fayda sağlamaması şartıyla.
• Dini kurumlar ve dini bir kurumun ayrılmaz bir parçasını oluşturan ayrı gruplar veya şirketler, kuruluş eyalet kriterlerini karşılıyorsa.
• Eğitim kurumları ve doğrudan eğitim kurumlarına bağlı olan bazı yardımcı dernekler, vakıflar ve destek grupları.
• Pennsylvania Department of Health veya Department of Public Welfare tarafından düzenlenen hastaneler ve hastane vakıfları.
• Federal yasa kapsamında tüzükle kurulmuş gaziler örgütleri, gönüllü itfaiye şirketleri, ambulans dernekleri, kurtarma ekibi dernekleri ve bunların yardımcıları veya bağlı kuruluşları, bağış toplama yalnızca gönüllü olmayan kişi, üye veya bağlılar tarafından yapılıyorsa.
• Devlet ve belediye yardımı alan ve State Library System'e yıllık mali rapor sunan kamuya açık, kâr amacı gütmeyen kütüphane kuruluşları.
• Eyaletin kâr amacı gütmeyen ve bağış toplama kriterlerini karşılayan yaşlı merkezi ve bakım evleri.
• Okul bölgesi tarafından noter onaylı bir mektupla tanınan veli-öğretmen dernekleri veya kuruluşları.
• Federal yasa uyarınca Kongre'ye yıllık rapor vermesi gereken, Kongre kararıyla kurulmuş şirketler.
• Yıllık brüt ulusal bağışları 25.000 dolar veya daha az olan hayır kuruluşları, bağış toplamak için kimseye ödeme yapmadıkları sürece.

Hariç tutma ile muafiyet arasındaki fark başvuru yükümlülüklerini etkileyebileceğinden, kuruluşlar kayıt dışı olduklarını varsaymadan önce kategorilerini doğrulamalıdır.

Gerekebilecek formlar

Pennsylvania, kuruluşun durumuna ve başvuru amacına göre farklı formlar kullanır.

Kuruluşunuz başka bir nedenle kayıt yaptırması gerekmeyen bir hayır kuruluşuysa, isteğe bağlı olarak yine de gönüllü kayıt yapabilir. Gönüllü başvuru, kamuya açık net bir kayıt oluşturmak veya ileride bağış toplamaya başlamayı planlamak için faydalı olabilir.

Kayıt için gerekli belgeler

Eksiksiz bir Pennsylvania hayır kurumu kayıt paketi genellikle aşağıdakileri içerir:

• Asıl imzaları içeren, düzgün şekilde doldurulmuş, imzalanmış ve tarih atılmış bir BCO-10 kayıt beyanı.
• Kuruluşun en son tamamlanan mali yıl sonuna ait IRS Form 990, 990EZ, 990PF veya 990N beyannamesinin imzalı bir kopyası ve uygulanabilir çizelgeler.
• Federal beyanname elektronik olarak imzalandıysa, IRS'ye sunulan elektronik imza sayfasının bir kopyası.
• Kuruluş Form 990 vermiyorsa veya Form 990N, 990EZ ya da 990PF veriyorsa, Pennsylvania kamuya açıklama formu BCO-23.
• En son tamamlanan mali yıl sonuna ait finansal tablolar.
• İlk kez kayıt yaptıranlar için IRS muafiyet mektubu, şirket ana sözleşmesi veya tüzük gibi kuruluş belgeleri ve iç tüzükler.
• Pennsylvania Commonwealth adına ödenecek kayıt ücreti.

Önemli bir federal beyan notu: Kuruluş Form 990PF vermiyorsa Schedule B gönderilmemelidir.

Ücret seviyeleri ve finansal tablo gereklilikleri

Pennsylvania, hem başvuru ücretlerini hem de gereken finansal tablo inceleme düzeyini belirlemek için yıllık brüt bağış tutarını esas alır. Ücret dilimleri ile finansal tablo eşikleri birbiriyle ilişkilidir, ancak aynı değildir.

Güncel kayıt ücreti tablosu

Finansal tablo gereklilikleri

Kurum içi hazırlanan tablolar için kuruluş; gelir, gider, fon bakiyeleri ve net gelirlerin nasıl kullanıldığını gösterebilmelidir. Derlenmiş tablolar, bağımsız lisanslı bir CPA veya public accountant tarafından uygun mesleki standartlara göre hazırlanmalıdır. İncelemeler ve denetimler de bağımsız lisanslı bir CPA veya public accountant tarafından yapılmalıdır.

Pennsylvania'da nasıl başvurulur

Pennsylvania hem çevrimiçi hem de posta yoluyla başvuru kabul eder, ancak her form elektronik olarak gönderilemez.

Çevrimiçi başvuru

Eyaletin Charities System'i şu formları şu anda kabul etmektedir:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Bu formlardan birini veren kuruluşlar için çevrimiçi gönderim genellikle en hızlı seçenektir.

Posta yoluyla başvuru

Diğer hayır kurumu bağlantılı kayıt formları indirilmeli, doldurulmalı ve Harrisburg'daki Bureau of Corporations and Charitable Organizations birimine posta ile gönderilmeli veya elden teslim edilmelidir.

Posta adresi şöyledir:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania, hayır kurumu başvurularını e-posta ile kabul etmez.

Yenileme zamanı ve son tarihler

Yenileme zamanı, özellikle kuruluşunuz mali yılını değiştirirse veya yıl ortasında bağış toplamaya başlarsa, hata yapılması en kolay alanlardan biridir.

İşte temel son tarihler:

• İlk kayıt, ücretli bağış toplama başlamadan önce veya bağış toplamaya ücretli kimse bulunmadan 25.000 doların üzerinde brüt bağış alındıktan sonraki 30 gün içinde yapılmalıdır.
• Yenileme, kuruluşun mali yılının kapanışını izleyen on birinci ayın 15. gününden geç olmamak üzere postalanmış olmalıdır.
• Yenileme son tarihi, onaydan sonra verilen kayıt sertifikasında belirtilir.
• Hayır kuruluşları, dosyalanmış bilgilerde meydana gelen herhangi bir önemli değişikliği değişiklikten sonraki 30 gün içinde yazılı olarak Bureau'ya bildirmelidir.

Pennsylvania ayrıca son tarihten sonraki her takvim ayı veya ayın bir kısmı için 25 dolarlık geç başvuru ücreti alır. Bu ücret kanunla belirlenmiştir ve muaf tutulamaz. Gönüllü olarak başvuru yapan kuruluşlar geç başvuru ücretlerine tabi değildir.

Kaçınılması gereken yaygın başvuru hataları

Pennsylvania hayır kurumu başvuruları süreç anlaşıldığında oldukça basittir, ancak birkaç önlenebilir hata onayı geciktirebilir:

• Destekleyici belgelerle eşleşmeyen ya da gelecekteki bir mali yıl sonu kullanmak.
• N/A yerine formdaki alanları boş bırakmak.
• Doğru IRS beyanını veya kamuya açıklama formunu eklemeyi unutmak.
• Gerekli olmadığı halde Schedule B göndermek.
• Yenileme ödemesinde sertifika numarasını yazmamak.
• Federal vergiden muaf statünün otomatik olarak Pennsylvania kaydını gereksiz kıldığını varsaymak.
• İlk kayıt tamamlanmadan ücretli bağış toplamaya başlamak.
• Yetkililer, adres, bağış toplama yapısı veya diğer dosyalanmış bilgilerde değişiklik olduktan sonra önemli değişiklik bildirim süresini kaçırmak.

Pratik başvuru kontrol listesi

Başvuru yapmadan önce aşağıdakilerin hazır olduğundan emin olun:

• Kuruluşunuzun kayıt yaptırmak zorunda mı, hariç mi tutuldu mu, yoksa muaf mı olduğunu doğrulayın.
• İlk kayıt, yenileme veya yenilememe başvurusu yapıp yapmadığınızı belirleyin.
• En güncel federal beyanı ve buna karşılık gelen mali yıl finansal tablolarını toplayın.
• BCO-10 veya gerekli diğer formu hazırlayın.
• BCO-23 gerekip gerekmediğini doğrulayın.
• Yıllık brüt bağışlarınıza göre ücreti kontrol edin.
• Çevrimiçi mi yoksa posta yoluyla mı başvuru yapacağınıza karar verin.
• Mali yıl sonunun tüm belgelerde tutarlı olduğundan emin olun.

Sonuç

Pennsylvania hayır kurumu kaydı, bir formaliteden daha fazlasıdır. Bu, kuruluşun eyalette yasal olarak bağış toplama yeteneğini etkileyebilecek tekrar eden bir uyum yükümlülüğüdür. En güvenli yaklaşım; kuruluşunuzun kayıt yaptırıp yaptırmaması gerektiğini doğrulamak, gerekli mali kayıtları toplamak ve doğru destekleyici belgelerle zamanında başvuru yapmaktır.

Pennsylvania'da bağış toplamayı planlayan kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, dernekler ve misyona odaklı örgütler için BCO-10 sürecinin önünde olmak cezaları önlemeye, bağış toplamanın kesintiye uğramamasını sağlamaya ve kamu güvenini korumaya yardımcı olur.