Registo de instituições de caridade na Pensilvânia: requisitos, isenções e processo de apresentação

O registo de instituições de caridade na Pensilvânia é um requisito de conformidade que afeta muitas organizações sem fins lucrativos e entidades de angariação de fundos que solicitam donativos a residentes da Pensilvânia. A lei estadual sobre solicitação de donativos foi concebida para proteger os doadores, melhorar a transparência e garantir que as organizações divulguem informações financeiras e de governação essenciais antes e durante a atividade de angariação de fundos.

Se a sua organização planeia angariar fundos na Pensilvânia, a questão mais importante é simples: precisa de se registar, de beneficiar de uma exclusão ou isenção, ou de apresentar um formulário de divulgação relacionado? A resposta depende da forma como a sua organização opera, de saber se paga a alguém para solicitar donativos, do montante que angaria e de se enquadra numa categoria tratada de forma diferente pela Pensilvânia.

O que abrange o registo de instituições de caridade na Pensilvânia

O Departamento de Estado da Pensilvânia, através do Bureau of Corporations and Charitable Organizations, administra o registo de instituições de caridade e os respetivos depósitos. Em termos gerais, as organizações que solicitam donativos de caridade a residentes da Pensilvânia têm de se registar, salvo se estiverem abrangidas por uma exclusão ou isenção específica.

Essa regra aplica-se quer a angariação de fundos aconteça por correio, online, através de eventos ou através de profissionais remunerados de solicitação. A Pensilvânia também exige registo separado para solicitadores profissionais e consultores de angariação de fundos, pelo que as obrigações da organização de caridade são apenas uma parte do quadro de conformidade.

Quem tem de se registar

Como regra geral, uma organização tem de se registar antes de solicitar contribuições a residentes da Pensilvânia se utilizar solicitação remunerada. Se ninguém for remunerado para solicitar, o registo inicial é exigido no prazo de 30 dias após a organização receber mais de 25.000 dólares em contribuições brutas.

Aqui, alguns detalhes são importantes:

• O limite é calculado com base nas contribuições brutas anuais.
• As contribuições brutas anuais são medidas com base no exercício fiscal imediatamente anterior da organização.
• O valor não se limita a donativos recebidos apenas na Pensilvânia.
• Se for utilizado um solicitador pago, um funcionário ou outra pessoa remunerada para solicitar donativos na Pensilvânia, o registo deve estar em vigor antes do início dessa atividade.

Se a sua organização já estiver em atividade e ultrapassar subitamente um limite, não espere até à próxima época de apresentação. A Pensilvânia exige que o registo esteja em vigor quando a obrigação de angariação de fundos começar.

Quem pode beneficiar de exclusão ou isenção

Algumas organizações podem estar excluídas ou isentas das regras de registo de instituições de caridade da Pensilvânia. A elegibilidade depende dos factos e dos critérios de exclusão e isenção do estado.

As categorias comuns que podem beneficiar incluem:

• Organizações de pessoal de forças de segurança, bombeiros ou outros profissionais de proteção civil, se a solicitação não beneficiar ninguém fora da membresia ativa.
• Instituições religiosas e grupos ou sociedades separados que constituam parte integrante de uma instituição religiosa, desde que a organização cumpra os critérios do estado.
• Instituições de ensino e certas associações auxiliares, fundações e grupos de apoio diretamente responsáveis perante instituições de ensino.
• Hospitais e fundações hospitalares regulados pelo Departamento de Saúde da Pensilvânia ou pelo Departamento de Bem-Estar Público.
• Organizações de veteranos constituídas ao abrigo da lei federal, corporações de bombeiros voluntários, associações de ambulâncias, associações de equipas de salvamento e as suas auxiliares ou filiadas, quando a angariação de fundos é realizada apenas por voluntários não remunerados, membros ou afiliados.
• Organizações públicas e sem fins lucrativos de bibliotecas que recebem apoio estatal e municipal e apresentam um relatório financeiro anual ao State Library System.
• Centros de dia para idosos e lares de idosos que cumpram os critérios estaduais de não lucratividade e angariação de fundos.
• Associações de pais e professores ou organizações reconhecidas por carta notarial do distrito escolar.
• Corporações criadas por ato do Congresso que têm de apresentar relatórios anuais ao Congresso ao abrigo da lei federal.
• Organizações de caridade que recebam contribuições brutas nacionais de 25.000 dólares ou menos por ano, desde que não remunerem ninguém para solicitar contribuições.

Como a distinção entre exclusão e isenção pode afetar as obrigações de apresentação, as organizações devem verificar a categoria antes de assumir que estão dispensadas do registo.

Formulários de que poderá precisar

A Pensilvânia utiliza formulários diferentes consoante o estatuto da organização e a finalidade da apresentação.

Formulário	Finalidade
BCO-10	Declaração de registo da organização de caridade para registo inicial e renovação
BCO-23	Formulário de divulgação pública para organizações que não apresentam declaração federal ou que apresentam o Formulário 990N, 990EZ ou 990PF
BCO-9	Pedido de aprovação de isenção ou exclusão
BCO-2	Declaração de não renovação

Se a sua organização for uma entidade de beneficência que não esteja, de outra forma, obrigada a registar-se, ainda assim pode apresentar o registo voluntariamente. A apresentação voluntária pode ser útil quando a organização pretende um registo público claro ou prevê começar a solicitar donativos mais tarde.

Documentos necessários para o registo

Um pacote completo de registo de instituições de caridade na Pensilvânia inclui normalmente o seguinte:

• Uma declaração de registo BCO-10 devidamente preenchida, assinada e datada, com assinaturas originais.
• Uma cópia assinada da declaração do IRS Form 990, 990EZ, 990PF ou 990N do exercício fiscal imediatamente anterior, juntamente com os anexos aplicáveis.
• Se a declaração federal tiver sido assinada eletronicamente, uma cópia da página de assinatura eletrónica apresentada ao IRS.
• O formulário de divulgação pública da Pensilvânia, BCO-23, se a organização não apresentar o Formulário 990 federal ou se apresentar o Formulário 990N, 990EZ ou 990PF.
• Demonstrações financeiras do exercício fiscal imediatamente anterior.
• Para registos iniciais, cópias da carta de isenção do IRS, documentos organizativos como os estatutos de constituição ou a carta constitutiva, e os regulamentos internos.
• A taxa de registo pagável à Commonwealth of Pennsylvania.

Uma nota importante sobre o depósito federal: o Schedule B não deve ser enviado, exceto se a organização apresentar o Formulário 990PF.

Níveis de taxas e requisitos de demonstrações financeiras

A Pensilvânia utiliza as contribuições brutas anuais para determinar tanto as taxas de apresentação como o nível de revisão exigido para as demonstrações financeiras. As escalas de taxas e os limiares das demonstrações financeiras estão relacionados, mas não são idênticos.

Tabela atual de taxas de registo

Contribuições brutas anuais	Taxa de registo
Organizações da Secção 162.7(a)	15 dólares
25.000 dólares ou menos	15 dólares
25.001 dólares a menos de 100.000 dólares	100 dólares
100.000 dólares a menos de 500.000 dólares	150 dólares
Superior a 500.000 dólares	250 dólares

Requisitos de demonstrações financeiras

Contribuições brutas anuais	Demonstrações financeiras exigidas
Organizações da Secção 162.7(a)	Nenhuma
25.000 dólares ou menos	Preparadas internamente, compiladas, revistas ou auditadas
25.000 dólares a menos de 100.000 dólares	Preparadas internamente, compiladas, revistas ou auditadas
100.000 dólares a menos de 250.000 dólares	Compiladas, revistas ou auditadas
250.000 dólares a menos de 750.000 dólares	Revistas ou auditadas
750.000 dólares ou mais	Auditadas

Para demonstrações financeiras preparadas internamente, a organização deve poder apresentar receitas, despesas, fundos próprios e a afetação do produto líquido. As demonstrações compiladas devem ser elaboradas por um CPA ou contabilista público independente e licenciado, de acordo com as normas profissionais aplicáveis. As revisões e auditorias também devem ser realizadas por um CPA ou contabilista público independente e licenciado.

Como apresentar na Pensilvânia

A Pensilvânia oferece apresentação online e por correio, mas nem todos os formulários podem ser apresentados eletronicamente.

Apresentação online

O sistema de charities do estado aceita atualmente:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Para as organizações que apresentam um destes formulários, a submissão online costuma ser a opção mais rápida.

Apresentação por correio

Outros formulários de registo relacionados com a caridade devem ser descarregados, preenchidos e enviados por correio ou entregues ao Bureau of Corporations and Charitable Organizations em Harrisburg.

O endereço postal é:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

A Pensilvânia não aceita envios de registos de caridade por email.

Renovação e prazos

O momento da renovação é um dos locais mais fáceis para cometer um erro, especialmente se a sua organização alterar o exercício fiscal ou começar a angariar fundos a meio do ano.

Eis os principais prazos:

• O registo inicial é exigido antes do início da solicitação remunerada, ou no prazo de 30 dias após receber mais de 25.000 dólares em contribuições brutas quando ninguém é remunerado para solicitar.
• A renovação deve ter carimbo postal até ao 15.º dia do 11.º mês seguinte ao encerramento do exercício fiscal da organização.
• A data de vencimento da renovação consta do certificado de registo emitido após aprovação.
• As organizações de caridade devem notificar o Bureau por escrito de qualquer alteração material nas informações apresentadas no prazo de 30 dias após a ocorrência da alteração.

A Pensilvânia também cobra uma taxa de apresentação tardia de 25 dólares por cada mês civil, ou parte de mês, após a data de vencimento. Essa taxa é legalmente prevista e não pode ser dispensada. As organizações que apresentem voluntariamente não estão sujeitas a taxas de apresentação tardia.

Erros de apresentação comuns a evitar

Os registos de caridade na Pensilvânia são diretos depois de se compreender o processo, mas alguns erros evitáveis podem atrasar a aprovação:

• Utilizar um fim de exercício fiscal futuro ou um fim de exercício fiscal que não corresponda aos documentos de suporte.
• Deixar campos em branco em vez de assinalar N/A.
• Esquecer-se de incluir a declaração do IRS correta ou o formulário de divulgação pública.
• Enviar o Schedule B quando não é necessário.
• Omitir o número do certificado no pagamento da renovação.
• Assumir que o estatuto federal de isenção fiscal significa automaticamente que o registo na Pensilvânia não é necessário.
• Esperar até depois do início da solicitação remunerada para apresentar o registo inicial.
• Falhar a janela de atualização de alteração material após uma mudança de administradores, morada, estrutura de angariação de fundos ou outras informações apresentadas.

Lista de verificação prática para a apresentação

Antes de apresentar, certifique-se de que tem o seguinte preparado:

• Confirmar se a sua organização tem de se registar, está excluída ou isenta.
• Identificar se está a apresentar um registo inicial, renovação ou não renovação.
• Reunir a declaração federal mais recente e as demonstrações financeiras correspondentes ao mesmo exercício fiscal.
• Preparar o BCO-10 ou qualquer outro formulário exigido.
• Confirmar se é necessário um BCO-23.
• Verificar a taxa com base nas suas contribuições brutas anuais.
• Decidir se vai apresentar online ou por correio.
• Manter os seus registos alinhados para que o fim do exercício fiscal coincida em todos os documentos.

Conclusão

O registo de instituições de caridade na Pensilvânia é mais do que uma formalidade. É uma obrigação recorrente de conformidade que pode afetar a capacidade de uma organização para angariar fundos legalmente no estado. A abordagem mais segura é confirmar se a sua organização tem de se registar, reunir os registos financeiros necessários e apresentar tudo dentro do prazo com os documentos de suporte corretos.

Para organizações sem fins lucrativos, associações e entidades orientadas por missões que planeiam solicitar donativos na Pensilvânia, manter o processo BCO-10 em dia ajuda a evitar penalizações, a manter a angariação de fundos sem interrupções e a conservar a confiança do público.