Registrácia charitatívnych organizácií v Pensylvánii: požiadavky, výnimky a postup podania

Registrácia charitatívnych organizácií v Pensylvánii je povinnosťou v oblasti compliance, ktorá sa týka mnohých neziskových organizácií a fundraisingových subjektov, ktoré oslovujú darcov v Pensylvánii. Zákon štátu o charitatívnom získavaní prostriedkov je navrhnutý tak, aby chránil darcov, zvyšoval transparentnosť a zabezpečoval, že organizácie pred začatím aj počas fundraisingových aktivít zverejňujú kľúčové finančné a riadiace informácie.

Ak vaša organizácia plánuje získavať finančné prostriedky v Pensylvánii, najdôležitejšia otázka je jednoduchá: musíte sa zaregistrovať, spĺňate podmienky na vylúčenie alebo výnimku, alebo namiesto toho podávate súvisiaci informačný formulár? Odpoveď závisí od toho, ako vaša organizácia funguje, či niekoho platí za získavanie darov, koľko vyzbiera a či patrí do kategórie, ktorú Pensylvánia posudzuje odlišne.

Čo pokrýva registrácia charitatívnych organizácií v Pensylvánii

Pensylvánske Department of State prostredníctvom Bureau of Corporations and Charitable Organizations spravuje registráciu charitatívnych organizácií a súvisiace podania. Vo všeobecnosti sa organizácie, ktoré žiadajú o charitatívne dary od obyvateľov Pensylvánie, musia zaregistrovať, pokiaľ nespĺňajú konkrétne podmienky na vylúčenie alebo výnimku.

Toto pravidlo platí bez ohľadu na to, či fundraising prebieha poštou, online, na podujatiach alebo prostredníctvom platených profesionálov na získavanie darov. Pensylvánia zároveň vyžaduje samostatnú registráciu pre profesionálnych fundraiserov a fundraisingových poradcov, takže povinnosti charitatívnej organizácie sú len jednou časťou celého compliance obrazu.

Kto sa musí registrovať

Vo všeobecnosti sa organizácia musí zaregistrovať pred tým, ako začne oslovovať obyvateľov Pensylvánie so žiadosťou o príspevky, ak využíva platené získavanie darov. Ak nie je platená žiadna osoba na získavanie darov, počiatočná registrácia sa vyžaduje do 30 dní po tom, ako organizácia prijme viac ako 25 000 USD v hrubých príspevkoch.

Tu sú dôležité detaily:

• Prah sa posudzuje podľa hrubých ročných príspevkov.
• Hrubé ročné príspevky sa určujú podľa bezprostredne predchádzajúceho fiškálneho roka organizácie.
• Suma nie je obmedzená len na dary získané v Pensylvánii.
• Ak sa v Pensylvánii používá platený fundraiser, zamestnanec alebo iná platená osoba, registrácia by mala byť podaná pred začiatkom takejto činnosti.

Ak je vaša organizácia už aktívna a náhle prekročí prah, nečakajte do ďalšej filingovej sezóny. Pensylvánia vyžaduje, aby bola registrácia aktuálna v momente, keď povinnosť súvisiaca so získavaním prostriedkov vznikne.

Kto môže mať nárok na vylúčenie alebo výnimku

Niektoré organizácie môžu byť z pravidiel registrácie charitatívnych organizácií v Pensylvánii vylúčené alebo oslobodené. Či organizácia spĺňa podmienky, závisí od skutkového stavu a od kritérií vylúčenia a výnimiek podľa štátu.

Medzi bežné kategórie, ktoré môžu spĺňať podmienky, patria:

• Organizácie príslušníkov orgánov činných v trestnom konaní, hasičov alebo iných pracovníkov verejnej bezpečnosti, ak získané prostriedky neprospievajú nikomu mimo aktívneho členstva.
• Náboženské inštitúcie a samostatné skupiny alebo spoločnosti, ktoré tvoria neoddeliteľnú súčasť náboženskej inštitúcie, ak organizácia spĺňa kritériá štátu.
• Vzdelávacie inštitúcie a určité pomocné združenia, nadácie a podporné skupiny priamo zodpovedné vzdelávacím inštitúciám.
• Nemocnice a nemocničné nadácie regulované Pennsylvania Department of Health alebo Department of Public Welfare.
• Veteránske organizácie založené podľa federálneho práva, dobrovoľné hasičské zbory, asociácie záchrannej služby, organizácie záchranných jednotiek a ich pomocné alebo pridružené organizácie, ak fundraising vykonávajú iba neplatení dobrovoľníci, členovia alebo pridružené osoby.
• Verejné neziskové knižničné organizácie, ktoré dostávajú štátnu a komunálnu podporu a podávajú každoročnú finančnú správu systému State Library System.
• Seniorské centrá a zariadenia ošetrovateľskej starostlivosti, ktoré spĺňajú štátne neziskové a fundraisingové kritériá.
• Združenia rodičov a učiteľov alebo organizácie uznané notársky overeným listom od školského obvodu.
• Korporácie založené aktom Kongresu, ktoré musia podľa federálneho práva podávať každoročnú správu Kongresu.
• Charitatívne organizácie, ktoré prijímajú ročne najviac 25 000 USD v hrubých národných príspevkoch, pokiaľ nikoho neplatia za získavanie príspevkov.

Keďže rozdiel medzi vylúčením a výnimkou môže ovplyvniť povinnosti pri podávaní, organizácie by mali predpokladanú kategóriu overiť skôr, než budú vychádzať z toho, že sú od registrácie oslobodené.

Formuláre, ktoré môžete potrebovať

Pensylvánia používa rôzne formuláre podľa statusu organizácie a účelu podania.

Formulár	Účel
BCO-10	Registration Statement charitatívnej organizácie pre počiatočnú registráciu a obnovenie
BCO-23	Formulár verejného zverejnenia pre organizácie, ktoré nepodávajú federálne priznanie alebo podávajú Form 990N, 990EZ alebo 990PF
BCO-9	Žiadosť o schválenie výnimky alebo vylúčenia
BCO-2	Vyhlásenie o neobnovení

Ak je vaša organizácia charita, ktorá inak nemusí byť registrovaná, môže sa aj tak zaregistrovať dobrovoľne. Dobrovoľné podanie môže byť užitočné, keď organizácia chce mať jasný verejný záznam alebo očakáva, že začne získavať prostriedky neskôr.

Dokumenty potrebné na registráciu

Kompletný registračný balík pre charitatívnu registráciu v Pensylvánii zvyčajne zahŕňa:

• Správne vyplnený, podpísaný a datovaný registračný formulár BCO-10 s originálnymi podpismi.
• Podpísanú kópiu daňového priznania IRS Form 990, 990EZ, 990PF alebo 990N za bezprostredne predchádzajúci koniec fiškálneho roka, vrátane príslušných príloh.
• Ak bolo federálne priznanie podpísané elektronicky, kópiu strany s elektronickým podpisom podanej IRS.
• Pensylvánsky formulár verejného zverejnenia BCO-23, ak organizácia nepodáva federálny Form 990 alebo podáva Form 990N, 990EZ alebo 990PF.
• Finančné výkazy za bezprostredne predchádzajúci koniec fiškálneho roka.
• Pre prvú registráciu kópie IRS listu o oslobodení, zakladajúcich dokumentov, ako sú stanovy alebo zakladacia listina, a stanov.
• Registračný poplatok splatný Commonwealth of Pennsylvania.

Jedna dôležitá poznámka k federálnemu podaniu: Schedule B sa nemá posielať, pokiaľ organizácia nepodáva Form 990PF.

Výška poplatkov a požiadavky na finančné výkazy

Pensylvánia používa hrubé ročné príspevky na určenie registračných poplatkov aj úrovne požadovanej kontroly finančných výkazov. Poplatkové pásma a prahy pre finančné výkazy spolu súvisia, ale nie sú totožné.

Aktuálny sadzobník registračných poplatkov

Hrubé ročné príspevky	Registračný poplatok
Organizácie podľa Section 162.7(a)	15 USD
25 000 USD alebo menej	15 USD
25 001 USD až menej ako 100 000 USD	100 USD
100 000 USD až menej ako 500 000 USD	150 USD
Viac ako 500 000 USD	250 USD

Požiadavky na finančné výkazy

Hrubé ročné príspevky	Požadované finančné výkazy
Organizácie podľa Section 162.7(a)	Žiadne
25 000 USD alebo menej	Interné, zostavené, preverené alebo auditované
25 000 USD až menej ako 100 000 USD	Interné, zostavené, preverené alebo auditované
100 000 USD až menej ako 250 000 USD	Zostavené, preverené alebo auditované
250 000 USD až menej ako 750 000 USD	Preverené alebo auditované
750 000 USD alebo viac	Auditované

Pri interne pripravených výkazoch by organizácia mala vedieť preukázať príjmy, výdavky, fondové zostatky a nakladanie s čistým výnosom. Zostavené výkazy musia pripraviť nezávislý licencovaný CPA alebo verejný účtovník v súlade s príslušnými profesionálnymi štandardmi. Preverenie a audit musia takisto vykonať nezávislý licencovaný CPA alebo verejný účtovník.

Ako podať v Pensylvánii

Pensylvánia ponúka elektronické aj papierové podanie, ale nie každý formulár možno podať elektronicky.

Online podanie

Charities System štátu v súčasnosti prijíma:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Pre organizácie, ktoré podávajú niektorý z týchto formulárov, je online podanie zvyčajne najrýchlejšou možnosťou.

Podanie poštou

Ostatné registračné formuláre týkajúce sa charity je potrebné stiahnuť, vyplniť a poslať poštou alebo doručiť Bureau of Corporations and Charitable Organizations v Harrisburgu.

Poštová adresa je:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pensylvánia neprijíma charitatívne podania e-mailom.

Obnova a termíny

Načasovanie obnovy je jedným z najľahších miest, kde sa dá pomýliť, najmä ak organizácia mení svoje fiškálne obdobie alebo začne fundraising uprostred roka.

Tu sú kľúčové termíny:

• Počiatočná registrácia sa vyžaduje pred začiatkom plateného získavania darov, alebo do 30 dní po prijatí viac ako 25 000 USD v hrubých príspevkoch, ak nikoho neplatíte za získavanie darov.
• Obnova musí byť odoslaná poštovou pečiatkou najneskôr do 15. dňa 11. mesiaca po skončení fiškálneho roka organizácie.
• Dátum splatnosti obnovy je uvedený na certifikáte registrácie vydanom po schválení.
• Charitatívne organizácie musia písomne informovať Bureau o každej podstatnej zmene v podaných údajoch do 30 dní od jej vzniku.

Pensylvánia zároveň účtuje oneskorený poplatok 25 USD za každý kalendárny mesiac alebo časť mesiaca po dátume splatnosti. Tento poplatok je stanovený zákonom a nemožno ho odpustiť. Organizácie, ktoré podávajú dobrovoľne, nepodliehajú oneskoreným poplatkom.

Bežné chyby pri podaní, ktorým sa treba vyhnúť

Podania charitatívnych organizácií v Pensylvánii sú jednoduché, keď sa proces pochopí, ale niekoľko vyhnuteľných chýb môže schválenie zdržať:

• Použitie budúceho konca fiškálneho roka alebo konca fiškálneho roka, ktorý sa nezhoduje s podpornými dokumentmi.
• Nevyplnenie polí a ponechanie prázdnych miest namiesto označenia položiek N/A.
• Zabudnutie priložiť správne IRS priznanie alebo formulár verejného zverejnenia.
• Odoslanie Schedule B v prípadoch, keď sa nevyžaduje.
• Chýbajúce číslo certifikátu na platbe za obnovu.
• Predpoklad, že federálny status oslobodenia od dane automaticky znamená, že registrácia v Pensylvánii nie je potrebná.
• Čakanie s počiatočnou registráciou až po začatí plateného získavania darov.
• Premeškanie lehoty na oznámenie podstatnej zmeny po zmene vedúcich pracovníkov, adresy, štruktúry fundraisingu alebo iných nahlásených údajov.

Praktický kontrolný zoznam pred podaním

Pred podaním si pripravte nasledovné:

• Overte, či sa vaša organizácia musí registrovať, je vylúčená alebo má výnimku.
• Zistite, či podávate počiatočnú registráciu, obnovu alebo neobnovenie.
• Zhromaždite najnovšie federálne priznanie a zodpovedajúce finančné výkazy za rovnaký fiškálny rok.
• Pripravte formulár BCO-10 alebo iný požadovaný formulár.
• Overte, či je potrebný BCO-23.
• Skontrolujte poplatok podľa výšky hrubých ročných príspevkov.
• Rozhodnite sa, či podáte online alebo poštou.
• Uistite sa, že vaše záznamy sú zosúladené tak, aby sa koniec fiškálneho roka zhodoval vo všetkých dokumentoch.

Záverečné zhrnutie

Registrácia charitatívnych organizácií v Pensylvánii je viac než len formalita. Ide o opakujúcu sa compliance povinnosť, ktorá môže ovplyvniť, či môže organizácia v štáte legálne získavať finančné prostriedky. Najbezpečnejší postup je overiť, či sa vaša organizácia musí registrovať, zhromaždiť požadované finančné záznamy a podať všetko načas so správnymi podpornými dokumentmi.

Pre neziskové organizácie, združenia a organizácie zamerané na verejnoprospešné ciele, ktoré plánujú získavať dary v Pensylvánii, udržiavanie náskoku pred procesom BCO-10 pomáha predchádzať sankciám, udržať fundraising bez prerušenia a zachovať dôveru verejnosti.