Enregistrement caritatif en Pennsylvanie : exigences, exemptions et processus de dépôt

L’enregistrement caritatif en Pennsylvanie est une exigence de conformité qui touche de nombreux organismes sans but lucratif et organisations de collecte de fonds qui sollicitent des dons auprès de résidents de la Pennsylvanie. La loi de l’État sur les sollicitations caritatives vise à protéger les donateurs, à améliorer la transparence et à s’assurer que les organisations divulguent des renseignements financiers et de gouvernance essentiels avant et pendant leurs activités de financement.

Si votre organisation prévoit recueillir des fonds en Pennsylvanie, la question la plus importante est simple : devez-vous vous enregistrer, être admissible à une exclusion ou à une exemption, ou plutôt déposer un formulaire de divulgation connexe? La réponse dépend de la façon dont votre organisation fonctionne, de savoir si elle paie des personnes pour solliciter des dons, du montant qu’elle recueille et de la catégorie à laquelle la Pennsylvanie la rattache.

Ce que couvre l’enregistrement caritatif en Pennsylvanie

Le Department of State de Pennsylvanie, par l’intermédiaire du Bureau of Corporations and Charitable Organizations, administre l’enregistrement caritatif et les dépôts connexes. En général, les organisations qui sollicitent des dons caritatifs auprès de résidents de la Pennsylvanie doivent s’enregistrer, sauf si elles répondent à une exclusion ou à une exemption précise.

Cette règle s’applique peu importe que la collecte de fonds se fasse par la poste, en ligne, lors d’événements ou par l’entremise de professionnels de la sollicitation rémunérés. La Pennsylvanie exige aussi un enregistrement distinct pour les solliciteurs professionnels et les conseillers en collecte de fonds; les obligations de l’organisme de bienfaisance ne représentent donc qu’une partie du portrait de conformité.

Qui doit s’enregistrer

En règle générale, une organisation doit s’enregistrer avant de solliciter des contributions auprès de résidents de la Pennsylvanie si elle utilise de la sollicitation rémunérée. Si personne n’est rémunéré pour solliciter, l’enregistrement initial est exigé dans les 30 jours suivant le moment où l’organisation reçoit plus de 25 000 $ en contributions brutes.

Quelques précisions sont importantes :

• Le seuil est fondé sur les contributions annuelles brutes.
• Les contributions annuelles brutes sont calculées à partir de l’exercice financier immédiatement précédent de l’organisation.
• Le montant ne se limite pas aux dons provenant de la Pennsylvanie.
• Si un solliciteur rémunéré, un employé ou toute autre personne rémunérée est utilisé pour solliciter des dons en Pennsylvanie, l’enregistrement devrait être en place avant le début de cette activité.

Si votre organisation est déjà active et franchit soudainement un seuil, n’attendez pas la prochaine période de dépôt. La Pennsylvanie exige que l’enregistrement soit à jour lorsque l’obligation de collecte de fonds commence.

Qui peut être admissible à une exclusion ou à une exemption

Certaines organisations peuvent être exclues ou exemptées des règles d’enregistrement caritatif de la Pennsylvanie. L’admissibilité dépend des faits et des critères d’exclusion et d’exemption de l’État.

Les catégories courantes qui peuvent être admissibles comprennent :

• Les organisations de personnel policier, de pompiers ou d’autres intervenants en sécurité publique, lorsque la sollicitation ne profite à personne à l’extérieur du membership actif.
• Les institutions religieuses et les groupes ou sociétés distincts qui font partie intégrante d’une institution religieuse, si l’organisation respecte les critères de l’État.
• Les établissements d’enseignement et certains groupes auxiliaires, fondations et groupes de soutien directement responsables envers des établissements d’enseignement.
• Les hôpitaux et les fondations hospitalières réglementés par le Pennsylvania Department of Health ou le Department of Public Welfare.
• Les organisations d’anciens combattants autorisées en vertu de la loi fédérale, les compagnies de pompiers volontaires, les associations d’ambulance, les associations de secours et leurs auxiliaires ou affiliés, lorsque la collecte de fonds est menée uniquement par des bénévoles non rémunérés, des membres ou des affiliés.
• Les organisations de bibliothèques publiques à but non lucratif qui reçoivent une aide d’État et municipale et déposent un rapport financier annuel auprès du State Library System.
• Les centres pour personnes âgées et les foyers de soins infirmiers qui répondent aux critères sans but lucratif et de collecte de fonds de l’État.
• Les associations de parents et d’enseignants ou les organisations reconnues par une lettre notariée du district scolaire.
• Les sociétés créées par une loi du Congrès et tenues de faire rapport chaque année au Congrès en vertu de la loi fédérale.
• Les organismes de bienfaisance qui reçoivent des contributions nationales brutes de 25 000 $ ou moins par année, à condition qu’ils ne rémunèrent personne pour solliciter des contributions.

Parce que la distinction entre une exclusion et une exemption peut avoir une incidence sur les obligations de dépôt, les organisations devraient vérifier la catégorie avant d’assumer qu’elles sont dispensées de l’enregistrement.

Formulaires dont vous pourriez avoir besoin

La Pennsylvanie utilise différents formulaires selon le statut de l’organisation et la raison du dépôt.

Si votre organisation est un organisme de bienfaisance qui n’est pas autrement tenue de s’enregistrer, elle peut tout de même produire un dépôt volontaire. Un dépôt volontaire peut être utile lorsqu’une organisation souhaite un dossier public clair ou prévoit commencer à solliciter plus tard.

Documents requis pour l’enregistrement

Un dossier complet d’enregistrement caritatif en Pennsylvanie comprend habituellement les éléments suivants :

• Une déclaration d’enregistrement BCO-10 correctement remplie, signée et datée, avec des signatures originales.
• Une copie signée de la déclaration IRS Form 990, 990EZ, 990PF ou 990N de l’organisation pour la fin de l’exercice financier immédiatement précédent, ainsi que les annexes applicables.
• Si la déclaration fédérale a été signée électroniquement, une copie de la page de signature électronique déposée auprès de l’IRS.
• Le formulaire de divulgation publique de la Pennsylvanie, BCO-23, si l’organisation ne produit pas le formulaire fédéral 990 ou produit le Form 990N, 990EZ ou 990PF.
• Des états financiers pour la fin de l’exercice financier immédiatement précédent.
• Pour les nouveaux inscrits, des copies de la lettre d’exemption de l’IRS, des documents constitutifs comme les statuts constitutifs ou la charte, ainsi que les règlements administratifs.
• Les frais d’enregistrement payables au Commonwealth of Pennsylvania.

Une note importante sur le dépôt fédéral : l’annexe B ne doit pas être envoyée, sauf si l’organisation produit le Form 990PF.

Niveaux de frais et exigences relatives aux états financiers

La Pennsylvanie utilise les contributions annuelles brutes pour déterminer à la fois les frais de dépôt et le niveau d’examen requis pour les états financiers. Les tranches de frais et les seuils d’examen financier sont liés, mais ils ne sont pas identiques.

Barème actuel des frais d’enregistrement

Exigences relatives aux états financiers

Pour des états préparés à l’interne, l’organisation devrait être en mesure de démontrer les revenus, les dépenses, les soldes des fonds et l’affectation du produit net. Les états compilés doivent être préparés par un CPA ou un comptable public indépendant et autorisé, conformément aux normes professionnelles applicables. Les examens et les vérifications doivent également être effectués par un CPA ou un comptable public indépendant et autorisé.

Comment déposer en Pennsylvanie

La Pennsylvanie offre le dépôt en ligne et par la poste, mais tous les formulaires ne peuvent pas être déposés électroniquement.

Dépôt en ligne

Le système Charities System de l’État accepte actuellement :

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Pour les organisations qui déposent l’un de ces formulaires, la soumission en ligne est généralement l’option la plus rapide.

Dépôt par la poste

Les autres formulaires d’enregistrement liés aux organismes de bienfaisance doivent être téléchargés, remplis puis envoyés par la poste ou livrés au Bureau of Corporations and Charitable Organizations à Harrisburg.

L’adresse postale est :

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

La Pennsylvanie n’accepte pas les dépôts d’organismes de bienfaisance par courriel.

Calendrier de renouvellement et échéances

Le calendrier de renouvellement est l’une des sources d’erreurs les plus fréquentes, surtout si votre organisation change d’exercice financier ou commence à faire de la collecte de fonds en cours d’année.

Voici les principales échéances :

• L’enregistrement initial est exigé avant le début de la sollicitation rémunérée, ou dans les 30 jours suivant la réception de plus de 25 000 $ en contributions brutes lorsqu’aucune personne n’est rémunérée pour solliciter.
• Le renouvellement doit être oblitéré au plus tard le 15e jour du 11e mois suivant la fin de l’exercice financier de l’organisation.
• La date d’échéance du renouvellement figure sur le certificat d’enregistrement délivré après l’approbation.
• Les organismes de bienfaisance doivent aviser le Bureau par écrit de tout changement important aux renseignements déposés dans les 30 jours suivant ce changement.

La Pennsylvanie impose aussi des frais de retard de 25 $ pour chaque mois civil, ou partie de mois, suivant la date d’échéance. Ces frais sont prévus par la loi et ne peuvent pas être supprimés. Les organisations qui déposent volontairement ne sont pas assujetties aux frais de retard.

Erreurs courantes à éviter

Les dépôts caritatifs en Pennsylvanie sont simples une fois le processus compris, mais quelques erreurs évitables peuvent retarder l’approbation :

• Utiliser une fin d’exercice future ou une fin d’exercice qui ne correspond pas aux documents justificatifs.
• Laisser des champs vides au lieu d’indiquer N/A.
• Oublier d’inclure la déclaration IRS ou le formulaire de divulgation publique approprié.
• Envoyer l’annexe B alors qu’elle n’est pas requise.
• Omettre le numéro de certificat sur un paiement de renouvellement.
• Supposer que le statut d’exemption fédéral signifie automatiquement qu’un enregistrement en Pennsylvanie n’est pas nécessaire.
• Attendre après le début de la sollicitation rémunérée pour déposer l’enregistrement initial.
• Manquer la fenêtre de mise à jour des changements importants après un changement d’administrateurs, d’adresse, de structure de collecte de fonds ou d’autres renseignements déposés.

Liste de vérification pratique du dépôt

Avant de déposer, assurez-vous d’avoir ce qui suit :

• Confirmer si votre organisation doit s’enregistrer, est exclue ou est exemptée.
• Déterminer s’il s’agit d’un enregistrement initial, d’un renouvellement ou d’une non-renouvellement.
• Rassembler la plus récente déclaration fédérale et les états financiers correspondants pour le même exercice.
• Préparer le BCO-10 ou tout autre formulaire exigé.
• Confirmer si un BCO-23 est requis.
• Vérifier les frais en fonction de vos contributions annuelles brutes.
• Décider si vous déposerez en ligne ou par la poste.
• Garder vos dossiers cohérents afin que la fin d’exercice corresponde dans tous les documents.

Conclusion

L’enregistrement caritatif en Pennsylvanie est plus qu’une simple formalité. C’est une obligation de conformité récurrente qui peut avoir une incidence sur la capacité d’une organisation à recueillir légalement des fonds dans l’État. L’approche la plus prudente consiste à confirmer si votre organisation doit s’enregistrer, à réunir les dossiers financiers requis et à déposer à temps avec les documents justificatifs appropriés.

Pour les organismes sans but lucratif, les associations et les organisations axées sur une mission qui prévoient solliciter des dons en Pennsylvanie, rester à l’avance du processus BCO-10 aide à éviter les pénalités, à maintenir la continuité de la collecte de fonds et à préserver la confiance du public.