Pendaftaran Amal Pennsylvania: Persyaratan, Pengecualian, dan Proses Pengajuan

Pendaftaran amal Pennsylvania adalah persyaratan kepatuhan yang memengaruhi banyak organisasi nirlaba dan organisasi penggalangan dana yang meminta donasi dari penduduk Pennsylvania. Undang-undang permintaan sumbangan amal di negara bagian ini dirancang untuk membantu melindungi donor, meningkatkan transparansi, dan memastikan organisasi mengungkapkan informasi keuangan dan tata kelola utama sebelum dan selama aktivitas penggalangan dana.

Jika organisasi Anda berencana mengumpulkan dana di Pennsylvania, pertanyaan terpentingnya sederhana: apakah Anda perlu mendaftar, memenuhi syarat untuk pengecualian atau pembebasan, atau justru mengajukan formulir pengungkapan terkait? Jawabannya bergantung pada cara organisasi Anda beroperasi, apakah Anda membayar seseorang untuk meminta sumbangan, berapa banyak dana yang dihimpun, dan apakah organisasi Anda termasuk dalam kategori yang diperlakukan berbeda oleh Pennsylvania.

Apa yang dicakup oleh pendaftaran amal Pennsylvania

Pennsylvania Department of State, melalui Bureau of Corporations and Charitable Organizations, mengelola pendaftaran amal dan pengajuan terkait. Secara umum, organisasi yang meminta donasi amal dari penduduk Pennsylvania harus mendaftar kecuali mereka memenuhi pengecualian atau pembebasan tertentu.

Aturan itu berlaku baik penggalangan dana dilakukan melalui surat, daring, acara, maupun melalui tenaga profesional berbayar yang melakukan permintaan sumbangan. Pennsylvania juga mewajibkan pendaftaran terpisah untuk professional solicitors dan fundraising counsel, sehingga kewajiban organisasi amal hanyalah satu bagian dari keseluruhan kepatuhan.

Siapa yang wajib mendaftar

Sebagai aturan umum, suatu organisasi harus mendaftar sebelum meminta kontribusi dari penduduk Pennsylvania jika organisasi tersebut menggunakan permintaan sumbangan yang dibayar. Jika tidak ada pihak yang dibayar untuk melakukan permintaan sumbangan, pendaftaran awal harus diajukan dalam waktu 30 hari setelah organisasi menerima lebih dari $25.000 kontribusi kotor.

Beberapa hal penting perlu diperhatikan:

• Ambang batas didasarkan pada kontribusi kotor tahunan.
• Kontribusi kotor tahunan dihitung menggunakan tahun fiskal sebelumnya yang paling baru.
• Jumlah tersebut tidak terbatas pada donasi yang berasal dari Pennsylvania saja.
• Jika seorang paid solicitor, karyawan, atau pihak lain yang diberi kompensasi digunakan untuk meminta donasi di Pennsylvania, pendaftaran harus sudah berlaku sebelum aktivitas itu dimulai.

Jika organisasi Anda sudah aktif dan tiba-tiba melewati ambang batas, jangan menunggu hingga musim pengajuan berikutnya. Pennsylvania mensyaratkan pendaftaran tetap berlaku saat kewajiban penggalangan dana dimulai.

Siapa yang dapat memenuhi syarat untuk pengecualian atau pembebasan

Beberapa organisasi dapat dikecualikan atau dibebaskan dari aturan pendaftaran amal Pennsylvania. Apakah suatu organisasi memenuhi syarat bergantung pada fakta kasus dan pada kriteria pengecualian serta pembebasan negara bagian.

Kategori umum yang mungkin memenuhi syarat meliputi:

• Organisasi personel penegak hukum, pemadam kebakaran, atau personel keselamatan publik lainnya, jika penggalangan tidak memberi manfaat kepada siapa pun di luar keanggotaan aktif.
• Lembaga keagamaan dan kelompok atau badan terpisah yang menjadi bagian integral dari lembaga keagamaan, jika organisasi memenuhi kriteria negara bagian.
• Lembaga pendidikan dan asosiasi pendukung, yayasan, serta kelompok penunjang tertentu yang secara langsung berada di bawah tanggung jawab lembaga pendidikan.
• Rumah sakit dan yayasan rumah sakit yang diatur oleh Pennsylvania Department of Health atau Department of Public Welfare.
• Organisasi veteran yang disewa berdasarkan hukum federal, perusahaan pemadam kebakaran sukarela, asosiasi ambulans, asosiasi regu penyelamat, serta afiliasi atau entitas pendukungnya, apabila penggalangan dana dilakukan hanya oleh sukarelawan, anggota, atau afiliasi yang tidak dibayar.
• Organisasi perpustakaan publik nirlaba yang menerima bantuan negara bagian dan kota serta mengajukan laporan fiskal tahunan ke State Library System.
• Pusat warga lanjut usia dan panti jompo yang memenuhi kriteria nirlaba dan penggalangan dana negara bagian.
• Parent-teacher associations atau organisasi yang diakui melalui surat notaris dari distrik sekolah.
• Korporasi yang dibentuk berdasarkan undang-undang Kongres dan wajib melaporkan setiap tahun kepada Kongres menurut hukum federal.
• Organisasi amal yang menerima kontribusi nasional kotor sebesar $25.000 atau kurang per tahun, selama mereka tidak memberi kompensasi kepada siapa pun untuk meminta kontribusi.

Karena perbedaan antara exclusion dan exemption dapat memengaruhi kewajiban pengajuan, organisasi harus memverifikasi kategorinya sebelum berasumsi bahwa mereka bebas dari pendaftaran.

Formulir yang mungkin Anda perlukan

Pennsylvania menggunakan formulir yang berbeda tergantung pada status organisasi dan tujuan pengajuan.

Formulir	Tujuan
BCO-10	Charitable Organization Registration Statement untuk pendaftaran awal dan perpanjangan
BCO-23	Formulir pengungkapan publik untuk organisasi yang tidak mengajukan laporan federal atau yang mengajukan Form 990N, 990EZ, atau 990PF
BCO-9	Permohonan persetujuan pengecualian atau pembebasan
BCO-2	Pernyataan tidak memperpanjang

Jika organisasi Anda adalah amal yang sebenarnya tidak diwajibkan mendaftar, organisasi tetap dapat mengajukan secara sukarela. Pengajuan sukarela bisa berguna ketika organisasi ingin memiliki catatan publik yang jelas atau memperkirakan akan mulai melakukan penggalangan dana nanti.

Dokumen yang diperlukan untuk pendaftaran

Paket pendaftaran amal Pennsylvania yang lengkap biasanya mencakup hal-hal berikut:

• BCO-10 yang diisi dengan benar, ditandatangani, dan diberi tanggal, dengan tanda tangan asli.
• Salinan Form 990, 990EZ, 990PF, atau 990N IRS yang telah ditandatangani untuk akhir tahun fiskal sebelumnya yang paling baru, beserta jadwal yang berlaku.
• Jika laporan federal ditandatangani secara elektronik, salinan halaman tanda tangan elektronik yang disampaikan ke IRS.
• Formulir pengungkapan publik Pennsylvania, BCO-23, jika organisasi tidak mengajukan Form 990 federal atau mengajukan Form 990N, 990EZ, atau 990PF.
• Laporan keuangan untuk akhir tahun fiskal sebelumnya yang paling baru.
• Untuk pendaftar awal, salinan surat pengecualian IRS, dokumen organisasi seperti articles of incorporation atau charter, dan bylaws.
• Biaya pendaftaran yang dibayarkan kepada Commonwealth of Pennsylvania.

Satu catatan penting terkait pengajuan federal: Schedule B tidak boleh dikirim kecuali organisasi mengajukan Form 990PF.

Tingkat biaya dan persyaratan laporan keuangan

Pennsylvania menggunakan kontribusi kotor tahunan untuk menentukan baik biaya pengajuan maupun tingkat pemeriksaan laporan keuangan yang diperlukan. Braket biaya dan ambang batas laporan keuangan saling terkait, tetapi tidak identik.

Jadwal biaya pendaftaran saat ini

Kontribusi kotor tahunan	Biaya pendaftaran
Organisasi Section 162.7(a)	$15
$25.000 atau kurang	$15
$25.001 hingga kurang dari $100.000	$100
$100.000 hingga kurang dari $500.000	$150
Lebih dari $500.000	$250

Persyaratan laporan keuangan

Kontribusi kotor tahunan	Laporan keuangan yang diperlukan
Organisasi Section 162.7(a)	Tidak ada
$25.000 atau kurang	Disusun secara internal, disusun dalam bentuk compilation, review, atau audit
$25.000 hingga kurang dari $100.000	Disusun secara internal, disusun dalam bentuk compilation, review, atau audit
$100.000 hingga kurang dari $250.000	Compilation, review, atau audit
$250.000 hingga kurang dari $750.000	Review atau audit
$750.000 atau lebih	Audit

Untuk laporan yang disusun secara internal, organisasi harus dapat menunjukkan pendapatan, beban, saldo dana, dan penggunaan hasil bersih. Laporan compilation harus disusun oleh CPA berlisensi atau public accountant independen sesuai standar profesional yang berlaku. Review dan audit juga harus dilakukan oleh CPA berlisensi atau public accountant independen.

Cara mengajukan di Pennsylvania

Pennsylvania menyediakan pengajuan daring dan melalui pos, tetapi tidak semua formulir dapat diajukan secara elektronik.

Pengajuan daring

Charities System milik negara bagian saat ini menerima:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Bagi organisasi yang mengajukan salah satu formulir tersebut, pengajuan daring biasanya merupakan opsi tercepat.

Pengajuan melalui pos

Formulir pendaftaran amal lainnya harus diunduh, diisi, lalu dikirim melalui pos atau diantar ke Bureau of Corporations and Charitable Organizations di Harrisburg.

Alamat suratnya adalah:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania tidak menerima pengajuan amal melalui email.

Waktu perpanjangan dan tenggat

Waktu perpanjangan adalah salah satu area yang paling mudah menimbulkan kesalahan, terutama jika organisasi Anda mengubah tahun fiskal atau mulai menggalang dana di pertengahan tahun.

Berikut tenggat utamanya:

• Pendaftaran awal diwajibkan sebelum compensated solicitation dimulai, atau dalam waktu 30 hari setelah menerima lebih dari $25.000 kontribusi kotor ketika tidak ada seorang pun yang dibayar untuk melakukan permintaan sumbangan.
• Perpanjangan harus diberi cap pos paling lambat hari ke-15 dari bulan ke-11 setelah penutupan tahun fiskal organisasi.
• Tanggal jatuh tempo perpanjangan tercantum pada certificate of registration yang diterbitkan setelah persetujuan.
• Organisasi amal harus memberi tahu Bureau secara tertulis atas setiap perubahan material pada informasi yang diajukan dalam waktu 30 hari setelah perubahan terjadi.

Pennsylvania juga mengenakan biaya keterlambatan sebesar $25 untuk setiap bulan kalender atau bagian dari bulan setelah tanggal jatuh tempo. Biaya tersebut diatur oleh undang-undang dan tidak dapat dihapuskan. Organisasi yang mengajukan secara sukarela tidak dikenai biaya keterlambatan.

Kesalahan pengajuan umum yang perlu dihindari

Pengajuan amal Pennsylvania cukup sederhana setelah prosesnya dipahami, tetapi beberapa kesalahan yang dapat dihindari bisa menunda persetujuan:

• Menggunakan akhir tahun fiskal di masa depan atau akhir tahun fiskal yang tidak sesuai dengan dokumen pendukung.
• Membiarkan kolom kosong pada formulir alih-alih menandai item sebagai N/A.
• Lupa menyertakan laporan IRS atau formulir pengungkapan publik yang benar.
• Mengirim Schedule B padahal tidak diperlukan.
• Tidak mencantumkan nomor sertifikat pada pembayaran perpanjangan.
• Mengira status bebas pajak federal otomatis berarti pendaftaran Pennsylvania tidak diperlukan.
• Menunggu sampai setelah compensated solicitation dimulai untuk mengajukan pendaftaran awal.
• Melewatkan jendela pembaruan perubahan material setelah perubahan pada pejabat, alamat, struktur penggalangan dana, atau informasi lain yang diajukan.

Daftar periksa praktis sebelum mengajukan

Sebelum mengajukan, pastikan Anda telah menyiapkan hal-hal berikut:

• Pastikan apakah organisasi Anda wajib mendaftar, dikecualikan, atau dibebaskan.
• Tentukan apakah Anda mengajukan pendaftaran awal, perpanjangan, atau non-renewal.
• Kumpulkan laporan federal paling baru dan laporan keuangan yang sesuai dengan tahun fiskal tersebut.
• Siapkan BCO-10 atau formulir lain yang diwajibkan.
• Pastikan apakah BCO-23 diperlukan.
• Verifikasi biaya berdasarkan kontribusi kotor tahunan Anda.
• Tentukan apakah akan mengajukan secara daring atau melalui pos.
• Jaga agar catatan Anda selaras sehingga akhir tahun fiskal konsisten di semua dokumen.

Kesimpulan akhir

Pendaftaran amal Pennsylvania lebih dari sekadar formalitas. Ini adalah kewajiban kepatuhan berulang yang dapat memengaruhi kemampuan organisasi untuk mengumpulkan dana secara legal di negara bagian tersebut. Pendekatan paling aman adalah memastikan apakah organisasi Anda wajib mendaftar, mengumpulkan catatan keuangan yang diperlukan, dan mengajukan tepat waktu dengan dokumen pendukung yang benar.

Bagi organisasi nirlaba, asosiasi, dan organisasi berbasis misi yang berencana meminta donasi di Pennsylvania, tetap selangkah lebih maju dari proses BCO-10 membantu menghindari penalti, menjaga penggalangan dana tetap berjalan, dan mempertahankan kepercayaan publik.