Registrace charitativních organizací v Pensylvánii: požadavky, výjimky a postup podání

Registrace charitativních organizací v Pensylvánii je povinnost souladu s předpisy, která se týká mnoha neziskových organizací a fundraisingových subjektů, jež oslovují dárce mezi obyvateli Pensylvánie. Státní zákon o veřejné sbírce má chránit dárce, zvýšit transparentnost a zajistit, aby organizace před zahájením i během fundraisingu zveřejňovaly klíčové finanční a řídicí informace.

Pokud vaše organizace plánuje získávat prostředky v Pensylvánii, nejdůležitější otázka je jednoduchá: musíte se registrovat, splňujete podmínky pro vyloučení nebo osvobození, nebo místo toho podáte související formulář pro zveřejnění? Odpověď závisí na tom, jak organizace funguje, zda platí někomu za získávání darů, kolik vybere a zda spadá do kategorie, kterou Pensylvánie posuzuje odlišně.

Co registrace charitativních organizací v Pensylvánii zahrnuje

Pennsylvánské Ministerstvo zahraničí prostřednictvím Bureau of Corporations and Charitable Organizations spravuje registraci charitativních organizací a související podání. Obecně platí, že organizace, které žádají o charitativní dary od obyvatel Pensylvánie, se musí registrovat, pokud nesplňují konkrétní vyloučení nebo osvobození.

Toto pravidlo platí bez ohledu na to, zda fundraising probíhá poštou, online, na akcích nebo prostřednictvím placených profesionálních zprostředkovatelů sbírky. Pensylvánie navíc vyžaduje samostatnou registraci pro profesionální sběratele a fundraisingové poradce, takže povinnosti charitativní organizace jsou jen jednou částí celého souboru požadavků na soulad.

Kdo se musí registrovat

Obecně platí, že organizace se musí registrovat ještě předtím, než začne oslovovat obyvatele Pensylvánie s žádostí o příspěvek, pokud využívá placené osoby k získávání darů. Pokud nikdo není placen za oslovování dárců, je počáteční registrace vyžadována do 30 dnů poté, co organizace obdrží více než 25 000 USD v hrubých příspěvcích.

Zde záleží na několika detailech:

• Práh se stanovuje podle ročních hrubých příspěvků.
• Roční hrubé příspěvky se posuzují podle bezprostředně předchozího účetního roku organizace.
• Částka není omezena pouze na dary z Pensylvánie.
• Pokud se v Pensylvánii při získávání darů používá placený sběratel, zaměstnanec nebo jiná kompenzovaná osoba, registrace by měla být platná ještě před zahájením této činnosti.

Pokud je vaše organizace již aktivní a náhle překročí určitý práh, nečekejte do dalšího období podání. Pensylvánie vyžaduje, aby registrace byla aktuální v době, kdy vzniká povinnost fundraisingu.

Kdo může splňovat podmínky pro vyloučení nebo osvobození

Některé organizace mohou být z pravidel registrace charitativních organizací v Pensylvánii vyloučeny nebo osvobozeny. To, zda organizace splňuje podmínky, závisí na skutkových okolnostech a na kritériích státu pro vyloučení a osvobození.

Mezi běžné kategorie, které mohou splňovat podmínky, patří:

• Organizace příslušníků policie, hasičů nebo jiných složek veřejné bezpečnosti, pokud sbírka neprospívá nikomu mimo aktivní členskou základnu.
• Náboženské instituce a samostatné skupiny nebo společnosti, které tvoří nedílnou součást náboženské instituce, pokud organizace splňuje kritéria státu.
• Vzdělávací instituce a určité podpůrné spolky, nadace a podpůrné skupiny přímo podřízené vzdělávacím institucím.
• Nemocnice a nemocniční nadace regulované Pensylvánským ministerstvem zdravotnictví nebo Department of Public Welfare.
• Veteránské organizace založené podle federálního práva, dobrovolné hasičské sbory, sdružení záchranné služby, záchranné jednotky a jejich pomocné nebo přidružené subjekty, pokud je fundraising prováděn pouze neplacenými dobrovolníky, členy nebo přidruženými osobami.
• Veřejné neziskové knihovny, které dostávají státní a obecní podporu a podávají výroční finanční zprávu State Library System.
• Senior centra a pečovatelská zařízení, která splňují státní nezisková a fundraisingová kritéria.
• Sdružení rodičů a učitelů nebo organizace uznané notářsky ověřeným dopisem od školního obvodu.
• Korporace zřízené zákonem Kongresu, které musí podle federálního práva podávat Kongresu výroční zprávu.
• Charitativní organizace, které ročně získají hrubé národní příspěvky 25 000 USD nebo méně, pokud nikoho neplatí za získávání příspěvků.

Protože rozdíl mezi vyloučením a osvobozením může ovlivnit povinnosti při podávání, měly by si organizace před tím, než budou předpokládat, že jsou od registrace osvobozeny, ověřit správnou kategorii.

Formuláře, které můžete potřebovat

Pensylvánie používá různé formuláře podle postavení organizace a účelu podání.

Formulář	Účel
BCO-10	Registrační výkaz charitativní organizace pro počáteční registraci i obnovu
BCO-23	Formulář pro veřejné zveřejnění pro organizace, které nepodávají federální přiznání nebo podávají formulář 990N, 990EZ nebo 990PF
BCO-9	Žádost o schválení osvobození nebo vyloučení
BCO-2	Prohlášení o neobnovení

Pokud je vaše organizace charitativní subjekt, který jinak nemusí být registrován, může podat přihlášku i dobrovolně. Dobrovolné podání může být užitečné, pokud organizace chce mít jasný veřejný záznam nebo očekává, že začne vybírat prostředky později.

Dokumenty požadované k registraci

Kompletní registrační balíček pro Pensylvánii obvykle obsahuje následující:

• Správně vyplněný, podepsaný a datovaný registrační výkaz BCO-10 s originálními podpisy.
• Podepsanou kopii federálního formuláře IRS 990, 990EZ, 990PF nebo 990N za bezprostředně předchozí konec účetního roku, včetně příslušných příloh.
• Pokud bylo federální přiznání podepsáno elektronicky, kopii stránky s elektronickým podpisem podané u IRS.
• Pensylvánský formulář pro veřejné zveřejnění BCO-23, pokud organizace nepodává federální formulář 990 nebo podává formulář 990N, 990EZ nebo 990PF.
• Finanční výkazy za bezprostředně předchozí konec účetního roku.
• U organizací podávajících první registraci kopie rozhodnutí o osvobození od IRS, zakládacích dokumentů, jako jsou zakladatelské listiny nebo listina, a stanov.
• Registrační poplatek splatný Commonwealth of Pennsylvania.

Jeden důležitý poznatek k federálnímu podání: Schedule B se nesmí zasílat, pokud organizace nepodává formulář 990PF.

Výše poplatků a požadavky na finanční výkazy

Pensylvánie používá roční hrubé příspěvky k určení jak registračních poplatků, tak úrovně přezkumu finančních výkazů. Pásma poplatků a prahy pro finanční výkazy spolu souvisejí, ale nejsou totožné.

Aktuální sazebník registračních poplatků

Roční hrubé příspěvky	Registrační poplatek
Organizace podle Section 162.7(a)	15 USD
25 000 USD nebo méně	15 USD
25 001 až méně než 100 000 USD	100 USD
100 000 až méně než 500 000 USD	150 USD
Více než 500 000 USD	250 USD

Požadavky na finanční výkazy

Roční hrubé příspěvky	Požadované finanční výkazy
Organizace podle Section 162.7(a)	Žádné
25 000 USD nebo méně	Interně připravené, kompilované, přezkoumané nebo auditované
25 000 až méně než 100 000 USD	Interně připravené, kompilované, přezkoumané nebo auditované
100 000 až méně než 250 000 USD	Kompilované, přezkoumané nebo auditované
250 000 až méně než 750 000 USD	Přezkoumané nebo auditované
750 000 USD nebo více	Auditované

U interně připravených výkazů by organizace měla být schopna doložit příjmy, výdaje, fondové zůstatky a nakládání s čistým výnosem. Kompilované výkazy musí připravit nezávislý licencovaný CPA nebo veřejný účetní v souladu s příslušnými profesními standardy. Přezkumy a audity musí rovněž provádět nezávislý licencovaný CPA nebo veřejný účetní.

Jak podat v Pensylvánii

Pensylvánie nabízí online i poštovní podání, ale ne každý formulář lze podat elektronicky.

Online podání

Státní Charities System aktuálně přijímá:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Pro organizace, které podávají jeden z těchto formulářů, je online podání obvykle nejrychlejší možností.

Poštovní podání

Ostatní registrační formuláře související s charitativními organizacemi je třeba stáhnout, vyplnit a zaslat poštou nebo doručit na Bureau of Corporations and Charitable Organizations v Harrisburgu.

Poštovní adresa je:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pensylvánie nepřijímá charitativní podání e-mailem.

Obnova a termíny

Načasování obnovy je jedním z nejjednodušších míst, kde lze udělat chybu, zejména pokud organizace mění účetní období nebo začíná s fundraisingem uprostřed roku.

Zde jsou klíčové termíny:

• Počáteční registrace je vyžadována před zahájením placeného oslovování, nebo do 30 dnů po obdržení více než 25 000 USD v hrubých příspěvcích, pokud nikoho neplatíte za získávání darů.
• Obnova musí být odeslána nejpozději 15. den jedenáctého měsíce následujícího po skončení účetního roku organizace.
• Termín obnovy je uveden na potvrzení o registraci vydaném po schválení.
• Charitativní organizace musí písemně oznámit Bureau jakoukoli podstatnou změnu údajů uvedených v podaných dokumentech do 30 dnů od vzniku změny.

Pensylvánie také účtuje poplatek za pozdní podání ve výši 25 USD za každý kalendářní měsíc nebo jeho část po termínu splatnosti. Tento poplatek je stanoven zákonem a nelze jej prominout. Organizace, které podávají dobrovolně, nepodléhají poplatkům za pozdní podání.

Časté chyby při podání

Podání charitativních organizací v Pensylvánii je jednoduché, jakmile je proces pochopen, ale několik snadno opravitelných chyb může schválení zdržet:

• Použití budoucího konce účetního roku nebo konce účetního roku, který neodpovídá podpůrným dokumentům.
• Ponechání prázdných polí ve formuláři místo označení N/A.
• Opomenutí správného federálního přiznání nebo formuláře pro veřejné zveřejnění.
• Odeslání Schedule B, pokud není vyžadován.
• Chybějící číslo certifikátu na platbě za obnovu.
• Předpoklad, že federální status osvobození od daně automaticky znamená, že registrace v Pensylvánii není nutná.
• Čekání s podáním počáteční registrace až po zahájení placeného oslovování.
• Zmeškání lhůty pro oznámení podstatné změny po změně funkcionářů, adresy, fundraisingové struktury nebo jiných podaných údajů.

Praktický kontrolní seznam pro podání

Než podáte žádost, ujistěte se, že máte připraveno následující:

• Ověřte, zda se vaše organizace musí registrovat, je vyloučena nebo osvobozena.
• Určete, zda podáváte počáteční registraci, obnovu nebo oznámení o neobnovení.
• Shromážděte nejnovější federální přiznání a odpovídající finanční výkazy za stejné účetní období.
• Připravte formulář BCO-10 nebo jiný požadovaný formulář.
• Ověřte, zda je vyžadován BCO-23.
• Zkontrolujte poplatek podle výše vašich ročních hrubých příspěvků.
• Rozhodněte se, zda podáte online, nebo poštou.
• Udržujte své podklady v souladu tak, aby konec účetního roku odpovídal ve všech dokumentech.

Závěrečné shrnutí

Registrace charitativních organizací v Pensylvánii není jen formalita. Jde o opakující se povinnost souladu s předpisy, která může ovlivnit schopnost organizace legálně získávat prostředky ve státě. Nejbezpečnější postup je ověřit, zda se vaše organizace musí registrovat, shromáždit požadované finanční podklady a podat vše včas se správnými podpůrnými dokumenty.

Pro neziskové organizace, sdružení a účelově orientované subjekty, které plánují v Pensylvánii oslovovat dárce, pomáhá být s procesem BCO-10 napřed, aby se předešlo sankcím, fundraising zůstal bez přerušení a byla zachována důvěra veřejnosti.