Pennsylvanias Registrierung für gemeinnützige Spenden: Anforderungen, Ausnahmen und Einreichungsprozess

Die Registrierung für gemeinnützige Spenden in Pennsylvania ist eine Compliance-Anforderung, die viele gemeinnützige Organisationen und Fundraising-Organisationen betrifft, die bei Einwohnern von Pennsylvania um Spenden werben. Das Gesetz des Bundesstaates zur Werbung um gemeinnützige Spenden soll Spender schützen, mehr Transparenz schaffen und sicherstellen, dass Organisationen vor und während Fundraising-Aktivitäten wichtige Finanz- und Governance-Informationen offenlegen.

Wenn Ihre Organisation plant, in Pennsylvania Geld zu sammeln, lautet die wichtigste Frage ganz einfach: Müssen Sie sich registrieren, sich für einen Ausschluss oder eine Ausnahme qualifizieren oder stattdessen ein damit verbundenes Offenlegungsformular einreichen? Die Antwort hängt davon ab, wie Ihre Organisation arbeitet, ob sie jemanden für die Werbung um Spenden bezahlt, wie viel sie einnimmt und ob sie in eine Kategorie fällt, die Pennsylvania anders behandelt.

Was die Registrierung für gemeinnützige Spenden in Pennsylvania abdeckt

Das Pennsylvania Department of State verwaltet über das Bureau of Corporations and Charitable Organizations die Registrierung für gemeinnützige Spenden und damit verbundene Einreichungen. Grundsätzlich müssen Organisationen, die bei Einwohnern von Pennsylvania um gemeinnützige Spenden werben, sich registrieren, sofern sie nicht unter einen bestimmten Ausschluss oder eine Ausnahme fallen.

Diese Regel gilt unabhängig davon, ob das Fundraising per Post, online, bei Veranstaltungen oder durch bezahlte Fundraising-Fachleute erfolgt. Pennsylvania verlangt außerdem eine gesonderte Registrierung für professionelle Fundraiser und Fundraising-Berater, sodass die Pflichten der gemeinnützigen Organisation nur ein Teil des gesamten Compliance-Bildes sind.

Wer sich registrieren muss

Grundsätzlich muss sich eine Organisation registrieren, bevor sie bei Einwohnern von Pennsylvania um Spenden wirbt, wenn sie bezahlte Werbung einsetzt. Wenn niemand für die Werbung bezahlt wird, ist die Erstregistrierung innerhalb von 30 Tagen nach Eingang von mehr als 25.000 US-Dollar an Bruttospenden erforderlich.

Dabei sind einige Details wichtig:

• Der Schwellenwert basiert auf den jährlichen Bruttospenden.
• Die jährlichen Bruttospenden werden anhand des unmittelbar vorangegangenen Geschäftsjahres der Organisation berechnet.
• Der Betrag beschränkt sich nicht auf Spenden aus Pennsylvania.
• Wenn ein bezahlter Fundraiser, ein Mitarbeiter oder eine andere vergütete Person zur Spendengewinnung in Pennsylvania eingesetzt wird, sollte die Registrierung vor Beginn dieser Tätigkeit vorliegen.

Wenn Ihre Organisation bereits aktiv ist und plötzlich einen Schwellenwert überschreitet, warten Sie nicht bis zur nächsten Einreichungsperiode. Pennsylvania verlangt, dass die Registrierung aktuell ist, sobald die Fundraising-Pflicht beginnt.

Wer sich möglicherweise für einen Ausschluss oder eine Ausnahme qualifiziert

Einige Organisationen können von den Registrierungsregeln für gemeinnützige Spenden in Pennsylvania ausgeschlossen sein oder eine Ausnahme erhalten. Ob eine Organisation qualifiziert ist, hängt von den Umständen und den Ausschluss- und Ausnahme-Kriterien des Bundesstaates ab.

Zu den häufigen Kategorien, die sich qualifizieren können, gehören:

• Organisationen von Polizeikräften, Feuerwehrleuten oder anderem Personal der öffentlichen Sicherheit, wenn die Spendenwerbung niemanden außerhalb der aktiven Mitgliedschaft begünstigt.
• Religiöse Einrichtungen und separate Gruppen oder Körperschaften, die einen wesentlichen Bestandteil einer religiösen Einrichtung bilden, sofern die Organisation die Kriterien des Bundesstaates erfüllt.
• Bildungseinrichtungen sowie bestimmte Fördervereine, Stiftungen und Unterstützungsgruppen, die direkt Bildungseinrichtungen unterstellt sind.
• Krankenhäuser und Krankenhausstiftungen, die vom Pennsylvania Department of Health oder dem Department of Public Welfare reguliert werden.
• Nach Bundesrecht gecharterte Veteranenorganisationen, Freiwillige Feuerwehren, Rettungsdienstvereine, Rettungstrupps sowie deren Hilfs- oder Tochterorganisationen, wenn das Fundraising ausschließlich durch unbezahlte Freiwillige, Mitglieder oder Angehörige durchgeführt wird.
• Öffentliche, gemeinnützige Bibliotheksorganisationen, die staatliche und kommunale Fördermittel erhalten und einen jährlichen Finanzbericht beim State Library System einreichen.
• Seniorenzentren und Pflegeheime, die die gemeinnützigen und Fundraising-Kriterien des Bundesstaates erfüllen.
• Eltern-Lehrer-Verbände oder Organisationen, die durch ein notariell beglaubigtes Schreiben des Schulbezirks anerkannt sind.
• Körperschaften, die durch einen Akt des Kongresses gegründet wurden und nach Bundesrecht jährlich an den Kongress berichten müssen.
• Gemeinnützige Organisationen mit jährlichen landesweiten Bruttoeinnahmen von 25.000 US-Dollar oder weniger, sofern sie niemanden für die Werbung um Spenden vergüten.

Da der Unterschied zwischen Ausschluss und Ausnahme die Einreichungspflichten beeinflussen kann, sollten Organisationen ihre Kategorie verifizieren, bevor sie davon ausgehen, von der Registrierung befreit zu sein.

Formulare, die Sie benötigen könnten

Pennsylvania verwendet unterschiedliche Formulare, je nach Status der Organisation und Zweck der Einreichung.

Formular	Zweck
BCO-10	Registrierungsformular für gemeinnützige Organisationen für Erstregistrierung und Verlängerung
BCO-23	Offenlegungsformular für Organisationen, die keine Bundessteuererklärung einreichen oder Form 990N, 990EZ oder 990PF einreichen
BCO-9	Antrag auf Genehmigung eines Ausschlusses oder einer Ausnahme
BCO-2	Erklärung zur Nichtverlängerung

Wenn Ihre Organisation eine gemeinnützige Einrichtung ist, die ansonsten nicht registrierungspflichtig ist, kann sie sich dennoch freiwillig registrieren. Eine freiwillige Einreichung kann sinnvoll sein, wenn die Organisation einen klaren öffentlichen Nachweis wünscht oder erwartet, später mit dem Fundraising zu beginnen.

Erforderliche Unterlagen für die Registrierung

Ein vollständiges Registrierungsdossier für gemeinnützige Spenden in Pennsylvania umfasst in der Regel Folgendes:

• Ein ordnungsgemäß ausgefülltes, unterschriebenes und datiertes BCO-10-Registrierungsformular mit Originalunterschriften.
• Eine unterschriebene Kopie der IRS-Formulare 990, 990EZ, 990PF oder 990N der Organisation für das unmittelbar vorangegangene Geschäftsjahresende, einschließlich aller anwendbaren Anlagen.
• Wenn die Bundeserklärung elektronisch unterschrieben wurde, eine Kopie der bei der IRS eingereichten Seite mit der elektronischen Unterschrift.
• Das Offenlegungsformular von Pennsylvania, BCO-23, wenn die Organisation keine Bundesform 990 einreicht oder Form 990N, 990EZ oder 990PF einreicht.
• Finanzberichte für das unmittelbar vorangegangene Geschäftsjahresende.
• Bei erstmaligen Antragstellern Kopien des IRS-Befreiungsschreibens, der Gründungsunterlagen wie Satzung oder Charter sowie der Satzung.
• Die Registrierungsgebühr, zahlbar an das Commonwealth of Pennsylvania.

Ein wichtiger Hinweis zur bundesstaatlichen Einreichung: Schedule B sollte nicht eingereicht werden, es sei denn, die Organisation reicht Form 990PF ein.

Gebührenstufen und Anforderungen an Finanzberichte

Pennsylvania verwendet die jährlichen Bruttospenden, um sowohl die Einreichungsgebühren als auch das erforderliche Prüfniveau für Finanzberichte zu bestimmen. Die Gebührenstufen und die Schwellenwerte für Finanzberichte hängen zusammen, sind aber nicht identisch.

Aktuelle Gebührenübersicht für die Registrierung

Jährliche Bruttospenden	Registrierungsgebühr
Organisationen gemäß Section 162.7(a)	15 US-Dollar
25.000 US-Dollar oder weniger	15 US-Dollar
25.001 bis weniger als 100.000 US-Dollar	100 US-Dollar
100.000 bis weniger als 500.000 US-Dollar	150 US-Dollar
Mehr als 500.000 US-Dollar	250 US-Dollar

Anforderungen an Finanzberichte

Jährliche Bruttospenden	Erforderliche Finanzberichte
Organisationen gemäß Section 162.7(a)	Keine
25.000 US-Dollar oder weniger	Intern erstellt, zusammengestellt, geprüft oder geprüft mit Audit
25.000 bis weniger als 100.000 US-Dollar	Intern erstellt, zusammengestellt, geprüft oder geprüft mit Audit
100.000 bis weniger als 250.000 US-Dollar	Zusammenstellung, Prüfung oder Audit
250.000 bis weniger als 750.000 US-Dollar	Prüfung oder Audit
750.000 US-Dollar oder mehr	Audit

Bei intern erstellten Berichten sollte die Organisation Einnahmen, Ausgaben, Fondsbestände und die Verwendung der Nettomittel nachweisen können. Zusammenstellungen müssen von einem unabhängigen lizenzierten CPA oder öffentlichen Buchhalter nach den einschlägigen Berufsstandards erstellt werden. Prüfungen und Audits müssen ebenfalls von einem unabhängigen lizenzierten CPA oder öffentlichen Buchhalter durchgeführt werden.

So reichen Sie in Pennsylvania ein

Pennsylvania bietet sowohl eine Online- als auch eine Posteinreichung an, aber nicht jedes Formular kann elektronisch eingereicht werden.

Online-Einreichung

Das Charities System des Bundesstaates akzeptiert derzeit:

• Charity Registration Statement
• Purely Public Charity Registration Statement
• Non-renewal Statement

Für Organisationen, die eines dieser Formulare einreichen, ist die Online-Übermittlung in der Regel die schnellste Option.

Einreichung per Post

Andere registrierungsbezogene Formulare für gemeinnützige Organisationen müssen heruntergeladen, ausgefüllt und an das Bureau of Corporations and Charitable Organizations in Harrisburg geschickt oder dort abgegeben werden.

Die Postanschrift lautet:

Pennsylvania Department of State
Bureau of Corporations and Charitable Organizations
North Office Building
401 North Street, Room 207
Harrisburg, PA 17120

Pennsylvania akzeptiert keine Einreichungen für gemeinnützige Spenden per E-Mail.

Verlängerungsfristen und Termine

Der richtige Zeitpunkt für die Verlängerung ist eine der häufigsten Fehlerquellen, insbesondere wenn Ihre Organisation ihr Geschäftsjahresende ändert oder mitten im Jahr mit dem Fundraising beginnt.

Hier sind die wichtigsten Fristen:

• Die Erstregistrierung ist erforderlich, bevor bezahlte Spendengewinnung beginnt, oder innerhalb von 30 Tagen nach Eingang von mehr als 25.000 US-Dollar an Bruttospenden, wenn niemand für die Spendengewinnung bezahlt wird.
• Die Verlängerung muss spätestens am 15. Tag des elften Monats nach dem Ende des Geschäftsjahres der Organisation abgestempelt sein.
• Das Fälligkeitsdatum für die Verlängerung steht auf dem Registrierungszertifikat, das nach der Genehmigung ausgestellt wird.
• Gemeinnützige Organisationen müssen das Bureau innerhalb von 30 Tagen nach Eintritt einer wesentlichen Änderung der eingereichten Informationen schriftlich benachrichtigen.

Pennsylvania erhebt außerdem eine verspätete Einreichungsgebühr von 25 US-Dollar für jeden Kalendermonat oder angebrochenen Monat nach dem Fälligkeitsdatum. Diese Gebühr ist gesetzlich vorgeschrieben und kann nicht erlassen werden. Organisationen, die freiwillig einreichen, unterliegen keinen verspäteten Einreichungsgebühren.

Häufige Einreichungsfehler, die Sie vermeiden sollten

Die Einreichungen für gemeinnützige Spenden in Pennsylvania sind unkompliziert, sobald der Prozess verstanden ist, aber einige vermeidbare Fehler können die Genehmigung verzögern:

• Verwendung eines zukünftigen Geschäftsjahresendes oder eines Geschäftsjahresendes, das nicht zu den unterstützenden Unterlagen passt.
• Lücken auf dem Formular anstatt N/A zu markieren.
• Vergessen, die richtige IRS-Erklärung oder das Offenlegungsformular beizulegen.
• Einreichen von Schedule B, obwohl es nicht erforderlich ist.
• Die Zertifikatsnummer auf dem Verlängerungszahlungsschein fehlt.
• Annahme, dass der bundesstaatliche Steuerbefreiungsstatus automatisch bedeutet, dass keine Registrierung in Pennsylvania erforderlich ist.
• Warten mit der Erstregistrierung, bis die bezahlte Spendengewinnung bereits begonnen hat.
• Verpassen des Fensters für die Meldung wesentlicher Änderungen bei Vorständen, Adresse, Fundraising-Struktur oder anderen eingereichten Informationen.

Praktische Einreichungs-Checkliste

Bevor Sie einreichen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes vorbereitet haben:

• Bestätigen, ob Ihre Organisation registrierungspflichtig, ausgeschlossen oder ausgenommen ist.
• Festlegen, ob Sie eine Erstregistrierung, Verlängerung oder Nichtverlängerung einreichen.
• Die aktuellste Bundeserklärung und die dazugehörigen Finanzberichte für dasselbe Geschäftsjahr zusammenstellen.
• Das BCO-10 oder ein anderes erforderliches Formular vorbereiten.
• Prüfen, ob ein BCO-23 erforderlich ist.
• Die Gebühr anhand Ihrer jährlichen Bruttospenden verifizieren.
• Entscheiden, ob Sie online oder per Post einreichen.
• Ihre Unterlagen so abstimmen, dass das Geschäftsjahresende in allen Dokumenten übereinstimmt.

Fazit

Die Registrierung für gemeinnützige Spenden in Pennsylvania ist mehr als eine Formalität. Sie ist eine wiederkehrende Compliance-Pflicht, die die Fähigkeit einer Organisation beeinflussen kann, legal im Bundesstaat Spenden zu sammeln. Der sicherste Ansatz besteht darin, zu prüfen, ob Ihre Organisation sich registrieren muss, die erforderlichen Finanzunterlagen zusammenzustellen und fristgerecht mit den korrekten Nachweisen einzureichen.

Für gemeinnützige Organisationen, Verbände und missionorientierte Gruppen, die in Pennsylvania um Spenden werben wollen, hilft es, den BCO-10-Prozess frühzeitig zu erledigen, um Strafen zu vermeiden, das Fundraising ohne Unterbrechung fortzusetzen und das öffentliche Vertrauen zu erhalten.