Εγγραφή φιλανθρωπικών οργανισμών στην Πενσυλβάνια: Απαιτήσεις, εξαιρέσεις και διαδικασία υποβολής

Η εγγραφή φιλανθρωπικών οργανισμών στην Πενσυλβάνια είναι μια υποχρέωση συμμόρφωσης που επηρεάζει πολλούς μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και οργανισμούς συγκέντρωσης πόρων που ζητούν δωρεές από κατοίκους της Πενσυλβάνια. Η νομοθεσία της πολιτείας για τη φιλανθρωπική προσέλκυση δωρεών έχει σχεδιαστεί για να προστατεύει τους δωρητές, να βελτιώνει τη διαφάνεια και να διασφαλίζει ότι οι οργανισμοί αποκαλύπτουν βασικές οικονομικές και διοικητικές πληροφορίες πριν και κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων συγκέντρωσης πόρων.

Αν ο οργανισμός σας σκοπεύει να συγκεντρώσει χρήματα στην Πενσυλβάνια, το σημαντικότερο ερώτημα είναι απλό: πρέπει να εγγραφείτε, να πληροίτε προϋποθέσεις για εξαίρεση ή απαλλαγή, ή να υποβάλετε αντί αυτού μια σχετική δήλωση γνωστοποίησης; Η απάντηση εξαρτάται από τον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού σας, από το αν πληρώνει κάποιον για να προσελκύει δωρεές, από το πόσα συγκεντρώνει και από το αν εμπίπτει σε κατηγορία που η Πενσυλβάνια αντιμετωπίζει διαφορετικά.

Τι καλύπτει η εγγραφή φιλανθρωπικών οργανισμών στην Πενσυλβάνια

Το Τμήμα Πολιτείας της Πενσυλβάνια, μέσω του Bureau of Corporations and Charitable Organizations, διαχειρίζεται την εγγραφή φιλανθρωπικών οργανισμών και τις σχετικές υποβολές. Γενικά, οι οργανισμοί που ζητούν φιλανθρωπικές δωρεές από κατοίκους της Πενσυλβάνια πρέπει να εγγραφούν, εκτός αν πληρούν συγκεκριμένη εξαίρεση ή απαλλαγή.

Ο κανόνας αυτός ισχύει είτε η συγκέντρωση πόρων γίνεται μέσω ταχυδρομείου, διαδικτυακά, σε εκδηλώσεις, είτε μέσω αμειβόμενων επαγγελματιών προσέλκυσης δωρεών. Η Πενσυλβάνια απαιτεί επίσης ξεχωριστή εγγραφή για επαγγελματίες προσέλκυσης δωρεών και συμβούλους συγκέντρωσης πόρων, οπότε οι υποχρεώσεις του ίδιου του φιλανθρωπικού οργανισμού αποτελούν μόνο ένα μέρος της εικόνας συμμόρφωσης.

Ποιοι πρέπει να εγγραφούν

Γενικά, ένας οργανισμός πρέπει να εγγραφεί πριν ζητήσει συνεισφορές από κατοίκους της Πενσυλβάνια, αν χρησιμοποιεί αμειβόμενη προσέλκυση. Αν κανείς δεν αμείβεται για να προσελκύει δωρεές, η αρχική εγγραφή απαιτείται εντός 30 ημερών αφότου ο οργανισμός λάβει περισσότερες από $25,000 σε ακαθάριστες συνεισφορές.

Ορισμένες λεπτομέρειες είναι σημαντικές:

• Το όριο βασίζεται στις ακαθάριστες ετήσιες συνεισφορές.
• Οι ακαθάριστες ετήσιες συνεισφορές υπολογίζονται με βάση το αμέσως προηγούμενο οικονομικό έτος του οργανισμού.
• Το ποσό δεν περιορίζεται σε δωρεές μόνο από την Πενσυλβάνια.
• Αν χρησιμοποιείται αμειβόμενος επαγγελματίας προσέλκυσης δωρεών, υπάλληλος ή άλλο αμειβόμενο άτομο για την προσέλκυση δωρεών στην Πενσυλβάνια, η εγγραφή πρέπει να έχει γίνει πριν ξεκινήσει αυτή η δραστηριότητα.

Αν ο οργανισμός σας είναι ήδη ενεργός και ξαφνικά υπερβεί ένα όριο, μην περιμένετε μέχρι την επόμενη περίοδο υποβολής. Η Πενσυλβάνια απαιτεί η εγγραφή να είναι σε ισχύ όταν ξεκινά η σχετική υποχρέωση συγκέντρωσης πόρων.

Ποιοι μπορεί να πληρούν προϋποθέσεις για εξαίρεση ή απαλλαγή

Ορισμένοι οργανισμοί ενδέχεται να εξαιρούνται ή να απαλλάσσονται από τους κανόνες εγγραφής φιλανθρωπικών οργανισμών της Πενσυλβάνια. Το αν ένας οργανισμός πληροί τις προϋποθέσεις εξαρτάται από τα πραγματικά περιστατικά και από τα κριτήρια εξαίρεσης και απαλλαγής της πολιτείας.

Οι συνηθισμένες κατηγορίες που μπορεί να πληρούν προϋποθέσεις περιλαμβάνουν:

• Οργανισμούς προσωπικού επιβολής του νόμου, πυροσβεστών ή άλλου προσωπικού δημόσιας ασφάλειας, εφόσον η προσέλκυση δεν ωφελεί κανέναν εκτός της ενεργού ιδιότητας μέλους.
• Θρησκευτικά ιδρύματα και ξεχωριστές ομάδες ή νομικά πρόσωπα που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος θρησκευτικού ιδρύματος, εφόσον ο οργανισμός πληροί τα κριτήρια της πολιτείας.
• Εκπαιδευτικά ιδρύματα και ορισμένους βοηθητικούς συλλόγους, ιδρύματα και ομάδες υποστήριξης που υπάγονται άμεσα σε εκπαιδευτικά ιδρύματα.
• Νοσοκομεία και ιδρύματα νοσοκομείων που ρυθμίζονται από το Pennsylvania Department of Health ή το Department of Public Welfare.
• Οργανώσεις βετεράνων που έχουν συσταθεί βάσει ομοσπονδιακού δικαίου, εθελοντικές πυροσβεστικές εταιρείες, συλλόγους ασθενοφόρων, οργανώσεις διάσωσης και τις βοηθητικές ή συνδεδεμένες τους μονάδες, όταν η συγκέντρωση πόρων γίνεται μόνο από απλήρωτους εθελοντές, μέλη ή συνδεδεμένα πρόσωπα.
• Δημόσιους, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς βιβλιοθηκών που λαμβάνουν κρατική και δημοτική ενίσχυση και υποβάλλουν ετήσια οικονομική αναφορά στο State Library System.
• Κέντρα ηλικιωμένων και οίκους ευγηρίας που πληρούν τα μη κερδοσκοπικά κριτήρια της πολιτείας και τα κριτήρια συγκέντρωσης πόρων.
• Συλλόγους γονέων και εκπαιδευτικών ή οργανισμούς που αναγνωρίζονται με συμβολαιογραφική επιστολή από τη σχολική περιφέρεια.
• Εταιρείες που ιδρύθηκαν με πράξη του Κογκρέσου και υποχρεούνται να υποβάλλουν ετήσια αναφορά στο Κογκρέσο βάσει ομοσπονδιακού δικαίου.
• Φιλανθρωπικούς οργανισμούς που λαμβάνουν ακαθάριστες εθνικές συνεισφορές $25,000 ή λιγότερα ετησίως, υπό την προϋπόθεση ότι δεν αμείβουν κανέναν για την προσέλκυση συνεισφορών.

Επειδή η διάκριση μεταξύ εξαίρεσης και απαλλαγής μπορεί να επηρεάσει τις υποχρεώσεις υποβολής, οι οργανισμοί θα πρέπει να επιβεβαιώνουν την κατηγορία τους πριν θεωρήσουν ότι απαλλάσσονται από την εγγραφή.

Έντυπα που μπορεί να χρειαστείτε

Η Πενσυλβάνια χρησιμοποιεί διαφορετικά έντυπα ανάλογα με το καθεστώς του οργανισμού και τον σκοπό της υποβολής.

Έντυπο	Σκοπός
BCO-10	Δήλωση εγγραφής φιλανθρωπικού οργανισμού για αρχική εγγραφή και ανανέωση
BCO-23	Έντυπο δημόσιας γνωστοποίησης για οργανισμούς που δεν υποβάλλουν ομοσπονδιακή δήλωση ή υποβάλλουν Form 990N, 990EZ ή 990PF
BCO-9	Αίτημα έγκρισης απαλλαγής ή εξαίρεσης
BCO-2	Δήλωση μη ανανέωσης

Αν ο οργανισμός σας είναι φιλανθρωπικός αλλά δεν υποχρεούται διαφορετικά να εγγραφεί, μπορεί παρ' όλα αυτά να υποβάλει εθελοντικά. Η εθελοντική υποβολή μπορεί να είναι χρήσιμη όταν ένας οργανισμός θέλει ένα σαφές δημόσιο αρχείο ή αναμένει να αρχίσει συγκέντρωση πόρων αργότερα.

Έγγραφα που απαιτούνται για την εγγραφή

Ένα πλήρες πακέτο εγγραφής φιλανθρωπικού οργανισμού στην Πενσυλβάνια συνήθως περιλαμβάνει τα εξής:

• Μια σωστά συμπληρωμένη, υπογεγραμμένη και χρονολογημένη δήλωση εγγραφής BCO-10 με πρωτότυπες υπογραφές.
• Ένα υπογεγραμμένο αντίγραφο της ομοσπονδιακής δήλωσης IRS Form 990, 990EZ, 990PF ή 990N για το αμέσως προηγούμενο τέλος οικονομικού έτους, μαζί με τα σχετικά παραρτήματα.
• Αν η ομοσπονδιακή δήλωση υποβλήθηκε ηλεκτρονικά με υπογραφή, αντίγραφο της σελίδας ηλεκτρονικής υπογραφής που κατατέθηκε στο IRS.
• Το έντυπο δημόσιας γνωστοποίησης της Πενσυλβάνια, BCO-23, αν ο οργανισμός δεν υποβάλλει ομοσπονδιακό Form 990 ή υποβάλλει Form 990N, 990EZ ή 990PF.
• Οικονομικές καταστάσεις για το αμέσως προηγούμενο τέλος οικονομικού έτους.
• Για αρχικούς εγγραφόμενους, αντίγραφα της επιστολής απαλλαγής από το IRS, των οργανωτικών εγγράφων όπως το καταστατικό ή ο χάρτης ίδρυσης, και του εσωτερικού κανονισμού.
• Το τέλος εγγραφής πληρωτέο προς την Κοινοπολιτεία της Πενσυλβάνια.

Μια σημαντική σημείωση για την ομοσπονδιακή υποβολή: το Schedule B δεν πρέπει να αποστέλλεται εκτός αν ο οργανισμός υποβάλλει Form 990PF.

Επίπεδα τελών και απαιτήσεις οικονομικών καταστάσεων

Η Πενσυλβάνια χρησιμοποιεί τις ακαθάριστες ετήσιες συνεισφορές για να καθορίσει τόσο τα τέλη υποβολής όσο και το επίπεδο ελέγχου που απαιτείται για τις οικονομικές καταστάσεις. Τα κλιμάκια τελών και τα όρια για τις οικονομικές καταστάσεις συνδέονται, αλλά δεν είναι τα ίδια.

Τρέχων πίνακας τελών εγγραφής

Ακαθάριστες ετήσιες συνεισφορές	Τέλος εγγραφής
Οργανισμοί του Section 162.7(a)	$15
$25,000 ή λιγότερο	$15
$25,001 έως λιγότερο από $100,000	$100
$100,000 έως λιγότερο από $500,000	$150
Πάνω από $500,000	$250

Απαιτήσεις οικονομικών καταστάσεων

Ακαθάριστες ετήσιες συνεισφορές	Απαιτούμενες οικονομικές καταστάσεις
Οργανισμοί του Section 162.7(a)	Καμία
$25,000 ή λιγότερο	Εσωτερικά συνταχθείσες, συγκεντρωτικές, επισκοπημένες ή ελεγμένες
$25,000 έως λιγότερο από $100,000	Εσωτερικά συνταχθείσες, συγκεντρωτικές, επισκοπημένες ή ελεγμένες
$100,000 έως λιγότερο από $250,000	Συγκεντρωτικές, επισκοπημένες ή ελεγμένες
$250,000 έως λιγότερο από $750,000	Επισκοπημένες ή ελεγμένες
$750,000 ή περισσότερο	Ελεγμένες

Για εσωτερικά συνταχθείσες καταστάσεις, ο οργανισμός πρέπει να μπορεί να αποδείξει έσοδα, έξοδα, υπόλοιπα κεφαλαίων και τη διάθεση των καθαρών εσόδων. Οι συγκεντρωτικές καταστάσεις πρέπει να συντάσσονται από ανεξάρτητο αδειούχο CPA ή δημόσιο λογιστή σύμφωνα με τα κατάλληλα επαγγελματικά πρότυπα. Οι επισκοπήσεις και οι έλεγχοι πρέπει επίσης να διενεργούνται από ανεξάρτητο αδειούχο CPA ή δημόσιο λογιστή.

Πώς να υποβάλετε στην Πενσυλβάνια

Η Πενσυλβάνια προσφέρει τόσο ηλεκτρονική όσο και ταχυδρομική υποβολή, αλλά δεν μπορούν να υποβληθούν όλα τα έντυπα ηλεκτρονικά.

Ηλεκτρονική υποβολή

Το Charities System της πολιτείας δέχεται προς το παρόν:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Για οργανισμούς που υποβάλλουν ένα από αυτά τα έντυπα, η ηλεκτρονική υποβολή είναι συνήθως η ταχύτερη επιλογή.

Υποβολή με ταχυδρομείο

Άλλα έντυπα εγγραφής που σχετίζονται με φιλανθρωπικούς οργανισμούς πρέπει να ληφθούν, να συμπληρωθούν και να αποσταλούν ταχυδρομικά ή να παραδοθούν στο Bureau of Corporations and Charitable Organizations στο Harrisburg.

Η ταχυδρομική διεύθυνση είναι:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Η Πενσυλβάνια δεν δέχεται υποβολές φιλανθρωπικών εγγράφων μέσω email.

Χρόνος ανανέωσης και προθεσμίες

Ο χρόνος ανανέωσης είναι ένα από τα πιο εύκολα σημεία για λάθος, ειδικά αν ο οργανισμός σας αλλάζει οικονομικό έτος ή αρχίζει να συγκεντρώνει πόρους εντός του έτους.

Ακολουθούν οι βασικές προθεσμίες:

• Η αρχική εγγραφή απαιτείται πριν ξεκινήσει η αμειβόμενη προσέλκυση ή εντός 30 ημερών από τη λήψη άνω των $25,000 σε ακαθάριστες συνεισφορές όταν κανείς δεν αμείβεται για την προσέλκυση.
• Η ανανέωση πρέπει να φέρει ταχυδρομική σήμανση το αργότερο έως τη 15η ημέρα του ενδέκατου μήνα μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους του οργανισμού.
• Η ημερομηνία λήξης της ανανέωσης εμφανίζεται στο πιστοποιητικό εγγραφής που εκδίδεται μετά την έγκριση.
• Οι φιλανθρωπικοί οργανισμοί πρέπει να ενημερώνουν γραπτώς το Bureau για κάθε ουσιώδη αλλαγή στις υποβληθείσες πληροφορίες εντός 30 ημερών από την πραγματοποίηση της αλλαγής.

Η Πενσυλβάνια επιβάλλει επίσης καθυστερημένο τέλος υποβολής $25 για κάθε ημερολογιακό μήνα ή μέρος μήνα μετά την ημερομηνία λήξης. Το τέλος αυτό προβλέπεται από τον νόμο και δεν μπορεί να απαλλαγεί. Οι οργανισμοί που υποβάλλουν εθελοντικά δεν υπόκεινται σε καθυστερημένα τέλη υποβολής.

Συνηθισμένα λάθη υποβολής που πρέπει να αποφύγετε

Οι φιλανθρωπικές υποβολές στην Πενσυλβάνια είναι απλές όταν γίνει κατανοητή η διαδικασία, αλλά μερικά αποτρέψιμα λάθη μπορούν να καθυστερήσουν την έγκριση:

• Χρήση μελλοντικού τέλους οικονομικού έτους ή τέλους που δεν ταιριάζει με τα υποστηρικτικά έγγραφα.
• Άφημα κενών πεδίων στη φόρμα αντί για σήμανση N/A.
• Παράλειψη του σωστού IRS return ή του εντύπου δημόσιας γνωστοποίησης.
• Αποστολή του Schedule B όταν δεν απαιτείται.
• Παράλειψη του αριθμού πιστοποιητικού στην πληρωμή ανανέωσης.
• Η υπόθεση ότι η ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή σημαίνει αυτομάτως ότι η εγγραφή στην Πενσυλβάνια δεν είναι απαραίτητη.
• Αναμονή μέχρι να ξεκινήσει η αμειβόμενη προσέλκυση πριν από την αρχική υποβολή.
• Παράλειψη του παραθύρου ενημέρωσης για ουσιώδη αλλαγή μετά από αλλαγή αξιωματούχων, διεύθυνσης, δομής συγκέντρωσης πόρων ή άλλων υποβληθέντων πληροφοριών.

Πρακτικός έλεγχος πριν από την υποβολή

Πριν υποβάλετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε έτοιμα τα εξής:

• Επιβεβαιώστε αν ο οργανισμός σας πρέπει να εγγραφεί, εξαιρείται ή απαλλάσσεται.
• Προσδιορίστε αν υποβάλλετε αρχική εγγραφή, ανανέωση ή μη ανανέωση.
• Συγκεντρώστε την πιο πρόσφατη ομοσπονδιακή δήλωση και τις αντίστοιχες οικονομικές καταστάσεις του ίδιου οικονομικού έτους.
• Προετοιμάστε το BCO-10 ή οποιοδήποτε άλλο απαιτούμενο έντυπο.
• Επιβεβαιώστε αν απαιτείται BCO-23.
• Επαληθεύστε το τέλος με βάση τις ακαθάριστες ετήσιες συνεισφορές σας.
• Αποφασίστε αν θα υποβάλετε ηλεκτρονικά ή ταχυδρομικά.
• Διατηρήστε τα αρχεία σας ευθυγραμμισμένα ώστε το τέλος του οικονομικού έτους να ταιριάζει σε όλα τα έγγραφα.

Τελικό συμπέρασμα

Η εγγραφή φιλανθρωπικών οργανισμών στην Πενσυλβάνια είναι κάτι περισσότερο από τυπική διαδικασία. Είναι μια επαναλαμβανόμενη υποχρέωση συμμόρφωσης που μπορεί να επηρεάσει την ικανότητα ενός οργανισμού να συγκεντρώνει νόμιμα πόρους στην πολιτεία. Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να επιβεβαιώσετε αν ο οργανισμός σας πρέπει να εγγραφεί, να συγκεντρώσετε τα απαραίτητα οικονομικά αρχεία και να υποβάλετε εγκαίρως με τα σωστά υποστηρικτικά έγγραφα.

Για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, συλλόγους και οργανισμούς με αποστολή που σχεδιάζουν να ζητήσουν δωρεές στην Πενσυλβάνια, η έγκαιρη διαχείριση της διαδικασίας BCO-10 βοηθά στην αποφυγή προστίμων, στη διασφάλιση της αδιάλειπτης συγκέντρωσης πόρων και στη διατήρηση της δημόσιας εμπιστοσύνης.