Rejestracja organizacji charytatywnych w Pensylwanii: wymagania, zwolnienia i proces składania dokumentów

Rejestracja organizacji charytatywnych w Pensylwanii to obowiązek zgodności, który dotyczy wielu organizacji nonprofit i podmiotów prowadzących zbiórki, pozyskujących darowizny od mieszkańców Pensylwanii. Stanowe przepisy dotyczące pozyskiwania datków mają na celu ochronę darczyńców, zwiększenie przejrzystości oraz zapewnienie, że organizacje ujawniają kluczowe informacje finansowe i dotyczące ładu organizacyjnego przed rozpoczęciem i w trakcie działań fundraisingowych.

Jeśli Twoja organizacja planuje zbierać środki w Pensylwanii, najważniejsze pytanie jest proste: czy musisz się zarejestrować, kwalifikujesz się do wyłączenia lub zwolnienia, czy też powinieneś złożyć inny formularz ujawniający informacje? Odpowiedź zależy od tego, jak działa organizacja, czy płaci komukolwiek za pozyskiwanie darowizn, ile środków zbiera oraz czy należy do kategorii, którą Pensylwania traktuje inaczej.

Czego dotyczy rejestracja charytatywna w Pensylwanii

Pennsylvania Department of State, za pośrednictwem Bureau of Corporations and Charitable Organizations, administruje rejestracją organizacji charytatywnych oraz powiązanymi zgłoszeniami. Co do zasady organizacje, które proszą mieszkańców Pensylwanii o darowizny charytatywne, muszą się zarejestrować, chyba że spełniają określone warunki wyłączenia lub zwolnienia.

Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy zbiórka odbywa się pocztą, online, podczas wydarzeń czy z udziałem opłacanych specjalistów od pozyskiwania darowizn. Pensylwania wymaga również osobnej rejestracji profesjonalnych fundraiserów i doradców ds. fundraisingu, więc obowiązki organizacji charytatywnej stanowią tylko część całego obrazu zgodności.

Kto musi się zarejestrować

Co do zasady organizacja musi się zarejestrować przed rozpoczęciem pozyskiwania darowizn od mieszkańców Pensylwanii, jeśli korzysta z opłacanego pozyskiwania darowizn. Jeśli nikt nie otrzymuje wynagrodzenia za takie działania, wstępna rejestracja jest wymagana w ciągu 30 dni od momentu, gdy organizacja otrzyma ponad 25 000 USD w darowiznach brutto.

Warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:

• Próg opiera się na rocznych darowiznach brutto.
• Roczne darowizny brutto są ustalane na podstawie bezpośrednio poprzedzającego roku podatkowego organizacji.
• Kwota nie ogranicza się wyłącznie do darowizn z Pensylwanii.
• Jeśli do pozyskiwania darowizn w Pensylwanii wykorzystywany jest płatny fundraiser, pracownik lub inna wynagradzana osoba, rejestracja powinna być dokonana przed rozpoczęciem tych działań.

Jeżeli organizacja już działa i nagle przekroczy próg, nie należy czekać do następnego okresu składania dokumentów. Pensylwania wymaga, aby rejestracja była aktualna w momencie powstania obowiązku fundraisingowego.

Kto może kwalifikować się do wyłączenia lub zwolnienia

Niektóre organizacje mogą być wyłączone spod przepisów dotyczących rejestracji charytatywnej w Pensylwanii lub z nich zwolnione. To, czy organizacja się kwalifikuje, zależy od okoliczności i od stanowych kryteriów wyłączenia oraz zwolnienia.

Do często spotykanych kategorii, które mogą się kwalifikować, należą:

• Organizacje funkcjonariuszy organów ścigania, strażaków lub innych służb publicznego bezpieczeństwa, jeśli zbiórka nie przynosi korzyści nikomu spoza aktywnego członkostwa.
• Instytucje religijne oraz odrębne grupy lub korporacje stanowiące integralną część instytucji religijnej, jeżeli organizacja spełnia kryteria stanowe.
• Instytucje edukacyjne oraz niektóre stowarzyszenia pomocnicze, fundacje i grupy wsparcia bezpośrednio odpowiedzialne przed instytucjami edukacyjnymi.
• Szpitale i fundacje szpitalne regulowane przez Pennsylvania Department of Health lub Department of Public Welfare.
• Organizacje weteranów utworzone na podstawie prawa federalnego, ochotnicze straże pożarne, stowarzyszenia pogotowia ratunkowego, zespoły ratownicze oraz ich jednostki pomocnicze lub stowarzyszone, gdy fundraising prowadzony jest wyłącznie przez nieopłacanych wolontariuszy, członków lub podmioty stowarzyszone.
• Publiczne, nonprofit organizacje biblioteczne, które otrzymują pomoc stanową i miejską oraz składają coroczny raport finansowy do State Library System.
• Centra seniora i domy opieki, które spełniają stanowe kryteria nonprofit i fundraisingowe.
• Stowarzyszenia rodziców i nauczycieli lub organizacje uznane na podstawie notarialnego pisma od okręgu szkolnego.
• Korporacje ustanowione aktem Kongresu, które na mocy prawa federalnego muszą składać coroczny raport do Kongresu.
• Organizacje charytatywne otrzymujące roczne darowizny brutto w wysokości 25 000 USD lub mniej, o ile nie wynagradzają nikogo za pozyskiwanie darowizn.

Ponieważ rozróżnienie między wyłączeniem a zwolnieniem może wpływać na obowiązki sprawozdawcze, organizacje powinny potwierdzić właściwą kategorię, zanim uznają, że nie muszą się rejestrować.

Formularze, których możesz potrzebować

Pensylwania stosuje różne formularze w zależności od statusu organizacji i celu zgłoszenia.

Formularz	Cel
BCO-10	Charitable Organization Registration Statement do rejestracji początkowej i odnowienia
BCO-23	Formularz ujawnienia publicznego dla organizacji, które nie składają federalnego zeznania lub składają Form 990N, 990EZ albo 990PF
BCO-9	Wniosek o zatwierdzenie zwolnienia lub wyłączenia
BCO-2	Oświadczenie o nieodnawianiu

Jeśli Twoja organizacja jest organizacją charytatywną, która nie jest w inny sposób zobowiązana do rejestracji, może mimo to złożyć dokumenty dobrowolnie. Dobrowolne złożenie może być przydatne, gdy organizacja chce mieć przejrzysty publiczny zapis albo planuje rozpocząć zbiórki w późniejszym terminie.

Dokumenty wymagane do rejestracji

Kompletny pakiet rejestracyjny organizacji charytatywnej w Pensylwanii zwykle obejmuje:

• Prawidłowo wypełniony, podpisany i opatrzony datą formularz rejestracyjny BCO-10 z oryginalnymi podpisami.
• Podpisaną kopię federalnego formularza IRS Form 990, 990EZ, 990PF lub 990N za bezpośrednio poprzedzający koniec roku podatkowego, wraz z odpowiednimi załącznikami.
• Jeśli federalne zeznanie zostało podpisane elektronicznie, kopię strony z podpisem elektronicznym złożonej w IRS.
• Formularz ujawnienia publicznego Pensylwanii, BCO-23, jeśli organizacja nie składa federalnego Form 990 albo składa Form 990N, 990EZ lub 990PF.
• Sprawozdania finansowe za bezpośrednio poprzedzający koniec roku podatkowego.
• Dla podmiotów składających dokumenty po raz pierwszy: kopie federalnego listu potwierdzającego zwolnienie z podatku, dokumentów organizacyjnych, takich jak statut spółki lub akt założycielski, oraz regulaminu.
• Opłatę rejestracyjną płatną na rzecz Commonwealth of Pennsylvania.

Jedna ważna uwaga dotycząca federalnych dokumentów: nie należy przesyłać Schedule B, chyba że organizacja składa Form 990PF.

Poziomy opłat i wymagania dotyczące sprawozdań finansowych

Pensylwania wykorzystuje roczne darowizny brutto do określenia zarówno wysokości opłat, jak i poziomu wymaganego przeglądu sprawozdań finansowych. Przedziały opłat i progi dotyczące sprawozdań finansowych są powiązane, ale nie są identyczne.

Aktualny harmonogram opłat rejestracyjnych

Roczne darowizny brutto	Opłata rejestracyjna
Organizacje z sekcji 162.7(a)	15 USD
25 000 USD lub mniej	15 USD
25 001 USD do mniej niż 100 000 USD	100 USD
100 000 USD do mniej niż 500 000 USD	150 USD
Powyżej 500 000 USD	250 USD

Wymagania dotyczące sprawozdań finansowych

Roczne darowizny brutto	Wymagane sprawozdania finansowe
Organizacje z sekcji 162.7(a)	Brak
25 000 USD lub mniej	Sporządzone wewnętrznie, skompilowane, poddane przeglądowi lub audytowane
25 000 USD do mniej niż 100 000 USD	Sporządzone wewnętrznie, skompilowane, poddane przeglądowi lub audytowane
100 000 USD do mniej niż 250 000 USD	Skompilowane, poddane przeglądowi lub audytowane
250 000 USD do mniej niż 750 000 USD	Poddane przeglądowi lub audytowane
750 000 USD lub więcej	Audytowane

W przypadku sprawozdań sporządzonych wewnętrznie organizacja powinna być w stanie wykazać przychody, wydatki, saldo funduszy oraz rozdysponowanie nadwyżki netto. Sprawozdania skompilowane muszą zostać przygotowane przez niezależnego, licencjonowanego CPA lub public accountant zgodnie z odpowiednimi standardami zawodowymi. Przeglądy i audyty również muszą być przeprowadzane przez niezależnego, licencjonowanego CPA lub public accountant.

Jak złożyć dokumenty w Pensylwanii

Pensylwania oferuje zarówno składanie online, jak i pocztą, ale nie każdy formularz można złożyć elektronicznie.

Składanie online

Stanowy system Charities System obecnie przyjmuje:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Dla organizacji składających jeden z tych formularzy opcja online jest zazwyczaj najszybsza.

Składanie pocztą

Pozostałe formularze związane z rejestracją organizacji charytatywnych muszą zostać pobrane, wypełnione i wysłane pocztą lub dostarczone do Bureau of Corporations and Charitable Organizations w Harrisburgu.

Adres do korespondencji:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pensylwania nie przyjmuje zgłoszeń charytatywnych przesyłanych e-mailem.

Terminy odnowienia i deadline’y

Terminy odnowienia to jedno z najłatwiejszych miejsc popełnienia błędu, zwłaszcza jeśli organizacja zmienia rok podatkowy albo rozpoczyna fundraising w trakcie roku.

Najważniejsze terminy są następujące:

• Rejestracja początkowa jest wymagana przed rozpoczęciem opłacanego pozyskiwania darowizn albo w ciągu 30 dni od otrzymania ponad 25 000 USD w darowiznach brutto, gdy nikt nie jest wynagradzany za pozyskiwanie darowizn.
• Odnowienie musi zostać opatrzone stemplem pocztowym nie później niż 15. dnia jedenastego miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego organizacji.
• Termin odnowienia widnieje na certyfikacie rejestracji wydanym po zatwierdzeniu.
• Organizacje charytatywne muszą pisemnie powiadomić Bureau o każdej istotnej zmianie w złożonych informacjach w ciągu 30 dni od jej wystąpienia.

Pensylwania pobiera również opłatę za spóźnione złożenie w wysokości 25 USD za każdy miesiąc kalendarzowy lub jego część po terminie. Opłata ta wynika z ustawy i nie może zostać uchylona. Organizacje, które składają dokumenty dobrowolnie, nie podlegają opłatom za spóźnione złożenie.

Najczęstsze błędy przy składaniu dokumentów

Zgłoszenia charytatywne w Pensylwanii są proste, gdy proces jest już zrozumiany, ale kilka możliwych do uniknięcia błędów może opóźnić zatwierdzenie:

• Użycie przyszłego końca roku podatkowego lub takiego, który nie zgadza się z dokumentami potwierdzającymi.
• Pozostawienie pustych pól zamiast oznaczenia pozycji jako N/A.
• Brak właściwego federalnego zeznania lub formularza ujawnienia publicznego.
• Przesłanie Schedule B, gdy nie jest wymagany.
• Brak numeru certyfikatu na płatności za odnowienie.
• Założenie, że federalny status zwolnienia podatkowego automatycznie oznacza brak konieczności rejestracji w Pensylwanii.
• Czekanie ze złożeniem wstępnej rejestracji do momentu po rozpoczęciu opłacanego pozyskiwania darowizn.
• Niedotrzymanie 30-dniowego terminu na zgłoszenie istotnej zmiany w przypadku zmiany członków zarządu, adresu, struktury fundraisingu lub innych ujawnionych informacji.

Praktyczna lista kontrolna przed złożeniem

Przed złożeniem dokumentów przygotuj:

• Potwierdzenie, czy Twoja organizacja musi się zarejestrować, jest wyłączona czy zwolniona.
• Ustalenie, czy składasz rejestrację początkową, odnowienie czy oświadczenie o nieodnawianiu.
• Zgromadzenie najnowszego federalnego zeznania i odpowiadających mu sprawozdań finansowych za ten sam rok podatkowy.
• Przygotowanie formularza BCO-10 lub innego wymaganego dokumentu.
• Potwierdzenie, czy wymagany jest formularz BCO-23.
• Sprawdzenie opłaty na podstawie rocznych darowizn brutto.
• Wybór sposobu złożenia: online lub pocztą.
• Utrzymanie spójności dokumentacji tak, aby koniec roku podatkowego zgadzał się we wszystkich materiałach.

Najważniejszy wniosek

Rejestracja organizacji charytatywnych w Pensylwanii to coś więcej niż formalność. To cykliczny obowiązek zgodności, który może wpływać na legalną możliwość zbierania środków w tym stanie. Najbezpieczniejsze podejście to potwierdzić, czy organizacja musi się zarejestrować, zebrać wymagane dokumenty finansowe i złożyć wszystko na czas wraz z prawidłowymi załącznikami.

Dla nonprofit, stowarzyszeń i organizacji misyjnych, które planują pozyskiwać darowizny w Pensylwanii, wyprzedzające podejście do procesu BCO-10 pomaga uniknąć kar, utrzymać nieprzerwane działania fundraisingowe i zachować zaufanie publiczne.