Steuerpflichten für New Yorker LLCs: Leitfaden zu Staats-, Bundes- und Sales Tax

Die Gründung einer LLC in New York ist nur der erste Schritt. Sobald Ihr Unternehmen gegründet ist, müssen Sie weiterhin verstehen, welche Steuern gelten, wie New York Ihr Unternehmen einstuft und welche Fristen am wichtigsten sind.

Für viele Unternehmer ist die steuerliche Lage einfacher, als es zunächst erscheint. Eine New Yorker LLC wird für Steuerzwecke in der Regel als Pass-Through-Entity behandelt, was bedeutet, dass das Unternehmen selbst oft nicht dieselbe Einkommensteuer zahlt wie eine C-Corporation. Das heißt jedoch nicht, dass das Unternehmen steuerfrei ist. Je nachdem, wie die LLC besteuert wird, was sie verkauft, ob sie Mitarbeiter hat und wo sie tätig ist, können mehrere staatliche und bundesstaatliche Steuerpflichten anfallen.

Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Steueranforderungen für New Yorker LLCs und zeigt, wie Sie von Anfang an rechtskonform bleiben.

Die wichtigsten Steuern, mit denen New Yorker LLCs konfrontiert sein können

Eine New Yorker LLC muss möglicherweise folgende Steuern beachten:

• Bundeseinkommensteuer
• Bundessteuer auf selbständige Tätigkeit
• New Yorker persönliche Einkommensteuer auf Ebene der Eigentümer
• New York State Sales Tax
• New York State Use Tax
• Jährliche Anmeldegebühr der New Yorker LLC
• Lohnsteuer, wenn die LLC Mitarbeiter hat
• New York Pass-Through Entity Tax, sofern berechtigt und gewählt
• New Yorker Corporate Franchise Tax, wenn die LLC eine Besteuerung als Kapitalgesellschaft wählt

Die genaue Kombination hängt davon ab, wie die LLC für bundes- und bundesstaatliche Steuerzwecke besteuert wird.

Wie New York eine LLC besteuert

New York folgt im Allgemeinen der bundessteuerlichen Einordnung einer LLC.

Das bedeutet:

• Eine LLC, die als Personengesellschaft besteuert wird, wird für New Yorker Steuerzwecke ebenfalls als Personengesellschaft behandelt.
• Eine Ein-Personen-LLC, die für Bundessteuerzwecke als nicht beachtet gilt, wird in der Regel auch in New York als nicht beachtet behandelt.
• Eine LLC, die als Kapitalgesellschaft besteuert wird, einschließlich einer LLC mit S-Corporation-Status, wird für New Yorker Steuerzwecke als Kapitalgesellschaft behandelt.

Diese Einordnung ist wichtig, weil sie bestimmt, wer das Einkommen meldet, welche Formulare eingereicht werden und ob die LLC eine staatliche Anmeldegebühr oder Corporate Franchise Tax schuldet.

Bundessteuern für Eigentümer einer New Yorker LLC

Auch wenn eine LLC oft eine Pass-Through-Entity ist, bleibt der Eigentümer für Bundessteuern verantwortlich.

Bundeseinkommensteuer

Eigentümer melden Unternehmensgewinne in der Regel in ihrer persönlichen Bundeserklärung, wenn die LLC als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft behandelt wird. Diese Gewinne werden auf Ebene des Eigentümers und nicht auf Ebene der LLC besteuert.

Steuer auf selbständige Tätigkeit

Wenn Sie aktiv im Unternehmen arbeiten und pass-through zugerechnete Gewinne erhalten, kann die Steuer auf selbständige Tätigkeit anfallen. Der IRS gibt an, dass der Satz für die Selbständigensteuer 15,3 % beträgt, einschließlich Social Security und Medicare.

Diese Steuer gilt nicht für jeden Dollar bei jedem Steuerpflichtigen auf dieselbe Weise, aber sie ist für viele neue LLC-Eigentümer ein wichtiger Kostenpunkt, der leicht übersehen wird.

Vorauszahlungen auf die Steuer

Wenn auf Ihre LLC-Einkünfte nicht genügend Steuer einbehalten wird, müssen Sie möglicherweise vierteljährliche Vorauszahlungen an den IRS und gegebenenfalls auch an den Staat New York leisten. Das ist bei Eigentümern üblich, die von einem anderen Arbeitgeber keinen regelmäßigen Gehaltsscheck erhalten.

New Yorker Einkommensteuer für LLC-Eigentümer

Bei pass-through-besteuerten LLCs fließen New Yorker Einkünfte in der Regel in die persönlichen Steuererklärungen der Eigentümer ein. Die LLC zahlt die Einkommensteuer möglicherweise nicht direkt, aber die Eigentümer schulden dennoch New York State Personal Income Tax auf ihren Anteil am Unternehmensgewinn.

Das ist besonders wichtig bei LLCs mit mehreren Mitgliedern, da die Steuererklärung jedes Mitglieds unterschiedliche Zuordnungen von Einkommen, Verlusten oder Steuergutschriften widerspiegeln kann.

Wenn die LLC eine New Yorker Erklärungspflicht als Personengesellschaft oder als nicht beachtete Einheit mit New York-Quellen-Einkünften hat, kann das Unternehmen auch dann Erklärungspflichten haben, wenn die Einkommensteuer von den Eigentümern gezahlt wird.

Jährliche Anmeldegebühr für New Yorker LLCs

Viele LLCs und LLPs mit New York-Quellen-Einkünften müssen das Formular IT-204-LL einreichen und eine jährliche Anmeldegebühr zahlen.

Die Gebühr hängt vom New York-Quellen-Bruttoeinkommen der LLC aus dem vorangegangenen Steuerjahr ab. Nach den aktuellen New Yorker Vorgaben gilt folgende Gebührentabelle:

New York-Quellen-Bruttoeinkommen	Anmeldegebühr
0 bis 100.000 $	25 $
Mehr als 100.000 $ bis 250.000 $	50 $
Mehr als 250.000 $ bis 500.000 $	175 $
Mehr als 500.000 $ bis 1.000.000 $	500 $
Mehr als 1.000.000 $ bis 5.000.000 $	1.500 $
Mehr als 5.000.000 $ bis 25.000.000 $	3.000 $
Mehr als 25.000.000 $	4.500 $

Wenn es sich um eine nicht beachtete Einheit handelt und sie New York-Quellen-Einkünfte hat, beträgt die Anmeldegebühr in der Regel 25 $.

Zwei praktische Punkte sind hier wichtig:

• Die Gebühr basiert auf dem New York-Quellen-Bruttoeinkommen und nicht nur auf dem Nettogewinn.
• Für die Zahlung der IT-204-LL-Gebühr gibt es keine Fristverlängerung.

Für viele New Yorker LLCs ist dies eine der am häufigsten übersehenen wiederkehrenden Verpflichtungen.

Anforderungen zur New York Sales Tax

Wenn Ihre LLC in New York steuerpflichtige körperliche Waren oder steuerpflichtige Dienstleistungen verkauft, müssen Sie sich in der Regel vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit als Sales-Tax-Händler registrieren.

Was Sales Tax abdeckt

Die New Yorker Sales Tax kann auf viele physische Waren und bestimmte steuerpflichtige Dienstleistungen anfallen. Der staatliche Satz beträgt 4 %, und lokale Gebietskörperschaften können eigene Sätze hinzufügen, sodass der Gesamtsatz je nach Standort variiert.

Bestimmte Verkäufe im New-York-City-Gebiet können außerdem zusätzlichen Steuerregeln unterliegen, daher spielt der Standort eine Rolle.

Wann Sie sich registrieren sollten

Wenn Ihre LLC steuerpflichtige Verkäufe tätigt, warten Sie nicht bis zur Steuersaison mit der Registrierung. Die Registrierung für die Sales Tax sollte erfolgen, bevor Sie von Kunden Steuer einziehen.

Was die LLC tun muss

Nach der Registrierung muss Ihre LLC in der Regel:

• Die richtige staatliche und lokale Sales Tax einziehen
• Genaue Aufzeichnungen über steuerpflichtige und steuerfreie Verkäufe führen
• Sales-Tax-Erklärungen fristgerecht einreichen
• Die eingezogene Steuer an den Staat New York abführen

New York Use Tax

Die Use Tax ist das Gegenstück zur Sales Tax.

Wenn Ihre LLC steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen außerhalb von New York kauft und diese in New York nutzt, kann Use Tax anfallen, selbst wenn beim Kauf keine Sales Tax berechnet wurde.

Das kommt häufig vor, wenn ein Unternehmen Geräte, Möbel oder andere steuerpflichtige Gegenstände von einem Anbieter außerhalb des Bundesstaates kauft. Die steuerliche Behandlung kann leicht übersehen werden, weshalb eine gute Buchführung wichtig ist.

Lohnsteuer, wenn Ihre LLC Mitarbeiter einstellt

Sobald Ihre LLC Arbeitnehmer einstellt, können sich die Lohnsteuerpflichten schnell verändern.

Ein Arbeitgeber muss möglicherweise Folgendes beachten:

• Bundessteuerabzug für Löhne
• Social Security- und Medicare-Steuern
• Bundesarbeitslosensteuer
• New York State Withholding Tax
• Beiträge zur New Yorker Arbeitslosenversicherung
• Anforderungen an Mitarbeiterklassifizierung und Lohnmeldungen

Wenn Sie Löhne zahlen möchten, ist es wichtig, die Lohnabrechnung korrekt einzurichten, bevor der erste Gehaltslauf erfolgt.

New York Pass-Through Entity Tax kann für einige LLCs hilfreich sein

New York bietet eine Pass-Through Entity Tax-Wahl für berechtigte Personengesellschaften und S-Corporations an, einschließlich vieler LLCs, die auf diese Weise eingestuft werden.

Diese Wahl kann für einige Eigentümer nützlich sein, weil sie einen Teil der Steuerlast auf die Ebene der Einheit verlagern und den Eigentümern, abhängig vom Einzelfall, eine staatliche Steuergutschrift verschaffen kann.

Sie ist nicht für jedes Unternehmen geeignet, aber es lohnt sich, sie zu prüfen, wenn Ihre LLC erhebliche New Yorker steuerpflichtige Einkünfte und mehrere Eigentümer hat oder wenn Eigentümer vom bundesstaatlichen SALT-Abzugslimit betroffen sind.

Da die Regeln technisch sind, ist dies ein Bereich, in dem ein CPA oder Steuerberater besonders wertvoll ist.

Wann eine New Yorker LLC der Corporate Franchise Tax unterliegen kann

Eine New Yorker LLC unterliegt nicht automatisch der Corporate Franchise Tax.

Wenn die LLC jedoch eine Besteuerung als Kapitalgesellschaft für Bundessteuerzwecke wählt, folgt New York dieser Einordnung in der Regel. In diesem Fall muss das Unternehmen möglicherweise New Yorker Körperschaftsteuererklärungen einreichen und die Corporate Franchise Tax nach den geltenden Regeln zahlen.

Dies kann auch gelten, wenn die LLC den S-Corporation-Status wählt, da New York solche Einheiten für Steuerzwecke als Kapitalgesellschaften behandelt, auch wenn die Einkünfte auf andere Weise durchgereicht werden.

Fristen und Compliance-Gewohnheiten, die wichtig sind

Das Versäumen einer Anmelde- oder Registrierungsfrist kann Strafen, Zinsen und unnötigen Stress verursachen. Ein einfaches Compliance-System reicht für die meisten kleinen LLCs in der Regel aus.

Nutzen Sie diese Checkliste:

• Prüfen Sie, wie die LLC für bundes- und New Yorker Steuerzwecke eingestuft ist
• Registrieren Sie sich für Sales Tax, bevor Sie steuerpflichtige Verkäufe tätigen
• Verfolgen Sie alle New York-Quellen-Einkünfte und -Ausgaben sorgfältig
• Legen Sie Geld für bundes- und staatliche Vorauszahlungen zurück
• Reichen Sie die jährliche LLC-Anmeldegebühr ein, falls erforderlich
• Richten Sie die Lohnabrechnung ein, bevor Sie Mitarbeiter einstellen
• Prüfen Sie, ob eine PTET-Wahl sinnvoll ist
• Halten Sie Belege, Rechnungen und Steuerunterlagen das ganze Jahr über geordnet

Ein praktisches Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie gründen eine New Yorker LLC, die Beratungsleistungen online verkauft und keine Mitarbeiter hat.

Wenn das Unternehmen als Personengesellschaft oder nicht beachtete Einheit besteuert wird, melden die Eigentümer die Geschäftseinkünfte wahrscheinlich in ihren persönlichen Steuererklärungen. Wenn die LLC außerdem ein steuerpflichtiges Produkt oder eine steuerpflichtige Dienstleistung verkauft, kann eine Sales-Tax-Registrierung erforderlich sein. Wenn das Unternehmen New York-Quellen-Einkünfte erzielt, kann die jährliche Anmeldegebühr anfallen.

Stellen Sie sich nun vor, dieselbe LLC stellt später Mitarbeiter ein und wählt den S-Corporation-Steuerstatus.

Dann können zusätzlich Lohnsteuerpflichten und Corporate-Filing-Anforderungen hinzukommen. Die Rechtsform des Unternehmens hat sich nicht geändert, aber seine Steuerpflichten sind komplexer geworden.

Deshalb sollte die Steuerplanung früh erfolgen und nicht erst nach Ablauf des ersten Jahres.

Wichtige Erkenntnisse für Eigentümer einer New Yorker LLC

Die Steuer-Compliance für New Yorker LLCs ist überschaubar, wenn Sie wissen, welche Regeln gelten:

• Pass-through-besteuerte LLCs verlagern die Einkommensteuer in der Regel auf die Ebene der Eigentümer
• Eine Sales-Tax-Registrierung ist erforderlich, bevor auf steuerpflichtige Verkäufe Steuer erhoben wird
• Die jährliche LLC-Anmeldegebühr kann bei New York-Quellen-Einkünften anfallen
• Arbeitgeber müssen die Lohnsteuer korrekt abwickeln
• Einige LLCs können von PTET profitieren, während andere die Wahl nicht treffen sollten
• LLCs, die als Kapitalgesellschaften besteuert werden, unterliegen einem anderen Melderegime

Wenn Sie eine New Yorker LLC gründen, ist der beste nächste Schritt, Ihre Steuerpflichten vor dem Start der Geschäftstätigkeit zu klären. So vermeiden Sie versäumte Registrierungen, überraschende Steuerforderungen und Verspätungszuschläge.

Zenind hilft Gründern dabei, ihre LLCs mit Blick auf die Compliance aufzubauen und zu verwalten, damit Steuer- und Meldepflichten von Anfang an leichter nachvollziehbar sind.