Ile podatków płaci mała firma? Przewodnik dla właścicieli w USA

Nie istnieje jedna stawka podatkowa, która dotyczy każdej małej firmy. To, ile zapłaci przedsiębiorstwo, zależy od jego formy prawnej, miejsca prowadzenia działalności, tego, czy zatrudnia pracowników, oraz od wysokości osiąganego zysku. Jednoosobowa działalność w jednym stanie może mieć zupełnie inne zobowiązania niż korporacja z listą płac w kilku stanach.

Najlepiej myśleć o podatkach dla małej firmy nie jako o jednej stałej stawce, lecz jako o zestawie różnych obowiązków. Niektóre podatki płaci się od zysku, inne od wynagrodzeń, jeszcze inne od sprzedaży, a kolejne na poziomie stanowym lub lokalnym. Zrozumienie, które podatki mają zastosowanie, jest kluczem do oszacowania potencjalnych należności i uniknięcia niespodzianek w momencie składania deklaracji.

Krótka odpowiedź: podatki małej firmy zależą od struktury i lokalizacji

Mała firma może być zobowiązana do zapłaty:

• federalnego podatku dochodowego
• stanowego podatku dochodowego
• podatku od samozatrudnienia
• podatków od wynagrodzeń
• podatku od sprzedaży
• podatku od nieruchomości
• podatku akcyzowego w niektórych branżach
• lokalnych podatków biznesowych lub opłat licencyjnych

Nie każda firma płaci wszystkie z nich. Freelancer bez pracowników może mieć zupełnie inne obowiązki niż sklep detaliczny z personelem i opodatkowanym towarem w magazynie. Dlatego użyteczne oszacowanie podatków zaczyna się od dwóch pytań:

1. W jaki sposób firma jest opodatkowana?
2. Jakie działania faktycznie prowadzi firma?

Jak forma działalności wpływa na podatki

Rodzaj podmiotu ma znaczenie, ponieważ IRS opodatkowuje różne struktury biznesowe w odmienny sposób. Firma może być opodatkowana jako jednoosobowa działalność, spółka osobowa, LLC, S corporation lub C corporation. Podmiot prawny i klasyfikacja podatkowa są ze sobą powiązane, ale nie zawsze są tym samym.

Jednoosobowa działalność

Jednoosobowa działalność to najprostsza struktura biznesowa z punktu widzenia podatków. W większości przypadków firma nie składa osobnego zeznania podatku dochodowego. Zamiast tego zysk i strata działalności są wykazywane w prywatnym zeznaniu właściciela.

Nie oznacza to jednak, że właściciel płaci tylko jeden rodzaj podatku. Osoba prowadząca jednoosobową działalność może nadal być zobowiązana do zapłaty:

• podatku dochodowego od zysku z działalności
• podatku od samozatrudnienia od dochodu netto
• podatku od sprzedaży, jeśli firma sprzedaje towary lub usługi podlegające opodatkowaniu
• podatków stanowych i lokalnych, w zależności od miejsca prowadzenia działalności

Spółka osobowa

W spółce osobowej firma zazwyczaj składa informacyjne zeznanie, a zyski przechodzą na wspólników. Każdy wspólnik wykazuje swoją część dochodu w prywatnym zeznaniu.

Opodatkowanie spółki osobowej może być na wysokim poziomie dość proste, ale szczegóły stają się bardziej złożone, gdy pojawia się wielu właścicieli, specjalne podziały zysków, gwarantowane wypłaty lub stanowe wymogi dotyczące składania deklaracji.

LLC

Limited liability company jest elastyczna, ponieważ zwykle może wybrać sposób opodatkowania. LLC może być opodatkowana jako:

• podmiot pomijany w opodatkowaniu, jeśli ma jednego właściciela
• spółka osobowa, jeśli ma wielu właścicieli
• korporacja, jeśli wybierze opodatkowanie korporacyjne
• S corporation, jeśli złoży odpowiedni wybór i spełni wymagania

Ta elastyczność jest jednym z powodów, dla których wielu założycieli wybiera LLC. Firma może rozpocząć działalność z prostszym sposobem opodatkowania, a później zmienić klasyfikację, jeśli lepiej odpowiada to strategii rozwoju.

S corporation

S corporation to wybór podatkowy, a nie osobny typ podmiotu prawnego sam w sobie. Kwalifikujące się firmy mogą wybrać opodatkowanie jako S corporation, aby przenieść dochód na właścicieli, jednocześnie potencjalnie zmniejszając obciążenie podatkiem od samozatrudnienia od części dochodów.

Mimo to planowanie podatkowe dla S corporation trzeba prowadzić ostrożnie. Właściciele, którzy pracują w firmie, zwykle muszą wypłacać sobie rozsądną pensję, a zgodność z przepisami płacowymi ma znaczenie.

C corporation

C corporation jest opodatkowana oddzielnie od swoich właścicieli. Korporacja płaci podatek dochodowy od swoich zysków, a udziałowcy mogą zapłacić podatek ponownie, gdy zyski są wypłacane jako dywidendy.

Często określa się to jako podwójne opodatkowanie. Mimo to C corporation może być odpowiednia dla niektórych firm, zwłaszcza tych, które planują reinwestować zyski, pozyskiwać inwestorów zewnętrznych lub stosować określone struktury udziałowe.

Główne podatki, które może płacić mała firma

1. Federalny podatek dochodowy

Większość małych firm płaci federalny podatek dochodowy w jakiejś formie. Dokładny sposób zależy od typu podmiotu.

• Podmioty typu pass-through zazwyczaj wykazują dochód w zeznaniach właścicieli.
• C corporation składa zeznanie i płaci podatek na poziomie podmiotu.

Federalny podatek dochodowy nie jest jednorazowym wydarzeniem rocznym. W wielu przypadkach podatki trzeba płacić przez cały rok poprzez potrącenia albo płatności zaliczkowe. Jeśli wpłacono zbyt mało, firma lub właściciel może zostać obciążony karami w momencie składania zeznania.

2. Podatek od samozatrudnienia

Podatek od samozatrudnienia dotyczy wielu jednoosobowych działalności, wspólników i niektórych właścicieli LLC. Finansuje Social Security i Medicare.

Jeśli pracujesz na własny rachunek, nie powinieneś myśleć wyłącznie o podatku dochodowym. Podatek od samozatrudnienia może stanowić znaczną część łącznego obciążenia, zwłaszcza w przypadku rentownych firm bez struktury płacowej.

3. Podatki od wynagrodzeń

Jeśli firma zatrudnia pracowników, zwykle obowiązują podatki od wynagrodzeń. Mogą one obejmować:

• potrącenia na Social Security i Medicare
• składki pracodawcy na podatki od wynagrodzeń
• federalny podatek od bezrobocia
• stanowy podatek od bezrobocia
• stanowe i lokalne obowiązki związane z listą płac, jeśli mają zastosowanie

Firmy zatrudniające pracowników mają też obowiązki związane z raportowaniem, wpłatami i dokumentacją, które są oddzielne od podatku dochodowego.

4. Podatek od sprzedaży

Podatek od sprzedaży zwykle opiera się na przepisach stanowych, a niektóre stany mają również lokalne podatki od sprzedaży. To, czy firma musi pobierać podatek od sprzedaży, zależy od tego, co sprzedaje, gdzie sprzedaje oraz czy dany produkt lub usługa podlega opodatkowaniu w danej jurysdykcji.

Na przykład firma może musieć zarejestrować się do podatku od sprzedaży w jednym stanie, ale nie w innym. Firma usługowa może być zwolniona w jednej lokalizacji i opodatkowana w innej.

5. Podatek od nieruchomości

Jeśli firma posiada nieruchomości lub niektóre składniki majątku biznesowego, może mieć zastosowanie podatek od nieruchomości. Samorządy lokalne często go naliczają i pobierają.

Podatek od nieruchomości łatwo przeoczyć, ponieważ nie zawsze jest bezpośrednio powiązany z dochodem. Ale dla firm posiadających biura, magazyny, sprzęt lub grunty może być znaczącym rocznym kosztem.

6. Podatek akcyzowy

Niektóre branże podlegają podatkowi akcyzowemu. Podatek ten może dotyczyć określonych towarów, usług i transakcji.

Firmy działające w sektorach takich jak produkcja, transport, paliwa, alkohol, tytoń lub innych branżach regulowanych powinny dokładnie sprawdzić, czy mają zastosowanie jakiekolwiek federalne lub stanowe obowiązki akcyzowe.

7. Podatki stanowe i lokalne

Podatki federalne to tylko część obrazu. Władze stanowe i lokalne mogą nakładać własne podatki dochodowe, franczyzowe, od przychodów brutto, od wynagrodzeń, od sprzedaży lub podatki biznesowe.

Właśnie tutaj wielu właścicieli zaniża całkowite obciążenie. Firma może być rentowna na papierze, a mimo to po uwzględnieniu podatków stanowych i lokalnych może być winna znaczną kwotę.

Ile pieniędzy mała firma powinna odkładać na podatki?

Ponieważ nie ma jednej, ogólnokrajowej stawki podatkowej dla małych firm, najpraktyczniejszą odpowiedzią jest odkładanie przez cały rok określonego procentu zysku.

Często stosowany zakres planistyczny to 20% do 30% zysku netto, ale właściwa wartość może być wyższa lub niższa w zależności od:

• formy działalności
• łącznego zysku
• sposobu wynagradzania właściciela
• kosztów listy płac
• stawek podatkowych w danym stanie
• dostępnych odliczeń i ulg
• tego, czy firma pobiera podatek od sprzedaży

Jeśli firma dopiero startuje, ostrożniejsze podejście jest zwykle lepsze niż zbyt optymistyczne założenia. Regularne odkładanie pieniędzy może zapobiec problemom z płynnością, gdy nadejdzie termin zaliczek lub rocznych rozliczeń.

Jakie odliczenia mogą obniżyć podatek małej firmy?

Odliczenia nie likwidują podatków, ale mogą obniżyć dochód do opodatkowania. Do typowych odliczeń biznesowych mogą należeć:

• koszty biura domowego
• czynsz i media
• oprogramowanie i subskrypcje
• reklama i marketing
• usługi profesjonalne
• składki ubezpieczeniowe
• podróże służbowe
• sprzęt i materiały
• koszty pojazdu, jeśli są prawidłowo udokumentowane
• wynagrodzenia i świadczenia pracownicze
• wpłaty do planów emerytalnych, jeśli mają zastosowanie

Kluczowa jest dokumentacja. Odliczenie ma wartość tylko wtedy, gdy firma potrafi je poprzeć dokładnymi zapisami. Słaba ewidencja może sprawić, że firma zapłaci więcej podatku niż powinna albo narazi się na problemy podczas kontroli.

Zaliczki na podatek: dlaczego kwartalne płatności mają znaczenie

Wielu właścicieli małych firm nie może czekać do kwietnia, aby pomyśleć o podatkach. Jeśli w ciągu roku potrącana jest zbyt mała kwota podatku, mogą być wymagane zaliczki.

Zaliczki są powszechne dla:

• osób samozatrudnionych
• wspólników
• właścicieli LLC opodatkowanych jako podmioty pass-through
• udziałowców z dochodem, który nie jest w pełni pokryty potrąceniami

Płatności kwartalne mogą pomóc utrzymać bieżącą zgodność i zmniejszyć ryzyko kar za niedopłatę. Tworzą też dokładniejszy obraz kondycji finansowej firmy.

Praktyczny przykład

Wyobraźmy sobie LLC z jednym właścicielem, która osiąga 100 000 USD zysku netto przed podatkami i odliczeniami. Firma może mieć obowiązek zapłaty kombinacji:

• federalnego podatku dochodowego w zeznaniu właściciela
• podatku od samozatrudnienia, jeśli ma zastosowanie
• stanowego podatku dochodowego, zależnie od stanu
• podatku od sprzedaży, jeśli firma sprzedaje opodatkowane produkty lub usługi
• lokalnych podatków lub opłat, jeśli są wymagane

Teraz porównajmy to z C corporation osiągającą taki sam dochód. Sposób opodatkowania się zmienia, ponieważ korporacja płaci podatek na poziomie podmiotu, a wszelkie dywidendy mogą być opodatkowane ponownie na poziomie udziałowca.

Nie chodzi o dokładną kwotę. Chodzi o to, że dwie firmy z takim samym zyskiem mogą mieć zupełnie inne łączne zobowiązania, ponieważ struktura i lokalizacja mają takie samo znaczenie jak przychód.

Częste błędy, które podnoszą koszty podatkowe

Właściciele małych firm często płacą za dużo albo narażają się na kary z powodu błędów, których można uniknąć. Najczęstsze z nich to:

• mieszanie wydatków prywatnych i firmowych
• pomijanie terminów zaliczek podatkowych
• błędna klasyfikacja pracowników
• brak rejestracji do podatku od sprzedaży tam, gdzie jest to wymagane
• ignorowanie stanowych i lokalnych obowiązków deklaracyjnych
• brak bieżącego śledzenia odliczeń przez cały rok
• wybór formy działalności bez planowania podatkowego

Im lepiej zorganizowana jest firma, tym łatwiej oszacować zobowiązania podatkowe i ograniczyć niepotrzebne koszty.

Kiedy warto skorzystać z pomocy specjalisty

Doradca podatkowy może być bardzo przydatny, gdy firma rośnie, zatrudnia pracowników, rozszerza działalność na kolejne stany lub rozważa zmianę klasyfikacji podatkowej. Profesjonalna pomoc jest szczególnie cenna, jeśli wybierasz między opodatkowaniem jako LLC, S corporation i C corporation.

Jeśli zakładasz firmę i chcesz, aby struktura wspierała Twoje długoterminowe cele, warto zacząć od uporządkowanego modelu zgodności już na starcie. Zenind wspiera amerykańskich przedsiębiorców w zakładaniu firm i bieżącej zgodności, aby właściciele mogli zachować porządek wraz ze wzrostem biznesu.

Podsumowanie

Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, ile podatków płaci mała firma. Łączna kwota zależy od formy działalności, poziomu zysku, liczby pracowników, sprzedaży oraz stanu lub miasta, w którym działa firma.

Dla wielu właścicieli najrozsądniejsze podejście to:

• zrozumienie, które podatki mają zastosowanie
• regularne odkładanie pieniędzy
• prowadzenie szczegółowej dokumentacji
• terminowe płacenie zaliczek
• przegląd formy działalności wraz z rozwojem firmy

Jeśli zakładasz nową firmę, odpowiednia struktura organizacyjna i zgodności może ułatwić zarządzanie podatkami już od samego początku. Jest to szczególnie ważne dla właścicieli, którzy chcą skupić się na rozwoju zamiast na nerwowym nadrabianiu zaległości w czasie składania deklaracji.