Pennsylvania jótékonysági regisztráció: követelmények, mentességek és benyújtási folyamat

A pennsylvaniai jótékonysági regisztráció olyan megfelelési kötelezettség, amely sok nonprofit szervezetet és adománygyűjtő szervezetet érint, ha Pennsylvania lakóitól kérnek adományokat. Az állam jótékonysági adománygyűjtési törvénye azt a célt szolgálja, hogy védje az adományozókat, növelje az átláthatóságot, és biztosítsa, hogy a szervezetek a pénzgyűjtési tevékenység előtt és alatt feltárják a fő pénzügyi és irányítási információkat.

Ha szervezete Pennsylvania területén tervez pénzt gyűjteni, a legfontosabb kérdés egyszerű: regisztrálnia kell, jogosult-e kizárásra vagy mentességre, vagy helyette egy kapcsolódó közzétételi nyomtatványt kell benyújtania? A válasz attól függ, hogyan működik a szervezet, fizet-e valakinek az adományok megszerzéséért, mekkora összeget gyűjt, és hogy olyan kategóriába tartozik-e, amelyet Pennsylvania eltérően kezel.

Mit fed le a pennsylvaniai jótékonysági regisztráció

A Pennsylvania Department of State a Bureau of Corporations and Charitable Organizations útján kezeli a jótékonysági regisztrációt és a kapcsolódó benyújtásokat. Általánosságban azoknak a szervezeteknek, amelyek Pennsylvania lakóitól jótékonysági adományokat kérnek, regisztrálniuk kell, kivéve, ha egy konkrét kizárás vagy mentesség alá tartoznak.

Ez a szabály akkor is érvényes, ha az adománygyűjtés postán, online, rendezvényeken vagy fizetett adománygyűjtő szakemberek közreműködésével történik. Pennsylvania külön regisztrációt ír elő a professzionális adománygyűjtők és az adománygyűjtési tanácsadók számára is, így a jótékonysági szervezet kötelezettségei csak egy részét képezik a megfelelési képnek.

Kinek kell regisztrálnia

Általános szabályként egy szervezetnek regisztrálnia kell, mielőtt Pennsylvania lakóitól adományokat kérne, ha díjazás ellenében végez adománygyűjtést. Ha senki sem kap díjazást az adománygyűjtésért, az első regisztrációt 30 napon belül be kell nyújtani azt követően, hogy a szervezet több mint 25 000 USD bruttó adományt kapott.

Néhány részlet itt különösen fontos:

• A küszöb a bruttó éves adományokon alapul.
• A bruttó éves adományokat a szervezet közvetlenül megelőző pénzügyi éve alapján kell meghatározni.
• Az összeg nem korlátozódik kizárólag a Pennsylvania területéről származó adományokra.
• Ha fizetett adománygyűjtőt, alkalmazottat vagy más díjazott személyt használnak pennsylvaniai adománygyűjtésre, a regisztrációnak már azelőtt érvényben kell lennie, hogy ez a tevékenység megkezdődik.

Ha szervezete már működik, és hirtelen átlép egy küszöbértéket, ne várjon a következő benyújtási időszakig. Pennsylvania megköveteli, hogy a regisztráció naprakész legyen, amikor az adománygyűjtési kötelezettség kezdődik.

Ki kaphat kizárást vagy mentességet

Bizonyos szervezetek mentesülhetnek vagy kizárhatók a pennsylvaniai jótékonysági regisztrációs szabályok alól. Az, hogy egy szervezet jogosult-e, a tényektől és az állam kizárási és mentességi kritériumaitól függ.

Az alábbi gyakori kategóriák lehetnek jogosultak:

• Rendvédelmi, tűzoltó vagy más közbiztonsági személyzethez kapcsolódó szervezetek, ha az adománygyűjtés nem hasznára válik senkinek az aktív tagságon kívül.
• Vallási intézmények, valamint azok a különálló csoportok vagy társaságok, amelyek a vallási intézmény szerves részét képezik, ha a szervezet megfelel az állami feltételeknek.
• Oktatási intézmények és bizonyos segédszervezetek, alapítványok és támogató csoportok, amelyek közvetlenül felelősek az oktatási intézmények felé.
• Kórházak és kórházi alapítványok, amelyeket a Pennsylvania Department of Health vagy a Department of Public Welfare felügyel.
• Szövetségi törvény alapján alapított veteránszervezetek, önkéntes tűzoltó társaságok, mentőegyesületek, mentőcsapatok, valamint ezek segédszervezetei vagy kapcsolt szervezetei, ha az adománygyűjtést kizárólag önkéntesek, tagok vagy kapcsolt személyek végzik.
• Állami és önkormányzati támogatásban részesülő, közhasznú könyvtári szervezetek, amelyek éves pénzügyi jelentést nyújtanak be az Állami Könyvtári Rendszernek.
• Idősek központjai és idősotthonok, amelyek megfelelnek az állami nonprofit és adománygyűjtési feltételeknek.
• Szülői munkaközösségek vagy olyan szervezetek, amelyeket az iskolakerület közjegyző által hitelesített levélben ismer el.
• Az Egyesült Államok Kongresszusa által létrehozott társaságok, amelyeknek szövetségi törvény alapján évente jelenteniük kell a Kongresszusnak.
• Olyan jótékonysági szervezetek, amelyek éves bruttó országos adománya nem haladja meg a 25 000 USD-t, feltéve, hogy nem fizetnek senkinek az adománygyűjtésért.

Mivel a kizárás és a mentesség közötti különbség befolyásolhatja a benyújtási kötelezettségeket, a szervezeteknek ellenőrizniük kell a kategóriájukat, mielőtt feltételeznék, hogy mentesülnek a regisztráció alól.

Az alkalmazható formanyomtatványok

Pennsylvania különböző formákat használ a szervezet státuszától és a benyújtás céljától függően.

Formanyomtatvány	Cél
BCO-10	Jótékonysági szervezet regisztrációs nyilatkozata az első regisztrációhoz és a megújításhoz
BCO-23	Nyilvános közzétételi formanyomtatvány azoknak a szervezeteknek, amelyek nem nyújtanak be szövetségi bevallást, vagy 990N, 990EZ vagy 990PF nyomtatványt adnak be
BCO-9	Mentesség vagy kizárás jóváhagyásának kérelme
BCO-2	Nem-megújítási nyilatkozat

Ha szervezete olyan jótékonysági szervezet, amelyre egyébként nem vonatkozik regisztrációs kötelezettség, önkéntesen is benyújthatja a dokumentumokat. Az önkéntes benyújtás hasznos lehet, ha a szervezet tiszta nyilvános nyilvántartást szeretne, vagy később tervezi az adománygyűjtés megkezdését.

A regisztrációhoz szükséges dokumentumok

A teljes pennsylvaniai jótékonysági regisztrációs csomag általában az alábbiakat tartalmazza:

• Megfelelően kitöltött, aláírt és dátummal ellátott BCO-10 regisztrációs nyilatkozat eredeti aláírásokkal.
• A szervezet IRS Form 990, 990EZ, 990PF vagy 990N bevallásának aláírt példánya a közvetlenül megelőző pénzügyi év végéről, az alkalmazandó mellékletekkel együtt.
• Ha a szövetségi bevallást elektronikusan írták alá, az IRS-hez benyújtott elektronikus aláírási oldal másolata.
• A pennsylvaniai nyilvános közzétételi formanyomtatvány, a BCO-23, ha a szervezet nem nyújt be szövetségi 990-es bevallást, vagy 990N, 990EZ vagy 990PF nyomtatványt nyújt be.
• A közvetlenül megelőző pénzügyi év végére vonatkozó pénzügyi kimutatások.
• Első regisztrálók esetében az IRS adómentességi levél másolata, szervezeti dokumentumok, például az alapító okirat vagy chartér, valamint az alapszabály.
• A pennsylvaniai illetékes szerv részére fizetendő regisztrációs díj.

Egy fontos szövetségi benyújtási megjegyzés: a Schedule B nem küldhető be, kivéve ha a szervezet Form 990PF nyomtatványt nyújt be.

Díjszintek és pénzügyi kimutatási követelmények

Pennsylvania a bruttó éves adományok alapján határozza meg mind a benyújtási díjakat, mind a szükséges pénzügyi kimutatási ellenőrzés szintjét. A díj sávjai és a pénzügyi kimutatási küszöbök összefüggenek, de nem azonosak.

Jelenlegi regisztrációs díjtábla

Bruttó éves adományok	Regisztrációs díj
162.7(a) szakasz alá tartozó szervezetek	15 USD
25 000 USD vagy kevesebb	15 USD
25 001 USD-től 100 000 USD-ig, de azt nem elérve	100 USD
100 000 USD-től 500 000 USD-ig, de azt nem elérve	150 USD
500 000 USD felett	250 USD

Pénzügyi kimutatási követelmények

Bruttó éves adományok	Szükséges pénzügyi kimutatások
162.7(a) szakasz alá tartozó szervezetek	Nincs
25 000 USD vagy kevesebb	Belső készítésű, összeállított, felülvizsgált vagy auditált
25 000 USD-től 100 000 USD-ig, de azt nem elérve	Belső készítésű, összeállított, felülvizsgált vagy auditált
100 000 USD-től 250 000 USD-ig, de azt nem elérve	Összeállított, felülvizsgált vagy auditált
250 000 USD-től 750 000 USD-ig, de azt nem elérve	Felülvizsgált vagy auditált
750 000 USD vagy több	Auditált

A belső készítésű kimutatásoknak képesnek kell lenniük bemutatni a bevételeket, kiadásokat, alapegyenlegeket és a nettó bevétel felhasználását. Az összeállított kimutatásokat független, engedéllyel rendelkező CPA-nak vagy könyvvizsgálónak kell elkészítenie a megfelelő szakmai standardok szerint. A felülvizsgálatokat és auditokat szintén független, engedéllyel rendelkező CPA-nak vagy könyvvizsgálónak kell elvégeznie.

Hogyan lehet benyújtani Pennsylvaniában

Pennsylvania online és postai benyújtást is kínál, de nem minden űrlapot lehet elektronikusan benyújtani.

Online benyújtás

Az állam Charities System rendszere jelenleg az alábbiakat fogadja:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Azoknak a szervezeteknek, amelyek ezen nyomtatványok egyikét nyújtják be, az online beadás általában a leggyorsabb lehetőség.

Postai benyújtás

Más jótékonysági regisztrációs formanyomtatványokat le kell tölteni, ki kell tölteni, majd postán vagy személyesen el kell juttatni a Bureau of Corporations and Charitable Organizations hivatalához Harrisburgban.

A postai cím:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania nem fogadja el a jótékonysági benyújtásokat e-mailben.

Megújítási időzítés és határidők

A megújítási határidők könnyen hibaforrást jelentenek, különösen akkor, ha a szervezet pénzügyi éve megváltozik, vagy év közben kezdi meg az adománygyűjtést.

A legfontosabb határidők a következők:

• Az első regisztrációt a díjazott adománygyűjtés megkezdése előtt, vagy 30 napon belül kell benyújtani azt követően, hogy a szervezet több mint 25 000 USD bruttó adományt kapott, ha senki sem kap díjazást az adománygyűjtésért.
• A megújítást legkésőbb a pénzügyi év lezárását követő tizenegyedik hónap 15. napjáig kell postára adni.
• A megújítási határidő a jóváhagyás után kiadott regisztrációs tanúsítványon szerepel.
• A jótékonysági szervezeteknek 30 napon belül írásban értesíteniük kell a hivatalt a benyújtott adatok bármely lényeges változásáról.

Pennsylvania továbbá 25 USD késedelmi díjat számít fel minden olyan naptári hónapra vagy hónaprészre, amely a határidő után telik el. Ez a díj törvényi előírás, és nem engedhető el. Az önkéntesen benyújtó szervezetekre nem vonatkoznak késedelmi díjak.

Gyakori benyújtási hibák, amelyeket érdemes elkerülni

A pennsylvaniai jótékonysági benyújtások egyszerűek, ha a folyamatot megértik, de néhány elkerülhető hiba késleltetheti a jóváhagyást:

• Jövőbeni pénzügyi év vége vagy olyan év vége megadása, amely nem egyezik a támogató dokumentumokkal.
• Üresen hagyott mezők az N/A jelölése helyett.
• A megfelelő IRS-bevallás vagy nyilvános közzétételi formanyomtatvány mellőzése.
• A Schedule B beküldése akkor, amikor az nem szükséges.
• A tanúsítványszám hiánya a megújítási befizetésen.
• Annak feltételezése, hogy a szövetségi adómentes státusz automatikusan azt jelenti, hogy a pennsylvaniai regisztráció nem szükséges.
• Az első regisztráció benyújtásának halogatása a díjazott adománygyűjtés megkezdése utánra.
• A lényeges változás bejelentésére vonatkozó 30 napos határidő elmulasztása tisztségviselők, cím, adománygyűjtési struktúra vagy más benyújtott információ változása esetén.

Gyakorlati benyújtási ellenőrzőlista

Mielőtt benyújtja a dokumentumokat, ellenőrizze, hogy az alábbiak rendelkezésre állnak-e:

• Erősítse meg, hogy a szervezetnek regisztrálnia kell-e, kizárt-e vagy mentesül-e.
• Határozza meg, hogy első regisztrációt, megújítást vagy nem-megújítást nyújt be.
• Gyűjtse össze a legutóbbi szövetségi bevallást és a hozzá tartozó pénzügyi évre vonatkozó pénzügyi kimutatásokat.
• Készítse elő a BCO-10 vagy bármely más szükséges formanyomtatványt.
• Ellenőrizze, szükséges-e a BCO-23 benyújtása.
• Ellenőrizze a díjat a bruttó éves adományok alapján.
• Döntse el, hogy online vagy postai úton nyújtja be.
• Tartsa összehangolva a nyilvántartásokat, hogy a pénzügyi év vége minden dokumentumban azonos legyen.

Végső tanulság

A pennsylvaniai jótékonysági regisztráció több mint formaság. Ez egy visszatérő megfelelési kötelezettség, amely befolyásolhatja a szervezet azon képességét, hogy jogszerűen gyűjtsön adományokat az államban. A legbiztonságosabb megközelítés az, hogy megerősíti, a szervezetnek regisztrálnia kell-e, összegyűjti a szükséges pénzügyi dokumentumokat, és időben, a megfelelő alátámasztó dokumentumokkal együtt nyújtja be a kérelmet.

A nonprofit szervezetek, egyesületek és küldetésvezérelt szervezetek számára, amelyek Pennsylvaniában kívánnak adományokat gyűjteni, a BCO-10 folyamattal való lépéstartás segít elkerülni a bírságokat, fenntartani az adománygyűjtés folyamatosságát és megőrizni a közbizalmat.