Pennsylvania veldedig registrering: krav, unntak og innsendingsprosess

Pennsylvania veldedig registrering er et etterlevelseskrav som berører mange ideelle organisasjoner og innsamlingsorganisasjoner som ber om donasjoner fra innbyggere i Pennsylvania. Statens lovgivning om veldedig innsamling er utformet for å beskytte givere, øke åpenheten og sikre at organisasjoner opplyser om sentral økonomisk og styringsrelatert informasjon før og under innsamlingsaktivitet.

Hvis organisasjonen din planlegger å samle inn penger i Pennsylvania, er det viktigste spørsmålet enkelt: må dere registrere dere, kvalifisere for en utelukkelse eller et unntak, eller sende inn et tilhørende opplysningsskjema i stedet? Svaret avhenger av hvordan organisasjonen opererer, om den betaler noen for å verve gaver, hvor mye den samler inn, og om den faller inn under en kategori Pennsylvania behandler annerledes.

Hva Pennsylvania veldedig registrering omfatter

Pennsylvania Department of State, gjennom Bureau of Corporations and Charitable Organizations, administrerer veldedig registrering og tilhørende innleveringer. Generelt må organisasjoner som ber om veldedige donasjoner fra innbyggere i Pennsylvania registrere seg, med mindre de oppfyller en spesifikk utelukkelse eller et unntak.

Denne regelen gjelder enten innsamlingen skjer per post, på nett, gjennom arrangementer eller gjennom betalte innsamlingsprofesjonelle. Pennsylvania krever også separat registrering for profesjonelle innsamlere og innsamlingsrådgivere, så den veldedige organisasjonens plikter er bare én del av etterlevelsesbildet.

Hvem som må registrere seg

Som en generell regel må en organisasjon registrere seg før den ber om bidrag fra innbyggere i Pennsylvania hvis den bruker lønnet innsamling. Hvis ingen mottar kompensasjon for å verve gaver, kreves den første registreringen innen 30 dager etter at organisasjonen mottar mer enn 25 000 dollar i brutto bidrag.

Noen detaljer er viktige her:

• Terskelen er basert på brutto årlige bidrag.
• Brutto årlige bidrag måles ved å bruke organisasjonens umiddelbart foregående regnskapsår.
• Beløpet er ikke begrenset til donasjoner fra Pennsylvania.
• Hvis en betalt innsamlingsaktør, ansatt eller annen kompensert person brukes til å verve donasjoner i Pennsylvania, bør registreringen være på plass før aktiviteten starter.

Hvis organisasjonen din allerede er aktiv og plutselig passerer en terskel, må du ikke vente til neste innleveringssesong. Pennsylvania krever at registreringen er gyldig når innsamlingsplikten begynner.

Hvem som kan kvalifisere for en utelukkelse eller et unntak

Noen organisasjoner kan være utelukket fra eller unntatt fra Pennsylvanias regler om veldedig registrering. Om en organisasjon kvalifiserer, avhenger av fakta og av statens kriterier for utelukkelse og unntak.

Vanlige kategorier som kan kvalifisere inkluderer:

• Organisasjoner for politipersonell, brannpersonell eller annet personell innen offentlig sikkerhet, dersom innsamlingen ikke gagner noen utenfor den aktive medlemsmassen.
• Trossamfunn og separate grupper eller selskaper som utgjør en integrert del av et trossamfunn, dersom organisasjonen oppfyller statens kriterier.
• Utdanningsinstitusjoner og visse støtteforeninger, stiftelser og støttegrupper som er direkte ansvarlige overfor utdanningsinstitusjoner.
• Sykehus og sykehusstiftelser regulert av Pennsylvania Department of Health eller Department of Public Welfare.
• Veteranorganisasjoner chartret etter føderal lov, frivillige brannvesen, ambulansforeninger, redningslag og deres hjelpeorganisasjoner eller tilknyttede enheter, når innsamlingen bare utføres av ulønnede frivillige, medlemmer eller tilknyttede personer.
• Offentlige, ideelle biblioteksorganisasjoner som mottar statlig og kommunal støtte og leverer en årlig økonomirapport til State Library System.
• Seniorentre og sykehjem som oppfyller statens krav til ideell status og innsamling.
• Foreldreutvalg eller organisasjoner som er anerkjent gjennom et notarisert brev fra skoledistriktet.
• Selskaper opprettet ved en kongresslov og som må rapportere årlig til Kongressen etter føderal lov.
• Veldedige organisasjoner som mottar brutto nasjonale bidrag på 25 000 dollar eller mindre årlig, så lenge de ikke betaler noen for å verve bidrag.

Fordi forskjellen mellom en utelukkelse og et unntak kan påvirke innleveringspliktene, bør organisasjoner verifisere kategorien før de antar at de er fritatt fra registrering.

Skjemaer du kan trenge

Pennsylvania bruker ulike skjemaer avhengig av organisasjonens status og formålet med innleveringen.

Hvis organisasjonen din er en veldedig organisasjon som ellers ikke er pålagt å registrere seg, kan den fortsatt registrere seg frivillig. Frivillig innlevering kan være nyttig når en organisasjon ønsker en tydelig offentlig registrering eller forventer å begynne å verve senere.

Dokumenter som kreves for registrering

En komplett registreringspakke for veldedig registrering i Pennsylvania inkluderer vanligvis følgende:

• Et korrekt utfylt, signert og datert BCO-10 registreringsskjema med originale signaturer.
• En signert kopi av organisasjonens IRS-skjema 990, 990EZ, 990PF eller 990N for det umiddelbart foregående regnskapsåret, samt relevante vedlegg.
• Hvis den føderale skattemeldingen ble signert elektronisk, en kopi av den elektroniske signatursiden som ble levert til IRS.
• Pennsylvanias offentlige opplysningsskjema, BCO-23, hvis organisasjonen ikke leverer et føderalt skjema 990 eller leverer skjema 990N, 990EZ eller 990PF.
• Regnskapsrapporter for det umiddelbart foregående regnskapsåret.
• For førstegangsregistrerte, kopier av IRS' fritaksbrev, organisasjonsdokumenter som vedtekter eller charter, og interne vedtekter.
• Registreringsgebyret betalt til Commonwealth of Pennsylvania.

Et viktig føderalt notat om innsending: Schedule B skal ikke sendes inn med mindre organisasjonen leverer skjema 990PF.

Gebyrnivåer og krav til regnskapsrapporter

Pennsylvania bruker brutto årlige bidrag til å fastsette både innleveringsgebyrer og nivået på revisjon eller gjennomgang av regnskapsrapporter. Gebyrtrinnene og tersklene for regnskapsrapporter er beslektede, men de er ikke identiske.

Gjeldende gebyrskala for registrering

Krav til regnskapsrapporter

For internt utarbeidede rapporter bør organisasjonen kunne vise inntekter, utgifter, fondsbalanser og disponeringen av nettoinntektene. Satt opp-rapporter må utarbeides av en uavhengig autorisert CPA eller offentlig regnskapsfører i samsvar med gjeldende profesjonelle standarder. Gjennomganger og revisjoner må også utføres av en uavhengig autorisert CPA eller offentlig regnskapsfører.

Hvordan sende inn i Pennsylvania

Pennsylvania tilbyr både nettinnsending og innsending per post, men ikke alle skjemaer kan sendes elektronisk.

Nettinnsending

Statens Charities System godtar for øyeblikket:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

For organisasjoner som leverer ett av disse skjemaene, er nettinnsending vanligvis det raskeste alternativet.

Innsending per post

Andre registreringsskjemaer knyttet til veldedighet må lastes ned, fylles ut og sendes per post eller leveres til Bureau of Corporations and Charitable Organizations i Harrisburg.

Postadressen er:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania godtar ikke veldedige innleveringer per e-post.

Fornyelse og frister

Fornyelsestidspunkt er et av de letteste stedene å gjøre feil, spesielt hvis organisasjonen endrer regnskapsår eller starter innsamling midt i året.

Her er de viktigste fristene:

• Første registrering kreves før lønnet innsamling starter, eller innen 30 dager etter at mer enn 25 000 dollar i brutto bidrag er mottatt når ingen får betalt for å verve.
• Fornyelse må være poststemplet senest den 15. dagen i den ellevte måneden etter utgangen av organisasjonens regnskapsår.
• Forfallsdatoen for fornyelse står på registreringssertifikatet som utstedes etter godkjenning.
• Veldedige organisasjoner må skriftlig varsle Bureau om enhver vesentlig endring i innsendt informasjon innen 30 dager etter at endringen oppstår.

Pennsylvania krever også et forsinkelsesgebyr på 25 dollar for hver påbegynte kalendermåned etter forfallsdatoen. Dette gebyret er lovfestet og kan ikke ettergis. Organisasjoner som leverer frivillig, er ikke underlagt forsinkelsesgebyrer.

Vanlige feil du bør unngå

Pennsylvania-innleveringer for veldedige organisasjoner er enkle når prosessen først er forstått, men noen unngåelige feil kan forsinke godkjenningen:

• Å bruke en fremtidig regnskapsårsavslutning eller en regnskapsårsavslutning som ikke stemmer med støttedokumentene.
• Å la felter stå tomme i stedet for å merke dem N/A.
• Å glemme å legge ved riktig IRS-skjema eller offentlig opplysningsskjema.
• Å sende inn Schedule B når det ikke kreves.
• Å unnlate å oppgi sertifikatnummeret på en fornyelsesbetaling.
• Å anta at føderal skattefritaksstatus automatisk betyr at registrering i Pennsylvania ikke er nødvendig.
• Å vente med å sende inn den første registreringen til etter at lønnet innsamling har startet.
• Å gå glipp av fristen for oppdatering av vesentlige endringer i styremedlemmer, adresse, innsamlingsstruktur eller annen innsendt informasjon.

Praktisk sjekkliste for innsending

Før du sender inn, må du sørge for at du har følgende klart:

• Bekreft om organisasjonen din er registreringspliktig, utelukket eller unntatt.
• Avgjør om du sender inn en første registrering, fornyelse eller ikke-fornyelse.
• Samle den nyeste føderale skattemeldingen og de tilsvarende regnskapsrapportene for samme regnskapsår.
• Forbered BCO-10 eller andre påkrevde skjemaer.
• Bekreft om en BCO-23 er påkrevd.
• Kontroller gebyret basert på brutto årlige bidrag.
• Bestem om du vil sende inn på nett eller per post.
• Hold dokumentene dine samordnet slik at regnskapsårets slutt er den samme i alle dokumenter.

Hovedpoeng

Pennsylvania veldedig registrering er mer enn en formalitet. Det er en løpende etterlevelsesplikt som kan påvirke en organisasjons evne til å samle inn penger lovlig i staten. Den sikreste tilnærmingen er å bekrefte om organisasjonen må registrere seg, samle de nødvendige økonomiske dokumentene og levere i tide med riktig støttedokumentasjon.

For ideelle organisasjoner, foreninger og formålsdrevne organisasjoner som planlegger å be om donasjoner i Pennsylvania, bidrar det til å holde seg foran BCO-10-prosessen for å unngå gebyrer, holde innsamlingen uavbrutt og bevare offentlig tillit.