Pennsylvanias välgörenhetsregistrering: krav, undantag och anmälningsprocess

Välgörenhetsregistrering i Pennsylvania är ett efterlevnadskrav som påverkar många ideella organisationer och insamlingsorganisationer som vänder sig till givare i Pennsylvania. Delstatens lag om välgörenhetsinsamling är utformad för att skydda givare, öka transparensen och säkerställa att organisationer lämnar ut viktig ekonomisk information och styrningsinformation före och under insamlingsaktiviteter.

Om din organisation planerar att samla in pengar i Pennsylvania är den viktigaste frågan enkel: behöver ni registrera er, kvalificera er för ett undantag eller en exkludering, eller i stället lämna in ett relaterat upplysningsformulär? Svaret beror på hur organisationen är uppbyggd, om någon får ersättning för att värva gåvor, hur mycket som samlas in och om organisationen tillhör en kategori som Pennsylvania behandlar annorlunda.

Vad välgörenhetsregistreringen i Pennsylvania omfattar

Pennsylvania Department of State, genom Bureau of Corporations and Charitable Organizations, administrerar välgörenhetsregistrering och relaterade anmälningar. I allmänhet måste organisationer som ber om välgörenhetsdonationer från invånare i Pennsylvania registrera sig om de inte omfattas av en specifik exkludering eller ett undantag.

Regeln gäller oavsett om insamlingen sker via post, online, vid evenemang eller genom avlönade insamlingsproffs. Pennsylvania kräver också separat registrering för professionella insamlare och insamlingskonsulter, så välgörenhetsorganisationens skyldigheter är bara en del av efterlevnadsbilden.

Vem måste registrera sig

Som huvudregel måste en organisation registrera sig innan den värvar bidrag från invånare i Pennsylvania om den använder ersatt insamling. Om ingen får ersättning för att värva bidrag krävs den första registreringen inom 30 dagar efter att organisationen har tagit emot mer än 25 000 dollar i bruttoinsamlade bidrag.

Några detaljer är viktiga här:

• Tröskeln baseras på bruttoinsamlade årliga bidrag.
• Bruttoinsamlade årliga bidrag beräknas utifrån organisationens närmast föregående räkenskapsår.
• Beloppet är inte begränsat till donationer endast från Pennsylvania.
• Om en avlönad insamlare, anställd eller annan ersatt person används för att värva donationer i Pennsylvania bör registreringen vara på plats innan den verksamheten börjar.

Om organisationen redan är verksam och plötsligt passerar en tröskel ska ni inte vänta till nästa ansökningssäsong. Pennsylvania kräver att registreringen är aktuell när insamlingsskyldigheten inträder.

Vem kan kvalificera sig för en exkludering eller ett undantag

Vissa organisationer kan vara exkluderade från eller undantagna från reglerna om välgörenhetsregistrering i Pennsylvania. Om en organisation kvalificerar sig beror på omständigheterna och på delstatens kriterier för exkludering och undantag.

Vanliga kategorier som kan kvalificera sig inkluderar:

• Organisationer för personer inom rättsväsendet, brandpersonal eller annan blåljuspersonal, om insamlingen inte gynnar någon utanför det aktiva medlemskapet.
• Trossamfund och separata grupper eller bolag som utgör en integrerad del av ett trossamfund, om organisationen uppfyller delstatens kriterier.
• Utbildningsinstitutioner och vissa stödjande föreningar, stiftelser och supportgrupper som står direkt under utbildningsinstitutioner.
• Sjukhus och sjukhusstiftelser som regleras av Pennsylvania Department of Health eller Department of Public Welfare.
• Veteranorganisationer som har stadfästs enligt federal lag, frivilliga brandkårer, ambulansföreningar, räddningsgrupper och deras hjälpföreningar eller anslutna enheter, när insamlingen endast utförs av obetalda volontärer, medlemmar eller anslutna.
• Offentliga ideella biblioteksorganisationer som får statligt och kommunalt stöd och lämnar in en årlig ekonomisk rapport till State Library System.
• Seniorcenter och vårdhem som uppfyller delstatens krav för ideell verksamhet och insamling.
• Föräldra-lärarföreningar eller organisationer som erkänns genom ett notariserat brev från skoldistriktet.
• Bolag som inrättats genom en kongressakt och som enligt federal lag måste rapportera årligen till kongressen.
• Välgörenhetsorganisationer som tar emot bruttoinsamlade nationella bidrag om 25 000 dollar eller mindre per år, förutsatt att de inte ersätter någon för att värva bidrag.

Eftersom skillnaden mellan en exkludering och ett undantag kan påverka anmälningsskyldigheten bör organisationer verifiera kategorin innan de antar att de är undantagna från registrering.

Formulär du kan behöva

Pennsylvania använder olika formulär beroende på organisationens status och syftet med anmälan.

Formulär	Syfte
BCO-10	Registreringsförklaring för välgörenhetsorganisation, för första registrering och förnyelse
BCO-23	Offentlig upplysningsblankett för organisationer som inte lämnar in federal deklaration eller som lämnar in Form 990N, 990EZ eller 990PF
BCO-9	Begäran om godkännande av undantag eller exkludering
BCO-2	Förklaring om icke-förnyelse

Om er organisation är en välgörenhetsorganisation som annars inte måste registreras kan den ändå lämna in frivilligt. Frivillig inlämning kan vara användbar när organisationen vill ha ett tydligt offentligt register eller förväntar sig att börja samla in medel senare.

Dokument som krävs för registrering

Ett komplett registreringspaket för välgörenhet i Pennsylvania innehåller vanligtvis följande:

• En korrekt ifylld, undertecknad och daterad registreringsförklaring BCO-10 med originalsignaturer.
• En undertecknad kopia av organisationens IRS Form 990, 990EZ, 990PF eller 990N för närmast föregående räkenskapsår, plus tillämpliga bilagor.
• Om den federala deklarationen undertecknades elektroniskt, en kopia av den elektroniska signatursidan som lämnades in till IRS.
• Pennsylvanias offentliga upplysningsblankett, BCO-23, om organisationen inte lämnar in ett federalt Form 990 eller lämnar in Form 990N, 990EZ eller 990PF.
• Finansiella rapporter för närmast föregående räkenskapsår.
• För organisationer som registrerar sig för första gången: kopior av IRS-beslut om skattebefrielse, organisationshandlingar såsom bolagsordning eller stadga, samt stadgar.
• Registreringsavgiften betalas till Commonwealth of Pennsylvania.

En viktig notering om den federala inlämningen: Schedule B ska inte skickas in om inte organisationen lämnar in Form 990PF.

Avgiftsnivåer och krav på finansiella rapporter

Pennsylvania använder bruttoinsamlade årliga bidrag för att fastställa både anmälningsavgifter och nivån på granskning som krävs för de finansiella rapporterna. Avgiftsnivåerna och trösklarna för finansiella rapporter hänger ihop, men de är inte identiska.

Aktuell avgiftstabell för registrering

Bruttoinsamlade årliga bidrag	Registreringsavgift
Organisationer enligt avsnitt 162.7(a)	15 dollar
25 000 dollar eller mindre	15 dollar
25 001 till mindre än 100 000 dollar	100 dollar
100 000 till mindre än 500 000 dollar	150 dollar
Mer än 500 000 dollar	250 dollar

Krav på finansiella rapporter

Bruttoinsamlade årliga bidrag	Krävda finansiella rapporter
Organisationer enligt avsnitt 162.7(a)	Inga
25 000 dollar eller mindre	Internt upprättade, sammanställda, granskade eller reviderade
25 000 till mindre än 100 000 dollar	Internt upprättade, sammanställda, granskade eller reviderade
100 000 till mindre än 250 000 dollar	Sammanställda, granskade eller reviderade
250 000 till mindre än 750 000 dollar	Granskade eller reviderade
750 000 dollar eller mer	Reviderade

För internt upprättade rapporter bör organisationen kunna visa intäkter, kostnader, fondbalanser och hur nettomedel har disponeras. Sammanställda rapporter måste upprättas av en oberoende licensierad CPA eller auktoriserad revisor enligt tillämpliga yrkesstandarder. Granskningar och revisioner måste också utföras av en oberoende licensierad CPA eller auktoriserad revisor.

Så lämnar du in i Pennsylvania

Pennsylvania erbjuder både onlineinlämning och pappersinlämning, men inte alla formulär kan lämnas in elektroniskt.

Onlineinlämning

Delstatens Charities System tar för närvarande emot:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

För organisationer som lämnar in ett av dessa formulär är onlineinlämning vanligtvis det snabbaste alternativet.

Inlämning per post

Andra registreringsformulär för välgörenhet måste laddas ner, fyllas i och skickas per post eller lämnas in till Bureau of Corporations and Charitable Organizations i Harrisburg.

Postadressen är:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania accepterar inte välgörenhetsinlämningar via e-post.

Förnyelse och tidsfrister

Tidpunkten för förnyelse är ett av de enklaste ställena att göra misstag, särskilt om organisationen ändrar räkenskapsår eller börjar samla in medel mitt under året.

Här är de viktigaste tidsfristerna:

• Första registreringen krävs innan ersatt insamling börjar, eller inom 30 dagar efter att mer än 25 000 dollar i bruttoinsamlade bidrag har tagits emot när ingen får ersättning för att värva.
• Förnyelse måste vara poststämplad senast den 15:e dagen i den elfte månaden efter att organisationens räkenskapsår har avslutats.
• Förfallodatumet för förnyelsen anges på registreringsbeviset som utfärdas efter godkännande.
• Välgörenhetsorganisationer måste skriftligen meddela byrån om varje väsentlig ändring i inlämnad information inom 30 dagar efter att ändringen inträffar.

Pennsylvania tar också ut en förseningsavgift på 25 dollar för varje kalendermånad eller del av månad efter förfallodagen. Den avgiften följer lag och kan inte efterskänkas. Organisationer som lämnar in frivilligt omfattas inte av förseningsavgifter.

Vanliga misstag att undvika

Välgörenhetsinlämningar i Pennsylvania är enkla när processen väl förstås, men några undvikbara fel kan försena godkännandet:

• Att använda ett framtida räkenskapsår eller ett räkenskapsår som inte stämmer med stödjande dokument.
• Att lämna tomma fält i formuläret i stället för att markera N/A.
• Att glömma att bifoga rätt IRS-deklaration eller blankett för offentlig upplysning.
• Att skicka in Schedule B när det inte krävs.
• Att missa certifikatnumret på en förnyelsebetalning.
• Att anta att federal skattebefrielse automatiskt innebär att registrering i Pennsylvania inte behövs.
• Att vänta tills efter att ersatt insamling har börjat med att lämna in den första registreringen.
• Att missa fönstret för uppdatering vid väsentliga ändringar efter ändringar i styrelse, adress, insamlingsstruktur eller annan inlämnad information.

Praktisk checklista för inlämning

Innan ni lämnar in, se till att ni har följande klart:

• Bekräfta om organisationen måste registrera sig, är exkluderad eller undantagen.
• Avgör om ni lämnar in en första registrering, förnyelse eller icke-förnyelse.
• Samla in den senaste federala deklarationen och de matchande finansiella rapporterna för räkenskapsåret.
• Förbered BCO-10 eller något annat obligatoriskt formulär.
• Kontrollera om en BCO-23 krävs.
• Verifiera avgiften utifrån era bruttoinsamlade årliga bidrag.
• Bestäm om ni ska lämna in online eller per post.
• Håll era uppgifter samordnade så att räkenskapsårets slut stämmer överens i alla dokument.

Sammanfattning

Välgörenhetsregistrering i Pennsylvania är mer än en formalitet. Det är en återkommande efterlevnadsskyldighet som kan påverka en organisations möjlighet att lagligen samla in pengar i delstaten. Det säkraste tillvägagångssättet är att bekräfta om organisationen måste registrera sig, samla in nödvändiga ekonomiska handlingar och lämna in i tid med rätt stödjande dokument.

För ideella organisationer, föreningar och verksamheter med ett samhällsnyttigt syfte som planerar att värva donationer i Pennsylvania hjälper det att ligga steget före BCO-10-processen för att undvika sanktioner, hålla insamlingen oavbruten och upprätthålla allmänhetens förtroende.