Pennsylvanian hyväntekeväisyysrekisteröinti: vaatimukset, vapautukset ja hakuprosessi

Pennsylvanian hyväntekeväisyysrekisteröinti on vaatimustenmukaisuuteen liittyvä velvoite, joka koskee monia voittoa tavoittelemattomia organisaatioita ja varainhankintaryhmiä, jotka pyytävät lahjoituksia Pennsylvanian asukkailta. Osavaltion hyväntekeväisyyttä koskeva keräyslainsäädäntö on laadittu suojaamaan lahjoittajia, lisäämään avoimuutta ja varmistamaan, että organisaatiot antavat keskeiset talous- ja hallintotiedot ennen varainhankintaa ja sen aikana.

Jos organisaatiosi aikoo kerätä rahaa Pennsylvaniassa, tärkein kysymys on yksinkertainen: onko rekisteröidyttävä, täyttyykö poissulkemisen tai vapautuksen edellytykset, vai pitäisikö sen sijaan jättää jokin siihen liittyvä ilmoituslomake? Vastaus riippuu siitä, miten organisaatio toimii, maksaako se kenellekään lahjoitusten pyytämisestä, kuinka paljon se kerää ja kuuluuko se kategoriaan, jota Pennsylvania kohtelee eri tavoin.

Mitä Pennsylvanian hyväntekeväisyysrekisteröinti kattaa

Pennsylvanian osavaltionhallinto hoitaa hyväntekeväisyysrekisteröinnin ja siihen liittyvät ilmoitukset Corporation and Charitable Organizations -viraston kautta. Yleisesti ottaen organisaatioiden, jotka pyytävät hyväntekeväisyyslahjoituksia Pennsylvanian asukkailta, on rekisteröidyttävä, elleivät ne täytä jotakin tiettyä poissulkemisen tai vapautuksen ehtoa.

Tämä sääntö koskee riippumatta siitä, tapahtuuko varainhankinta postitse, verkossa, tapahtumissa vai palkattujen varainhankinta-alan ammattilaisten kautta. Pennsylvania edellyttää myös erillistä rekisteröintiä ammattimaisille varainhankkijoille ja varainhankintaneuvojille, joten hyväntekeväisyysorganisaation velvoitteet ovat vain yksi osa kokonaisuutta.

Kenen on rekisteröidyttävä

Yleissääntönä organisaation on rekisteröidyttävä ennen kuin se pyytää lahjoituksia Pennsylvanian asukkailta, jos se käyttää palkallista varainhankintaa. Jos kukaan ei ole palkattu pyytämään lahjoituksia, alkuperäinen rekisteröinti on tehtävä 30 päivän kuluessa siitä, kun organisaatio saa yli 25 000 dollaria bruttolahjoituksia.

Tässä on muutama tärkeä yksityiskohta:

• Kynnys perustuu vuotuisiin bruttolahjoituksiin.
• Vuotuiset bruttolahjoitukset määritetään organisaation välittömästi edellisen tilikauden perusteella.
• Summa ei rajoitu vain Pennsylvaniasta saatuihin lahjoituksiin.
• Jos Pennsylvaniassa lahjoitusten pyytämiseen käytetään palkattua varainhankkijaa, työntekijää tai muuta korvauksen saavaa henkilöä, rekisteröinnin tulee olla voimassa ennen kyseisen toiminnan aloittamista.

Jos organisaatiosi toimii jo ja ylittää yllättäen kynnyksen, älä odota seuraavaan ilmoituskierrokseen asti. Pennsylvania edellyttää, että rekisteröinti on ajan tasalla silloin, kun varainhankintavelvoite alkaa.

Ketkä voivat saada poissulkemisen tai vapautuksen

Jotkin organisaatiot voivat olla suljettuja pois Pennsylvanian hyväntekeväisyysrekisteröinnin säännöistä tai vapautettuja niistä. Se, täyttääkö organisaatio ehdot, riippuu tosiseikoista ja osavaltion poissulkemis- ja vapautuskriteereistä.

Tyypillisiä mahdollisia ryhmiä ovat muun muassa:

• Lainvalvontahenkilöstön, palomiesten tai muun yleisen turvallisuuden henkilöstön organisaatiot, jos keräys ei hyödytä ketään aktiivisen jäsenistön ulkopuolelta.
• Uskonnolliset yhteisöt sekä erilliset ryhmät tai yhtiöt, jotka muodostavat olennaisen osan uskonnollisesta yhteisöstä, jos organisaatio täyttää osavaltion kriteerit.
• Oppilaitokset sekä tietyt oppilaitoksiin suoraan vastuulliset tukiyhdistykset, säätiöt ja avustusryhmät.
• Sairaalat ja sairaalasäätiöt, joita säätelee Pennsylvanian terveysvirasto tai sosiaalipalveluvirasto.
• Liittovaltion lain nojalla perustetut veteraanijärjestöt, vapaaehtoiset palokunnat, ensiapuyhdistykset, pelastusryhmät sekä niiden apu- tai liitännäisorganisaatiot, kun varainhankintaa harjoittavat vain palkattomat vapaaehtoiset, jäsenet tai liitännäiset.
• Julkiset voittoa tavoittelemattomat kirjastojärjestöt, jotka saavat osavaltion ja kunnan tukea ja jättävät vuotuisen talousraportin State Library System -järjestelmälle.
• Seniorikeskukset ja hoivakodit, jotka täyttävät osavaltion voittoa tavoittelemattomia organisaatioita ja varainhankintaa koskevat ehdot.
• Vanhempainyhdistykset tai järjestöt, jotka koulupiiri on tunnistanut notaarin vahvistamalla kirjeellä.
• Kongressin säädöksellä perustetut yhtiöt, joiden on raportoitava vuosittain Kongressille liittovaltion lain nojalla.
• Hyväntekeväisyysorganisaatiot, joiden vuotuiset kansalliset bruttolahjoitukset ovat 25 000 dollaria tai vähemmän, kunhan ne eivät maksa kenellekään lahjoitusten pyytämisestä.

Koska ero poissulkemisen ja vapautuksen välillä voi vaikuttaa ilmoitusvelvollisuuksiin, organisaatioiden kannattaa varmistaa oikea kategoria ennen kuin ne olettavat olevansa vapautettuja rekisteröinnistä.

Tarvittavat lomakkeet

Pennsylvania käyttää eri lomakkeita organisaation aseman ja ilmoituksen tarkoituksen mukaan.

Jos organisaatiosi on hyväntekeväisyysjärjestö, jonka ei muuten tarvitse rekisteröityä, se voi silti tehdä ilmoituksen vapaaehtoisesti. Vapaaehtoinen ilmoitus voi olla hyödyllinen, jos organisaatio haluaa selkeän julkisen merkinnän tai odottaa aloittavansa varainhankinnan myöhemmin.

Rekisteröintiä varten tarvittavat asiakirjat

Täydellinen Pennsylvanian hyväntekeväisyysrekisteröintipaketti sisältää yleensä seuraavat asiakirjat:

• Asianmukaisesti täytetty, allekirjoitettu ja päivätty BCO-10-rekisteröintilomake alkuperäisillä allekirjoituksilla.
• Allekirjoitettu kopio organisaation IRS-lomakkeesta 990, 990EZ, 990PF tai 990N edellisen tilikauden päättymiseltä sekä soveltuvat liitteet.
• Jos liittovaltion veroilmoitus on allekirjoitettu sähköisesti, kopio IRS:lle toimitetusta sähköisen allekirjoituksen sivusta.
• Pennsylvanian julkinen ilmoituslomake BCO-23, jos organisaatio ei jätä liittovaltion lomaketta 990 tai jättää lomakkeen 990N, 990EZ tai 990PF.
• Taloudelliset tilinpäätökset edellisen tilikauden päättymiseltä.
• Uusille rekisteröityjille kopiot IRS:n vapautuskirjeestä, perustamisasiakirjoista, kuten yhtiöjärjestyksestä tai perustamiskirjasta, sekä säännöistä.
• Rekisteröintimaksu, joka maksetaan Pennsylvanian osavaltiolle.

Yksi tärkeä liittovaltion ilmoitusta koskeva huomio: liitettä B ei pidä lähettää, ellei organisaatio jätä lomaketta 990PF.

Maksutasot ja tilinpäätösvaatimukset

Pennsylvania käyttää vuotuisia bruttolahjoituksia määrittääkseen sekä ilmoitusmaksut että vaaditun tilinpäätöksen tarkastustason. Maksuluokat ja tilinpäätöksen kynnysarvot liittyvät toisiinsa, mutta ne eivät ole identtiset.

Nykyinen rekisteröintimaksutaulukko

Tilinpäätösvaatimukset

Organisaation itse laatimien tilinpäätösten tulee näyttää tuotot, kulut, rahastojen saldot ja nettotuottojen käyttö. Kootut tilinpäätökset on laadittava riippumattoman lisensoidun CPA:n tai julkisen kirjanpitäjän toimesta asianmukaisten ammatillisten standardien mukaisesti. Myös tarkastukset ja tilintarkastukset on suoritettava riippumattoman lisensoidun CPA:n tai julkisen kirjanpitäjän toimesta.

Miten ilmoitus jätetään Pennsylvaniassa

Pennsylvania tarjoaa sekä verkko- että paperihakemisen, mutta kaikkia lomakkeita ei voi jättää sähköisesti.

Verkkohakeminen

Osavaltion Charities System hyväksyy tällä hetkellä seuraavat:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Jos organisaatiosi jättää jonkin näistä lomakkeista, verkkohakeminen on yleensä nopein vaihtoehto.

Paperihakeminen

Muut hyväntekeväisyysrekisteröintiin liittyvät lomakkeet on ladattava, täytettävä ja postitettava tai toimitettava henkilökohtaisesti Bureau of Corporations and Charitable Organizations -virastoon Harrisburgissa.

Postiosoite on:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania ei hyväksy hyväntekeväisyysilmoituksia sähköpostitse.

Uusiminen ja määräajat

Uusimisessa on helppo tehdä virhe, etenkin jos organisaation tilikausi muuttuu tai varainhankinta alkaa kesken vuoden.

Tässä ovat keskeiset määräajat:

• Alkuperäinen rekisteröinti vaaditaan ennen palkatun varainhankinnan aloittamista tai 30 päivän kuluessa siitä, kun organisaatio saa yli 25 000 dollaria bruttolahjoituksia, jos kukaan ei ole palkattu varainhankintaan.
• Uusiminen on postitettava viimeistään organisaation tilikauden päättymistä seuraavan 11. kuukauden 15. päivänä.
• Uusimispäivä näkyy rekisteröintitodistuksessa, joka myönnetään hyväksymisen jälkeen.
• Hyväntekeväisyysorganisaatioiden on ilmoitettava virastolle kirjallisesti kaikista olennaisista muutoksista toimitettuihin tietoihin 30 päivän kuluessa muutoksesta.

Pennsylvania perii myös 25 dollarin myöhästymismaksun jokaiselta kalenterikuukaudelta tai sen osalta, joka seuraa eräpäivän jälkeen. Tämä maksu on lakisääteinen eikä sitä voida poistaa. Vapaaehtoisesti ilmoituksensa tekeviä organisaatioita ei kuitenkaan veloiteta myöhästymismaksuilla.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Pennsylvanian hyväntekeväisyysilmoitukset ovat yksinkertaisia, kun prosessi ymmärretään, mutta muutama vältettävissä oleva virhe voi viivästyttää hyväksyntää:

• Tulevan tilikauden päättymispäivän tai sellaisten tilikauden tietojen käyttäminen, jotka eivät vastaa tukevia asiakirjoja.
• Kenttien jättäminen tyhjiksi sen sijaan, että niihin merkittäisiin N/A.
• Väärän IRS-ilmoituksen tai julkisen ilmoituslomakkeen toimittaminen puuttuu.
• Liitteen B lähettäminen, kun sitä ei vaadita.
• Todistusnumeron unohtaminen uusimismaksusta.
• Olettamus, että liittovaltion verovapautus tarkoittaa automaattisesti, ettei Pennsylvaniassa tarvitse rekisteröityä.
• Alkuperäisen rekisteröinnin lykkääminen siihen asti, että palkattu varainhankinta on jo alkanut.
• Olennaisen muutosilmoituksen määräajan ylittäminen, kun johtohenkilöt, osoite, varainhankinnan rakenne tai muut toimitetut tiedot muuttuvat.

Käytännön tarkistuslista

Ennen kuin jätät ilmoituksen, varmista, että seuraavat asiat ovat valmiina:

• Varmista, onko organisaatiosi rekisteröitävä, poissuljettu vai vapautettu.
• Määritä, jätätkö alkuperäisen rekisteröinnin, uusimisen vai uusimattomuusilmoituksen.
• Kerää viimeisin liittovaltion veroilmoitus ja sitä vastaavat tilikauden tilinpäätökset.
• Valmistele BCO-10 tai muu vaadittu lomake.
• Varmista, onko BCO-23 tarpeen.
• Tarkista maksu vuotuisten bruttolahjoitustesi perusteella.
• Päätä, jätätkö ilmoituksen verkossa vai postitse.
• Pidä asiakirjasi yhdenmukaisina niin, että tilikauden päättymispäivä täsmää kaikissa asiakirjoissa.

Lopullinen yhteenveto

Pennsylvanian hyväntekeväisyysrekisteröinti on enemmän kuin pelkkä muodollisuus. Se on toistuva vaatimustenmukaisuusvelvoite, joka voi vaikuttaa organisaation oikeuteen kerätä varoja laillisesti osavaltiossa. Turvallisin lähestymistapa on varmistaa, onko organisaation rekisteröidyttävä, kerätä vaaditut talousasiakirjat ja jättää ilmoitus ajoissa oikeiden liiteasiakirjojen kanssa.

Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, yhdistyksille ja missiopohjaisille toimijoille, jotka aikovat pyytää lahjoituksia Pennsylvaniassa, BCO-10-prosessissa pysyminen auttaa välttämään seuraamuksia, pitämään varainhankinnan keskeytyksettä käynnissä ja säilyttämään yleisön luottamuksen.